葛俊

摘 要：隨著信息化社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案的科學(xué)化管理越來(lái)越受到重視，檔案的高效管理變的尤為重要。檔案作為企業(yè)及社會(huì)進(jìn)行人員管理判別的重要依據(jù)，會(huì)非常直觀的影響到一個(gè)員工的提拔、晉升甚至是辭退，所以如何將現(xiàn)階段高科技化的管理手段融入到目前的檔案管理中，成為了一個(gè)非常現(xiàn)實(shí)且重要的課題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)技術(shù)；人員管理

在一個(gè)國(guó)家不斷發(fā)展的過(guò)程中其制度也會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而進(jìn)行合理的改變。而檔案管理的制度也在這樣的基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行完善，更關(guān)鍵的是如今檔案管理受到了越來(lái)越多用人單位及企業(yè)的高度重視，將其視為人才判斷的重要依據(jù)之一。而很多企業(yè)也在不斷的探索全新的檔案管理方式與理念，以保證檔案管理能切實(shí)符合公司的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)細(xì)化。

而檔案管理與管理人員的整體素質(zhì)是密切相連的，只有檔案管理人員充分認(rèn)清自己工作崗位的重要性并且要善于應(yīng)用與學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理手段，切實(shí)的提高檔案的綜合使用性。同時(shí)隨著我國(guó)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，加上我國(guó)又是擁有十幾億人口的超級(jí)人口大國(guó)，這也讓檔案管理的數(shù)量迅猛增加，這對(duì)檔案管理人員是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)。在這種情況之下，更需要檔案管理人員對(duì)自己嚴(yán)格高標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷提升自己行業(yè)的整體素質(zhì)，才能在檔案管理系統(tǒng)日益龐大的今天，做到有效的檔案管理。

我們也可以將檔案管理看成是一項(xiàng)政治工作，因?yàn)闄n案會(huì)涉及到每個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的身份認(rèn)定。所以這也要求在檔案管理的過(guò)程中，尤其是檔案的管理相關(guān)人員，要嚴(yán)于律己，遵守我國(guó)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)工作做到盡忠盡責(zé)，并且不斷完善檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，保證檔案管理工作可以更加高效的執(zhí)行下去。

1 提升檔案管理科學(xué)化應(yīng)遵守的原則

1.1 服務(wù)原則

提升檔案管理科學(xué)化的第一原則就是加強(qiáng)服務(wù)化管理。早期的檔案管理對(duì)于權(quán)限的設(shè)置比較嚴(yán)格，只有國(guó)家有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員才可以進(jìn)行管理。而且檔案作為私密性較高的系統(tǒng)資料，長(zhǎng)期以來(lái)都屬于嚴(yán)密的管理模式，所以導(dǎo)致很多的檔案資料都屬于長(zhǎng)期的封存狀態(tài)，沒(méi)有得到很好的利用與管理，其自身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有得到有效的利用，而檔案其服務(wù)的功能一直處于弱化的狀態(tài)，所以提升服務(wù)，是科學(xué)化的管理檔案的首要執(zhí)行原則。

1.2 發(fā)展原則

我國(guó)目前處于信息化高速發(fā)展的時(shí)代，智能電子科技系統(tǒng)在不斷升級(jí)。這也給檔案管理帶來(lái)了升級(jí)發(fā)展的機(jī)遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗(yàn)。所以檔案管理人員應(yīng)該從多方面去了解如今電子科學(xué)發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學(xué)習(xí)并掌握更先進(jìn)的管理技術(shù)，開(kāi)發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)?？茖W(xué)化檔案管理的重要考核就是不斷的進(jìn)行發(fā)展與功能的創(chuàng)造。

1.3 人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學(xué)化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能帶動(dòng)檔案管理更快的發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)，相關(guān)的管理人員或者后勤保障人員都要認(rèn)真意識(shí)到檔案管理的重要度。結(jié)合現(xiàn)階段最先進(jìn)的檔案管理手段或系統(tǒng)應(yīng)用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學(xué)管理有效提高，不斷融入到實(shí)際的工作之中。

