王巖

[摘要]檔案管理是現(xiàn)代化國家民生建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，也是基層工作的重點(diǎn)和管理的必要所在。檔案管理既要依據(jù)國家法律規(guī)章執(zhí)行，又要充分地了解基層工作的需求和業(yè)務(wù)發(fā)展方向。因此如何提升檔案管理的效率和質(zhì)量是工作過程中的重點(diǎn)，也是執(zhí)行整體計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。當(dāng)前的檔案管理和建設(shè)中由于新舊交替以及信息平臺(tái)的各種原因，產(chǎn)生了很多疏漏和不足，想要形成高效穩(wěn)定的檔案管理工作流程還需要進(jìn)行關(guān)鍵問題的針對(duì)性措施調(diào)整，從而改變現(xiàn)有的不足和滯后。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;效率;質(zhì)量;措施

一、提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要性

檔案管理在基層工作中具有重要的意義，從整體的工作環(huán)境和狀況，到新時(shí)期的工作要求和民生發(fā)展需求都是不可或缺的條件因素。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理和工作信息中，工作人員的檔案管理和工作環(huán)節(jié)都具有可塑性，其中的工作重點(diǎn)依然是抓住檔案管理質(zhì)量。根據(jù)工作信息標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)管理的內(nèi)容應(yīng)該強(qiáng)化工作質(zhì)量以及提升工作效率。這樣便能夠在實(shí)際工作中形成有條不紊的工作秩序，整合人才，形成有利的建設(shè)性依據(jù)，鞏固檔案管理工作的水平和人才的應(yīng)用。

二、阻礙檔案管理工作效率和質(zhì)量的原因

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范問題

在檔案管理工作中，進(jìn)行多方位的工作體制運(yùn)轉(zhuǎn)，形成了各種保障制度的調(diào)整，但是在實(shí)際工作過程中會(huì)出現(xiàn)很多標(biāo)準(zhǔn)化制度匱乏。如缺少嚴(yán)格的檔案銷毀機(jī)制，并且在執(zhí)行過程中，交接工作也尚未得到有效的誤差改良。很多檔案管理人員在工作過程中沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的滲透，也在工作執(zhí)行方面出現(xiàn)了滯后和疏漏問題。檔案規(guī)范執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不完善，形成了很多潛在的問題，嚴(yán)重影響檔案后續(xù)管理以及工作細(xì)節(jié)的核對(duì)，也是規(guī)章體系和資金管理等方面的重要隱患。

（二）檔案管理的人才配置問題

當(dāng)前的檔案管理需要多方位人才。在專職的檔案人員信訪和調(diào)查過程中，了解到了兼職比重較多，全職和公益性崗位勞動(dòng)量大，在職掛名的現(xiàn)象還屢禁不止。人員無論從管理上還是專業(yè)水平上都成為主要問題。各種不良因素導(dǎo)致基層檔案管理工作效率下降，并且缺乏標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)機(jī)制。部分工作的法律意識(shí)淡漠，并且對(duì)檔案管理機(jī)制和工作流程不夠熟練，嚴(yán)重影響檔案管理的工作水平和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案工作的重點(diǎn)，應(yīng)該強(qiáng)化人才管理和培養(yǎng)，這樣才能從根本上解決工作疏漏和人才流失的問題。

（三）檔案管理工作中的硬件保障問題

在檔案管理工作中，很多工作效率低下以及工作質(zhì)量問題是由于硬件保障不足造成的?，F(xiàn)代化建設(shè)中，應(yīng)該強(qiáng)化硬件的規(guī)范化和普及。尤其在檔案管理應(yīng)用中，更應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件以及標(biāo)準(zhǔn)化硬件的配備，必要時(shí)更應(yīng)該對(duì)相關(guān)的高端硬件進(jìn)行申請(qǐng)和配置。當(dāng)前檔案管理工作環(huán)境中，關(guān)于消防設(shè)備、檔案室的電子化設(shè)備以及管理的信息化流轉(zhuǎn)硬件標(biāo)準(zhǔn)很多都缺失。在信息化建設(shè)中已經(jīng)缺乏了重點(diǎn)偏離。也失去了檔案管理工作中的硬件保障標(biāo)準(zhǔn)和管理作用。

