李靄芬

摘 要：隨著我國(guó)信息化產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，其對(duì)行業(yè)變革所帶來(lái)的影響也是空前的。在這個(gè)大背景下，作為企事業(yè)單位基礎(chǔ)工作之一的檔案管理，也需要跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，并以此來(lái)促進(jìn)單位自身的發(fā)展。本文就數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的應(yīng)用作出了分析并給出了相對(duì)應(yīng)的策略，做出了其發(fā)展的未來(lái)展望。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；企事業(yè)單位；檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)、掃描技術(shù)等引入檔案管理，數(shù)字化檔案這種新型檔案信息形態(tài)進(jìn)入了檔案管理的視域。相較于傳統(tǒng)形態(tài)的檔案，數(shù)字化檔案借助電子信息技術(shù)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的信息庫(kù)，具有傳遞簡(jiǎn)單、查找方便、節(jié)省空間以及資料保存完好等特點(diǎn)，便于實(shí)現(xiàn)資源共享。目前國(guó)內(nèi)很多企事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始接觸和應(yīng)用到了實(shí)際工作當(dāng)中，其帶來(lái)的便捷和高效性是以往所無(wú)法想象的，得到了大多數(shù)單位的高度重視，盡管在建設(shè)初期需要投入大量的人力和財(cái)力，但是其帶來(lái)的回報(bào)是巨大的。

1 數(shù)字化檔案管理概述

“數(shù)字化檔案管理是一種運(yùn)行在高速寬帶網(wǎng)絡(luò)上的、可跨庫(kù)檢索的海量數(shù)字化信息資源庫(kù)群，對(duì)有價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集，進(jìn)行數(shù)字化加工存儲(chǔ)和管理，實(shí)施知識(shí)增值，并提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子存取服務(wù)?！本湍壳皵?shù)字化檔案的源文件層面來(lái)看，數(shù)字化檔案主要由兩種源文件形態(tài)構(gòu)成，一種是將紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化媒介錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，另一種是最初就是以數(shù)字形式保存的文字、圖像、聲音、動(dòng)畫(huà)等多種形態(tài)的數(shù)字信息。使用數(shù)字技術(shù)能夠存儲(chǔ)海量信息，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)不受時(shí)間和地域限制，高效方便地查詢(xún)、檢索信息并獲得信息服務(wù)。通過(guò)數(shù)字化檔案管理，可極大提升檔案管理工作效果，促使檔案信息更好的應(yīng)用于企事業(yè)單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理之中。

2 數(shù)字化檔案順應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的生活和工作節(jié)奏不斷加快，檔案管理工作也不例外，數(shù)字化檔案管理可以使各項(xiàng)工作的開(kāi)展更為高效。并且，目前公眾需要社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域各項(xiàng)工作更為透明化，為了順應(yīng)這一社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，滿(mǎn)足公眾對(duì)于信息共享的迫切需要，數(shù)字化檔案管理勢(shì)在必行。檔案管理部門(mén)也需要數(shù)字化檔案來(lái)為公眾提供更加便捷高效的信息服務(wù)。以往紙質(zhì)檔案保存時(shí)間短、保存難度大，查找工作量大，如果想要在紙質(zhì)檔案室中找到需要的信息如大海撈針，但是應(yīng)用了數(shù)字化檔案管理之后，公眾甚至在家就可以輕松獲取到所需要的檔案信息。

3 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 提高檔案管理工作效率

計(jì)算機(jī)可以?xún)?chǔ)存大量信息是人們都已熟知的事實(shí)，數(shù)字化檔案管理將檔案信息以數(shù)字化形態(tài)進(jìn)行存儲(chǔ)，跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案管理將檔案掃描并記錄保存到計(jì)算機(jī)中，節(jié)省了空間，使得檔案能夠完整的保存下來(lái)。相應(yīng)的，運(yùn)用計(jì)算機(jī)運(yùn)算效率高的特點(diǎn)，可以簡(jiǎn)化檔案管理工作步驟，節(jié)省工作人員建檔、錄檔和存檔的時(shí)間。不僅如此，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)通常不會(huì)出現(xiàn)，在管理中漏掉某些檔案而使單位蒙受巨大的損失的情況，在很大程度上提升了工作的準(zhǔn)確率和安全性。并且，在查找數(shù)字化檔案時(shí)，可以借助檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢索，也使得檔案管理的檢索任務(wù)效率得到了很大程度的提升。

