吳飛虹

財務(wù)系統(tǒng)（FMS）是中行IT 藍(lán)圖項目的重要子項目，是中行在外購成熟的Oracle EBS 財務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本行財務(wù)工作的實際需求開發(fā)形成的涵蓋了資本性支出和費用支出管理的特色化系統(tǒng)。該系統(tǒng)整合了原有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、遞延資產(chǎn)管理系統(tǒng)、經(jīng)費報銷財務(wù)軟件，并增加了員工報銷、采購和庫存兩大模塊，以業(yè)務(wù)流程自動觸發(fā)會計核算，實現(xiàn)項目從采購發(fā)起、付款報賬、報銷查詢、付款查詢、明細(xì)核算等工作的全過程的管理?？梢哉f，財務(wù)系統(tǒng)的上線，是一種以先進信息技術(shù)為手段，以賬務(wù)處理一體化為核心，以簡化流程、提高效率為目標(biāo)的集約化和現(xiàn)代化的財務(wù)管理模式。它既是一種管理理念的革新，又是一次信息技術(shù)的系統(tǒng)升級。本文在分析財務(wù)系統(tǒng)運行模式現(xiàn)狀與不足的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)處理流程優(yōu)化的實際需求，利用移動互聯(lián)及系統(tǒng)集成等信息技術(shù)手段，對現(xiàn)有財務(wù)報賬模式優(yōu)化提出設(shè)想思路和完善建議，以此實現(xiàn)報銷審批電子化、預(yù)算管控系統(tǒng)化、模塊信息共享化、財務(wù)監(jiān)督內(nèi)嵌化的流程再造模式，提高財務(wù)工作的精細(xì)化水平，強化財務(wù)監(jiān)督的全面控制能力，進而促進財務(wù)管理整體運作效率的提升。

一、財務(wù)系統(tǒng)運行現(xiàn)狀及存在的局限

（一）財務(wù)系統(tǒng)運行現(xiàn)狀

中行財務(wù)系統(tǒng)（FMS 系統(tǒng)）于2009 年3 月在河北省分行投產(chǎn)試點成功，于2010 年9 月開始在××省各分行推廣運行，并在2015 年4 月實現(xiàn)了全省財務(wù)系統(tǒng)的邏輯上收，由省行集中履行財務(wù)系統(tǒng)的審核、付款及運維等系統(tǒng)功能，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全轄財務(wù)費用報銷工作，實現(xiàn)財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程、會計核算以及費用管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化，對于提高財務(wù)管理的效率發(fā)揮了重要作用。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1、實現(xiàn)費用審核的統(tǒng)一化。財務(wù)系統(tǒng)邏輯上收省行后，由省行專職復(fù)核和內(nèi)審團隊負(fù)責(zé)全省費用報銷憑證的審核和入賬工作，統(tǒng)一了費用報銷的審核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了全省費用開支的列帳，杜絕了因各行財務(wù)人員政策理解偏差、財務(wù)專業(yè)能力及審核尺度不一導(dǎo)致的費用報銷不合規(guī)的現(xiàn)象，強化了費用真實性、合法性和合規(guī)性的管控。

2、實現(xiàn)付款方式的電子化。財務(wù)系統(tǒng)上收省行后，費用對外支付統(tǒng)一采用網(wǎng)銀支付方式，分行在費用報銷支付上實現(xiàn)了快速、低成本、安全的資金結(jié)算。通過在財務(wù)中心設(shè)置企業(yè)網(wǎng)銀客戶端，將原本依賴于營業(yè)部的對外支付轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)中心主動付款，網(wǎng)銀系統(tǒng)直接與中國人民銀行大小額支付系統(tǒng)對接，無論是同城轉(zhuǎn)賬還是異地電匯、對公或是對私付款均能及時、準(zhǔn)確到賬，極大提高資金周轉(zhuǎn)速度，也減輕財務(wù)人員的工作壓力，有效保證資金的及時到位。此外，報銷資金支付到員工賬戶的同時伴有短信入賬通知功能，在縮短員工報銷等待時間的同時也提升了服務(wù)體驗，有利于中后臺更好地服務(wù)于前臺、服務(wù)于員工。

