蔣超

摘 要：事業(yè)單位文書檔案管理工作作為整個(gè)事業(yè)單位得以安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要保障，其對于事業(yè)單位相關(guān)工作環(huán)節(jié)的工作效率以及事業(yè)單位相關(guān)工作人員的服務(wù)水平有著極其重要的作用，特別是對于在當(dāng)前信息化背景下提高相關(guān)工作環(huán)節(jié)的工作效率所起的重要作用，將較大程度上促進(jìn)事業(yè)單位相關(guān)工作環(huán)節(jié)操作水平的提高，但在事業(yè)單位文書檔案管理工作的過程中，出現(xiàn)了文書檔案管理工作不夠完善等問題，本文就信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作中所出現(xiàn)的相關(guān)問題進(jìn)行研究，并就如何更好地進(jìn)行事業(yè)單位文書管理工作提一些意見和建議，為事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利進(jìn)行盡綿薄之力。

關(guān)鍵詞：信息化背景；事業(yè)單位；文書檔案管理工作

在信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作是事業(yè)單位相關(guān)工作中的重要環(huán)節(jié)，事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展離不開文書檔案管理工作，但在事業(yè)單位實(shí)際的文書檔案管理工作過程中出現(xiàn)了相關(guān)文書檔案管理人員管理水平有待提高、相關(guān)文書檔案管理制度不夠完善以及相關(guān)文書檔案管理工作監(jiān)察人員監(jiān)察力度有待加強(qiáng)等問題，接下來將就上述問題進(jìn)行簡析，并介紹幾種能夠使事業(yè)單位文書檔案管理工作更好地進(jìn)行的方式與方法。

1 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作所出現(xiàn)的相關(guān)問題

1.1 事業(yè)單位文書檔案管理水平不符合當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求

事業(yè)單位文書檔案管理制度是整個(gè)事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要支撐，正因?yàn)橛辛耸聵I(yè)單位文書檔案管理制度的支撐，相關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作才得以順利進(jìn)行，由于當(dāng)前計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，整個(gè)事業(yè)單位文書檔案管理工作向著檔案管理信息化的方向發(fā)展，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)為文書檔案管理人員管理文書檔案提出了新的要求，即文書檔案管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對文書檔案進(jìn)行精細(xì)的管理，特別是對某些重要的數(shù)據(jù)檔案等文件，可以及時(shí)地輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行后期的檔案查詢以及整理等工作，但部分事業(yè)單位文書檔案的管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求[1]。

1.2 事業(yè)單位相關(guān)文書檔案管理人員管理水平有待提高

事業(yè)單位文書檔案相關(guān)管理人員作為整個(gè)事業(yè)單位文書檔案管理工作的主要執(zhí)行者與管理者，其工作效率以及文書檔案管理水平將直接影響整個(gè)事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利實(shí)施與發(fā)展前景，所以，事業(yè)單位文書檔案相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)充分了解文書檔案管理工作的相關(guān)流程，并對事業(yè)單位文書檔案管理工作容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，找到解決此類問題的方式和方法，但部分事業(yè)單位文書檔案管理人員對于文書檔案管理工作缺乏足夠的耐心，在根本不了解事業(yè)單位文書檔案管理工作流程的情況下，盲目地進(jìn)行文書檔案管理工作，導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作出現(xiàn)了重大疏漏，對事業(yè)單位文書檔案管理工作造成了難以彌補(bǔ)的損失。

1.3 對事業(yè)單位相關(guān)文書檔案管理工作的監(jiān)察力度有待加強(qiáng)

對事業(yè)單位相關(guān)文書檔案管理工作的監(jiān)察督促是整個(gè)事業(yè)單位文書檔案管理工作的關(guān)鍵一環(huán)，當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案收集管理工作由于受到各部門、人員各種因素的共同影響，因此需要事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)察部門肩負(fù)起自身的監(jiān)察督促責(zé)任，對文書檔案管理工作的整理編輯等過程進(jìn)行相對嚴(yán)格的監(jiān)督，確保不會因?yàn)槲臅鴻n案管理人員的人為疏忽而造成事業(yè)單位文書檔案管理工作的損失。

