張朝暉,王 罡,高淑娟,陳恩桃

(上海交通大學(xué) a.網(wǎng)絡(luò)信息中心;b.學(xué)生工作指導(dǎo)委員會,上海 200240)

0 引 言

學(xué)生資助工作是實現(xiàn)教育公平、促進社會和諧發(fā)展的重要舉措。目前我國高校中，受資助學(xué)生人數(shù)不斷擴大，資助水平也在逐漸提高[1]，全國各高校已形成“獎、助、貸、減、免、補”的六位一體的多元化學(xué)生資助體系，學(xué)生資助管理所涉及的工作量大面廣[2]。然而,各高校受資助學(xué)生數(shù)量眾多、資助種類多樣、資助總額龐大，現(xiàn)有基于手工和半自動化的學(xué)生資助管理工作越來越難以適應(yīng)新發(fā)展狀況。大部分高校尚未健全學(xué)生資助工作的信息化管理系統(tǒng)，學(xué)生資助管理工作還依賴于人工操作和文字傳達，不僅任務(wù)繁重，而且出錯率較高；部分高校初步建立的信息化系統(tǒng)也存在著資助信息零碎、紙質(zhì)化流程過多、系統(tǒng)功能模塊缺失、未能實現(xiàn)多部門協(xié)調(diào)等問題[3-4]。因此，高校學(xué)生資助管理工作的信息化建設(shè)成為一種必然趨勢。

1 系統(tǒng)設(shè)計

1.1 系統(tǒng)設(shè)計理念

系統(tǒng)整體架構(gòu)如圖1所示。該系統(tǒng)包括基礎(chǔ)、流程、業(yè)務(wù)平臺三大部分，以現(xiàn)有的統(tǒng)一身份認證、統(tǒng)一授權(quán)為基礎(chǔ)，以可視化流程平臺為依托，以數(shù)據(jù)共享為技術(shù)支撐，面向精細化業(yè)務(wù)管理，將高校學(xué)生資助管理工作涉及的各個方面集合為一個整體的信息庫。系統(tǒng)設(shè)計充分利用基于流程平臺的柔性開發(fā)技術(shù)，在實現(xiàn)靈活、高效、可視化的流程設(shè)計與建設(shè)的同時，與業(yè)務(wù)平臺的數(shù)據(jù)管理形成清晰、合理的邊界，為高校學(xué)生資助管理工作提供決策、運行、互動的信息化系統(tǒng)。

圖1 高校學(xué)生資助系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖

1.2 基礎(chǔ)平臺

基礎(chǔ)平臺基于高?，F(xiàn)有的統(tǒng)一身份認證體系(例上海交通大學(xué)jaccount體系)登錄流程平臺和業(yè)務(wù)平臺,利用統(tǒng)一身份可以在Web應(yīng)用中實現(xiàn)單點登錄，即用戶在一個瀏覽器會話期內(nèi)只需要登錄一次[8]。統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)是在統(tǒng)一身份認證體系的基礎(chǔ)上建立起來的統(tǒng)一管理流程平臺和業(yè)務(wù)平臺的權(quán)限和角色的通用平臺，管理員可以在統(tǒng)一授權(quán)系統(tǒng)中通過一門式服務(wù)的入口直接管理用戶在流程平臺和業(yè)務(wù)平臺的訪問/操作權(quán)限[9]。通過統(tǒng)一授權(quán)，根據(jù)具體需求，管理員可動態(tài)設(shè)置用戶組或單個用戶各自的訪問權(quán)限，進而實現(xiàn)對用戶對于各功能模塊的操作權(quán)限。這樣可以有效解決系統(tǒng)范圍廣、權(quán)限分配復(fù)雜的問題。基于學(xué)生資助管理工作的復(fù)雜性，根據(jù)系統(tǒng)使用主體的不同定位將用戶角色劃分為：學(xué)生、院系輔導(dǎo)員、院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生資助管理工作主管、系統(tǒng)管理員及其他人員。