3、實現(xiàn)憑證存儲的信息化。財務(wù)系統(tǒng)上收省行前，尚未實現(xiàn)報銷憑證信息的電子存儲。財務(wù)人員查詢相關(guān)報銷憑證的原始資料時，必須在系統(tǒng)內(nèi)先查詢電子記賬憑證的相關(guān)編號后，再到檔案庫手工翻找原始單據(jù)，人工翻帳查找實為不易。上收省行后，報銷憑證及相關(guān)支持性材料皆掃描存儲至財務(wù)系統(tǒng)進行電子歸檔，財務(wù)人員需查詢相關(guān)報銷憑證原始單據(jù)時，只需從系統(tǒng)影像平臺調(diào)閱便可一目了然，大大節(jié)省了查詢時間，也提高了信息傳遞的效率。

4、實現(xiàn)系統(tǒng)管理的規(guī)范化。財務(wù)系統(tǒng)邏輯上收后，省行通過制度建設(shè)和相應(yīng)管理辦法的出臺，對系統(tǒng)的用戶職責(zé)和權(quán)限、費用審核和付款、暫收暫付款、運維、對賬等環(huán)節(jié)的運行管理進一步加以規(guī)范。由于系統(tǒng)角色定位明確、崗位職責(zé)權(quán)限清晰、操作管理流程固化，財務(wù)費用報銷的各項工作最大限度地減少人為因素的干擾，促進財務(wù)系統(tǒng)管理邁入更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的軌道，提升財務(wù)工作整體水平。

（二）財務(wù)報銷的基本流程

網(wǎng)上報銷是財務(wù)系統(tǒng)的常用功能模塊，也是財務(wù)報賬流程順暢與否的主體部分，其現(xiàn)有基本業(yè)務(wù)操作流程主要分為以下幾個步驟：

第一步：報銷人員根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類型手工填寫報銷單，包括費用種類、金額以及供應(yīng)商等相關(guān)信息，整理粘貼原始發(fā)票及支持性證明材料，逐個按權(quán)限遞交審批人簽字。

第二步：報銷審批手續(xù)完成并經(jīng)部門報銷專管員初審合格后，報銷金額在5 萬元以下的費用需登陸財務(wù)系統(tǒng)創(chuàng)建費用報表，錄入報銷信息，包括費用類別、金額以及供應(yīng)商等信息，無誤后提交系統(tǒng)內(nèi)設(shè)部門經(jīng)理審批。

第三步：部門經(jīng)理在系統(tǒng)內(nèi)對費用事項的合理合規(guī)性進行審批后流轉(zhuǎn)至財務(wù)專管員。

第四步：部門報銷專管員攜帶紙質(zhì)報銷原始單據(jù)至財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)專管員對報銷憑證的完備性和有效性審核后，5 萬元以下的報銷費用憑證直接掃描上傳系統(tǒng)影像平臺；5 萬元以上的報銷費用憑證由財務(wù)專管員手工錄入發(fā)票信息后再掃描上傳影像平臺，提交省行財務(wù)復(fù)核員審核。

第五步：省行復(fù)核完畢后導(dǎo)入系統(tǒng)賬務(wù)處理，由付款人員完成報銷費用的電子支付。

（三）財務(wù)系統(tǒng)運行存在的局限

財務(wù)系統(tǒng)雖已基本建立起信息化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，但伴隨財務(wù)精細(xì)化的管理升級以及數(shù)據(jù)信息拓展共享的需求，現(xiàn)有業(yè)務(wù)操作流程和系統(tǒng)技術(shù)功能均不能有效滿足自動高效、順暢便捷的運行服務(wù)要求，主要的局限表現(xiàn)為以下幾點：

1、報銷單據(jù)填寫不規(guī)范

財務(wù)費用報銷包括固定資產(chǎn)、工資性費用、福利費以及業(yè)務(wù)費用等分類，業(yè)務(wù)費用報銷中還包括差旅費、宣傳費以及招待費等眾多品目，不同的報銷項目對報銷申請表的填寫格式和要求不同。報銷申請表采用紙質(zhì)手工填寫方式時，報銷人員常常因標(biāo)準(zhǔn)掌握不準(zhǔn)確、填寫不完整等原因，造成報銷申請表填報錯誤，經(jīng)財務(wù)專管員審核后需退報至報銷人員重新填寫和簽批。為此報銷人員往返辦理，延遲了費用報銷進度，降低了財務(wù)報銷效率，也不利于財務(wù)規(guī)范管理。

