彭靖

【摘 要】檔案管理是科技項(xiàng)目管理中的重要組成部分，不僅能夠?qū)萍柬?xiàng)目的知識(shí)資源和信息資源進(jìn)行收集和保護(hù)，而且能夠促進(jìn)科技項(xiàng)目的轉(zhuǎn)化、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的有效開(kāi)展，有助于科技項(xiàng)目的創(chuàng)新和發(fā)展。文章從科技項(xiàng)目檔案管理的基本原則及制度建設(shè)入手，闡述了新時(shí)期科技項(xiàng)目檔案工作中存在的一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并系統(tǒng)分析了我國(guó)科技項(xiàng)目檔案管理工作的優(yōu)化途徑，提出了強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案的歸檔工作、完善科技項(xiàng)目檔案管理人員配置、提升管理人員專(zhuān)業(yè)水平等意見(jiàn)和建議。

【關(guān)鍵詞】科技項(xiàng)目;檔案管理;優(yōu)化途徑

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）10-0144-02

0 引言

科技項(xiàng)目是新時(shí)代科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要保障，是日?？萍脊芾砉ぷ鬟^(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，實(shí)施科技項(xiàng)目更加重要，而科技項(xiàng)目檔案能幫助科技管理工作變得更明晰、更高效，為技術(shù)開(kāi)發(fā)、科技資金規(guī)劃與利用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)監(jiān)察、科技成果轉(zhuǎn)化等工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)的資料參考，為區(qū)域科技發(fā)展、科技政策規(guī)劃等工作提供了可靠依據(jù)?？萍柬?xiàng)目管理要遵循以下的原則：①科技項(xiàng)目檔案管理規(guī)范原則?？萍柬?xiàng)目檔案管理必須具備規(guī)范性，包括科技檔案收集規(guī)范、歸檔規(guī)范、電子檔案制作規(guī)范、檔案調(diào)用規(guī)范等。②科技項(xiàng)目檔案管理安全原則。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，科技項(xiàng)目檔案管理的方式和介質(zhì)更為多樣化、便捷化，但是檔案電子化的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)安全性的隱患，所以在管理檔案時(shí)必須注意其存在的問(wèn)題，首先是保存介質(zhì)的時(shí)效性、保存格式的加密性，以確保信息足夠安全。其次對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取和查詢的時(shí)候也要注意安全性，特別是重大科技項(xiàng)目涉及的核心技術(shù)信息，可能關(guān)系到國(guó)家安全。③科技項(xiàng)目檔案管理效益原則?？萍柬?xiàng)目檔案管理的效益原則指的是通過(guò)分析科技項(xiàng)目檔案信息可以為行業(yè)和區(qū)域科技項(xiàng)目整體發(fā)展和創(chuàng)新提供助力，體現(xiàn)出檔案管理的效益。同時(shí)，科技項(xiàng)目是國(guó)家、地方、企業(yè)等主體投入了大量的人力、物力完成的，并產(chǎn)生了科技成果，對(duì)其檔案妥善保管收藏也是檔案效益的重要體現(xiàn)。

1 科技項(xiàng)目檔案管理普遍存在的問(wèn)題

（1）重視程度不足。目前，大部分的科技項(xiàng)目檔案并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，基本都由基層科技管理部門(mén)進(jìn)行兼職管理，而基層的科技管理部門(mén)通常還有固定考核指標(biāo)，不能將主要精力放在檔案管理上，而檔案管理又是需要花費(fèi)大量時(shí)間、精力，所以在權(quán)衡之下，必然會(huì)相對(duì)忽視科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)工作，導(dǎo)致相關(guān)工作不夠完善。

（2）科技項(xiàng)目歸檔存在問(wèn)題?？萍柬?xiàng)目歸檔開(kāi)展不順利是科技項(xiàng)目檔案管理存在的最主要的問(wèn)題。很多科技項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目歸檔不夠重視，造成檔案無(wú)法被有效收集，例如項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、專(zhuān)利申報(bào)信息、項(xiàng)目的人員信息等資料的缺失，對(duì)檔案的完整性和全面性有著嚴(yán)重影響，還會(huì)降低檔案質(zhì)量，甚至有些地區(qū)完全忽視了科技項(xiàng)目的檔案收集存儲(chǔ)。

（3）管理人手不足，專(zhuān)業(yè)程度較低。由于重視程度不足，檔案管理通常不會(huì)配備專(zhuān)職管理人員進(jìn)行管理，都是由基礎(chǔ)科技部門(mén)的工作人員兼任，只能負(fù)責(zé)基礎(chǔ)的收集和普通查閱，而專(zhuān)業(yè)的檔案管理則需要進(jìn)行完整甄別、有效檢索、數(shù)據(jù)對(duì)比等工作，只有這樣，才能完整地發(fā)揮檔案的真正作用。但是在實(shí)際操作中，由于科技項(xiàng)目執(zhí)行方通常由企業(yè)擔(dān)任，抽調(diào)人員組建項(xiàng)目組，完成科技研發(fā)后項(xiàng)目組則解散，只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的項(xiàng)目資料交接，而項(xiàng)目的管理方只是被動(dòng)接受資料和進(jìn)行存檔，沒(méi)有專(zhuān)職人員進(jìn)行完整性鑒別、歸檔，所以造成了檔案材料零散、缺失，導(dǎo)致信息難以被準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和使用。

