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        加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展

        2019-06-17 01:22:54吳國芬
        卷宗 2019年15期
        關(guān)鍵詞:醫(yī)院發(fā)展檔案管理醫(yī)院

        吳國芬

        摘 要:醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院綜合檔案管理的重要組成部分,是醫(yī)院的基礎(chǔ)性工作,加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理有助于醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量與效益。本文主要立足于醫(yī)院發(fā)展過程中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要作用,探索加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施,助力醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)能力,健康穩(wěn)定地發(fā)展下去。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;醫(yī)療設(shè)備檔案;檔案管理;醫(yī)院發(fā)展

        隨著醫(yī)院發(fā)展年限日益延長,醫(yī)療設(shè)備逐漸增多,檔案資料也越來越多,如果不加強(qiáng)檔案管理,就無法快速查閱醫(yī)療設(shè)備檔案,也就不能發(fā)揮檔案在醫(yī)療服務(wù)與醫(yī)院發(fā)展中的作用。但是現(xiàn)階段的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在重視不足、管理制度不完善、收集內(nèi)容不明確、信息化建設(shè)與軟硬件建設(shè)滯后等問題,嚴(yán)重制約醫(yī)院的健康發(fā)展。因此,加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理勢在必行,下面就對此進(jìn)行分析和探討。

        1 加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用

        醫(yī)療設(shè)備檔案指的是一臺醫(yī)療設(shè)備從計(jì)劃采購到報廢的全過程的資料,加強(qiáng)其管理對醫(yī)院的健康發(fā)展具有重要意義[1]。具體表現(xiàn)為:一方面,有助于把控購置醫(yī)療設(shè)備的第一關(guān)。按照功能可以把醫(yī)療設(shè)備分為三類:診斷設(shè)備和治療設(shè)備、輔助設(shè)備,其檔案最先反映醫(yī)療服務(wù)需求,是第一信號,為醫(yī)院臨床科室購置新設(shè)備與否提供參考依據(jù)。在三類醫(yī)療設(shè)備中,哪些暫時不購、哪些急需采購、哪些堅(jiān)決停購,查閱設(shè)備檔案即可,為醫(yī)院把關(guān),幫助降低醫(yī)院的成本,減少資源浪費(fèi)。

        另一方面,為醫(yī)院維修及保養(yǎng)醫(yī)療設(shè)備提供便利。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案能了解設(shè)備的完好率、利用率、技術(shù)狀況等,提前報告并督促維修科室維修醫(yī)療設(shè)備。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中記錄設(shè)備運(yùn)行情況,這雖然比較麻煩,但能延伸、拓展醫(yī)療設(shè)備檔案管理范圍。醫(yī)院的個別科室為獲取短期經(jīng)濟(jì)效益,長期使用利用率較高的設(shè)備,拼設(shè)備、拼消耗,只要發(fā)生故障就很難維修,導(dǎo)致部分醫(yī)療設(shè)備因維修成本過高而提前報廢,不但增加醫(yī)院經(jīng)濟(jì)損失,還不利于對患者的繼續(xù)診斷與治療,必須加強(qiáng)檔案管理,及早維修醫(yī)療設(shè)備,延長其使用壽命。

        2 加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施建議

        2.1 納入醫(yī)療質(zhì)量目標(biāo)管理,提高重視程度

        醫(yī)院應(yīng)將醫(yī)療設(shè)備檔案管理納入其質(zhì)量管理目標(biāo),完善建立專兼職檔案人員目標(biāo)管理體系。例如醫(yī)院在綜合檔案室下設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案分室、兼職檔案人員,形成完整的、科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò),突出對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度。與此同時,要求專職檔案人員定期為醫(yī)療設(shè)備檔案管理提供指導(dǎo)、監(jiān)督與培訓(xùn),明確分工,把責(zé)任落實(shí)到人頭,及時發(fā)現(xiàn)問題、妥善解決問題。其他相關(guān)人員則要主動配合檔案人員收集、整理醫(yī)療設(shè)備資料,掌握購置醫(yī)療設(shè)備的進(jìn)展及其原始記錄、隨機(jī)材料等,預(yù)防材料缺失。