2、報銷面簽效率不高

分行財務(wù)支出管理制度對各類費用報銷支出的審批權(quán)限進行了明確規(guī)定，主要包括各級部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、歸口部門負(fù)責(zé)人以及財務(wù)分管行長等層級。雖然財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)設(shè)了報銷費用的層級審批鏈條，但由于實施線上審批時負(fù)責(zé)人不能在系統(tǒng)內(nèi)查看到原始報銷單據(jù)材料，造成系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的報銷審批流程基本流于形式。在實際操作中報銷單據(jù)的審批仍延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)面簽形式，每一筆報銷業(yè)務(wù)都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人層層審批。為此，報銷人員經(jīng)常因為負(fù)責(zé)人外出而往返跑簽，消耗大量時間和精力，負(fù)責(zé)人也常常飽受報銷人員審批簽字的打擾而不能集中精力辦公，報銷審批的整體質(zhì)量和效率都不高。同時在紙質(zhì)審批操作中，財務(wù)人員實際也難以識辯有權(quán)審批人簽字的真?zhèn)危瑢箐N審批的有效性不能真實度量。

3、費用預(yù)算控制效果不佳

現(xiàn)階段，財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)置預(yù)算模塊并未啟用，系統(tǒng)在接收報銷費用信息后無法識別各類費用支出是否超出預(yù)算管控，特別是招待費、宣傳費、交通工具和辦公用品等專項額定費用支出。報銷人員常因費用額度超支原因遭受報銷單據(jù)的退報，引發(fā)對報銷服務(wù)質(zhì)量的不滿。因此，如何無縫對接各類費用列支的預(yù)算管控，發(fā)揮系統(tǒng)錄入環(huán)節(jié)的預(yù)算事前控制功能，是財務(wù)系統(tǒng)流程優(yōu)化的重要一環(huán)。

4、電子發(fā)票仍依賴手工管控

電子發(fā)票是國家稅務(wù)總局與2015 年12 月1日起正式推出的具有法律效力的新式票種。該發(fā)票可由報銷人員自行打印版式文件紙質(zhì)發(fā)票做為原始憑證，且下載打印次數(shù)不受限制，這就意味著財務(wù)人員難以對電子發(fā)票真?zhèn)芜M行識別，存在重復(fù)報銷的風(fēng)險。對于電子發(fā)票重復(fù)報銷的管控，目前分行財務(wù)系統(tǒng)尚未實現(xiàn)自動識別與控制，仍依賴于手工電子臺賬記錄排查。通過財務(wù)人員在Excel 表格中手工統(tǒng)一錄入電子發(fā)票編碼，并從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，以此防范電子發(fā)票重復(fù)報銷的問題。因此，隨著電子發(fā)票的普遍推廣運用，如何對電子發(fā)票進行高效查驗，將成為財務(wù)系統(tǒng)亟待解決的問題之一。

5、財務(wù)內(nèi)控審核依賴人工

從費用報銷審核看，財務(wù)人員接到費用報銷申報表時，即要審核表上每項數(shù)據(jù)填寫的準(zhǔn)確性和完整性，又要審核審批簽字的權(quán)限和完備性，還要審核票據(jù)的有效性以及支持性材料齊全與否，人工操作的整體負(fù)荷量較高。同時，由于財務(wù)人員審核票據(jù)時，往往依賴于個人工作經(jīng)驗、專業(yè)水平、長期習(xí)慣以及職業(yè)判斷能力等，不同業(yè)務(wù)素質(zhì)的財務(wù)人員對同項業(yè)務(wù)的理解與判斷會不同，執(zhí)行過程中難免會產(chǎn)生不同偏差，在一定程度上也影響財務(wù)報銷工作的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

6、系統(tǒng)模塊信息不共享

目前，財務(wù)系統(tǒng)中包含網(wǎng)上報銷模塊、預(yù)算模塊、資產(chǎn)模塊、實物管理模塊以及總賬模塊等，各模塊間數(shù)據(jù)信息彼此孤立，形成信息孤島。這就造成業(yè)務(wù)操作時，模塊間的信息不能形成協(xié)同關(guān)聯(lián)效應(yīng)，影響財務(wù)系統(tǒng)的運行效率。比如，財務(wù)系統(tǒng)中包含資產(chǎn)模塊和實物管理兩大模塊，資產(chǎn)模塊由財務(wù)中心人員負(fù)責(zé)資產(chǎn)卡片的新增、注銷等財務(wù)核算管理，實物管理模塊由各條線實物保管人員負(fù)責(zé)資產(chǎn)的出入庫管理。兩大模塊間的數(shù)據(jù)信息未能形成共享，實物管理模塊的庫存資產(chǎn)信息與資產(chǎn)模塊的財務(wù)數(shù)據(jù)無法自動核對，在實物管理模塊生成的資產(chǎn)序列號編號也必須由財務(wù)人員手工錄入，不能將庫存模塊的資產(chǎn)出入庫信息通過系統(tǒng)關(guān)聯(lián)帶入至資產(chǎn)模塊，自動根據(jù)出入庫信息生成資產(chǎn)卡片。既減輕財務(wù)中心人員手工操作工作量，又可降低人為信息錄入的差錯率，有效提高了財務(wù)系統(tǒng)的運作效率。