（4）管理方法滯后。在很多基層科技部門(mén)，科技項(xiàng)目的檔案仍然在使用紙質(zhì)版進(jìn)行存檔和管理，一旦存留時(shí)間較長(zhǎng)就會(huì)由于管理人員調(diào)動(dòng)、保管不嚴(yán)格、保存環(huán)境惡劣等因素，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案缺乏完整性。此外，由于缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理，檔案的各種調(diào)閱權(quán)限松散混亂，隨意移交、隨意使用，不重視檔案手續(xù)辦理，對(duì)檔案的歸檔、整理、檢閱等操作都比較粗放，沒(méi)有編寫(xiě)，或者只有簡(jiǎn)略編寫(xiě)卷宗目錄等。這些過(guò)于滯后的管理方法，給檔案管理工作帶來(lái)了很多的問(wèn)題，對(duì)科技項(xiàng)目的推進(jìn)、統(tǒng)計(jì)、管理等造成了很大的困擾。

（5）利用率較低。一套完善的區(qū)域科技項(xiàng)目檔案從理論上來(lái)說(shuō)，可以幫助科技管理部門(mén)制定區(qū)域科技發(fā)展方向、科技策略，為技術(shù)開(kāi)發(fā)與研究經(jīng)費(fèi)政策的制定提供依據(jù)。但是，在實(shí)際操作上，很多地方還是沒(méi)有轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，只是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存和管理，很少利用科技項(xiàng)目檔案提升科技管理能力，相關(guān)的檔案工作基本處于被動(dòng)狀態(tài)，信息利用率極低。

2 科技項(xiàng)目檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（1）重視科技項(xiàng)目檔案管理工作，強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)?？萍柬?xiàng)目的檔案管理對(duì)區(qū)域科技發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響，科技項(xiàng)目檔案越完善，科技管理越準(zhǔn)確。所以，無(wú)論是頂層科技管理部門(mén)還是基礎(chǔ)科技管理部門(mén)都應(yīng)該加大投入資金，完善人員配置，建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，改革管理模式，提升檔案管理水平，將檔案管理納入常態(tài)考核，使檔案管理工作全面深入地開(kāi)展，從而更為有效地幫助區(qū)域科技發(fā)展和政策制定。具體來(lái)說(shuō)，一是引進(jìn)更多的專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才，并加強(qiáng)對(duì)從事相關(guān)工作的人員培訓(xùn)。二是根據(jù)實(shí)際需求，完善硬件配置，包括檔案館、查閱室的場(chǎng)地建設(shè)，以及配備檔案柜、監(jiān)控設(shè)備、保護(hù)設(shè)備、電子信息終端、掃描儀等。三是要結(jié)合科技管理的特殊性，完善科技檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使相關(guān)的管理、檢索、借閱等環(huán)節(jié)都有章可循。

（2）強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案的歸檔工作。隨著科技的發(fā)展，各類(lèi)科技項(xiàng)目變得越來(lái)越復(fù)雜，項(xiàng)目的數(shù)量和種類(lèi)也大量增加，這給本就較為困難的歸檔工作提出了更高的要求。所以在進(jìn)行檔案收集時(shí)，需要進(jìn)行更加精細(xì)化的操作，包括技術(shù)背景、技術(shù)路線、技術(shù)指標(biāo)、研發(fā)團(tuán)隊(duì)、發(fā)展計(jì)劃等進(jìn)行全面的歸檔，提升檔案的精準(zhǔn)性、規(guī)范性。這一方面需要項(xiàng)目承擔(dān)企業(yè)配合提供材料，另一方面也需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行歸集、甄別及完整性檢驗(yàn)。

（3）完善科技項(xiàng)目檔案管理人員配置，提升管理人員專(zhuān)業(yè)水平?？萍柬?xiàng)目的檔案管理是一項(xiàng)工作量很大、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅要求有足夠的人員團(tuán)隊(duì)支持檔案工作，而且人員也需要有相對(duì)較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。一般來(lái)說(shuō)，越是基層的科技項(xiàng)目檔案越繁雜，所以要從兩個(gè)方面推進(jìn)相關(guān)工作：一是組建好檔案管理團(tuán)隊(duì)，不能只是臨時(shí)抽調(diào)人員負(fù)責(zé)暫時(shí)性的管理工作，也不合適讓本身工作繁忙的基層管理人員兼任相關(guān)工作，最好能夠組建一個(gè)專(zhuān)門(mén)的團(tuán)隊(duì)，長(zhǎng)期穩(wěn)定地負(fù)責(zé)科技項(xiàng)目檔案管理。二是加大對(duì)團(tuán)隊(duì)人員的培訓(xùn)力度，讓團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)好專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，開(kāi)展更多的行業(yè)交流，了解相關(guān)規(guī)章制度，使團(tuán)隊(duì)的檔案管理水平穩(wěn)步提高。

