梁齊玉冰

摘 要：軌道交通項(xiàng)目具有投資大，建設(shè)周期長(zhǎng)，參與單位多的特點(diǎn)。其中，軌道交通工程檔案的數(shù)量巨大，如何保證檔案收集和整理的質(zhì)量，形成檔案完整性的客觀評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)軌道交通項(xiàng)目檔案管理來(lái)說(shuō)具有重要意義。本文從地鐵項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，提出了解決這一問題的初步方案。

關(guān)鍵詞：軌道交通工程檔案；合同管理；完整性；機(jī)制

在軌道交通建設(shè)中，竣工檔案起著至關(guān)重要的作用。它不僅是工程監(jiān)理、驗(yàn)收的基礎(chǔ)，也是工程改造擴(kuò)建和后期質(zhì)量的重要憑證，這是整個(gè)軌道交通項(xiàng)目的真實(shí)記錄。中國(guó)軌道交通建設(shè)正處于快速發(fā)展時(shí)期，竣工檔案的收集、整理、歸檔工作也被列為軌道交通企業(yè)管理的重要組成部分。然而，由于軌道交通工程是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在施工中涉及的單位很多，規(guī)模較大，施工周期相對(duì)較長(zhǎng)，將涉及到大量不同種類的竣工檔案，如何提高大量的檔案管理已成為軌道交通管理的重點(diǎn)。

1 軌道交通項(xiàng)目檔案完整性管理的合同管理流程

在軌道交通項(xiàng)目檔案管理中，一是由合同管理部門簽訂的合同總帳，即項(xiàng)目公司合同管理部門按照年度和工程合同的規(guī)定，其中包含項(xiàng)目公司建設(shè)單位簽署的最完整的合同項(xiàng)目；二是合同管理文件從合同管理部門轉(zhuǎn)移到檔案部門，即合同管理部門。根據(jù)管理要求移交給檔案部門的合同文件逐項(xiàng)詳細(xì)說(shuō)明；三、由檔案部門安排的合同檔案，即檔案管理部門根據(jù)檔案資料整理的檔案。四是檔案管理部門備案，合同授予方法包括招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)談判、單源采購(gòu)或直接采購(gòu)。在合同授予過程中，檔案賬戶是檔案部門從合同采購(gòu)項(xiàng)目到合同簽訂過程中所收到的各類文件資料的歸檔；五是合同履約記錄，即收到的合同文件。合同部根據(jù)合同規(guī)定和規(guī)范，以及在履行合同過程中產(chǎn)生的文件和材料，包括已安排和形成的各種文件，建設(shè)監(jiān)理工作中的咨詢服務(wù)和文件結(jié)果；六、合同管理部門簽訂的合同清單，即重點(diǎn)工程財(cái)務(wù)審計(jì)部門結(jié)算項(xiàng)目清單；七是檔案結(jié)算會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)政部和審計(jì)部簽訂的工程結(jié)算材料，或者由施工單位內(nèi)部完成的工程結(jié)算材料。

2 軌道交通檔案管理存在的問題

從大多數(shù)軌道交通建設(shè)過程中檔案管理的發(fā)展來(lái)看，企業(yè)檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案工作正逐漸引起人們的關(guān)注。然而，檔案工作的重要性較低，對(duì)檔案設(shè)施的財(cái)政投入較為苛刻，檔案部門及其崗位被編纂，傳統(tǒng)檔案管理觀念根深蒂固，稀缺性已成為制約檔案管理的瓶頸。目前，軌道交通項(xiàng)目檔案管理存在一些共性問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案工作的重要性是不夠

目前，大多數(shù)單位只重視工程建設(shè)和工程質(zhì)量。工程檔案的管理觀念滯后，檔案的價(jià)值尚未得到充分挖掘和認(rèn)識(shí)。一些管理人員忽視了工程檔案的法律法規(guī)。一方面，知識(shí)的落后導(dǎo)致他們的思想模式處于一個(gè)不可忽視的層次。另一方面，有一個(gè)短視的想法，在工程文件中沒有太多的好處。事實(shí)上，工程檔案的作用是巨大的，檔案本身就是整個(gè)工程承載力和價(jià)值的體現(xiàn)。

2.2 沒有建立統(tǒng)一、統(tǒng)一的工程檔案

初步建立了軌道交通建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系大多以實(shí)例為依據(jù)，沒有建立符合國(guó)家和地方標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系，適合自身發(fā)展。他們沒有按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行工作，他們根據(jù)自己的習(xí)慣進(jìn)行管理，導(dǎo)致他們的管理權(quán)利和責(zé)任不清楚，以及收集范圍不全、文件損壞或遺失等一系列問題。