二、財務(wù)系統(tǒng)流程優(yōu)化的設(shè)想

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是指對現(xiàn)有工作流程的梳理、完善和改進的過程，它不是單純追求某個或若干個環(huán)節(jié)的局部優(yōu)化，而是從本質(zhì)上反思業(yè)務(wù)流程，強調(diào)各個環(huán)節(jié)的有機關(guān)聯(lián)，從而使整體業(yè)務(wù)全流程發(fā)揮最優(yōu)的效用。因此，分行財務(wù)系統(tǒng)的流程優(yōu)化應(yīng)在堅持人本主義、信息共享的前提下，以數(shù)字信息技術(shù)升級為重要依托和手段，規(guī)范填單標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化系統(tǒng)審批，凝練財務(wù)報銷流程。同時將預(yù)算管控和財務(wù)監(jiān)督職能內(nèi)嵌于業(yè)務(wù)模塊，通過系統(tǒng)流程自動觸發(fā)控制，實現(xiàn)全程監(jiān)督和反饋，拓展財務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用深度。最終達到減輕財務(wù)人員的工作負(fù)荷、提高財務(wù)報賬效率的目的，有效將業(yè)務(wù)流程與財務(wù)管理緊密聯(lián)接整合，實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)從核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。具體思路是消除現(xiàn)有流程中繁瑣低效的弊端，減少不增值流程，運用移動通訊和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)改善關(guān)鍵作業(yè)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)自動高效的系統(tǒng)處理，進而對報銷流程進行重組和優(yōu)化設(shè)計。主要包括以下幾方面：

（一）錄入管理

錄入管理是財務(wù)系統(tǒng)最基本也是最主要的優(yōu)化功能。原有財務(wù)系統(tǒng)執(zhí)行手工填寫報銷申請表的操作，導(dǎo)致報銷單據(jù)填寫不規(guī)范、審批流程繁瑣以及人工審核工作量大等諸多問題。優(yōu)化后的系統(tǒng)錄入功能，可針對報銷業(yè)務(wù)不同特點設(shè)置各類報銷申請表格式，通過內(nèi)嵌表單填寫標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，設(shè)置人性化填報向?qū)В瑢崿F(xiàn)規(guī)章制度“數(shù)字化”的植入，避免了人為的填報錯誤。報銷人員只需按表單要求，就可直觀填寫好基本信息和實際報銷金額，系統(tǒng)根據(jù)審核規(guī)則智能審核，并自動生成報銷單據(jù)，提高了報銷信息的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。報銷信息錄入系統(tǒng)后，將記錄存儲在財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)自動從原始業(yè)務(wù)的初始信息生成擴充會計核算信息。同時以參數(shù)的形式嵌入我行財務(wù)報銷管理標(biāo)準(zhǔn)，固化報銷業(yè)務(wù)審核的關(guān)鍵控制點，比如招待費公務(wù)接待和商務(wù)接待的人均標(biāo)準(zhǔn)，差旅費補貼標(biāo)準(zhǔn)等，將申報、審核、計算、審批和核算各項數(shù)據(jù)源高度整合融入到財務(wù)系統(tǒng)，極大地節(jié)省了財務(wù)人員人工審核的時間和精力，減少報銷憑證制單和審核過程的差錯，有效地提升財務(wù)費用報銷質(zhì)量。

