胡金星

醫(yī)院的辦公室檔案管理工作時醫(yī)院經(jīng)營管理活動中的一項重要組成部分，關(guān)系著醫(yī)院各項工作的開展?；诖?，本文筆者結(jié)合自身相關(guān)工作經(jīng)驗，針對當前醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特征做了相關(guān)分析，對于其中存在的問題，也給出了一些處理措施，希望可以對提升醫(yī)院檔案管理工作效率作出一點貢獻。

1 引言

我國的醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展時期，在多年的不斷實踐中得到了長足的發(fā)展，目前也已經(jīng)逐漸完善。但是伴隨著時代的發(fā)展，醫(yī)院辦公室檔案管理為了適應(yīng)社會發(fā)展需求，必須在新時期做一些適當?shù)恼{(diào)整，才能更好的為醫(yī)院的經(jīng)營管理活動提供更好的支持與服務(wù)。

2 當前醫(yī)院辦公室文檔管理存在的問題分析

2.1 檔案管理觀念薄弱

當下，很多醫(yī)院的管理者還未完全意識到檔案管理的重要性，因此不夠重視檔案管理;而且檔案管理部門和工作人員的檔案管理觀念意識也不強，很難在檔案管理工作上有大的創(chuàng)新和進步。甚至很多檔案管理者在對檔案管理的認知上存在誤區(qū)，就更遑論科學的進行檔案管理了。

2.2 檔案管理機制不健全

實際上在很多醫(yī)院都有修訂的檔案管理制度，然而修訂制度的最初的目的不是為了服務(wù)于檔案管理本身，而是為了應(yīng)付上級檢查。這種表面功夫?qū)n案管理工作的實質(zhì)性幫助并不大。同時，很多醫(yī)院的檔案管理制度還存在更新不及時的問題，一直沿用老路子、老方法，不能隨著時代的發(fā)展變化而及時進行變更，無法適用于新時期的檔案管理工作，大大降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.3 檔案管理者素質(zhì)偏低

一貫以來，人們對檔案管理的理解就是一項十分簡單的機械化工作，不存在技術(shù)性問題，因此對檔案管理工作者的綜合素質(zhì)要求不高，只要差不多都能做。這種現(xiàn)象導(dǎo)致的結(jié)果就是現(xiàn)如今很多醫(yī)院的檔案管理工作者素質(zhì)偏低，不具備專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)。缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識作為支撐，醫(yī)院的檔案管理工作效率自然而然就無法提升起來。

2.4 硬件設(shè)備陳舊

當前還有很多醫(yī)院的檔案管理設(shè)備仍然是沿用以往的，設(shè)備老化陳舊，大大降低了檔案管理工作效率。很多醫(yī)院的檔案管理模式還用的是人工手敲錄入電腦的方法，不僅在錄入過程中耗費大量的時間和人力，在查詢時也很耗時費力。甚至還有些醫(yī)院還沒有建立獨立的檔案管理辦公室，嚴重制約了檔案管理工作的發(fā)展。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理策略

3.1 強化檔案管理意識

當前，醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率底下的一個主要原因就是院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視檔案管理工作，對檔案管理的認識不全面，沒有意識到檔案管理工作的重要性。因此，要加強醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理部門對檔案管理工作的重視程度。首先是領(lǐng)導(dǎo)者正確認識檔案管理工作的重要性，從管理層強化檔案管理意識，下面的工作人員才能重視檔案管理工作。其次，檔案管理部門要正確看待自己的工作，加強檔案管理工作重要性的宣傳和引導(dǎo)，積極引導(dǎo)大家正確看待檔案管理工作，從而一起提升檔案管理工作環(huán)境和工作效率。

3.2 制定完善的制度，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院應(yīng)當建立符合時代特征的檔案管理制度，以更好的為檔案管理工作服務(wù)，提升檔案管理工作效率。健全的制度是指引檔案管理工作開展的有效保障。因此，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)國家發(fā)布的規(guī)章機制，再結(jié)合自身醫(yī)院的基本特征和需求，制定符合醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的檔案管理制度，使之系統(tǒng)化、體制化、標準化，更好地為檔案管理工作本身服務(wù)。

3.3 提升檔案管理者的綜合素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)當改變傳統(tǒng)的對檔案管理工作的錯誤認知，做好檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)考核。在錄用檔案管理工作人員時，就應(yīng)當嚴格根據(jù)檔案管理工作的崗位職責和要求，選拔符合崗位特征的專業(yè)人才;在日常工作過程中，要加強對檔案管理工作者的專業(yè)技能培訓與考核，通過與時俱進的專業(yè)知識培訓，來提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

3.4 加強數(shù)字化管理方式

時代的發(fā)展和進步，敦促檔案管理工作開展與時俱進的變革，傳統(tǒng)的方式方法顯然不能適應(yīng)新時期的需求，因此我們要及時變更思想，轉(zhuǎn)變管理模式和方法。數(shù)字化的管理方式是當下較為普遍也較為高校的管理方法，醫(yī)院應(yīng)當在新時期加大對檔案管理的投資力度，積極地引進先進設(shè)備，提升硬件和軟件設(shè)施，例如，引進現(xiàn)代化的計算機設(shè)備、掃描儀、打印機等，加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，創(chuàng)建數(shù)字系統(tǒng)進行檔案管理。數(shù)字化檔案管理模式是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是提升檔案管理工作效率的重要手段之一。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理屬于一項和現(xiàn)實息息相關(guān)的任務(wù)，即可以使人們以史為鑒，防患于未然，計劃未來。醫(yī)院內(nèi)辦公室文檔管理要引起重視，這是促進醫(yī)療事業(yè)建設(shè)必不可少的工作。醫(yī)院要對檔案管理加強研究，掌握管理方法和技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，用科學的技術(shù)方式及現(xiàn)代化手段，對檔案管理加以建設(shè)與發(fā)展，使之能夠發(fā)揮出宣傳教育作用，提高醫(yī)院在患者心中的信賴度、提高知名度，為醫(yī)院的科研及學術(shù)探究帶來依據(jù)，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理的作用。

（作者單位：博興縣人民醫(yī)院）