2 如何更好地進(jìn)行信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作

2.1 完善事業(yè)單位文書檔案管理制度

相關(guān)事業(yè)單位要想更好地進(jìn)行信息化背景下的文書檔案管理工作，首先應(yīng)當(dāng)完善事業(yè)單位文書檔案管理制度，對原有的文書檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的審核，對于其中不符合當(dāng)前信息化要求的部分，要進(jìn)行相應(yīng)的修改與完善，而對于相關(guān)管理制度符合當(dāng)前信息化時(shí)代的相關(guān)要求的規(guī)定，要予以發(fā)揚(yáng)，而與此同時(shí)，相關(guān)文書檔案管理制度應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)事業(yè)單位文書檔案管理人員充分利用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，對事業(yè)單位文書檔案管理工作進(jìn)行更加科學(xué)合理的編輯、整理以及管理，通過充分利用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的工作效率，使得事業(yè)單位文書檔案管理制度順應(yīng)當(dāng)前信息化的時(shí)代背景，從而使事業(yè)單位文書檔案管理工作在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上更好更快地發(fā)展[2]。

2.2 提高事業(yè)單位文書檔案管理人員的管理水平

相關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案信息化管理。在當(dāng)前的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)被越來越廣泛地應(yīng)用于社會生活中的各個(gè)方面，人們更加傾向于在網(wǎng)上搜索需要的信息，因此檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的巨大優(yōu)勢，為檔案管理工作提供更加方便快捷的途徑，所以，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提高自身的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，相關(guān)檔案管理人員除了要具備最基本的管理技能及能力外，還需掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，使自身能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)科學(xué)細(xì)致得對文書檔案進(jìn)行分類、組卷和歸檔等工作，正因?yàn)橐杂?jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作要改變以往傳統(tǒng)的手工記錄以及整理等檔案管理方式，使得檔案管理工作趨向信息化以及自動化，通過運(yùn)用檔案自動化管理技術(shù)，使得事業(yè)單位文書檔案管理人員在為相關(guān)用戶提供檔案查詢等服務(wù)時(shí)，可以縮短查找文書檔案的時(shí)間，提高文書檔案管理與查詢等工作的工作效率，另外，通過檔案自動化管理技術(shù)可以對工作量龐大的文書檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)的管理，從而盡可能地保證文書檔案查詢以及管理等工作方面不會出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤與漏洞，最大程度地保證事業(yè)單位文書檔案在查詢以及管理工作過程中的安全。

其次，當(dāng)前文書檔案的制成材料也在朝著多元化的方向進(jìn)行發(fā)展，這就要求文書檔案管理人員要熟悉一定的錄音錄像及縮微技術(shù)，從而在文書檔案管理以及資源整合等方面充分展現(xiàn)自身所熟練掌握的錄音錄像等現(xiàn)代化技術(shù)，使得自身在文書檔案整理工作的過程中體會計(jì)算機(jī)技術(shù)的巨大作用，相關(guān)文書檔案管理人員只有掌握這些現(xiàn)代化技術(shù)，才能開展形式多樣的檔案服務(wù)，在當(dāng)前信息化的大背景下充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

最后，文書檔案管理人員要具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，事業(yè)單位文書檔案工作人員要及時(shí)地將檔案目錄以及圖片等檔案信息資源上傳到現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)也要學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護(hù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)知識，使檔案信息資源更快更好且充分有效地為社會大眾服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源在當(dāng)前信息化大背景下的巨大作用，滿足人們對檔案信息資源的迫切需要，除此之外，當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)要求檔案工作者要熟練掌握在檔案管理活動中所運(yùn)用到的科學(xué)技術(shù)，包括熟練使用電腦、錄音錄像、縮微技術(shù)，掌握一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及網(wǎng)上信息資源的開發(fā)能力，從而在開發(fā)網(wǎng)上相關(guān)檔案信息資源的基礎(chǔ)上，完善自身的檔案信息資源，提高自身對于檔案管理工作的管理水平，為檔案管理貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

2.3 加大對事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)察力度

事業(yè)單位文書檔案管理工作的監(jiān)察部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起相應(yīng)的監(jiān)察責(zé)任，對事業(yè)單位文書檔案管理工作的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的監(jiān)察，對于在監(jiān)察過程中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，要向有關(guān)部門做及時(shí)的反饋，盡可能地減少事業(yè)單位文書檔案管理工作的錯(cuò)誤與損失[3]。

3 總結(jié)

事業(yè)單位文書檔案管理工作關(guān)系著整個(gè)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，雖然其出現(xiàn)了文書檔案管理制度不完善、文書檔案管理人員的水平有待提高以及文書檔案管理工作的監(jiān)察力度有待加大等問題，但相關(guān)事業(yè)單位可以通過完善文書檔案管理制度等措施來進(jìn)行解決，另外，在當(dāng)前信息化的大背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作將會有極大的發(fā)展空間。

參考文獻(xiàn)

[1]田波.信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：73-74.

[2]黃小茗.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（08）：77.

[3]嚴(yán)紅利.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（07）：105.