（二）審批管理

將財務(wù)報銷的審批流程進行電子化流轉(zhuǎn)，真正實現(xiàn)網(wǎng)上報銷簽批功能。員工可打破時空局限，隨時隨地通過財務(wù)系統(tǒng)提交報銷申請表；系統(tǒng)通過簽字權(quán)限的控制，自動識別提交至相應(yīng)審批人的郵箱并發(fā)送提醒信息；審批人根據(jù)系統(tǒng)提示，審閱報銷申請表和電子憑證附件后，采用電子簽名方式實現(xiàn)無紙化簽批；系統(tǒng)自動將審批結(jié)果發(fā)送信息通知申請人網(wǎng)報界面。通過實現(xiàn)網(wǎng)上電子審批，一方面可簡化報銷人紙質(zhì)審批的往返奔波，加快報賬審批的流轉(zhuǎn)速度；另一方面，審批人可以實時或集中進行網(wǎng)上簽批，增強工作自主性，進而實現(xiàn)雙向互贏。此外，我行還可要利用移動通信的便利技術(shù)，將財務(wù)系統(tǒng)與移動報銷的APP 軟件相連接，審批人可不受時間和地點的約束，隨時隨地登錄移動端報銷系統(tǒng)實施移動電子審批，由被動式審批轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮綄徟行Эs短審批周期。

（三）額度管理

為了更合理的控制費用、管理財務(wù)，符合上級行費用管控標(biāo)準(zhǔn)要求。優(yōu)化后的財務(wù)系統(tǒng)可設(shè)有專門的數(shù)據(jù)庫用于維護費用額度管理，由各二級分行管理員根據(jù)本行費用額度管理需求，按照人員、網(wǎng)點及費用子目等在系統(tǒng)中維護或批量上傳額度信息。當(dāng)報銷人員在系統(tǒng)內(nèi)填寫申請表時，系統(tǒng)自動將其報銷金額控制在額度范圍內(nèi)，超限額的報銷均無法實現(xiàn)錄入。目前分行報銷業(yè)務(wù)規(guī)定額度管控的包括招待費、交通工具費用、辦公用品費用等，額度控制功能能夠輔助財務(wù)人員精準(zhǔn)管理費用，無需花費大量的精力統(tǒng)計和查詢某一報銷是否超出額度。通過財務(wù)系統(tǒng)的功能延伸和交互，將分行大成本費用管理細(xì)化并優(yōu)化為小成本支出控制。

（四）配置管理

1、配置費用核算的子目明細(xì)：為了獲取更加準(zhǔn)確、規(guī)范的收支分析，對系統(tǒng)現(xiàn)有費用核算碼項下的支出進一步細(xì)化，通過更加明細(xì)的支出核算獲取更加規(guī)范、清晰的財務(wù)支出數(shù)據(jù)，進而有利于充分挖掘數(shù)據(jù)背后的管理價值，為全行戰(zhàn)略決策提供可靠依據(jù)。比如，在停車過路費核算碼項下再增設(shè)各類支出子目，包括停車費、過路費以及車位租賃費等；在宣傳費核算碼下再設(shè)定各類支出子目，包括宣傳品、宣傳折頁、宣傳標(biāo)識、宣傳策劃費等。

2、配置報銷查詢功能：現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)支持報銷人員在發(fā)起報銷申請界面中查詢本人報銷項目時時節(jié)點進展情況，即報銷項目跟隨系統(tǒng)流程的運轉(zhuǎn)推進，自動更新顯示該筆費用的報銷狀態(tài)，比如已提交、等待經(jīng)理審批、等待財務(wù)審核、等待付款、資金已支付等。但對于財務(wù)部門人員卻無法掌握系統(tǒng)內(nèi)本機構(gòu)項下的所有報銷項目的進度信息。因此，優(yōu)化后的財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)完善財務(wù)人員對報銷項目狀態(tài)信息的查詢功能，通過提交指定時間段的報銷查詢請求，經(jīng)系統(tǒng)運行后以報表明細(xì)的形式向財務(wù)人員反饋展示報銷業(yè)務(wù)的流程狀態(tài)，有利于財務(wù)人員對財務(wù)報銷信息及時掌握，清晰可見有多少報銷項目尚未審批、復(fù)核、入賬和付款等，將報銷業(yè)務(wù)的統(tǒng)計分析提前至入賬之前，進而增加了報銷流程的透明度，實現(xiàn)了對財務(wù)系統(tǒng)報銷全流程的監(jiān)督和反饋。

3、配置費用分析功能：通過提交運行請求，系統(tǒng)以列表的形式可實現(xiàn)對不同核算碼費用列支的預(yù)算數(shù)據(jù)、實際數(shù)據(jù)以及上期及同期數(shù)據(jù)的對比分析；可以對納入財務(wù)系統(tǒng)中錄入的報銷基本信息進行穿透查詢，比如每筆差旅費的出差地點、乘坐工具、出差人數(shù)等；可以對一定時期內(nèi)報銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行匯總分析，如每個員工的每年出差次數(shù)、經(jīng)常出差的地點、每年交通費用等，每輛汽車的維修次數(shù)、汽油消耗數(shù)等，通過對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、報銷基本信息數(shù)據(jù)的分析整理研究，可以為分行業(yè)務(wù)費用的管控提供有用的分析數(shù)據(jù)資料，提出針對性的管理措施，真正實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)向管理型會計轉(zhuǎn)變，為分行的費用配置決策提供參考依據(jù)。

