張運(yùn)如 許靜 盧艷紅 郭潔

摘 要：高校一般性收費(fèi)和零星收入涉及的類型復(fù)雜、部門眾多、數(shù)據(jù)量大，財(cái)務(wù)核算時(shí)容易在數(shù)據(jù)信息上混淆出錯(cuò)，不便于后期的對(duì)賬工作，更不利于學(xué)校的財(cái)務(wù)管理。為此，基于天大天財(cái)5.0財(cái)務(wù)系統(tǒng)，運(yùn)用EXCEL設(shè)計(jì)了高校收費(fèi)核算憑證模板，可有效提高收費(fèi)核算的工作效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

關(guān)鍵詞：收費(fèi)核算;零星收入;EXCEL;憑證導(dǎo)入模板;憑證錄入

中圖分類號(hào)：F231 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1673-291X（2019）14-0164-03

前言

隨著高等教育的不斷發(fā)展和管理體制改革的深化，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大、收入來源渠道增多，收費(fèi)類型也更加復(fù)雜。以學(xué)費(fèi)收入為主的高校收費(fèi)是高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的主要來源，準(zhǔn)確反映高校各類收費(fèi)情況的財(cái)務(wù)核算是加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理、完善高校內(nèi)部控制制度、促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)健康發(fā)展的基本要求。針對(duì)高校收費(fèi)核算數(shù)據(jù)繁雜易錯(cuò)的特點(diǎn)，在收費(fèi)統(tǒng)計(jì)管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合天大天財(cái)5.0財(cái)務(wù)系統(tǒng)，運(yùn)用EXCEL設(shè)計(jì)憑證導(dǎo)入模板的方法，可以輕松高效地完成收費(fèi)核算，提高收費(fèi)核算的準(zhǔn)確度。

一、憑證導(dǎo)入模板的設(shè)計(jì)思路

高校的收費(fèi)對(duì)象主要有各學(xué)院的本科生、研究生、留學(xué)生、成人繼續(xù)教育生等;收費(fèi)項(xiàng)目主要有學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、教材費(fèi)、雙學(xué)位學(xué)費(fèi)、重修費(fèi)、軍訓(xùn)服裝費(fèi)、各類報(bào)名考試費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等。除了一般性收費(fèi)外，還有涉及各個(gè)部門的零星收入，如國有資產(chǎn)出租出借收入、出售實(shí)驗(yàn)動(dòng)物收入、版面費(fèi)收入、查新費(fèi)收入等。高校收費(fèi)和零星收入涉及的類型復(fù)雜、部門眾多、數(shù)據(jù)量大，財(cái)務(wù)核算時(shí)容易在摘要、核算科目代碼、輔助代碼、部門碼、金額等方面的數(shù)據(jù)信息上混淆出錯(cuò)，不便于后期的對(duì)賬工作，也不利于準(zhǔn)確上繳財(cái)政專戶。

為解決憑證錄入信息量大、內(nèi)容重復(fù)易錯(cuò)等問題，利用EXCEL設(shè)計(jì)憑證導(dǎo)入模板，在導(dǎo)入模板中錄入收費(fèi)項(xiàng)目的金額，可生成規(guī)范格式的摘要、對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目、部門碼、輔助代碼、金額等分錄內(nèi)容，將生成的分錄模板導(dǎo)入天大天財(cái)系統(tǒng)即可完成核算憑證。

二、憑證導(dǎo)入模板的設(shè)計(jì)

（一）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

1.規(guī)范收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的內(nèi)容和格式。收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表應(yīng)包含收費(fèi)日期、序號(hào)、收費(fèi)項(xiàng)目、科目代碼、輔助代碼、部門碼、收據(jù)號(hào)、金額等內(nèi)容。其中各項(xiàng)收費(fèi)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)相關(guān)的會(huì)計(jì)科目代碼、輔助代碼、部門碼等。收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表內(nèi)容和格式的規(guī)范為憑證導(dǎo)入模板設(shè)計(jì)提供格式基礎(chǔ)。收費(fèi)科室清算當(dāng)天收費(fèi)情況并在統(tǒng)計(jì)表中分項(xiàng)填報(bào)，便于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分項(xiàng)審核和核算。