1.3 流程平臺

(1)工作流。工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領(lǐng)域，是一種重要的人機協(xié)同工作形式，它將工作和參與者分解成定義清晰的任務(wù)和角色，使工作任務(wù)流轉(zhuǎn)于不同權(quán)限的角色用戶之間，按照一定的規(guī)則和過程來傳遞與執(zhí)行這些任務(wù)并對它們進行實時監(jiān)控，從而實現(xiàn)協(xié)同辦公，使得具有固定流程的業(yè)務(wù)可以進行全自動化或半自動化的執(zhí)行[10-11]。合理運用工作流技術(shù)，有助于提升工作效率，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與共享，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作的流程化、規(guī)范化和科學(xué)化。例如，建立的工作流平臺基于先進的自定義工作流引擎,使用統(tǒng)一的頁面顯示風格,并具有對數(shù)據(jù)的正確性和完整性進行驗證，對系統(tǒng)的保密數(shù)據(jù)進行加密，防止SQL注入攻擊等功能；采用全功能的表單開發(fā)工具與處理引擎,可以實現(xiàn)任意類型表單的可視化、零代碼開發(fā)，并實現(xiàn)高效率、高交互處理。

應(yīng)用工作流技術(shù)，可為學(xué)生資助管理工作信息化建設(shè)提供強大的技術(shù)支撐。學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺功能模塊圖如圖2所示。系統(tǒng)采用可視化流程開發(fā)工具與處理引擎,包含在線提交申請表單、逐級審批和發(fā)放等業(yè)務(wù)流程，并對申請?zhí)幚砬闆r提供了簡單易用的實時監(jiān)控機制，采集數(shù)據(jù)準確，形成一個科學(xué)化、精細化、規(guī)劃化的工作平臺,簡化各類資助認定程序,縮短評定周期,增加透明度。平臺將“獎、助、貸、減、免、補”等業(yè)務(wù)申請審批流程作為數(shù)據(jù)產(chǎn)生、確認、修正的有效途徑,并以此保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過采用基于工作流技術(shù)的流程平臺，實現(xiàn)了跨層級、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)的信息共享和協(xié)同工作,減少了資助申請審批過程中的重復(fù)和協(xié)調(diào),實現(xiàn)了流程審批功能的規(guī)范化、標準化和高效化。

圖2 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺功能模塊

(2)流程審批實例。流程平臺主要包括學(xué)生信息采集、家庭經(jīng)濟困難學(xué)生申請審批、困難補助申請審批、學(xué)費減免申請審批、勤工助學(xué)申請審批、研究生助教申請審批、研究生獎助發(fā)放申請審批、助學(xué)金申請審批、獎學(xué)金申請審批等功能。限于篇幅下面以困難補助的申請審批為例，闡述基于工作流機制的學(xué)生資助管理系統(tǒng)中的流程設(shè)計。困難補助流程如圖3所示。

圖3 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)流程平臺-困難補助申請流程

學(xué)生通過統(tǒng)一身份認證登錄基礎(chǔ)平臺,驗證成功后進入系統(tǒng),在一門式服務(wù)大廳，填寫困難補助申請表單提交院系輔導(dǎo)員審核；院系輔導(dǎo)員收到提示郵件后，登錄一門式服務(wù)大廳的待辦事項，對學(xué)生進行綜合評估，如果情況屬實,表格信息填寫無誤，則審核通過；如果不通過，退回學(xué)生重新填寫；對于不符合要求的申請，院系輔導(dǎo)員可通過系統(tǒng)反饋未申請成功的原因，對申請表填寫有誤的學(xué)生提出修改申請意見。學(xué)生通過流程平臺看到院系輔導(dǎo)員的反饋信息及申請審批的結(jié)果。院系輔導(dǎo)員審核通過后提交院系領(lǐng)導(dǎo)審批。如果該學(xué)生是留學(xué)生，則提交留學(xué)生主管老師審核，非留學(xué)生提交學(xué)生工作負責人審核。學(xué)生資助管理工作主管部門對申請表進行最終審核。

1.4 業(yè)務(wù)平臺

如圖4所示，根據(jù)用戶需求分析,業(yè)務(wù)平臺主要包括困難學(xué)生、獎助學(xué)金、勤工助學(xué)、福利領(lǐng)取、商業(yè)保險、學(xué)費減免和系統(tǒng)管理等功能模塊。