        2.2 完善設(shè)備檔案管理制度,落實(shí)工作機(jī)制

        完善的制度是加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的前提,醫(yī)院綜合檔案室必須基于國家檔案法律法規(guī)和醫(yī)院的工作要求,建立貫徹醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備調(diào)用及管理的整個流程的完善管理制度[2]。例如制定《醫(yī)院設(shè)備檔案整理規(guī)范》,完善醫(yī)療設(shè)備檔案借閱權(quán)限、使用權(quán)限等制度,對其查閱進(jìn)行嚴(yán)格控制,禁止非技術(shù)類人員不經(jīng)過允許就查閱醫(yī)療設(shè)備檔案,提高檔案的保密性、安全性。除了借閱和調(diào)用,還要基于醫(yī)院實(shí)際情況完善制定一整套醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度,促使采集、歸檔、審核、保管、交接、管理等檔案管理工作都有章可循,促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理不斷趨于制度化、標(biāo)準(zhǔn)化,提高設(shè)備利用率,為醫(yī)療的運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        2.3 明確設(shè)備檔案收集內(nèi)容,做好收集工作

        為加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理,促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展,綜合檔案室必須做好檔案收集工作,確保檔案的完整性。這就需要醫(yī)院檔案人員進(jìn)一步明確醫(yī)療設(shè)備檔案收集內(nèi)容,從購置到使用再到報廢的每一個流程都有據(jù)可查。主要包括:第一,申購醫(yī)療設(shè)備形成的文件,即購置申請單、論證報告、引進(jìn)明細(xì)表、計(jì)劃預(yù)算書、驗(yàn)收表等;第二,商業(yè)行為的有關(guān)文件,即醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購書、企業(yè)生產(chǎn)許可證、授權(quán)委托書、報價單、訂貨合同、發(fā)票復(fù)印件以及各種各樣的單據(jù)等等;第三,安裝醫(yī)療設(shè)備之后的使用與維修檔案,即使用與維修說明書、維修保養(yǎng)記錄、事故報告及其處理結(jié)果等等。

        在收集醫(yī)療設(shè)備檔案時還應(yīng)講究方式方法,提高收集工作效果。例如可使用三結(jié)合方法,結(jié)合定期收集和跟蹤收集、個別強(qiáng)調(diào)和一般號召、定點(diǎn)收集和全面收集。也就是每一年定期按照歸檔計(jì)劃的項(xiàng)目收集檔案;在醫(yī)療設(shè)備的整理用戶使用環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)材料或問題時不定時順藤摸瓜,收集檔案;針對醫(yī)務(wù)人員還沒有形成良好歸檔習(xí)慣的醫(yī)療設(shè)備文件材料,在其開箱、安裝和調(diào)試等環(huán)節(jié)定點(diǎn)定人收集,提高歸檔率,保證醫(yī)療設(shè)備文件材料的完整性。在收集紙質(zhì)材料時應(yīng)完整收集電子文件檔案,做好備份。

        2.4 建立檔案信息管理系統(tǒng),提高技術(shù)水平

        在網(wǎng)絡(luò)信息時代,醫(yī)院應(yīng)努力研制檔案信息管理系統(tǒng),提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化建設(shè)水平。其要求是為制定醫(yī)療設(shè)備采購決策提供參考,記錄醫(yī)療設(shè)備基本信息和使用過程,體現(xiàn)其管理現(xiàn)狀,分析設(shè)備效益[3]。例如醫(yī)療設(shè)備檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)包括醫(yī)療設(shè)備的論證、購入、檢修、鑒定、報廢、查詢、經(jīng)濟(jì)效益等功能模塊,在信息技術(shù)支持下提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作效率,方便檔案利用者查詢下載檔案信息,促進(jìn)其在線利用,充分體現(xiàn)檔案價值。

