摘 要：本文具體分析了國企公文電子化歸檔階段中存在的歸檔工作效率停滯，容易產(chǎn)生不安全的問題，并提出了相應(yīng)的對策，以期望使國企公文電子化歸檔工作的效率提高、安全得到保障。

關(guān)鍵詞：電子公文；電子化；歸檔；提效保安；對策

公文是國企進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具，及時地收集齊全公文進(jìn)行歸檔整理，是國企檔案工作必不可少的一部分。當(dāng)今，檔案電子化風(fēng)起云涌。檔案電子化包括歸檔、整理、保管、借閱等各方面的工作。如何使國企公文電子化歸檔既效率高速又保證安全不散失，這是檔案歸檔電子化工作的一個重要課題。國企公文的電子化自動歸檔工作可以通過國企公文檔案的電子化管理系統(tǒng)和與之接口的OA系統(tǒng)來完成。國企檔案電子化自動歸檔管理系統(tǒng)和與之銜接的OA系統(tǒng)，都應(yīng)該通過相應(yīng)的涉密等級的保密測評和保密認(rèn)證。國企檔案電子化歸檔全過程都應(yīng)處于人員安全控制和技術(shù)安全控制環(huán)境之內(nèi)。

1 存在的問題

1.1 網(wǎng)絡(luò)歸檔環(huán)節(jié)受阻 效率低且易散失

國企公文分外來公文和內(nèi)部公文。國企公文歸檔、整理的量一般比較大，時間較長，效率需要快速提高。公文電子化網(wǎng)絡(luò)歸檔是國企檔案電子化歸檔的重要組成部分。由于存在歸檔時滯，在一定程度上，存在電子公文散失的安全隱患。電子公文通過電子公文流程流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)承辦的中間環(huán)節(jié)比較多，一般是經(jīng)過傳閱、承辦、辦結(jié)后最終才歸檔的。見圖1。

圖1 電子公文的承辦傳閱歸檔圖

目前，對于重要的文件，我國尚存在紙介質(zhì)文件和電子文件同時保存的雙套制。實(shí)際工作中，高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常由于長時間出差或大量會議等原因，沒有時間及時地將每一份電子公文都閱覽完畢、辦結(jié)，導(dǎo)致部分需歸檔的較重要的電子公文無法及時流轉(zhuǎn)到“歸檔”這一環(huán)節(jié)，使得公文電子化歸檔工作效率低且有時近乎停滯。電子公文理論上是能流轉(zhuǎn)到“歸檔”環(huán)節(jié)的，但實(shí)際上電子公文在流轉(zhuǎn)過程中經(jīng)常停滯，經(jīng)常到不了歸檔環(huán)節(jié)。如果按圖1的流程，檔案部門靜等所有電子公文傳閱、辦結(jié)后的自動歸檔，則有部分從電子渠道自動接收的公文無法及時電子化歸檔。隨著時間的流逝，會造成部分較重要電子公文散失的安全問題。

1.2 未有效審核校驗 歸檔數(shù)量不全

因為檔案電子化管理程序系統(tǒng)是由人的大腦思維開發(fā)的，總有BUG的存在。實(shí)際工作中，電子公文歸檔會有數(shù)量不齊全的現(xiàn)象產(chǎn)生。歸檔的電子公文在一定程度上，不一定能自動地歸檔齊全，存在有某些電子公文無法自動地齊全地完成歸檔的問題。這個問題會造成某些電子公文散失，而檔案人員又不知曉。等發(fā)覺后，再想辦法找回那些電子公文，費(fèi)時，費(fèi)事，甚至有些電子公文無法找回。

1.3 未完善開發(fā)元數(shù)據(jù) 歸檔元數(shù)據(jù)不全面

國際檔案界提出電子文件（檔案）的元數(shù)據(jù)的定義是：“在對電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)”。[1]電子文件的元數(shù)據(jù)包括信息的來源、信息的內(nèi)容、信息的形式和信息的效用等四個方面[2]。

有的單位，只注重歸檔電子公文的正文內(nèi)容，忽略了歸檔電子公文的元數(shù)據(jù)。這樣，會導(dǎo)致電子公文相關(guān)數(shù)據(jù)信息散失的現(xiàn)象，使得電子公文無法反映其全部的綜合信息，不利于對電子公文后續(xù)的高效管理，不利于電子公文充分發(fā)揮其綜合價值的重要效用。在后續(xù)電子公文遷移中遇到技術(shù)障礙時，某些電子公文數(shù)據(jù)會因為元數(shù)據(jù)不足，而導(dǎo)致電子公文的綜合信息價值的損失，遷移后某些數(shù)據(jù)會失真，不利于安全，且解決電子公文損失問題時，耗時耗力耗費(fèi)用。