（4）強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案管理，提升科技項(xiàng)目檔案質(zhì)量。隨著科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)逐步被納入檔案管理的工作流程，成為檔案管理必不可少的工具。在現(xiàn)代化的檔案管理中，無(wú)論是歸檔整理、信息加工、錄入存儲(chǔ)、索引編碼等，都離不開(kāi)信息設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。而在科技項(xiàng)目檔案的信息化管理中，要注意加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：一是注意科技檔案的類(lèi)別索引和時(shí)間排序，要根據(jù)區(qū)域科技發(fā)展情況構(gòu)建出本地科技項(xiàng)目樹(shù)，科技管理人員通過(guò)調(diào)閱和對(duì)比可以便捷地了解發(fā)展情況，以便制定出符合轄區(qū)情況的科技政策，加強(qiáng)長(zhǎng)處，補(bǔ)足短處，整體提升轄區(qū)科技水平。二是保證科技項(xiàng)目檔案的完整性，由于科技項(xiàng)目的特殊性，檔案中包羅萬(wàn)象，所以在歸檔整理的過(guò)程中，需要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)，建立關(guān)鍵索引，甄別每一個(gè)檔案中的技術(shù)細(xì)節(jié)和完整性，以便調(diào)用的時(shí)候能進(jìn)行項(xiàng)目復(fù)盤(pán)和技術(shù)還原。三是制定好科技項(xiàng)目管理規(guī)程，加強(qiáng)檔案的調(diào)用跟蹤。保證檔案的每一次使用都有跡可循，每一次交接都有交接記錄，保證檔案完整，避免遺失。在強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案管理的同時(shí)，也不能忽略其安全性，特別是在引入信息化技術(shù)后，安全要求也隨之變高。在信息化檔案管理的條件下，科技項(xiàng)目檔案安全性提升主要包括以下幾個(gè)內(nèi)容：一是要加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，在檔案庫(kù)房加裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防火設(shè)備，檔案服務(wù)器要做好地址保密，構(gòu)建軟硬件防火墻，使用專(zhuān)線連接，以及添置防雷擊、防靜電設(shè)備。二是做好檔案的備份，例如建立服務(wù)器云備份，冗余存儲(chǔ)陣列，同時(shí)要保證電子檔案和紙質(zhì)檔案雙存檔，以便不時(shí)之需。三是提升檔案管理技術(shù)，不斷完善檔案管理制度和使用流程，對(duì)檔案的調(diào)閱人員建立合理的分級(jí)規(guī)則，針對(duì)不同的人群設(shè)定不同的權(quán)限，確保信息的保密性。

（5）構(gòu)建科技項(xiàng)目數(shù)字檔案館，提升科技項(xiàng)目檔案管理利用率。在做好科技項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作的同時(shí)，提升檔案的利用率也是檔案工作的一個(gè)重要方面。而構(gòu)建好科技項(xiàng)目數(shù)字檔案館就是提升檔案的利用率的一個(gè)最重要的手段，盡管前期投入的人力、物力較大，但是建成后能極大地提升檔案的利用率。首先，所有檔案經(jīng)過(guò)細(xì)致的編碼索引，歸入了界面友好的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的對(duì)比、計(jì)算、調(diào)用。其次，數(shù)字化信息的真實(shí)可靠，不會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)遺失、損壞、模糊等問(wèn)題，能夠長(zhǎng)期保存使用。再次，數(shù)字化后的檔案能方便地進(jìn)行量化處理，形成清晰的圖像、曲線，方便科技管理部門(mén)理清科技脈絡(luò)，制定出更符合實(shí)際的政策。并且，應(yīng)用智能化技術(shù)還能實(shí)現(xiàn)一張圖管理，無(wú)論是科技成果轉(zhuǎn)化、科技項(xiàng)目發(fā)布還是調(diào)閱產(chǎn)業(yè)科技信息，都能通過(guò)簡(jiǎn)單的點(diǎn)擊了解詳細(xì)情況，方便管理。

3 結(jié)論

綜上所述，為推進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理，保證相關(guān)檔案資源得到充分利用，科技部門(mén)的管理者應(yīng)該注意到當(dāng)前存在的問(wèn)題，增強(qiáng)對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，積極采取措施，開(kāi)拓創(chuàng)新，運(yùn)用好現(xiàn)代化的管理模式和信息技術(shù)，提升科技項(xiàng)目檔案的管理水平，為區(qū)域科技發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

參 考 文 獻(xiàn)

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