胡健

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理日益凸顯其重要性。積極轉(zhuǎn)變檔案管理模式，優(yōu)化提升信息化管理水平，對于構(gòu)建便捷高效的檔案管理機制，推進信息化檔案建設(shè)，保障事業(yè)單位各項工作有效運行，具有重要的作用。本文從探討檔案信息化管理的主要優(yōu)勢著手，分析信息化管理過程中存在的問題，并提出了優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略，旨在為新時期事業(yè)單位管理和服務(wù)工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理

人事檔案成了人才信息的重要承載，也是人才信息的源泉。人事檔案能夠十分清晰地反映出人才的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎懲情況和行為軌跡，是人才選舉的重要途徑。在人事檔案管理的過程中，完善人事檔案管理工作，對人才資源開發(fā)產(chǎn)生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不斷加大的背景下，事業(yè)單位人事檔案管理變得越來越重要。從人事檔案管理工作開展的必要性出發(fā)，優(yōu)化其工作的具體策略，可以為提升人事檔案管理工作的水平提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的主要優(yōu)勢

1.1 提高檔案管理工作效能

切實推進檔案信息化管理，能為檔案管理工作提供積極的技術(shù)支持和發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化檔案管理工作效能。創(chuàng)新利用檔案信息化管理新形式，完善軟硬件管理系統(tǒng)，不僅能轉(zhuǎn)變檔案管理職能、提升管理效率、提升檔案管理的科學(xué)性，而且能促進檔案信息資源的共建和共享。在一些政策法規(guī)許可的范圍內(nèi)，事業(yè)單位內(nèi)部、各部門以及其他相關(guān)事業(yè)單位和部門之間通過科學(xué)創(chuàng)建工作局域網(wǎng)、加強溝通合作，能更好地實現(xiàn)信息互換和資源共享，進而能夠提升管理工作效能，為事業(yè)單位決策和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 促進檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展

在現(xiàn)代信息社會，信息化建設(shè)是展現(xiàn)事業(yè)單位整體管理水平和服務(wù)職能的重要方面。檔案信息資源是新時期事業(yè)單位實施公共決策、開展公共服務(wù)的重要參考素材。積極創(chuàng)新管理方式方法，深入應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)手段，大力推進檔案信息化管理工作，有利于促進檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，為社會公共事業(yè)的規(guī)劃和進步做好準備。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案清理難度較強，并且堆積較重

當前形勢下，絕大部分事業(yè)單位在工人檔案管理工作中，仍然采用的管理模式相對較為枯燥、單一、單調(diào)。單位內(nèi)部所有工人的檔案，幾乎都被單位領(lǐng)導(dǎo)所控制。然而這種檔案管理模式更適合與傳統(tǒng)模式管理方式。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與進步，人才的流動已經(jīng)是司空見慣的現(xiàn)象。傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式，已經(jīng)不能夠順應(yīng)當前事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展需要。當事業(yè)單位的員工退休或者離職時，該部分員工的檔案并沒有被妥善的處理，不會被及時的更新，更不會被清理掉。隨著時間的不斷的向前推移，越來越多的無效檔案堆積如山，這些無效檔案不但占據(jù)了大量的辦公空間，更不利于人力資源工作的開展。

2.2 缺乏工人檔案管理意識

事業(yè)單位在實際的經(jīng)營管理中，缺乏對工人檔案的管理意識。部分事業(yè)單位對于工人檔案的管理并沒有給與足夠的重視，并且缺乏對工人檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。因此，事業(yè)單位工人檔案管理工作，在我國事業(yè)單位當中并沒有得到很好的實施。由于工人檔案管理意識的缺乏，在事業(yè)單位的管理工作中的體現(xiàn)相對較為明顯。大部分事業(yè)單位并未引起對工人檔案管理工作的重要性。長期對于工人檔案管理的忽視，導(dǎo)致事業(yè)單位并沒有及時的對工人檔案做出整理與總結(jié)。