圖4 高校學(xué)生資助管理系統(tǒng)-業(yè)務(wù)平臺功能模塊圖

平臺通過數(shù)據(jù)集成、共享和調(diào)用等方式,實現(xiàn)學(xué)生資助信息的動態(tài)管理，實現(xiàn)如下功能:

(1)困難學(xué)生管理。學(xué)生通過流程平臺申請審批后的數(shù)據(jù)信息存入數(shù)據(jù)庫，院系輔導(dǎo)員和學(xué)生資助管理工作主管在業(yè)務(wù)平臺根據(jù)條件可進行查詢、分層列表相關(guān)信息，可搜索、查看所有學(xué)生的相關(guān)信息，其結(jié)果可以通過Excel表格導(dǎo)出，并可對困難學(xué)生進行刪除修改等維護操作。學(xué)生可隨時查看自己遞交申請的審核或反饋結(jié)果，同時也可通過公告欄查看了解學(xué)校關(guān)于學(xué)生資助工作的相關(guān)信息。

(2)獎助學(xué)金管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺，設(shè)置獎助學(xué)金申請、評審條件，發(fā)布獎助學(xué)金通知公告，讓所有學(xué)生能夠第一時間了解到相關(guān)信息，使資助申請做到公開透明。根據(jù)設(shè)定的檢索條件的不同，對獲取獎助學(xué)金的學(xué)生信息進行查詢統(tǒng)計，通過快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。平臺具備對獎助學(xué)金學(xué)生名單進行刪除修改等維護功能。學(xué)生可通過業(yè)務(wù)平臺查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個人申請和獲得的獎助學(xué)金情況。

(3)勤工助學(xué)管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺，進行上崗證、聘用單位、上崗信息和工資單管理等操作，并可對學(xué)生名單進行刪除修改等維護操作；根據(jù)學(xué)校提供的各種工作機會，進行崗位發(fā)布，可以新增、修改和刪除崗位。對申請成功的學(xué)生信息進行查詢，可通過快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。學(xué)生可通過業(yè)務(wù)平臺查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個人申請和獲得勤工助學(xué)崗位的情況。

(4)福利管理。學(xué)生資助管理工作主管部門登錄業(yè)務(wù)平臺，維護發(fā)放的福利名稱以及福利發(fā)放起止時間，現(xiàn)場對福利領(lǐng)取進行動態(tài)管理；對福利領(lǐng)取情況查詢，包括班級領(lǐng)取情況和延期學(xué)生領(lǐng)取情況；可通過快速操作，用Excel表格導(dǎo)出福利領(lǐng)取的相關(guān)信息。平臺具備郵件通知功能：在福利領(lǐng)取查詢中，管理員通過福利名稱、院系和領(lǐng)取情況查詢出福利未領(lǐng)班級情況，進行郵件通知。

(5)商業(yè)保險管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)平臺，導(dǎo)入商業(yè)保險投保初審名單(學(xué)生處可單個添加和刪除學(xué)生名單),可按批次維護學(xué)生申請頁面的投保告知書，投保告知書每年更新一次，學(xué)生處可自行修改內(nèi)容；發(fā)布商業(yè)保險貸款等信息，對申請成功的名單進行查詢統(tǒng)計導(dǎo)出，亦可實現(xiàn)對名單進行修改刪除等管理功能。院系輔導(dǎo)員可查看本人數(shù)據(jù)權(quán)限范圍內(nèi)的學(xué)生商業(yè)保險投保信息。

(6)學(xué)費減免管理。學(xué)生資助管理工作主管登錄業(yè)務(wù)管理平臺，設(shè)定學(xué)費減免批次并發(fā)布，對申請成功的學(xué)費減免名單進行查詢統(tǒng)計，亦可對名單進行修改刪除等管理操作；可通過快速操作，用Excel表格導(dǎo)出學(xué)生的相關(guān)信息。學(xué)生可以通過業(yè)務(wù)平臺查詢具體相應(yīng)學(xué)期的個人申請和獲得的學(xué)費減免情況。

(7)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理員登錄業(yè)務(wù)平臺，根據(jù)用戶類型的不同，對各功能模塊的權(quán)限進行設(shè)置。

