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        淺析高校檔案信息化建設(shè)的困境及對(duì)策研究

        2019-06-17 01:22:54吳卓陽(yáng)
        卷宗 2019年15期
        關(guān)鍵詞:高校檔案信息化建設(shè)

        吳卓陽(yáng)

        摘 要:高校檔案信息化建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分,對(duì)提高高校檔案利用率和管理工作效率具有重要的意義,已逐步引起各大高校的重視,成為一種必然趨勢(shì)。但在其建設(shè)過(guò)程中還存在一些困境,本文針對(duì)這些困境也做出相應(yīng)的對(duì)策研究,促使高校檔案信息化建設(shè)工作更加完善。

        關(guān)鍵詞:高校檔案;信息化;建設(shè)

        高校檔案信息化是高校文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一部分,是實(shí)現(xiàn)人工操作模式向大數(shù)據(jù)應(yīng)用的轉(zhuǎn)變。為迎合互聯(lián)網(wǎng)、社會(huì)信息化的發(fā)展方向,高校檔案逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化網(wǎng)站及信息化檔案館的建設(shè),是高校檔案管理上的一種升級(jí),具有重要的作用。

        1 檔案信息化是高校檔案建設(shè)的必然趨勢(shì)

        高校檔案是高校發(fā)展歷程的各階段、高校師生資料及科研活動(dòng)的重要記錄載體,高校辦公自動(dòng)化和教學(xué)科研等都離不開(kāi)信息化,檔案管理也必須在日益復(fù)雜的大環(huán)境下把握新的發(fā)展趨勢(shì),采用信息化方式不斷進(jìn)行改革與創(chuàng)新,適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

        傳統(tǒng)檔案管理方式已不再滿足于大量檔案信息的存儲(chǔ)與利用,從數(shù)量與質(zhì)量上都無(wú)法與高校發(fā)展的整體進(jìn)程相適應(yīng)。信息技術(shù)的發(fā)展要求高校檔案管理必須進(jìn)行信息資源的有效整合與管理,使管理趨于協(xié)同化,形成動(dòng)態(tài)管理工作模式。在檔案信息收集、利用及業(yè)務(wù)管理等方面都需探索檔案信息化建設(shè)工作,改進(jìn)自身檔案信息管理的方式方法,要求改革與創(chuàng)新工作同時(shí)進(jìn)行,提升檔案工作的管理水平。因此,無(wú)論是從高校整體發(fā)展角度,還是在檔案工作發(fā)展本身而言,檔案信息化建設(shè)是不容忽視的重要發(fā)展方向。

        2 高校檔案信息化建設(shè)面臨的困境

        2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)功能不完善

        高校檔案信息化是突破傳統(tǒng)檔案信息刻板化使用局限的重要舉措,高校檔案管理也不斷致力于運(yùn)用大數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行信息挖掘、預(yù)測(cè)等功能的探索,但其整體還呈現(xiàn)不均衡性,多功能形式的檔案信息檢索功能、檢索速度都存在一定的局限性,檔案信息化開(kāi)發(fā)和利用效率相對(duì)落后。不同高校也出現(xiàn)不同發(fā)展層次結(jié)構(gòu),主要體現(xiàn)在重視程度和成效性方面。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)化的且相對(duì)復(fù)雜的工程,其安全系數(shù)也是必須著重建設(shè)的一環(huán)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在維護(hù)高校檔案信息過(guò)程中存在更新緩慢漏洞,檔案信息安全在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化建設(shè)水平中存在滯后性,信息安全防范措施無(wú)法與計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相同步。目前高校檔案信息化自身的應(yīng)用系統(tǒng)就存在安全隱患,不僅體現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,還體現(xiàn)在用戶訪問(wèn)過(guò)程中,如竊取檔案信息資源、病毒等攻擊檔案信息系統(tǒng)的威脅,直接影響整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

        2.2 管理機(jī)制及供需關(guān)系不對(duì)稱

        檔案管理體制不合理,制度建設(shè)較為滯后,傳統(tǒng)的管理制度無(wú)法滿足信息化檔案工作的現(xiàn)實(shí)要求,自上而下的管理部門(mén)缺少統(tǒng)一的管理流程,即便是有相應(yīng)的流程審批管理辦法,但在執(zhí)行力上還存在各種問(wèn)題,管理標(biāo)準(zhǔn)制定缺乏規(guī)范化,檔案信息化各要素之間不協(xié)調(diào),檔案管理資源有效利用率降低。檔案信息化管理受信息化環(huán)境變化、檔案資源管理方式等的影響,監(jiān)管力度不到位。同時(shí)檔案信息化供需雙方缺乏雙向互動(dòng)溝通,檔案供方雖在人力、財(cái)力等方面的投入有所增加,但僅僅是局限于自身單方的建設(shè),與檔案需求方的溝通嚴(yán)重不足,不能及時(shí)得到檔案信息利用的反饋,因此,在建設(shè)方面就會(huì)反應(yīng)出各種問(wèn)題,阻礙高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