2.分員分類統(tǒng)計(jì)。收費(fèi)科室根據(jù)人員分工不同，收費(fèi)人員在統(tǒng)計(jì)表中列示分管收費(fèi)項(xiàng)目清單，補(bǔ)充收費(fèi)人員信息、統(tǒng)計(jì)表編號(hào)、收費(fèi)金額等內(nèi)容。分員分類統(tǒng)計(jì)給對(duì)賬工作劃了分工和范圍，方便日后查詢對(duì)賬。

（二）建立關(guān)聯(lián)關(guān)系和設(shè)置公式

1.根據(jù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)憑證導(dǎo)入格式要求確定模板格式。導(dǎo)出財(cái)務(wù)系統(tǒng)收費(fèi)類憑證模板，轉(zhuǎn)換成EXCEL格式，確定與憑證的年份、月份、日期、附件張數(shù)、憑證類型、序號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、部門碼、借貸方金額、輔助代碼等內(nèi)容相應(yīng)的單元格位置，整理出導(dǎo)入模板框架并調(diào)整成便于編輯使用的格式，作為憑證導(dǎo)入模板表。

2.以收費(fèi)統(tǒng)計(jì)空表作為數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)對(duì)接表，在收費(fèi)統(tǒng)計(jì)空表對(duì)應(yīng)加入憑證導(dǎo)入模板相關(guān)信息列，并設(shè)置公式，如表1所示。

（1）在憑證導(dǎo)入模板“摘要”列運(yùn)用“&”符號(hào)及IF公式設(shè)置摘要內(nèi)容包含XXX（收費(fèi)員）統(tǒng)計(jì)單號(hào)、收（退）費(fèi)項(xiàng)目等，當(dāng)收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的金額為正數(shù)時(shí)摘要收費(fèi)，金額為負(fù)數(shù)時(shí)則摘要退費(fèi)。

（2）憑證導(dǎo)入模板“會(huì)計(jì)科目”列設(shè)置等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“科目代碼”列。

（3）憑證導(dǎo)入模板“部門碼”列設(shè)置等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“部門碼”列內(nèi)容，該處如果采用“=”直接等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的單元格，會(huì)出現(xiàn)收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的單元格為空時(shí)，憑證錄入模板“部門碼”列單元格則為0，0值是不符合憑證導(dǎo)入格式要求的。因此，運(yùn)用IF公式使收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“部門碼”為空時(shí)，憑證錄入模板“部門碼”列單元格也為空。

（4）憑證導(dǎo)入模板“貸方金額”列設(shè)置等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“金額”列金額，運(yùn)用IF公式，使收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“金額”為空時(shí)，憑證錄入模板“貸方金額”也為空。

（5）憑證導(dǎo)入模板“輔助代碼”列設(shè)置等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“輔助代碼”列，運(yùn)用IF公式，使收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的“輔助代碼”列為空時(shí)，憑證錄入模板“輔助代碼”列也為空。

（6）收款資金銀行進(jìn)賬情況的處理，在憑證導(dǎo)入模板“摘要”列運(yùn)用“&”符號(hào)及IF公式設(shè)置摘要內(nèi)容包含日期、XXX（收費(fèi)員）統(tǒng)計(jì)單號(hào)、收（退）費(fèi)情況?！皶?huì)計(jì)科目”列設(shè)置等于收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表的銀行科目代碼。“借方金額”和“貸方金額”列分別運(yùn)用IF公式使統(tǒng)計(jì)表銀行進(jìn)（退）賬金額為正數(shù)時(shí)，金額在“借方金額”反映，同時(shí)“貸方金額”為空;銀行進(jìn)（退）賬金額為負(fù)數(shù)時(shí)，金額則在“貸方金額”反映，同時(shí)“借方金額”為空。

設(shè)置好數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)對(duì)接表的關(guān)聯(lián)關(guān)系和公式后，日常使用時(shí)，只需在收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表錄入單號(hào)、日期、收費(fèi)項(xiàng)目金額以及實(shí)際進(jìn)（退）賬金額，憑證導(dǎo)入模板相關(guān)內(nèi)容即同步生成（如表1中序號(hào)4、5、7、8行所示）。