2 提升檔案管理科學(xué)化的重要路徑

2.1 樹(shù)立現(xiàn)代化的科學(xué)理念

管理檔案工作如果想要在質(zhì)量及效率得到有效的提升，首先要從思想層面進(jìn)行有針對(duì)性質(zhì)的優(yōu)化。要堅(jiān)持檔案管理工作科學(xué)化的發(fā)展理念不動(dòng)搖，通過(guò)正確的科學(xué)化從而達(dá)到檔案管理的合理和前瞻性。并且，建立健全完善檔案管控機(jī)制是將檔案管理工作快速發(fā)展的助推器，因?yàn)檫@也可以讓檔案管理人員及時(shí)高效的進(jìn)行檔案歸檔、檔案利用、檔案管控和檔案相關(guān)保密等工作。在電子科技高速發(fā)展的新時(shí)代下，檔案的管理機(jī)制要求更要嚴(yán)格縝密。而構(gòu)建多層架構(gòu)的檔案管理體系，并且加以不斷的完善在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中起著舉重輕重的意義。尤其是一些企業(yè)內(nèi)部可以利用多層架構(gòu)和集中管控的管理模式進(jìn)行全方位的開(kāi)發(fā)性管理，從而實(shí)現(xiàn)整體機(jī)制的全面完事，為檔案管理工作日益走向規(guī)范與科學(xué)化奠定下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案管理信息化水平

檔案管理伴隨著如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展也發(fā)生著翻天覆地的變化，檔案管理也不斷向著高速電子信息化領(lǐng)域進(jìn)行良好且快速的發(fā)展。當(dāng)然信息科學(xué)化的檔案管理是需要專(zhuān)業(yè)的管理系統(tǒng)設(shè)備以及基礎(chǔ)設(shè)施作為發(fā)展的根基。在之前傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，紙質(zhì)是檔案管理最常見(jiàn)也是唯一載體方式。但是隨著電子信息化的發(fā)展，如今例如視頻類(lèi)、音頻類(lèi)的載體越來(lái)越多的呈現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域之中。我傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體也有諸多的弊端。尤其是對(duì)于紙張資源的浪費(fèi)，與我國(guó)現(xiàn)在倡導(dǎo)的無(wú)紙化的綠色辦公相悖，而且紙張載體隨著時(shí)間的流逝，因?yàn)槠湮锢硇再|(zhì)的原因，其保存時(shí)間與電子資料相比相差甚遠(yuǎn)。所以為了改變目前的現(xiàn)狀，檔案管理信息化系統(tǒng)必須得到大力的發(fā)展與提升，將電子科技與相關(guān)的設(shè)備設(shè)施更多元的融入到檔案管理工作之中。尤其是就是電子計(jì)算機(jī)的加入對(duì)于檔案管理信息化和科學(xué)化的建設(shè)起著關(guān)鍵性的作用。電子計(jì)算機(jī)自問(wèn)世以來(lái)就因?yàn)槠涓咝Э焖俚倪\(yùn)算系統(tǒng)受到了人們的廣泛青睞，通過(guò)計(jì)算機(jī)的相關(guān)系統(tǒng)應(yīng)用可以更好的獲得更全面的知識(shí)和信息，如今極速發(fā)展的電子計(jì)算機(jī)正在每個(gè)行業(yè)發(fā)揮著重要的作用。政府部門(mén)及企業(yè)的相關(guān)檔案管理部門(mén)及人員可以通過(guò)創(chuàng)建電子版的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)的錄入，這樣可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)建立的系統(tǒng)查詢平臺(tái)，用戶通過(guò)指定賬戶登錄的方式使得檔案的相關(guān)信息資料可以快速的查詢檢索，分析和保存，讓檔案管理的安全性得到極大地提高和改善，而檔案也可以突破傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的限制，不僅可以做到環(huán)保，更關(guān)鍵的是可以將存儲(chǔ)信息的有效時(shí)間得到更好的延長(zhǎng)，能夠非常好的減少檔案管理的工作量。

2.3 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

雖然通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的電子科技系統(tǒng)可以更高效的助力檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。但是我們絕對(duì)不能忽略的是檔案管理人員的綜合培養(yǎng)。首先來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的綜合性培訓(xùn)是需要從多個(gè)方面入手的，不僅僅是提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)操作的熟練程度，更重要的是將實(shí)際學(xué)習(xí)的知識(shí)實(shí)際快速的應(yīng)用到檔案管理工作之中。而一些檔案管理人員受本身年齡和計(jì)算機(jī)操作能力的限制，不能夠及時(shí)的學(xué)習(xí)了解最新的電子操作管理系統(tǒng)，這時(shí)候更需要企業(yè)和政府部門(mén)足夠重視并正視這一問(wèn)題，通過(guò)建立完善的培訓(xùn)制度及崗位考核制度，促進(jìn)有關(guān)管理人員的素質(zhì)的提高。舉例來(lái)說(shuō)，在工程類(lèi)的檔案管理中，檔案管理人員就必須要具備一定的工程知識(shí)概念和檔案的技能。當(dāng)然檔案管理人員還應(yīng)該具備處理突發(fā)情況的能力與素養(yǎng)，在出現(xiàn)一些突發(fā)危機(jī)狀況時(shí)不僅要沉著應(yīng)對(duì)，更要熟練的應(yīng)用自己掌握的技能，將危機(jī)及時(shí)處理，以免造成更復(fù)雜的局面。