3.2 降低檔案管理成本

數(shù)字化的檔案管理不僅能夠提高工作效率，在資源節(jié)省方面也發(fā)揮著非常重要的作用，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位節(jié)省經(jīng)濟(jì)成本。與以往的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化的檔案只需要存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)當(dāng)中，減少了大量紙質(zhì)的消耗。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，理論上來(lái)說(shuō)10T的硬盤(pán)可以存儲(chǔ)5萬(wàn)億個(gè)字節(jié)，以采用64位處理器的電腦來(lái)看，5萬(wàn)億個(gè)字節(jié)約等于6250億個(gè)字，《紅樓夢(mèng)》全書(shū)73萬(wàn)字，10T的硬盤(pán)大約可以存儲(chǔ)85萬(wàn)本《紅樓夢(mèng)》。如果用以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，其消耗是顯而易見(jiàn)的巨大。而且移動(dòng)硬盤(pán)的便攜性和機(jī)械硬盤(pán)的不易損壞性都具有他們獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以用來(lái)處理各種不同類(lèi)型的檔案存儲(chǔ)工作，使檔案的存儲(chǔ)管理工作開(kāi)展更為順利和高效。不僅如此，以往的紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)后，會(huì)出現(xiàn)潮濕和蟲(chóng)蛀等損壞和損毀現(xiàn)象，會(huì)對(duì)企事業(yè)單位所需的信息造成非常大的損失，也需要投入更多的人力和財(cái)力進(jìn)行后期的維護(hù)工作，但是數(shù)字化的檔案卻不會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題。

3.3 推進(jìn)檔案管理信息共享

共享性是信息的基本特征之一，而信息社會(huì)是社會(huì)成員充分共享信息的社會(huì)，只有通過(guò)共享，信息這一戰(zhàn)略資源才能得到最大限度的開(kāi)發(fā)和利用，并為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。運(yùn)用數(shù)字化手段進(jìn)行快速高效的信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，已成為當(dāng)前檔案使用的新趨勢(shì)。數(shù)字化的檔案管理能夠?yàn)闄n案信息的共享帶來(lái)便捷，使單位內(nèi)部各部門(mén)之間的檔案信息資源得到有效的整合，而隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，不同單位，不同區(qū)域之間的檔案信息資源也能夠互相的交流，數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可以為社會(huì)各界提供良好的檔案資源平臺(tái)，節(jié)省許多的不必要的時(shí)間，極大提升檔案信息資源的利用率。

4 數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

就目前的檔案發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案管理工作開(kāi)始逐漸朝著信息化和服務(wù)化和資源共享方向發(fā)展。所以，要把握好數(shù)字檔案發(fā)展的具體形式，才能更好的開(kāi)發(fā)和發(fā)展數(shù)字化的檔案管理工作，以此來(lái)發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢(shì)。物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的成熟，已為建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)建設(shè)提供了技術(shù)保障，檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效互聯(lián)，檔案信息資源共享平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)發(fā)展與集成，平臺(tái)性能優(yōu)化實(shí)踐將指導(dǎo)檔案信息化業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、檔案信息資源高效管理和檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)多元化。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平的高速發(fā)展，檔案工作也要隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)一步的邁入數(shù)字化的發(fā)展中。數(shù)字化的檔案管理工作不僅能促進(jìn)工作效率的提升，也能進(jìn)一步的提高工作質(zhì)量和節(jié)省運(yùn)作成本，使得檔案管理工作發(fā)揮最大的作用。

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