江翠芹

摘要：一個項(xiàng)目能否順利實(shí)施并經(jīng)過驗(yàn)收合格，取決于全生命周期中的很多直接或間接因素，有技術(shù)因素和管理因素，資金因素和人力因素等，其中也有一個很重要的因素——檔案管理。本文所說的檔案既指項(xiàng)目中的所有資料材料，還包括管理這些材料資料的機(jī)制辦法等一系列機(jī)制措施。檔案管理是項(xiàng)目建設(shè)、實(shí)施、管理過程的形成的具有重要價值的各種形式的有效記錄，關(guān)系著項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、開題、實(shí)施、監(jiān)理和驗(yàn)收等全生命周期中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文先闡述目前大多數(shù)項(xiàng)目全生命周期中檔案管理的一些問題和不足，分析存在的原因，并試圖從深層次提出解決這些問題的一些針對性措施，從而提高項(xiàng)目實(shí)施的整體質(zhì)量，保證項(xiàng)目順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目;全生命周期;檔案管理

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0143-01

項(xiàng)目分類很多，項(xiàng)目按管理需要的不同分為新建項(xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目、改建項(xiàng)目、遷建項(xiàng)目和恢復(fù)項(xiàng)目;按照行業(yè)不同有建筑項(xiàng)目、機(jī)械項(xiàng)目、互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目等，一個項(xiàng)目的順利實(shí)施可能涉及到各個領(lǐng)域，各個環(huán)節(jié)。當(dāng)前，信息化技術(shù)快速發(fā)展，許多傳統(tǒng)領(lǐng)域都越來越多的積極與信息化進(jìn)行融合，信息化推動著、改變著傳統(tǒng)的工作和管理方案。項(xiàng)目實(shí)施管理中，也越來越多的用信息化技術(shù)和方法進(jìn)行管理檔案。一些基礎(chǔ)較好、有信息化基礎(chǔ)的單位和新項(xiàng)目，運(yùn)用信息化速度較快，效果較好;而一些基礎(chǔ)薄弱甚至是空白的單位和項(xiàng)目，運(yùn)用信息化速度較慢，效果較差。綜合分析，當(dāng)前項(xiàng)目中檔案管理存在的一些問題和不足主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

一是檔案管理數(shù)量巨多、環(huán)境較差。由于生產(chǎn)力發(fā)展等社會局限性原因，以前許多企業(yè)特別是建筑、重工等傳統(tǒng)行業(yè)的檔案資料大多是人工圖，圖紙大小根據(jù)顯示比例的不同又分為A4、A3、A2等，訂裝后很厚，紙質(zhì)版檔案具有數(shù)量多，體積大，保存起來需要占用大量的人力物力財(cái)力等缺點(diǎn)，保存的地點(diǎn)大多是一間閑置的房間，沒有定制相應(yīng)的管理辦法和保存環(huán)境的設(shè)置，大多不能保持保存房間的恒溫恒濕環(huán)境，容易造成紙質(zhì)檔案缺失、內(nèi)容模糊不清等事件。

二是檔案管理重視結(jié)果、輕視過程。檔案管理是對項(xiàng)目實(shí)施的各個環(huán)節(jié)的一個及時準(zhǔn)確的記錄，項(xiàng)目重結(jié)果、輕過程現(xiàn)象嚴(yán)重。該項(xiàng)目實(shí)施過程中完成的資料，大多是驗(yàn)收的缺啥補(bǔ)啥，甚至是弄虛作假。檔案資料很有有人專門的去管理，檔案管理流程不規(guī)范，借閱檔案沒有相應(yīng)的手續(xù)和流程，即使一些制度相對完善的項(xiàng)目，卻少有人真正執(zhí)行，良好的制度和規(guī)定成了擺設(shè)。

三是檔案管理機(jī)制落后、安全性差。有的項(xiàng)目檔案資料管理停留在紙質(zhì)化、手工化管理階段，有的項(xiàng)目的檔案資料是電子版，直接存放在電腦或者其他存儲介質(zhì)中。要找檔案資料時費(fèi)時費(fèi)力，效率低，而且一旦電腦和其它存儲介質(zhì)沒有相應(yīng)的安全防護(hù)措施，極易被不發(fā)分子惡意攻擊，造成檔案資料的丟失，一些有商業(yè)機(jī)密的資料如果被惡意公開和流入競爭對手，會對單位和企業(yè)造成不可估量的損失。

