吳穎婕

本文簡要介紹了檔案信息供給機制的基本涵義，基于供給側改革理念下檔案信息供給機制三大要素中存在的問題，提出了分別以需求為基本引導方向，完善供給決策;堅持科學發(fā)展觀的核心，完善需求表達;建立方便快捷的信息獲取機制，從而優(yōu)化檔案信息供給機制。

1 檔案信息共給機制的基本內涵

隨著社會的不斷發(fā)展，生活各領域中都出現(xiàn)了“機制”一詞，這個詞語大多用來概括一些領域內不同的結構功能以及許多結構的特定機能，領域機構與其技能之間相互制約，相互作用。機構中的技能足夠強大，機構才會在發(fā)展上越來越進步，有了領域機構的基礎技能，才能不斷的優(yōu)化，共同作用、共同發(fā)展。在公共信息服務供給機制這個問題上，很多學者都進行了探索研究，并且給出了相同的結論：公共信息服務供給機制變是指將公共的信息共給需求者的過程，這一流程中的制度即為公共信息服務供給機制。這個過程的實現(xiàn)需要其中的每一個環(huán)節(jié)都做到緊密的聯(lián)系且共同作用。這個機制的組成部分包括表達需求、決策保障、獲取利用以及監(jiān)督四個機制。這四個部分也是構成公共信息服務供給機制的基本要素。四個環(huán)節(jié)的緊密相連和互相影響，對于機制流程的順利進行有著關鍵性的作用。

這篇文章描述的是關于檔案信息，雖說是檔案信息，但是檔案也具有保密性和公開性之分，本文寫的是公開性的檔案信息，屬于公共信息一類，它的屬性符合公共信息的基本要求，從一定程度上講，屬性符合要求，那么檔案公共信息的供給機制就與公共信息服務供給機制在原則上具有高度的一致性。公共信息服務機制的要求，流程在檔案公共信息的傳遞中也使用，但是檔案信息也具有與之不同的屬性。因此，文章中只對需求表達，決策以及獲取利用三個環(huán)節(jié)進行了研究討論。所謂的需求表達機制便是指將社會生活中的需求盡可能的準確無誤的表達給機構，讓管理相關檔案的機構能夠有效的提供社會需求的信息。決策機制便是根據(jù)社會需求來選擇合適的信息以及信息供給方式。信息的獲取、利用則要求做好各方面的保障工作，可以讓需求者更加簡便的獲取到需要的信息。三個環(huán)節(jié)中起主導作用的是信息決策機制，而需求表達機制起到關鍵性的作用，檔案信息的獲取利用起著保障作用，三者之間互相影響，互相運用。

2 目前檔案信息共給機制存在的問題

對信息工給中三個環(huán)節(jié)進行分析，通過一段時間的調查研究，發(fā)現(xiàn)存在以下問題，希望通過對問題的研究推出恰當?shù)慕鉀Q方式。

2.1 檔案信息供給決策不完整

信息供給決策機制一直存在著隨意性、不完整性的缺點，缺乏很多有效信息的依據(jù)。在需求者提出要求時機構不能準確無誤的提供信息給需求者，這個過程往往很單一，需求者獲取信息的途徑太少，信息的獲取不能準確的讓需求者滿意，單一的途徑只能實現(xiàn)內部信息的獲取，無法借助社會中的力量多方面的獲取信息。因此需求者拿到的檔案公共信息是不完整的，大多缺乏有效的依據(jù)。

2.2 檔案信息需求表達不暢通

從過往的檔案信息效果反饋來看，存在著以下兩個問題，首先是大眾對于信息的需求缺乏合適的通道來表達，廣大人民群眾有許多對于信息的需求沒有途徑與機構溝通，以至于許多意見和建議都得不到有效的溝通，這樣就會造成需求者放棄對于檔案信息的獲取，因此檔案公眾信息的提供效率日益低下，得不到更好的發(fā)展。其次便是廣大人民群眾的參與意識不夠強烈，許多公眾都受傳統(tǒng)觀念的束縛，對于檔案信息機構的功能和部門了解都不夠，缺乏對檔案信息需求的同時也不明白該用什么方式去獲取信息，缺乏主動性。

