胡超榮

摘 要： 隨著共享經(jīng)濟(jì)方興未艾，如火如荼的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享中心這一新型財(cái)務(wù)管理體系的普及是必然趨勢(shì)。財(cái)務(wù)共享模式通過(guò)梳理分解業(yè)務(wù)流程，將其中基礎(chǔ)性、重復(fù)性、規(guī)律性的業(yè)務(wù)通過(guò)業(yè)務(wù)流程再造、信息化改造、資源共享等方式，在統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)核算制度、集中防控業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、降低企業(yè)整體成本方面發(fā)揮強(qiáng)有效的作用，然而，共享中心這一模式同時(shí)也帶來(lái)諸多新的挑戰(zhàn)，如何保證共享中心財(cái)務(wù)共享的質(zhì)量便是其中之一，為加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)的質(zhì)量管理，建立完善質(zhì)量監(jiān)督體系，合理保證共享中心核算、財(cái)務(wù)報(bào)告、支付等各項(xiàng)業(yè)務(wù)質(zhì)量，控制部門(mén)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);促進(jìn)各公司業(yè)務(wù)管理提示，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需要企業(yè)在企業(yè)文化層、組織管理層、業(yè)務(wù)流程控制層共同做出改進(jìn)措施，主要在業(yè)務(wù)流程控制層面初步探索針對(duì)財(cái)務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系建設(shè)的措施。

關(guān)鍵詞： 財(cái)務(wù)共享中心;質(zhì)量保證;核算質(zhì)量;報(bào)表質(zhì)量;質(zhì)量控制體系

中圖分類(lèi)號(hào)： F23????? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A????? doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.13.060

1 什么是財(cái)務(wù)共享中心

財(cái)務(wù)共享中心起源于美國(guó)福特公司，它主要把不同國(guó)家和地點(diǎn)的一些重復(fù)、 簡(jiǎn)單的和標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)集中放到財(cái)務(wù)共享中心處理，以達(dá)到整合企業(yè)資源，提高企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理能力。所謂財(cái)務(wù)共享模式，是指將財(cái)務(wù)管理工作中的財(cái)務(wù)核算、資金管理等集中管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)結(jié)算的流程化與規(guī)模化，從而提高財(cái)務(wù)管理效率，降低企業(yè)成本。

2 財(cái)務(wù)共享中心面臨的主要質(zhì)量問(wèn)題

2.1 單據(jù)質(zhì)量

在共享中心模式下， 財(cái)務(wù)核算的單據(jù)附件都通過(guò)掃描影像系統(tǒng)歸集到總部中心處理，可能會(huì)出現(xiàn)諸如發(fā)票不真、發(fā)票抬頭錯(cuò)誤、缺少驗(yàn)收單等支持性附件、表單信息填寫(xiě)錯(cuò)誤等問(wèn)題。而且共享中心業(yè)務(wù)處理量通常非常巨大，任何設(shè)備故障原因或人為操作原因都可能對(duì)共享業(yè)務(wù)造成影響。另外共享中心通常將分支機(jī)構(gòu)的單據(jù)進(jìn)行集中處理歸檔，業(yè)務(wù)量繁大，單據(jù)在傳遞、歸檔的過(guò)程中極易造成單據(jù)丟失，損毀導(dǎo)致泄密和損害共享公司利益。由于 共享中心通常采用遠(yuǎn)程服務(wù)的模式，各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理通常采用遠(yuǎn)程掃描原始單據(jù)的形式，前端業(yè)務(wù)人員極易在過(guò)失或故意的情況下，重復(fù)使用單據(jù)發(fā)起流程，造成重復(fù)確認(rèn)成本、重復(fù)支付等業(yè)務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。