1.5 數(shù)據(jù)共享

系統(tǒng)內(nèi)部流程平臺和業(yè)務(wù)平臺以及數(shù)據(jù)庫之間的實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互共享之外，系統(tǒng)通過校級共享數(shù)據(jù)庫ODS[14],可調(diào)用學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，并可調(diào)用本科教務(wù)系統(tǒng)和研究生系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)、成績基點等數(shù)據(jù)，使管理人員能全面、準確地了解學(xué)生的動態(tài)信息，為學(xué)生資助管理真實有效提供支撐，更好地將審核認定過程中的多種因素融入同一個指標體系中,而且使各類資助申請審核程序化、規(guī)范化、精細化，大大提高工作效率。

2 系統(tǒng)實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)框架設(shè)計

為使系統(tǒng)具有良好用戶體驗并方便系統(tǒng)維護，系統(tǒng)采用 B/S 結(jié)構(gòu)，各類用戶不需安裝任何客戶端，只需使用瀏覽器即可實現(xiàn)資助項目的網(wǎng)上申請與審核等操作。系統(tǒng)采用Java EE的三層架構(gòu)體系[15],為提高用戶使用的易用性以及系統(tǒng)運行維護的可靠性和高效性，系統(tǒng)采用Java編程語言和服務(wù)器端Java技術(shù)開發(fā)，以Jsp + Spring MVC + Hibernate技術(shù)實現(xiàn)，表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層、持久層等幾個部分。詳見圖5。

圖5 高校學(xué)生資助系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖

2.2 流程平臺和業(yè)務(wù)平臺的交互

基于流程平臺的一門式服務(wù)中心，是在業(yè)務(wù)平臺系統(tǒng)和終端用戶界面之間增加了一層面向服務(wù)的機制，可以屏蔽后端業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的復(fù)雜性和邏輯，以統(tǒng)一的方式面向終端用戶。流程平臺和業(yè)務(wù)平臺之間，通過標準化的Messenger標準的事件驅(qū)動模型,實現(xiàn)流程平臺和業(yè)務(wù)平臺以及數(shù)據(jù)庫之間的交互。圖6為流程平臺的Messenger界面，事件驅(qū)動通過調(diào)用業(yè)務(wù)平臺的Java邏輯代碼，實現(xiàn)了流程平臺系統(tǒng)模型與實際的業(yè)務(wù)工作模型的一一對應(yīng)，簡單而且容易理解。

圖6 高校學(xué)生資助系統(tǒng)流程平臺的Messenger界面

2.3 應(yīng)用效果

該系統(tǒng)自2018年10月投入使用，在線流程審批減少了紙質(zhì)文件周轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，在線一條龍即可完成以往跑幾幢樓的事務(wù)，真正做到信息多跑路，學(xué)生少跑路。對其中的勤工助學(xué)模塊的952個流程申請案件進行了數(shù)據(jù)分析。從后臺數(shù)據(jù)庫獲取的包括流水號、流程名稱、申請人、申請時間、批準時間、審核時間等的原始數(shù)據(jù)。從申請發(fā)起后4 h以內(nèi)完成審批197件，占比21%；24 h以內(nèi)完成審批481件，占比51%。以上數(shù)據(jù)顯示，該系統(tǒng)的導(dǎo)入大大縮短了勤工助學(xué)申請審批周期，提高了工作效率。

3 結(jié) 語

在Java EE體系下基于可視化工作流和Web數(shù)據(jù)管理的學(xué)生資助管理系統(tǒng)，通過高效、便捷、精準、安全的數(shù)據(jù)采集和共享，在線提交申請和審批，解決了之前審批周期長、線下流程多、項目查詢繁、過程監(jiān)控難等問題，有效實現(xiàn)學(xué)生資助工作的公開化、規(guī)范化、高效化和簡單化，有助于使高校學(xué)生資助政策最大限度地發(fā)揮激勵和助困作用。實踐數(shù)據(jù)表明,該系統(tǒng)的導(dǎo)入對于縮短審批時間，提高管理效率起到了預(yù)期的效果,對于高校學(xué)生信息化建設(shè)具有一定的借鑒作用。