2 對策

2.1 “傳閱流轉(zhuǎn)”和“自動歸檔” 分設(shè)獨(dú)立流程

以往，一般的公文歸檔模板設(shè)計開發(fā)時，電子公文要運(yùn)行完畢公文承辦傳閱的全流程，然后再歸檔。這樣，效率低且易散失的問題就產(chǎn)生了。對于電子公文，既要保證電子公文呈閱流程完整，又要確保及時歸檔、效率高且安全。有一項設(shè)計開發(fā)措施可以達(dá)到這個目的：即“傳閱流轉(zhuǎn)”和“自動歸檔”分開設(shè)計，分設(shè)獨(dú)立流程。也就是說：在檔案電子管理系統(tǒng)程序開發(fā)時，可以分設(shè)兩條獨(dú)立的流程，將電子公文呈閱流轉(zhuǎn)流程和電子化自動歸檔流程相對獨(dú)立地分開設(shè)計。見圖2。這個措施既可以解決由于承辦傳閱停滯而無法及時歸檔，造成部分電子公文可能散失的安全問題，又可以解決因歸檔緩慢時滯造成的電子公文歸檔工作低效，甚至歸檔工作停滯的問題。

圖2 電子公文呈閱流轉(zhuǎn)和自動歸檔分設(shè)獨(dú)立流程圖

2.2 審核、比對、校驗

實(shí)際工作中，會發(fā)現(xiàn)，檔案電子化管理系統(tǒng)成功收集到的已歸檔的電子公文數(shù)量不齊全，與實(shí)際需歸檔的電子公文在數(shù)量上有差異。尤其是有少許比較重要的電子公文，因為系統(tǒng)開發(fā)等等原因會接收不到，而檔案員又不知曉。因此，對于已歸檔的電子公文的數(shù)量需要進(jìn)行核對、校驗。方法一：可以和單位機(jī)要處取得聯(lián)系，獲得每年全年的公文收文明細(xì)電子版。在Excel中，利用Excel自動比對審核。這樣，能快速完成審核、比對、校驗，對不足的一些電子公文進(jìn)行人工補(bǔ)充。方法二：還可以在檔案電子系統(tǒng)開發(fā)時，開發(fā)電子系統(tǒng)自動比對功能，設(shè)計電子系統(tǒng)自動將OA接收到的總的外來電子公文數(shù)目和檔案電子系統(tǒng)已接收到的已歸檔成功的電子公文數(shù)目進(jìn)行自動比對、校驗，發(fā)現(xiàn)差異。

2.3 開發(fā)并歸檔完整相關(guān)元數(shù)據(jù)

物理結(jié)構(gòu)、電子文件產(chǎn)生的軟硬件平臺等技術(shù)信息是在紙質(zhì)環(huán)境中不曾出現(xiàn)過的，卻是管理電子文件的重要信息。文件的過程管理復(fù)雜且動態(tài)。隨著系統(tǒng)各方面環(huán)境因素的不斷變化，電子公文必然也會隨之變化，數(shù)據(jù)遷移時元數(shù)據(jù)能發(fā)揮重要的作用[1]。因此，很有必要開發(fā)并歸檔相關(guān)的完整的元數(shù)據(jù)。

在宏觀層面：對于電子公文歸檔的元數(shù)據(jù)的開發(fā)，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視并給予足夠的開發(fā)經(jīng)費(fèi)支持。在微觀層面：開發(fā)電子公文元數(shù)據(jù)時，應(yīng)將元數(shù)據(jù)的完整的類型全面融入到檔案電子化管理系統(tǒng)中，盡量做到元數(shù)據(jù)開發(fā)的完整性，即元數(shù)據(jù)應(yīng)涵蓋：管理類元數(shù)據(jù)、應(yīng)用類元數(shù)據(jù)、保管類元數(shù)據(jù)、描繪類元數(shù)據(jù)和技術(shù)類元數(shù)據(jù)[1]。

3 結(jié)束語

總之，從上述圖1和圖2可以看出，在公文電子歸檔程序功能模塊開發(fā)時，將公文電子歸檔的流程分開獨(dú)立設(shè)計，避開長時間的承辦傳閱流轉(zhuǎn)的等待過程，直接自動歸檔，將大大縮短公文電子歸檔的時間，從而解決電子公文中有部分電子公文由于長時間無法完成傳閱流轉(zhuǎn)，而造成散失的安全問題。開發(fā)好元數(shù)據(jù)，管理好元數(shù)據(jù)，將使公文歸檔工作高效且安全，將使檔案綜合信息保持完整不散失。公文電子化歸檔中的電子公文數(shù)量和元數(shù)據(jù)的齊全，可以更有效、更安全、更及時地發(fā)揮電子公文在國企工作中作為參謀助手的重要效用。

參考文獻(xiàn)

[1]周耀林、王艷明主編.電子文件管理概論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2016.8：96，326.

[2]朱匯川.論元數(shù)據(jù)在電子檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽科技，2008.10：41.

作者簡介

梁旭（1969-），女，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。