4、配置自動運維功能：現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)對報銷用戶密碼鎖定、供應(yīng)商付款信息的采集等，均采用人工手動在系統(tǒng)內(nèi)重置運維維護。既在無形中加大了財務(wù)人員工作量，也極不方便報銷人員的使用和操作。優(yōu)化后的財務(wù)系統(tǒng)，可將報銷人員在EHR 系統(tǒng)中錄入的手機號碼與網(wǎng)報系統(tǒng)實行自動關(guān)聯(lián)，當(dāng)報銷人員登錄密碼遺忘時，系統(tǒng)會自動發(fā)送驗證碼信息至員工關(guān)聯(lián)手機，實現(xiàn)員工自助密碼重置功能。對于供應(yīng)商付款信息的采集，在報銷人員填寫電子報銷申請表單時，系統(tǒng)自動收集記錄相關(guān)字段信息，節(jié)省人工手動維護操作。

（五）權(quán)限管理

1、網(wǎng)報層級審批權(quán)限：將網(wǎng)上報銷審批人權(quán)限根據(jù)費用支出性質(zhì)和金額，以預(yù)設(shè)的方式內(nèi)置于網(wǎng)上報銷模塊內(nèi)，同時將預(yù)算數(shù)據(jù)、報銷標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)控節(jié)點固化于系統(tǒng)中，并通過電子流程強制執(zhí)行不同管理層的分級審批權(quán)限，規(guī)避了越級審批、遺漏審批、超標(biāo)準(zhǔn)審批、超預(yù)算審批以及代為簽字等風(fēng)險，實現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)、高效的財務(wù)支出內(nèi)控管理。比如，業(yè)務(wù)費用單項金額在5 千元以下開支由部門主任單人審批;單項金額在5 千元（含）以上，5 萬元以下開支由部門主任雙人審批；5 萬元（含）以上、20 萬元以下開支項目，還須經(jīng)分管行領(lǐng)導(dǎo)審批，20 萬元（含）以上由分管財務(wù)行領(lǐng)導(dǎo)為最終審批人。

2、歸口費用審批權(quán)限：將網(wǎng)上報銷審批權(quán)限與職能部門履職相結(jié)合，歸口管理部門按照職能分工的原則，負(fù)責(zé)其統(tǒng)籌分管事務(wù)的財務(wù)支出審批，財務(wù)管理部則負(fù)責(zé)全部開支事項的審批，以便更好的加強監(jiān)督管理。比如，購買辦公用品費用支出由辦公室歸口管理，涉及此項費用報銷時需辦公室負(fù)責(zé)人簽批，同理購買電子耗材的費用支出需歸口部門信息科技部負(fù)責(zé)人簽批。

（六）安全管理

信息系統(tǒng)的鮮明特點就是安全性，也是財務(wù)系統(tǒng)運行的關(guān)鍵所在。因此，為保證財務(wù)報銷信息的安全，避免遭受非法入侵的破壞，財務(wù)系統(tǒng)需建立防護墻隔離，設(shè)置嚴(yán)格的授權(quán)準(zhǔn)入制度、訪問控制制度以及網(wǎng)關(guān)保護措施等，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)加密，最大限度地防范系統(tǒng)攻擊和信息竊取，防護數(shù)據(jù)信息泄露，以此全面保障財務(wù)系統(tǒng)的安全性。

綜上，優(yōu)化后財務(wù)系統(tǒng)流程形成一個多贏的局面。對于員工而言，可以時時查詢報銷進度，免去線下多次往返跑簽的煩惱；對于領(lǐng)導(dǎo)而言，可以不受時間和空間的限制，自由安排審批時間；對于財務(wù)人員而言，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)規(guī)范了報銷申請表的內(nèi)容，預(yù)制了報銷標(biāo)準(zhǔn)和必填字段，大大簡化了人工審核的工作量。