2.2 核算質(zhì)量

在財(cái)務(wù)共享模式下，共享中心的核算會(huì)計(jì)通常一個(gè)人同時(shí)處理不同公司的業(yè)務(wù)，不同公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)不同，都會(huì)有自己的獨(dú)特點(diǎn)，核算會(huì)計(jì)極易錯(cuò)誤使用業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致賬實(shí)不符。其次共享模式對(duì)新業(yè)務(wù)的反應(yīng)遲緩，對(duì)公司的擴(kuò)張、兼并或現(xiàn)有公司偶然發(fā)生帶來(lái)的新業(yè)務(wù)反應(yīng)遲緩，從業(yè)務(wù)發(fā)生到制定統(tǒng)一的核算規(guī)則時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，導(dǎo)致賬務(wù)處理錯(cuò)誤。由于核算人員畢竟不是機(jī)器設(shè)備，任何的操作錯(cuò)誤都會(huì)造成核算錯(cuò)誤，而且為保證后期報(bào)表出具的準(zhǔn)確性和信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配，核算時(shí)通常需填寫(xiě)很多特殊數(shù)據(jù)如內(nèi)部交易號(hào)、貿(mào)易伙伴等，任何數(shù)據(jù)的遺漏或錯(cuò)誤都會(huì)造成后期財(cái)務(wù)報(bào)表的不準(zhǔn)確。另外在財(cái)務(wù)共享模式下，核算會(huì)計(jì)通常一個(gè)人同時(shí)處理不同公司的業(yè)務(wù)，同一個(gè)公司的業(yè)務(wù)也會(huì)有不同的核算會(huì)計(jì)處理完成，容易造成相同業(yè)務(wù)，不同處理人員因個(gè)人判斷造成業(yè)務(wù)處理尺度不一致，和共享單位前端業(yè)務(wù)人員產(chǎn)生糾紛，引發(fā)所服務(wù)共享單位的不滿。

2.3 報(bào)表質(zhì)量問(wèn)題

共享中心通常要處理幾十上百家共享單位的報(bào)表出具業(yè)務(wù)，月末處理壓力很大，財(cái)務(wù)報(bào)表又非常具有時(shí)效性，合并財(cái)務(wù)報(bào)表保送不及時(shí)、財(cái)務(wù)報(bào)告信息不正確及不完整都會(huì)引發(fā)監(jiān)管機(jī)構(gòu)、共享單位管理人員不滿。而且 由于 財(cái)務(wù)共享后，核算責(zé)任、報(bào)表責(zé)任集中于財(cái)務(wù)共享中心，這對(duì)共享中心會(huì)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，會(huì)計(jì)人員需了解各成員公司的不同業(yè)務(wù)，熟悉國(guó)家會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，防止出現(xiàn)重大會(huì)計(jì)事項(xiàng)處理不合理或遺漏。

2.4 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

大部分財(cái)務(wù)共享中心都采用了自動(dòng)批量支付，支付風(fēng)險(xiǎn)對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性有很高的要求，另外為應(yīng)付突發(fā)及特殊情況，手工支付仍需保留，錯(cuò)付、漏付、提前支付或未辦理支付都會(huì)引發(fā)所服務(wù)共享單位的投訴與不滿。由于財(cái)務(wù)共享中心既有服務(wù)職能但也有財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，未及時(shí)攔截共享單位違反國(guó)家法律，中央政策、企業(yè)制度的業(yè)務(wù)都屬于共享中心的業(yè)務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。

2.5 系統(tǒng)質(zhì)量

財(cái)務(wù)共享中心通常實(shí)施了諸如Ocr （影像識(shí)別系統(tǒng)）、合同管理系統(tǒng)、憑證校驗(yàn)系統(tǒng)、自動(dòng)支付系統(tǒng)等，對(duì)信息技術(shù)提出了更高的要求，更多的新業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)都需要及時(shí)跟進(jìn)才能達(dá)到預(yù)期效果。另外信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)共享中心的廣泛應(yīng)用導(dǎo)致信息系統(tǒng)運(yùn)維必須非?？煽糠€(wěn)定，對(duì)任何系統(tǒng)故障、缺陷需及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析、排除、改進(jìn)。財(cái)務(wù)共享中心通常集中了全集團(tuán)的財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的授權(quán)應(yīng)適當(dāng)防止泄密。

3 財(cái)務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系的主要措施

（1）根據(jù)前文所述質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，共享中心各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)建立健全和有效實(shí)施各處的內(nèi)部控制;負(fù)責(zé)分析問(wèn)題、提出改進(jìn)措施、落實(shí)質(zhì)量問(wèn)題整改;每年評(píng)估自身業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)水平及控制措施完善情況，開(kāi)展相應(yīng)的自查工作。