2.4 轉(zhuǎn)換檔案管理服務(wù)模式

如今現(xiàn)代化電子科技技術(shù)手段越來(lái)越多的融入到檔案管理工作中。這也讓檔案管理的工作及服務(wù)模式發(fā)生著巨大的變化，其中最顯著的轉(zhuǎn)變就是檔案相關(guān)的管理部門(mén)從信息的簡(jiǎn)單的給予者變成了信息的查詢者。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的培訓(xùn)的檔案管理人員必須要具備專(zhuān)業(yè)的組織管理能力，這是作為檔案管理工作者的一個(gè)重要考核要求之一。所以，傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)該發(fā)生改變，不應(yīng)該僅僅是停滯在保存和借閱的簡(jiǎn)單層次，在檔案的網(wǎng)絡(luò)以及信息化的進(jìn)程中，檔案管理的權(quán)限應(yīng)該有一定的下放，這是為了更好的構(gòu)檔案的電子信息化平臺(tái)，讓檔案資料不僅限紙質(zhì)檔案。而是可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢，真正意義上的實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的工作限制。讓檔案更靈活深入的應(yīng)用到各種工作之中。

2.5 創(chuàng)造保障體系

檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程絕對(duì)不是一朝一夕就可以改變的，是需要長(zhǎng)期的系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化結(jié)合實(shí)際工作情況來(lái)進(jìn)行不斷的加深和鞏固，這樣才為檔案管理工作科學(xué)化提供最為扎實(shí)牢固的保障。企業(yè)和政府部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)階層要不斷的深化檔案管理制度保障以及相關(guān)的體系建設(shè)，將檔案管理的科學(xué)化定為重要的工作考核目標(biāo)之一，為檔案管理工作的有序開(kāi)展提供最完整的保證。

2.6 提升檔案的利用程度

檔案管理的核心目的還是在于讓檔案資料更好的運(yùn)用在工作之中。所以提高檔案的利用程度，也是一項(xiàng)核心工作。通過(guò)將檔案進(jìn)行電子信息化歸檔等模式，將檔案的利用率大幅度提高，保證檔案可以最大程度意義上的發(fā)揮重要。當(dāng)然檔案管理人員也要注意工作與實(shí)際結(jié)合，從而有效的提高檔案使用率。

3 舉例衛(wèi)生類(lèi)科學(xué)化檔案管理方法

3.1 充分認(rèn)識(shí)衛(wèi)生檔案管理工作的重要性

衛(wèi)生檔案管理是我國(guó)衛(wèi)生工作一項(xiàng)重要的工程項(xiàng)目，通過(guò)整體加強(qiáng)衛(wèi)生檔案的管理，可以有效的提升我國(guó)衛(wèi)生及醫(yī)療相關(guān)部門(mén)的服務(wù)水準(zhǔn)以及管理的整體質(zhì)量。讓我國(guó)廣大的人民群眾，可以享受到更加良好的衛(wèi)生環(huán)境及更健全的醫(yī)療保障。所以各醫(yī)療機(jī)構(gòu)在工作中需特別重視對(duì)衛(wèi)生檔案管理的部署建設(shè)，同時(shí)建立特別部門(mén)對(duì)于衛(wèi)生檔案的管理起到監(jiān)管監(jiān)督的作用，從而保證衛(wèi)生檔案管理工作可以按照我國(guó)的相關(guān)規(guī)程，合法合理的進(jìn)行運(yùn)作，從而也保證了我國(guó)廣大人民群眾的基本權(quán)益。

3.2 保障衛(wèi)生檔案管理工作的有序開(kāi)展

從上述我們可以了解衛(wèi)生檔案管理工作對(duì)于我們國(guó)家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及人民權(quán)益的保障有著何等重要的作用，所以為衛(wèi)生檔案管理工作中加強(qiáng)工作的有序開(kāi)展，尤其是相關(guān)部門(mén)之間要學(xué)會(huì)通力合作，切實(shí)的將衛(wèi)生檔案管理工作提到日常工作重點(diǎn)中來(lái)，與實(shí)際情況相聯(lián)系，同時(shí)做好協(xié)調(diào)，這樣才能推動(dòng)整個(gè)行業(yè)的更快的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)各種門(mén)類(lèi)和載體衛(wèi)生檔案管理