        醫(yī)療設(shè)備論證模塊主要處理醫(yī)院五萬元以上的醫(yī)療設(shè)備的論證認(rèn)證申請;購入模塊主要處理醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的登記與購入等信息;使用模塊主要處理醫(yī)療設(shè)備使用環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錄入;檢修模塊主要負(fù)責(zé)記錄每一個維修事件,對醫(yī)療設(shè)備故障進(jìn)行分類,并在一定時期統(tǒng)計(jì)故障情況,及時總結(jié)醫(yī)療設(shè)備維修經(jīng)驗(yàn);鑒定模塊依據(jù)醫(yī)院的表格對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定和處理;報廢模塊由醫(yī)療設(shè)備使用科室的負(fù)責(zé)人提出申請,工程技術(shù)人員以及醫(yī)療設(shè)備使用人員、管理人員成立醫(yī)療設(shè)備報廢鑒定小組,盡管鑒定確認(rèn)需要報廢的醫(yī)療設(shè)備,在主管部門或院長通過審批之后進(jìn)行報廢處理;查詢模塊的使用頻率最高,例如查詢醫(yī)療設(shè)備的價格、功能以及使用年限等,生成報表;經(jīng)濟(jì)效益模塊則分析貴重醫(yī)療設(shè)備的效益。

        2.5 增加軟硬件建設(shè)投入,服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展

        完備的、良好的軟硬件設(shè)施是加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要條件,醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格選擇管理醫(yī)療設(shè)備檔案的場所、庫房,并適當(dāng)增加投入。例如配備空調(diào)、防磁柜、文件柜、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、掃描儀、打印機(jī)、潔凈氣體滅火器等設(shè)施。對于軟件建設(shè),正如前文所述,應(yīng)積極引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案信息管理系統(tǒng),并配置網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備、服務(wù)器、安全設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化加工設(shè)備、其他支撐設(shè)施等,合理選擇醫(yī)療設(shè)備檔案管理軟件,設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)庫,做好配套的檢索設(shè)計(jì)等工作,滿足醫(yī)療設(shè)備檔案信息檢索要求,提高查閱效率。如果條件允許還應(yīng)增加醫(yī)療設(shè)備檔案統(tǒng)計(jì)分析軟件,分析檔案數(shù)據(jù),提供準(zhǔn)確的、詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)信息,為醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展提供便利。

        3 結(jié)語

        加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理能促進(jìn)醫(yī)院有效把控設(shè)備購置關(guān)、提高設(shè)備維修保養(yǎng)效率,醫(yī)院在持續(xù)提高業(yè)務(wù)能力與醫(yī)療質(zhì)量的同時務(wù)必要將醫(yī)療設(shè)備檔案管理納入其質(zhì)量管理目標(biāo),重視落實(shí)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作,同時完善制度、明確收集內(nèi)容、建立相應(yīng)的信息管理系統(tǒng),提升醫(yī)療設(shè)備檔案管理的軟硬件建設(shè)水平,促使醫(yī)療設(shè)備更有效地作用于醫(yī)療業(yè)務(wù)以及醫(yī)療設(shè)備檔案管理更好地服務(wù)于醫(yī)院的運(yùn)行與發(fā)展,為醫(yī)院創(chuàng)造更大經(jīng)濟(jì)效益,助推醫(yī)院走上健康的、可持續(xù)的發(fā)展道路。

        參考文獻(xiàn)

        [1]金薇,陳仁更,戴偉.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理[J].中醫(yī)藥管理雜志,2017,25(20):178-179.

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        [3]吳芝芝,柯大觀.淺談現(xiàn)階段醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)和加強(qiáng)措施分析[J].數(shù)理醫(yī)藥學(xué)雜志,2016,29(11):1731-1732.

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