馮韻
摘 要:隨著信息技術(shù)在檔案發(fā)展中的進(jìn)一步應(yīng)用,檔案已經(jīng)進(jìn)入變革的關(guān)鍵時(shí)期,在整個(gè)變革的過(guò)程中,信息技術(shù)發(fā)揮了非常關(guān)鍵的作用。文章主要就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的優(yōu)化措施進(jìn)行了分析,以供參考。
關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理;優(yōu)化措施
檔案管理的信息化能夠更好的促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展,也讓我國(guó)檔案管理的水平更上一層樓,同時(shí)隨著檔案管理的發(fā)展,檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案管理的一種趨勢(shì),成為了檔案管理水平提升的一種有效的途徑。
1 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的內(nèi)容
1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
1)檔案信息化建設(shè)的含義。檔案信息化建設(shè)是指利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平,重新確立檔案管理的新情況、新原則和新理論,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架和方法,實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和社會(huì)化服務(wù)。是綜合運(yùn)用多門學(xué)科的知識(shí)和各專業(yè)的相互配合,各個(gè)部門之間互相協(xié)調(diào)以及多個(gè)環(huán)節(jié)為一體的復(fù)雜系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)是從局部建設(shè)發(fā)展成整體建設(shè),在宏觀體制下進(jìn)行全面的規(guī)劃和實(shí)施,通過(guò)與電子政務(wù)建設(shè)相結(jié)合,逐漸成為國(guó)家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分。
2)檔案信息化建設(shè)的要求。檔案信息化建設(shè)主要由五部分組成,其中包括基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),基礎(chǔ)設(shè)施主要指的是檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè),它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建立先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化整體的效益;應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用和信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案服務(wù)的效果;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程,它相當(dāng)于“交通規(guī)則”,對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全暢通,具有十分重要的意義;檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作,它的開(kāi)發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵,檔案信息化資源建設(shè)的主要內(nèi)容有館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收;第五個(gè)是人才隊(duì)伍的建設(shè),檔案管理人才是關(guān)鍵。管理檔案需要專業(yè)的人才,他們既要懂檔案管理的業(yè)務(wù),又要熟悉信息技術(shù),所以必須是復(fù)合型人才。
1.2 檔案管理的內(nèi)容
檔案管理的內(nèi)容主要是針對(duì)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。根據(jù)不同的文件資料制定案卷類目,合理存放,便于利用和歸檔。對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目,并制定相應(yīng)的檢索工具,能根據(jù)要求快速準(zhǔn)確的查詢所需要的信息,并做好文件資料的安全和保密。
2 檔案管理信息化建設(shè)的必要性
2.1 檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的要求
全球化背景下,檔案資源信息化建設(shè)成為各國(guó)搶占經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最高點(diǎn),也是加快社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必由之路。加快檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)實(shí)需要,實(shí)現(xiàn)檔案資源的便捷開(kāi)發(fā)、利用,打破信息資源之間的壁壘,實(shí)現(xiàn)資源的共享。
2.2 檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的要求
檔案是社會(huì)發(fā)展中的基礎(chǔ)性事業(yè),在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)中占有十分重要的地位,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)檔案管理方式已無(wú)法滿足社會(huì)需求,檔案工作的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了改變,檔案管理面臨新挑戰(zhàn)。
2.3 檔案管理信息化是提高工作效率的要求
檔案管理工作基本上都是人工操作的,檔案管理實(shí)行的是精細(xì)化的管理,主要以手工勞動(dòng)為主,花費(fèi)大量的人力、物力,但效率卻不高。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,這種檔案管理方式遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案的需求,弊端也變的越來(lái)越明顯。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機(jī)制
檔案管理工作機(jī)制的健全,是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重,決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先,要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí),制定相應(yīng)的電子管理制度,與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行,保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí),檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合,形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng),積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式,主動(dòng)提出問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,共同解決問(wèn)題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則,以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后,有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng),有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例,以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。
3.2 提高管理人員素質(zhì)
檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn),意味著對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài),夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí),信息化檔案系統(tǒng)的建立,意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式,熟練把握新的工作流程;深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試,為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議;對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解,將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。
加強(qiáng)管理人員的思想教育,提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。隨著檔案管理信息化的建設(shè),在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕,紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理,檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)自身思想水平的提高,培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。
3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度,才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先,應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度,為具體工作的開(kāi)展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案,同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次,對(duì)紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升,保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對(duì)相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級(jí)優(yōu)化,在后臺(tái)管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重,完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后,在資源共享上加大力度,各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動(dòng),在嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)制度的基礎(chǔ),共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng),為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
4 結(jié)語(yǔ)
總之,檔案信息化建設(shè)可以提高檔案管理水平,我們必須不斷完善我國(guó)的檔案管理流程,加強(qiáng)硬件建設(shè),推動(dòng)我國(guó)的檔案管理工作更快更高效的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,保證信息資源的有效利用。
參考文獻(xiàn)
[1]張霞.檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].科技資訊,2016(08).
[2]史靈芝.檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究[J].中國(guó)管理信息化,2016(12).
[3]周鳳瑾.淺析檔案信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2015(09).