2.3 檔案信息獲取利用不便捷

對于檔案信息獲取利用的途徑很單一，公眾對于信息的利用沒有足夠的保障途徑單一，則會使公眾獲取方法減少，產生很多不便。其次則是對于信息的利用率不夠，機構提供的大量信息中實際上被利用的只是一小部分，即使這樣，公眾也依舊無法從中得到想要的信息。

3 檔案信息供給機制優(yōu)化的對策

3.1 把需求當作指導的方向，健全檔案信息供給機制

檔案機構對社會中不同的時期和不同的社會群體做出了大量的研究調查。通過走訪點差和與社會公民進行交談互動，深入了解人民群眾需要什么樣的檔案信息。把需要哪方面的信息作為優(yōu)化信息供給機制，健全信息的決策程序的一個方向。讓信息的供給能夠滿足信息的需求，使他們之間的關系能夠相互協(xié)調。目前，存在的檔案機構的勞動力較少，而工作量又大，對于信息供給機制具有局限性。只僅僅依靠檔案機構的工作者開發(fā)研究是遠遠不能完成的，不能滿足社會的需要。在我國的信息開發(fā)過程中，這不僅有政府部門的參與，而且還有私人機構，社會組織和個人等共同開發(fā)利用。對于檔案信息的供給應當積極尋求政府和社會的幫助，政府出臺有力的政策，社會中發(fā)揮人民的力量。加大檔案信息開發(fā)的力度。

3.2 堅持以人為本的原則，完善檔案信息需求表達的機制

完善檔案信息需求表達機制主要有兩種方法。第一，建造人民群眾信息需求表達的渠道。主動去征集查詢社會中的需求，檔案信息供給機制的決策者在確定供給的信息前要廣泛的聽取人民群眾的建議，吸取其中有利的部分，并先進行預測試。之后統(tǒng)計記錄人民的反饋消息，要尊重人民群眾的表達權，也要尊重人民群眾各種各樣的表達方式。并且鼓勵他們積極的參與到完善檔案信息需求表達機制中來。建造人民群眾需求的傳送渠道，加大信息的覆蓋面，有了這個通道之后才能使決策者和人民能夠有效的共享，這樣還能防止檔案信息供給機制與與人民之間出現(xiàn)斷層，要使兩者成為一個整體。第二，加大宣傳力度，讓人民都能夠參與進來。政府通過利用各種各樣的宣傳形式，讓公民深入了解檔案信息，知道自己利用檔案信息的權利，這樣人民就會與檔案信息供給機制形成良好的供需關系。可以給人民開展有關檔案信息的講座，舉行茶話會，舉行開放檔案信息的活動。拉進與人民之間的距離，使之真正的服務人民。

3.3 以方便為目標，完善檔案信息供給的利用機制

通過不斷豐富信息的表現(xiàn)形式和來源渠道，讓檔案信息為公民的生活提供便利。積極開發(fā)微信、微博、抖音等新載體的形式，大量活躍的出現(xiàn)在人民的眼前，實現(xiàn)人民群眾與檔案機制之間能夠信息共享。人民獲得檔案信息要更加的方便，簡化手續(xù)，減短時間。快速更新信息，讓人民時刻掌握最新信息的動態(tài)，促進信息的發(fā)展。在完善檔案信息供給機制的過程中要不斷地進行效益評估，對信息的利用機制不斷調整，讓整個機制擁有良好的運營狀態(tài)。還要對檔案信息供給機制進行價值評估，就是從信息的數(shù)量、質量和廣大人民群眾對于這個機制的滿意程度來說，要保證信息的廣泛性和信息的有效性，不能讓信息成為明日黃花。及時的了解人民的滿意程度，不斷改善工作人員的服務態(tài)度，提高工作效率等。

4 總結

綜上所述，檔案信息的有效供給直接影響檔案信息服務社會的價值，通過供給側改革理念控制及優(yōu)化檔案信息供給機制中存在的問題，以實現(xiàn)檔案信息供給價值的最大化。

（作者單位：中山市南頭鎮(zhèn)檔案館）