3 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施

3.1 完善制度，規(guī)范監(jiān)管

健全完善的管理制度、規(guī)范有序的監(jiān)管辦法，將為優(yōu)化檔案管理提供保障。首先，事業(yè)單位要嚴格根據(jù)《檔案法》和國家檔案管理條例，聯(lián)系本單位的實際情況，建立健全檔案信息化管理制度，靈活設(shè)計檔案管理工作考核辦法，依法嚴格治檔，杜絕以權(quán)謀私現(xiàn)象，助推檔案管理工作順利開展。其次，要強化對檔案信息化管理的有效制約和監(jiān)督。事業(yè)單位要堅持依法依規(guī)，切實融通事業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督，充分利用管理公開和社會監(jiān)督形式，勇于接受新聞媒體和群眾監(jiān)督，及時排查檔案管理過程中的隱患，營造一個安全高效的信息化管理環(huán)境。再次，完善檔案管理學(xué)習(xí)制度。事業(yè)單位要持續(xù)開展學(xué)習(xí)我國《檔案法》《檔案法實施辦法》以及其他各種法律法令中相關(guān)的檔案管理規(guī)定，深化檔案管理制度認識，更加規(guī)范有序地開展檔案管理工作。最后，事業(yè)單位要完善管理評估體系，對檔案管理工作進行合理考核，以更好地保證信息化管理實效，真正將檔案信息化管理工作做細、做好。

3.2 完備設(shè)施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業(yè)單位必須加大資金投放力度，注重應(yīng)用性軟硬件信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，事業(yè)單位要根據(jù)國家檔案管理標準，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標準化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個科學(xué)實用的檔案信息運營網(wǎng)站，實施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網(wǎng)頁形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進程，有利于進一步促進事業(yè)單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業(yè)單位各個部門要及時整合相關(guān)檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實施信息化管理。最后，事業(yè)單位還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲、管理、維護，充實檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

3.3 提升意識，強化領(lǐng)導(dǎo)

為了從深層次對人事檔案管理工作進行完善，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視和關(guān)注，要讓人事檔案管理工作擁有強有力的支撐。單位內(nèi)部要把人事檔案管理工作納入議事日程之中。比如，創(chuàng)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組對人事檔案管理工作的各個層面負責，并開展定期的檢查和指導(dǎo)工作。在工作開展中要及時地發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，提出解決意見。隨之形成人事檔案管理考核機制，對人事檔案工作進行合理的考量，開展分類指導(dǎo)模式，實現(xiàn)動態(tài)管理模式。這樣，人事檔案工作會展現(xiàn)出制度化特征，更加規(guī)范和科學(xué)。

3.4 優(yōu)化檔案功能

人事檔案管理工作要讓檔案的內(nèi)容趨于全面、客觀和動態(tài)。由此，事業(yè)單位就需要對檔案的實際功能進行全新定位和升級。第一，要關(guān)注檔案的重要內(nèi)容。對其進行有效的保留。第二，對檔案的實際內(nèi)涵進行擴大和豐富。比如，其中涉及了養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險和失業(yè)保險等內(nèi)容，還應(yīng)該強化對工作業(yè)績的分析，增加關(guān)于學(xué)習(xí)獎懲、專業(yè)特長等的信息。這樣，才會滿足單位對人才的需求。

4 結(jié)語

隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位的工人檔案管理工作要求逐漸提升。隨著檔案管理工作的良好發(fā)展，與此同時暴露出來的問題也越來越多。例如，檔案出現(xiàn)弄虛作假，工作檔案與實際不相符、以及棄檔等問題出現(xiàn)。這些問題在很大程度上嚴重的阻礙了檔案管理工作的順利開展。因此，事業(yè)單位要給與高度的中，并且針對其出現(xiàn)的問題，及時的采取有效措施對其加以控制，進而保障事業(yè)單位工人檔案工作進一步發(fā)展，全面事業(yè)單位全面工作的順利發(fā)展。

參考文獻

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