當(dāng)前，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)革命正以傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)難以比擬的增量效應(yīng)、乘數(shù)效應(yīng)和技術(shù)外溢效應(yīng)，不斷向其他領(lǐng)域的產(chǎn)品和服務(wù)滲透，信息技術(shù)領(lǐng)域已成為提升科技創(chuàng)新實(shí)力、推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和提高整體競爭力最重要的動力引擎。隨著中國制造2025、“互聯(lián)網(wǎng)+”行動、大數(shù)據(jù)行動、新一代人工智能、IPv6行動及大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新等一系列國家重大計(jì)劃和行動的深入實(shí)施，我國開始全面邁向信息技術(shù)的新時代，新一代信息技術(shù)成為帶動經(jīng)濟(jì)增長的重要引擎。針對項(xiàng)目中檔案管理存在的問題，可以采取以下有針對性的措施。

一是檔案管理應(yīng)信息化、自動化。信息化帶來的便利是傳統(tǒng)方法所無法比擬的，項(xiàng)目的實(shí)施中，要積極使用那些優(yōu)秀工業(yè)設(shè)計(jì)軟件，如CAD、UG、Pro/e等，不僅大大減少工作量，提高工作效率，還方便重要檔案資料的管理和存放?，F(xiàn)在市場上優(yōu)秀的辦公軟件涵蓋了各行各業(yè)，技術(shù)和應(yīng)用也很成熟。檔案管理過程中應(yīng)使用辦公自動化軟件，解放人力，提高檔案管理的信息化水平。同時借助辦公自動化軟件的強(qiáng)大功能，可對檔案進(jìn)行有條理、有章節(jié)的分類分區(qū)管理，方便查找和借閱，大大提高工作效率和質(zhì)量。而且，在辦公自動化軟件+人工輔助的管理模式下，檔案存放、借閱和歸還等有一套完整有序的流程可操作，這樣也實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的自動化。

二是檔案管理應(yīng)制定制度、嚴(yán)格執(zhí)行。無規(guī)矩不成方圓，完善的檔案管理制度并且嚴(yán)格執(zhí)行，能夠有效促進(jìn)項(xiàng)目的順利實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施的各階段都要制定相應(yīng)的符合階段要求的規(guī)章制度，并且嚴(yán)格執(zhí)行。該做什么工作，由誰來做，具體怎么做，合格的標(biāo)準(zhǔn)是等一系列問題都要根據(jù)制度來執(zhí)行，而不是根據(jù)人的經(jīng)驗(yàn)和一時的想法來執(zhí)行，這樣可以規(guī)避人為因素和其他不可控的因素對項(xiàng)目和檔案管理帶來的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)。真正杜絕檔案資料的不及時性和可操作性，真正改變只要項(xiàng)目完成就行，不管過程怎么樣的錯誤思想和做法。

三是檔案管理應(yīng)順應(yīng)潮流、敢為人先。檔案管理有一定的工作機(jī)制和流程，在很多時候是符合當(dāng)前項(xiàng)目需要和實(shí)際需求的。但是，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理從業(yè)者應(yīng)有互聯(lián)網(wǎng)思維，應(yīng)有超前思維，在保證工作安全和完成的前提下，應(yīng)有應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)積極推進(jìn)檔案管理工作的預(yù)判性。如推動檔案管理云端化，這樣不僅減少了企業(yè)的信息化投入，還大大提高了檔案管理的安全性。企業(yè)管理者要積極順應(yīng)時代潮流，在檔案管理方面加大資金投入和人員培養(yǎng)力度，借助企業(yè)上云等優(yōu)惠政策，積極改變不合時代發(fā)展趨勢的規(guī)章制度、思維定勢和固有做法。

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化在項(xiàng)目全生命周期檔案管理中的應(yīng)用會越來越廣、越來越深。作為檔案管理從業(yè)者應(yīng)不斷加強(qiáng)自己的知識儲備和能力儲備，以行業(yè)趨勢為指引，以信息技術(shù)為手段，以安全可靠為基礎(chǔ)，以高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)，不斷探索檔案管理工作的新模式，不斷提高檔案管理為項(xiàng)目全生命周期服務(wù)的能力和水平。