三、財務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的建議

財務(wù)系統(tǒng)流程優(yōu)化是一個循序漸進的過程，需要各部門間的相互協(xié)作，不僅能解決現(xiàn)行系統(tǒng)模式的諸多局限，而且將有效的財務(wù)管控內(nèi)置融入到系統(tǒng)中，借助強大的數(shù)據(jù)庫資源為管理者提供給各類決策依據(jù)，為智能財務(wù)監(jiān)督提供強大的內(nèi)部支撐力量。財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)也逐步從數(shù)字化、信息化和智能化發(fā)展到智慧化，真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)填寫標(biāo)準(zhǔn)化、審批簽名電子化、流程處理主動化、業(yè)務(wù)活動高效化、財務(wù)管理規(guī)范化的優(yōu)化目標(biāo)。

（一）優(yōu)化網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)流程

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進步，財務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)上報銷模塊應(yīng)與時俱進，不斷完善和優(yōu)化，實現(xiàn)報銷單提交、費用審批、財務(wù)審核及資金支付等覆蓋全流程的信息化操作模式，切實解決財務(wù)費用報銷難的問題困境，為簡化費用報銷流程、提高財務(wù)管理效率提供有力支持和保證，真正實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)的電子化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化。優(yōu)化后的業(yè)務(wù)操作流程主要分為以下幾個步驟：

第一步：改變現(xiàn)有報銷單據(jù)手工填單模式，由報銷人員直接登陸網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，根據(jù)業(yè)務(wù)類型選擇不同類型的費用報銷申請表模板，如供應(yīng)商費用、差旅費、借款及其他費用報銷表單，然后通過“點選”操作在線上“傻瓜式”填制報銷單，包括報銷金額、用途、關(guān)鍵字信息以及支付信息等內(nèi)容。填寫完畢后系統(tǒng)自動對必填項和固定格式的數(shù)據(jù)進行檢驗，并自動核算金額，設(shè)定預(yù)算控制的費用項目，系統(tǒng)同時自動檢驗是否在預(yù)算金額之內(nèi)。無誤后，點擊提交至部門報銷專管員初審，同時附送郵件通知。

第二步：部門報銷專管員對報銷表單及原始單據(jù)等支持性材料核對無誤后，掃描上傳表單，通過系統(tǒng)確認(rèn)自動匯總生成報銷封面和表單編號，并流轉(zhuǎn)至部門主任審批，同時附送郵件通知。

第三步：部門審批人登錄系統(tǒng)界面，通過影像平臺獲取報銷項目的電子報銷申請表及相關(guān)單據(jù)附件，審核后在申請表中簽批審核意見及電子簽名。同意后系統(tǒng)將按照費用項目類型和金額大小，自動判斷逐級流轉(zhuǎn)至財務(wù)管理部、費用歸口部門（如果是歸口費用）及下一級審批人，最終實現(xiàn)該筆報銷費用全流程的審批。當(dāng)某一節(jié)點的審批未予通過時，報銷申請單自動退回至報銷人進行修改，重新提交后可直接跳轉(zhuǎn)至該節(jié)點并進行下一級審批，無需重復(fù)進行審批。最終系統(tǒng)全部審批通過后流轉(zhuǎn)至財務(wù)專管員。

第四步：部門報銷專管員攜帶紙質(zhì)報銷原始單據(jù)至財務(wù)部門，經(jīng)財務(wù)專管員對報銷憑證的完備性和有效性審核并與系統(tǒng)核對一致后，提交分行財務(wù)復(fù)核員審核。

第五步：分行復(fù)核完畢后導(dǎo)入系統(tǒng)賬務(wù)處理，由付款人員完成報銷費用的電子支付。

（二）優(yōu)化電子發(fā)票查驗功能

伴隨電子發(fā)票的普及和推廣使用，為了有效加強對電子發(fā)票報銷的管控，防范重復(fù)報銷問題，分行財務(wù)系統(tǒng)可增設(shè)電子發(fā)票查驗平臺。利用先進的二維碼掃描技術(shù)，掃描電子發(fā)票上的二維碼后獲取字符串信息，包括電子發(fā)票的發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、校驗碼等內(nèi)容，將其作為電子發(fā)票查驗的標(biāo)識信息，并且對電子發(fā)票的報銷狀態(tài)進行查驗，對連號發(fā)票報銷給予預(yù)警，減輕財務(wù)人員手工登記的工作量。平臺的核心在于實現(xiàn)電子發(fā)票的自動收集、查驗、管理和報銷，利用信息化方式實現(xiàn)高效且快捷的發(fā)票查驗工作，減少人工查驗成本，提高財務(wù)報賬的效率與準(zhǔn)確度。