3.將在對(duì)接表中生成憑證導(dǎo)入模板的內(nèi)容復(fù)制粘貼到內(nèi)容完整的模板表，補(bǔ)充年份、月份、日期、附件張數(shù)、憑證類型等信息，該類信息內(nèi)容一旦設(shè)定可作為固定信息不再修改或稍作微調(diào)。

4.將完整的憑證導(dǎo)入模板表轉(zhuǎn)存為TXT格式，即可導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)并生成核算憑證。

（三）憑證導(dǎo)入模板設(shè)計(jì)的延伸

高校的零星收入，如國有資產(chǎn)出租出借收入、出售實(shí)驗(yàn)動(dòng)物收入、版面費(fèi)收入、查新費(fèi)收入等，部分收入開具了發(fā)票，除了一般性收費(fèi)核算，還涉及增值稅、城建稅、教育費(fèi)附加等稅務(wù)的核算，其中城建稅、教育費(fèi)附加的金額是根據(jù)增值稅金額按一定比例計(jì)算提取的，所以處理起來比較煩瑣。為解決該類收入核算問題，可在收費(fèi)類憑證導(dǎo)入模板的基礎(chǔ)上修改并加入“零星收入統(tǒng)計(jì)對(duì)接表”，設(shè)置關(guān)聯(lián)關(guān)系及計(jì)算公式，根據(jù)收入金額分別計(jì)算增值稅、城建稅、教育費(fèi)附加的金額，并關(guān)聯(lián)收入項(xiàng)目和稅務(wù)的會(huì)計(jì)科目，生成零星收入憑證導(dǎo)入模板。

依此類推，該模板的設(shè)計(jì)思路可延伸應(yīng)用到其他日常財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，如頻繁發(fā)生的科研項(xiàng)目款收入、每月復(fù)雜的工資計(jì)提發(fā)放等憑證錄入。

三、憑證導(dǎo)入模板的應(yīng)用效果

通過憑證導(dǎo)入模板的應(yīng)用，在處理業(yè)務(wù)時(shí)只需輸入單號(hào)、金額即可完成憑證錄入，省去很多關(guān)于摘要、科目代碼、部門碼、輔助代碼等容易出錯(cuò)信息的重復(fù)錄入，將主要精力轉(zhuǎn)向關(guān)注收費(fèi)項(xiàng)目、金額、進(jìn)（退）費(fèi)賬戶、退款手續(xù)辦理等更為重要的審核內(nèi)容，大大降低業(yè)務(wù)核算的差錯(cuò)率，提高了工作效率。

通過導(dǎo)入模板生成的憑證，有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性高、摘要具一定的規(guī)律性、賬務(wù)清晰等優(yōu)點(diǎn)，利于賬務(wù)查詢，給對(duì)賬工作帶來更多便利，使科室間的對(duì)賬工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)且輕松。

結(jié)語

憑證導(dǎo)入模板設(shè)計(jì)和公式設(shè)置的過程雖略顯復(fù)雜，但“磨刀不誤砍柴工”，好工具的細(xì)心準(zhǔn)備為日常工作節(jié)省了更多時(shí)間。憑證導(dǎo)入模板的設(shè)計(jì)理念延伸到更多類似的業(yè)務(wù)處理，觸類旁通，使高校財(cái)務(wù)人員從更多重復(fù)繁雜的工作中解放腦力和體力，關(guān)注更為重要的信息內(nèi)容，大大提高了工作效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制以及領(lǐng)導(dǎo)決策做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

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Abstract：The types of general fees and sporadic income in colleges and universities are complex.With a large number of departments and large amount of data，it is easy to confuse and make mistakes in data information in financial accounting，which is not convenient for the later reconciliation work，and is not conducive to the financial management of the school.Therefore，based on Tianda Tianchai 5.0 financial system，the voucher template of charge accounting in colleges and universities is designed by using EXCEL，which can effectively improve the working efficiency and data accuracy of charge accounting.

Key words：charge accounting;sporadic income;EXCEL;voucher import template;voucher input