        2.3 專職檔案管理復(fù)合型人才匱乏

        高校檔案信息化建設(shè)工作雖然在不斷推進(jìn),當(dāng)有關(guān)檔案信息化技術(shù)工作在得到新的突破時(shí),與此相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作綜合性復(fù)合型人員卻配置不足或參差不齊,結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理?,F(xiàn)有管理人員觀念陳舊,停留于傳統(tǒng)的檔案管理方式,檔案信息化概念認(rèn)識(shí)不足,缺乏檔案信息安全管理技術(shù)能力,專業(yè)性知識(shí)不全面。檔案信息化的發(fā)展使檔案工作成為一種動(dòng)態(tài)化的管理過(guò)程,其信息無(wú)論是在存儲(chǔ)過(guò)程還是在調(diào)用、檢索等過(guò)程中都需要專業(yè)的集技術(shù)與管理于一身的復(fù)合型人才,因此檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員的缺乏勢(shì)必會(huì)造成管理與服務(wù)之間嚴(yán)重脫節(jié),使管理或服務(wù)本位化現(xiàn)象凸顯,進(jìn)而影響高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

        3 高校檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

        3.1 注重檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作

        檔案信息化建設(shè)在數(shù)字化設(shè)備投入的基礎(chǔ)上,充分運(yùn)用好計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等對(duì)檔案信息的管理,將檔案數(shù)據(jù)以更加靈活智能的方式進(jìn)行存儲(chǔ)、管理及利用,開(kāi)發(fā)出適合于高校本身的檔案軟件管理平臺(tái),利用新媒體技術(shù)豐富檔案信息的存儲(chǔ)與傳播方式,以合理的方式轉(zhuǎn)換歷史性檔案,優(yōu)化檔案信息化內(nèi)容與檔案信息檢索技術(shù),提高檔案管理人員的工作效率,強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的理念體系,使檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范化、科學(xué)化。此外,應(yīng)不斷健全檔案信息安全工作,構(gòu)建一系列安全防護(hù)措施,如保密管理制度工作、數(shù)字化檔案成果安全控制、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)局域內(nèi)網(wǎng)安保措施等等。

        3.2 加強(qiáng)檔案信息管理機(jī)制建設(shè)

        高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程,制度建設(shè)也應(yīng)與此相適應(yīng)共同向前發(fā)展,在現(xiàn)有檔案信息化管理基礎(chǔ)上不斷整合各種資源從多種角度考慮去建立多層次管理制度,不斷完善并根據(jù)具體情況細(xì)化制度內(nèi)容,以適應(yīng)復(fù)雜的檔案信息化環(huán)境。注重規(guī)章制度在高校檔案信息化建設(shè)中的保障作用,其中規(guī)章制度既包括宏觀層面設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定、也包括微觀層面的各項(xiàng)具體施行辦法以及考評(píng)成效制度,達(dá)到制度管理機(jī)制的權(quán)責(zé)一致。將管理理念與服務(wù)模式相耦合,提升管理服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率,多領(lǐng)域多元化的檔案服務(wù)工作要求拓寬信息化服務(wù)視野,通過(guò)一系列檔案資源的信息化開(kāi)發(fā)解決檔案供需信息及信息互動(dòng)管理、監(jiān)管機(jī)制問(wèn)題,與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相接軌,提升用戶體驗(yàn)感,進(jìn)而形成科學(xué)統(tǒng)一的高校檔案信息化建設(shè)。

        3.3 打造高素質(zhì)復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍

        檔案管理越來(lái)越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化,檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立檔案信息化自覺(jué)參與意識(shí),提升業(yè)務(wù)素質(zhì)能力,從思想意識(shí)到管理及執(zhí)行方面都做到統(tǒng)一。此外,檔案信息化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期不斷更新發(fā)展的任務(wù),在高校檔案管理員招聘的同時(shí)增強(qiáng)專業(yè)型人才的引進(jìn)工作,適當(dāng)提高招聘門(mén)檻,著重考察其專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)備的運(yùn)用水平,并對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)管理能力,打造符合高校檔案信息化發(fā)展的高素質(zhì)復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍,并鼓勵(lì)人才隊(duì)伍不斷提升其管理創(chuàng)新能力,可設(shè)置一定形式的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,激發(fā)檔案信息化工作人員的熱情,使他們積極投身于高校檔案信息化建設(shè)的重要使命任務(wù)中。

        高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)立足于發(fā)展現(xiàn)狀,無(wú)論是從技術(shù)角度,還是思想意識(shí)、人才隊(duì)伍等方面都應(yīng)協(xié)調(diào)發(fā)展,正確處理好檔案管理發(fā)展變革進(jìn)程中所遇到的問(wèn)題,提升檔案信息管理工作效率,拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孫艷麗.高校檔案信息化建設(shè)的影響因素分析與對(duì)策研究[J].情報(bào)科學(xué),2012(2):96-100.

        [2]毛清玉.淺談高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略[J].科學(xué)與財(cái)富,2017(3):55.

        [3]趙丹.淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].中國(guó)管理信息化,2018(22):157-158.

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