①針對(duì)單據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，部門(mén)應(yīng)建立單據(jù)管理制度，建立相應(yīng)信息系統(tǒng)將發(fā)票和稅務(wù)信息系統(tǒng)信息進(jìn)行比對(duì)，對(duì)業(yè)務(wù)必嬰性支持文件通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行控制，通過(guò)文字識(shí)別系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別非流程所屬附件。

②針對(duì)核算質(zhì)量，部門(mén)應(yīng)建立培訓(xùn)與交流機(jī)制，使共享中心人員對(duì)共享業(yè)務(wù)有深入了解，其次根據(jù)會(huì)計(jì)科目之間的勾稽關(guān)系、核算規(guī)則建立自查系統(tǒng)，由系統(tǒng)月末實(shí)施自動(dòng)檢查，防止人因錯(cuò)賬及漏賬。對(duì)于新業(yè)務(wù)，共享單位應(yīng)在實(shí)施業(yè)務(wù)前與共享中心溝通，共享中心提前參與業(yè)務(wù)識(shí)別與認(rèn)定并備案。

③針對(duì)報(bào)表質(zhì)量，部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人，一方面跟蹤國(guó)家發(fā)布的相關(guān)法律法規(guī)，最新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，側(cè)重于從報(bào)表方面分析法律法規(guī)對(duì)部門(mén)業(yè)務(wù)的影響;另一方面針對(duì)共享業(yè)務(wù)的變化開(kāi)展分析，評(píng)估對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的影響并及時(shí)作出應(yīng)對(duì)措施。其次加強(qiáng)中心業(yè)務(wù)人員財(cái)務(wù)技能的培訓(xùn)，提升職業(yè)技能。

④針對(duì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，部門(mén)加強(qiáng)員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)培訓(xùn)，保持職業(yè)敏感性，結(jié)合信息系統(tǒng)對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行識(shí)別、提醒、監(jiān)控。

⑤針對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，部門(mén)應(yīng)制定系統(tǒng)需求、測(cè)試、投產(chǎn)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)審人員根據(jù)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)參與對(duì)系統(tǒng)需求、投產(chǎn)測(cè)試案例、系統(tǒng)投產(chǎn)上線前的評(píng)審工作，保障系統(tǒng)順利實(shí)施。定期對(duì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)授權(quán)進(jìn)行檢查，對(duì)調(diào)崗人員、離職人員權(quán)限及時(shí)清理。

（2）建立獨(dú)立的質(zhì)量保證機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)中心內(nèi)部質(zhì)量管理體系建設(shè)，負(fù)責(zé)對(duì)共享業(yè)務(wù)范圍的會(huì)計(jì)處理、信息披露等業(yè)務(wù)進(jìn)行合法合規(guī)性檢查，統(tǒng)籌部門(mén)稽核工作，并做風(fēng)險(xiǎn)提示，負(fù)責(zé)部門(mén)風(fēng)險(xiǎn)控制工作，并在人員、制度、文化、培訓(xùn)幾個(gè)方面保障質(zhì)量控制體系的實(shí)施。

（3）建立合理有效的質(zhì)量控制體系，包括事前的質(zhì)量問(wèn)題預(yù)防及事后的質(zhì)量問(wèn)題檢測(cè)、質(zhì)量問(wèn)題評(píng)估、質(zhì)量問(wèn)題報(bào)告、質(zhì)量問(wèn)題改進(jìn)和質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)用等以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的閉環(huán)質(zhì)量監(jiān)督控制體系。

4 結(jié)論

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和相關(guān)科技水平的不斷創(chuàng)新優(yōu)化，企業(yè)對(duì)于自身財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)際要求變得越來(lái)越高。而財(cái)務(wù)共享中心這一模式對(duì)加強(qiáng)集團(tuán)有效管控的作用必然導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心的普及，而財(cái)務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系在推動(dòng)企業(yè)完善各部門(mén)內(nèi)部控制措施建立業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工業(yè)務(wù)操作，提高員工財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)安全與質(zhì)量意識(shí)，保障共享中心業(yè)務(wù)處理整體質(zhì)量，控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)方面有非常重要的作用，財(cái)務(wù)共享中心質(zhì)量控制體系的建設(shè)非常有必要性和重要性。

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