（三）優(yōu)化預(yù)算系統(tǒng)控制功能

將費用開支的預(yù)算明細(xì)數(shù)據(jù)無縫對接于財務(wù)系統(tǒng)，使得網(wǎng)上報銷信息錄入環(huán)節(jié)就能充分發(fā)揮預(yù)算的事前控制功能。報銷人員登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)填寫報銷金額時，系統(tǒng)會先行提示報銷人員該報銷項目項下的部門可用預(yù)算額度。如果超額則無法執(zhí)行具體報銷申請表的填寫，并同時發(fā)出系統(tǒng)預(yù)警。如果存有余額，則報銷人員提交報銷申請表后，系統(tǒng)會自動從可用額度中凍結(jié)該筆資金額度。當(dāng)該筆報銷單經(jīng)財務(wù)審核系統(tǒng)入賬后，凍結(jié)的額度將伴隨會計憑證的生成予以解凍、同時扣減可用預(yù)算額度。若該筆報銷單尚未賬務(wù)處理同時又有他人申報同類報銷項目時，系統(tǒng)也會清晰顯示已經(jīng)凍結(jié)尚未入賬的金額以及扣除凍結(jié)金額尚可使用的項目余額。通過系統(tǒng)控制，實現(xiàn)對費用預(yù)算進度的自動管控，極大地提高了財務(wù)工作效率。對于報銷人員可以時時查詢可用費用額度，便于報銷部門統(tǒng)籌合理安排開支；財務(wù)人員也無需登記核查預(yù)算項目的費用管控，只需做好相關(guān)報銷原始憑證的審核工作，降低了手工統(tǒng)計操作的差錯率。

（四）優(yōu)化財務(wù)系統(tǒng)服務(wù)機制

在財務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上報銷平臺設(shè)置智能自助解答服務(wù)，財務(wù)中心可將分行財務(wù)費用報銷制度規(guī)定、報銷中常見問題及注意事項按序分類后上傳平臺，報銷人員根據(jù)自己的需求選擇序號問題后，系統(tǒng)給予自動解答，減少了財務(wù)人員人工解答的工作量。此外，財務(wù)部門還可將定期梳理的常見問題，通過滾動條形式發(fā)布，引起報銷人員的關(guān)注，確保及時傳遞管理要求，杜絕同類問題的重犯，也提高報銷人員對財務(wù)工作的理解和支持，在避免繁瑣溝通的同時提升服務(wù)的滿意度。

（五）優(yōu)化系統(tǒng)協(xié)同關(guān)聯(lián)功能

要提高系統(tǒng)運行效率，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，就必須加強財務(wù)系統(tǒng)的集成功能，實現(xiàn)模塊間信息資源的有效整合和充分利用。建議優(yōu)化后的系統(tǒng)可借助“事件驅(qū)動”模式，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生時將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入財務(wù)系統(tǒng)，通過業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則將物理上分散的多個數(shù)據(jù)庫在邏輯上生成集成信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)源的共享。比如，將財務(wù)系統(tǒng)中的實物管理模塊與資產(chǎn)模塊實現(xiàn)對接。實物管理部門在實物模塊錄入新購資產(chǎn)的物料編碼、單價、數(shù)量、領(lǐng)用單位等出入庫信息并生成資產(chǎn)序列編號后，財務(wù)人員便可根據(jù)實物部門提供的出入庫單據(jù)編碼，自動生成資產(chǎn)卡片，實現(xiàn)了實物模塊與資產(chǎn)模塊間信息交互，有效保證了系統(tǒng)間資產(chǎn)實物與賬目核算數(shù)據(jù)信息的一致可比。又如，可在分行財務(wù)系統(tǒng)中增設(shè)合同管理模塊。報銷部門在系統(tǒng)中錄入合同關(guān)鍵信息，掃描上傳合同紙質(zhì)件和法律合規(guī)部門的意見書，經(jīng)財務(wù)部門審核后系統(tǒng)自動生成合同編號。報銷人員每次報銷時只需輸入合同編號后，系統(tǒng)會自動集成顯示合同模塊中該筆合同的掃描件，無需報銷人員每次重復(fù)掃描和紙質(zhì)件的重復(fù)遞交，有效節(jié)省人財物的消耗。此舉也有利于分行印花稅信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確采集，減少涉稅風(fēng)險?？梢?，從整個財務(wù)系統(tǒng)來看，優(yōu)化后的系統(tǒng)流程將極大促進了財務(wù)內(nèi)控制度的信息化建設(shè)。