2.3 工程文件的收集和管理工作尚未完成

一方面，工程檔案管理工作不能滿足工程技術(shù)人員和工程管理人員的要求。工程檔案系統(tǒng)不可能及時(shí)納入項(xiàng)目管理體系。該系統(tǒng)不能保證工程檔案管理工作的實(shí)施。另一方面，檔案管理不能掌握單位、分支機(jī)構(gòu)和子項(xiàng)目。施工規(guī)模和時(shí)間節(jié)點(diǎn)無(wú)法制定出合理的管理任務(wù)。一些工程文件分散在用戶之間，當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)，完成的信息不完整。

2.4 檔案管理人員的素質(zhì)不夠

一些參與單位對(duì)檔案工作不重視。為了降低成本，他們沒有在建筑工地上建造特殊的文件，也沒有全職檔案管理員，檔案管理部門由于需求而臨時(shí)建置，大多是兼職或臨時(shí)派遣人員，往往在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，大部分被疏散到新崗位。這種暫時(shí)的性質(zhì)會(huì)引起一些問題。非專業(yè)文件管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)，對(duì)工程文件沒有相應(yīng)的理解和管理意識(shí)，數(shù)據(jù)管理器甚至文件存儲(chǔ)位置頻繁變化。新手對(duì)原始數(shù)據(jù)不熟悉，沒有應(yīng)急處理方案，而且切換程序也不完善，這可能會(huì)使原始記錄遭受損失。

2.5 文件內(nèi)容不完整

在軌道交通運(yùn)營(yíng)中，施工文件和竣工圖使用頻率較高。其中有些公司是不完整的，有些施工記錄沒有歸檔，如隱蔽記錄、各種材料的質(zhì)量報(bào)告等，竣工圖的修改不到位，導(dǎo)致竣工圖與實(shí)際工程不符。另外，我們只重視檔案中的紙質(zhì)文獻(xiàn)的收集，而忽視了其他類型的電子視聽檔案的收集。在僅有的幾張照片文件中，只有在完成了照片的制作之后，以及在工程建設(shè)之前缺少原始的照片，這些都給以后的操作和維護(hù)帶來(lái)了困難。

3 軌道交通項(xiàng)目合同管理完整性管理對(duì)策

具體措施如下：一是將合同管理部門簽訂的合同文件與合同管理部門移交檔案部門的合同文件進(jìn)行比較，掌握合同管理部門簽訂的合同與移交檔案部門的合同的區(qū)別，確保本單位簽訂的各類合同全部移交檔案部門；二是合同管理部門將檔案移交檔案部門。檔案部門整理的合同文件和檔案，應(yīng)當(dāng)保證檔案部門在歸檔整理過程中收集的合同的完整性。三是對(duì)檔案部門完成的合同檔案和合同授予過程檔案進(jìn)行比較，掌握歸檔采購(gòu)合同與其他采購(gòu)合同的區(qū)別，確保各類合同的采購(gòu)，保證在此過程中的文件全部歸檔；四是對(duì)歸檔合同記錄與合同履行成果進(jìn)行比較，掌握各參建單位的歸檔情況，確?？辈?、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、咨詢成果的完整性；五是對(duì)檔案合同的差異性進(jìn)行比較。抓好政府和合同結(jié)算項(xiàng)目，掌握合同結(jié)算工作的進(jìn)展情況，并督促試行，及時(shí)總結(jié)工程結(jié)算信息；六是合同檔案與合同結(jié)算資料的比較，掌握合同結(jié)算資料的歸檔情況，督促非歸檔合同結(jié)算資料及時(shí)歸檔。

通過以上與合同檔案的綜合比較，檔案部門能夠?qū)壍澜煌üこ虣n案的歸檔情況有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，更重要的是能夠?qū)⑽礆w檔的檔案底層牢記在心，以便及時(shí)歸檔。為了做好這項(xiàng)工作，我們要注意以下幾點(diǎn)：第一，在工程發(fā)包、工程驗(yàn)收、合同支付和結(jié)算的項(xiàng)目管理中，必須考慮檔案工作，把檔案工作作為一個(gè)重要環(huán)節(jié)，把檔案工作納入施工管理的相關(guān)環(huán)節(jié)，保證工程的質(zhì)量；第二，檔案工作不僅是檔案管理員的工作，以上核查要求建設(shè)單位有關(guān)專業(yè)部門積極配合，只有樹立全員檔案意識(shí)，各部門和全體員工的參與，才能真正做好項(xiàng)目檔案管理工作。第三，以上綜合比較應(yīng)以項(xiàng)目管理和建設(shè)全過程為基礎(chǔ)，每六個(gè)月或至少每年建立一個(gè)定期核查機(jī)制作為驗(yàn)證工作，直到項(xiàng)目的所有合同都結(jié)束。

4 結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)竣工檔案管理是軌道交通管理的重中之重，涉及建設(shè)單位、監(jiān)理單位等各類參建企業(yè)。要保證竣工檔案管理的有效完成，就必須不斷加強(qiáng)參建各方的檔案管理水平，使驗(yàn)收工作順利完成，避免浪費(fèi)人力物力，進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)軌道交通的快速發(fā)展。

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