（四）檔案管理工作中的責(zé)任管理問題

在檔案管理工作中應(yīng)該強(qiáng)化管理體系的應(yīng)用，形成在工作中的高效對(duì)接。而在實(shí)際工作過程中，需要更多的管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)，而這種運(yùn)轉(zhuǎn)過程中需要進(jìn)行檔案制度管理，基于管理效率和運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的偏差會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門對(duì)管理機(jī)制干涉問題，也沒有及時(shí)的按照規(guī)范處理。很多情況下形成了責(zé)任分配不均和責(zé)任模糊問題。目前，還存在很多檔案管理不足以及效率低下等問題，剖析這些問題的主要原因，有責(zé)任管理分配問題的重要因素，責(zé)任管理的改良迫在眉睫。

三、提升檔案管理效率和質(zhì)量的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在檔案管理的日常工作中，需要對(duì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)制性執(zhí)行，只有這樣才能夠真正捋順工作一體化和標(biāo)準(zhǔn)化。從細(xì)節(jié)出發(fā)，帶動(dòng)管理工作的重點(diǎn)以及工作中遇到的重要難題。形成有力的意識(shí)流管理，并且對(duì)管理中的問題進(jìn)行細(xì)化和分解。找到問題的根據(jù)，進(jìn)行全面富有建設(shè)性意義的組織與互動(dòng)。工作人員需要在這個(gè)問題中進(jìn)行及時(shí)的溝通以及主動(dòng)的工作任務(wù)互助。依據(jù)實(shí)際工作中的內(nèi)容對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效規(guī)范。其一，要爭取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門的同意和引導(dǎo)，并且得到有力的支持和保護(hù)。完善檔案的報(bào)送規(guī)范，并且在進(jìn)行業(yè)務(wù)交流的過程中實(shí)現(xiàn)及時(shí)回饋，對(duì)工作中的及時(shí)問題予以充分的調(diào)度，并且能夠形成完善的修訂流程。其二，認(rèn)真地執(zhí)行檔案管理的實(shí)際工作需求，根據(jù)工作體制進(jìn)行業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。強(qiáng)化關(guān)于社保、醫(yī)療、基金等具體的工作內(nèi)容認(rèn)定，并且對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行具體化落實(shí)。其三，落實(shí)全面有效的經(jīng)驗(yàn)積累，并且進(jìn)行典型示范以及強(qiáng)化推廣，對(duì)于檔案管理中的工作態(tài)度以及工作能力問題進(jìn)行有效的調(diào)整，并且對(duì)出色的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不足與疏漏之處。

（二）充分培養(yǎng)檔案管理人才

無論在任何工作崗位中，人才的重要性都是不言而喻的。根據(jù)當(dāng)前的工作趨勢(shì)以及政務(wù)管理的方向，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化培養(yǎng)，依據(jù)國家的建設(shè)人才標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制度，形成對(duì)檔案管理人員水平的衡量機(jī)制。運(yùn)用現(xiàn)有的制度和人才在實(shí)際工作中的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行有效的社區(qū)檔案規(guī)范以及工作中的制度化要求。其一，在提升檔案管理和工作進(jìn)程中，形成政務(wù)和社區(qū)規(guī)范化人員到位。運(yùn)用人員的實(shí)際工作內(nèi)容以及工作中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行強(qiáng)有力的政治化思想約束和人才培訓(xùn)的思想教育。在人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)該重視人才培養(yǎng)的機(jī)制性建設(shè)，根據(jù)檔案管理的工作重點(diǎn)以及建設(shè)需求完成檔案管理人才的崗位認(rèn)定，形成真正意義的在崗就職和認(rèn)真的工作態(tài)度，以此強(qiáng)化人才的崗位意識(shí)。其二，具體落實(shí)到部門工作單位，對(duì)于檔案人員的工作過程以及工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行具體檢測，運(yùn)用監(jiān)督機(jī)制形成業(yè)績培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)和具體任務(wù)，并且從上級(jí)部門規(guī)范具體的輔助性指導(dǎo)措施。其三，強(qiáng)化檔案管理的交流空間，并且按照重要的示范標(biāo)準(zhǔn)，形成主要培訓(xùn)機(jī)制和運(yùn)作的方法。根據(jù)人才的具體需求完成培訓(xùn)重點(diǎn)。最后要落實(shí)管理人員社群布置，形成成熟高效的業(yè)務(wù)工作流程，對(duì)人員進(jìn)行培養(yǎng)示范。

（三）鞏固保障工作重點(diǎn)