如今隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)貨，檔案的載體不再單純是紙質(zhì)。而諸如錄音、視頻等形式資料的不斷革新出現(xiàn)，更是要求我們加強(qiáng)管理制度的規(guī)范。對(duì)于新形態(tài)下的電子類(lèi)的檔案，我們要熟練掌握操作方法，保證各類(lèi)檔案都可以正常歸檔調(diào)用。而其實(shí)這種新形態(tài)檔案的出現(xiàn)，也讓我們的檔案管理朝著多元化、信息化方向發(fā)展，這對(duì)于不斷發(fā)展的中國(guó)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)非常好的信號(hào)。

3.4 規(guī)范衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作

要依據(jù)我國(guó)衛(wèi)生檔案管理的相關(guān)規(guī)則制度與業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療、衛(wèi)生監(jiān)督、幼兒保健以及社區(qū)服務(wù)等的衛(wèi)生行業(yè)場(chǎng)所進(jìn)行規(guī)范的檔案管理。這要求我們?cè)谛袠I(yè)日常工作中做到細(xì)致規(guī)范，例如醫(yī)院在給病人就診時(shí)，要非常規(guī)范的按照規(guī)章要求將病人的情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄歸檔，然后進(jìn)行統(tǒng)一的保管，這樣可以起到對(duì)病人的信息進(jìn)行隨時(shí)的追蹤，確保每一位病人得到后續(xù)全方位的保障措施。其實(shí)醫(yī)院是衛(wèi)生檔案管理工作中最典型的案列，當(dāng)然如今有些醫(yī)院也存在著一些不足的地方。例如人員培訓(xùn)系統(tǒng)要不斷的進(jìn)行完善與規(guī)范，同時(shí)加強(qiáng)新的管理理念的引入，切實(shí)做好管理培訓(xùn)。

同時(shí)我們還要不斷的將城鄉(xiāng)居民健康檔案進(jìn)行建立和完善規(guī)范。城鄉(xiāng)健康檔案一直是衛(wèi)生檔案管理中最容易忽視的環(huán)節(jié)，正也是我國(guó)的醫(yī)療水平長(zhǎng)期處于世界中下游的結(jié)果，沒(méi)有建立健全完善的醫(yī)療系統(tǒng)。所以在今后的工作中，這一方面的建設(shè)確實(shí)要加強(qiáng)重視，不斷將相關(guān)制度深化完善，從而達(dá)到我國(guó)居民健康檔案更加的科學(xué)化。

3.5 提高衛(wèi)生檔案人員的履職能力

提高衛(wèi)生檔案人員的思想意識(shí)同樣非常的重要，這也就要求有關(guān)用人單位要把檔案的管理工作融入到日常本單位的整體工作當(dāng)中。不斷完善檔案的管理制度，同時(shí)要關(guān)注單位檔案管理人員的工作與生活，不要讓本單位檔案管理人員心中懷有不是本單位核心職門(mén)崗位的感覺(jué)，要重視建立檔案管理人員的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，切實(shí)激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

提高整體的工作效率，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作的重要職能之一就是為了給領(lǐng)導(dǎo)提供單位用人的重要科學(xué)依據(jù)，為人才戰(zhàn)略的執(zhí)行打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)。所以說(shuō)檔案管理工作的功能性非常之強(qiáng)，企業(yè)或者政府部門(mén)能夠科學(xué)的應(yīng)用好檔案，可以為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展起著相當(dāng)重要的作用與意義。

提高技術(shù)能力，加強(qiáng)教育宣傳培訓(xùn)。檔案管理工作人員要樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的端正態(tài)度，不斷的強(qiáng)化工作技能與經(jīng)驗(yàn)，學(xué)會(huì)善于總結(jié)工作中遇到的困難與問(wèn)題，并通過(guò)思考和學(xué)習(xí)進(jìn)行問(wèn)題的修繕。當(dāng)然在加強(qiáng)個(gè)人專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，更要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，以保證跟隨時(shí)代專(zhuān)業(yè)發(fā)展的最前端。也通過(guò)整體的學(xué)習(xí)，也可以讓衛(wèi)生檔案管理工作的技術(shù)性得到更大意義上的提升。

4 總結(jié)

提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化主要就是管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。這要求檔案管理人員不僅要有崗位責(zé)任心，更重要的是要有持續(xù)學(xué)習(xí)的能力以及將所學(xué)專(zhuān)業(yè)技能結(jié)合到工作實(shí)際當(dāng)中來(lái)。

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