在檔案管理工作中，應(yīng)該強(qiáng)化硬件的應(yīng)用，并且對(duì)硬件規(guī)格及時(shí)更新。對(duì)于新時(shí)期的工作需求很多管理內(nèi)容已經(jīng)形成了具有現(xiàn)代化高技術(shù)水平。應(yīng)該形成共管應(yīng)用，并且落實(shí)到基層工作之中去。對(duì)于檔案管理中的主要內(nèi)容應(yīng)該強(qiáng)化保障工作的具體要求，落實(shí)到位，應(yīng)用其中。其一，認(rèn)真地對(duì)待基層社區(qū)管理，形成人員的經(jīng)濟(jì)治理和人才的交互。將主要的人性化管理和關(guān)懷落實(shí)到檔案管理之中。運(yùn)用各個(gè)部門的工作建設(shè)以及基礎(chǔ)問題進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)。其二，強(qiáng)化檔案管理的人才基礎(chǔ)以及民政等部門的工作。針對(duì)專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行檔案管理方面的必要性指導(dǎo)。運(yùn)用社區(qū)資源以及合作檔案管理工作的主要任務(wù)進(jìn)行信息化應(yīng)用以及檔案內(nèi)容的系統(tǒng)完善。從專業(yè)的角度進(jìn)行真正意義的現(xiàn)代化檔案管理保障。其三，進(jìn)行資源整合，運(yùn)用綜合性檔案管理任務(wù)，針對(duì)社區(qū)信息和檔案管理的主要規(guī)范形成工作的集結(jié)，全面落實(shí)電信化網(wǎng)絡(luò)化管理。其四，形成城市化空間共享，針對(duì)工作內(nèi)容執(zhí)行高端化和標(biāo)準(zhǔn)化的條件提升工作水平和質(zhì)量，從根本上鞏固保障工作重點(diǎn)。

（四）嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制度

很多工作任務(wù)的完成依賴于嚴(yán)格的責(zé)任制度。無論是行政部門還是事業(yè)單位，都應(yīng)該履行這個(gè)規(guī)范和習(xí)慣。根據(jù)檔案工作的性質(zhì)以及工作習(xí)慣，應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任制度，并且對(duì)基層工作重點(diǎn)進(jìn)行積累和完善，形成工作的監(jiān)督，運(yùn)用明確的檔案管理工作重點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制度。只有強(qiáng)化責(zé)任制度，具體工作內(nèi)容落實(shí)到個(gè)人頭上，才能夠真正意義上實(shí)現(xiàn)高效的工作和任務(wù)管理。其一，明確檔案管理相關(guān)工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，從頭抓起，要提升集體的工作水平，首先要從領(lǐng)導(dǎo)入員人手，領(lǐng)導(dǎo)入員不僅要從基層把握好監(jiān)督工作環(huán)節(jié)，更應(yīng)該從自身做起，強(qiáng)化管理并且調(diào)控好整體的工作布局和任務(wù)分配。其二，營造優(yōu)良的工作環(huán)境并且進(jìn)行維護(hù)。良好的工作環(huán)境有利于提升工作人員的積極性和工作的信息，在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化工作人員的執(zhí)行力度，并且擴(kuò)大宣傳。以法律法規(guī)為主要的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)正確的管理宣傳。其三，強(qiáng)化檔案管理的人才拷貝，根據(jù)業(yè)務(wù)需求形成有效的測評(píng)和人才培養(yǎng)。提升業(yè)務(wù)水平并且做到具體化以及合理的資源分配。嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制度是高效完成檔案工作的具體體現(xiàn)，也是提升整體工作質(zhì)量的重要依據(jù)。

結(jié)語

本文從整體出發(fā)，了解了當(dāng)前檔案管理工作中的效率和質(zhì)量的重要性。從宏觀上能夠適應(yīng)工作機(jī)制的調(diào)整，并且根據(jù)業(yè)務(wù)的范疇以及工作的精細(xì)化程度對(duì)人員以及管理體制進(jìn)行整體調(diào)整。從大方向出發(fā)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，也完善硬件保障，規(guī)范檔案管理的水平。解決實(shí)際問題，并針對(duì)主要的人性化需求進(jìn)行建設(shè)性規(guī)劃，形成有力的改良趨勢(shì)，從而適應(yīng)新時(shí)期的社會(huì)需求和公益建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。運(yùn)用檔案管理的新理念和技術(shù)的需求性，針對(duì)業(yè)務(wù)操作重點(diǎn)，進(jìn)行基礎(chǔ)落實(shí)和現(xiàn)代化科技的有效應(yīng)用，形成建設(shè)性措施的新型指標(biāo)。

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