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        淺談檔案管理工作的重要性

        2019-06-11 11:00:38林永春
        商情 2019年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理工作具體措施重要性

        林永春

        【摘要】在目前的現(xiàn)狀下,檔案管理工作日益體現(xiàn)了重要性,各個(gè)行業(yè)也逐步認(rèn)識(shí)到優(yōu)化檔案管理模式具備的價(jià)值所在。進(jìn)入新時(shí)期后,檔案管理工作以及信息化手段正在實(shí)現(xiàn)銜接與融合,因此在根源上轉(zhuǎn)變了管理檔案的流程與方式。由此可見(jiàn),有關(guān)部門當(dāng)前針對(duì)檔案管理有必要明確其中重要性,并且給出適合于推行現(xiàn)階段檔案管理的可行舉措。

        【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 重要性 具體措施

        檔案管理工作涵蓋了檔案歸類、檔案整理、檔案存放以及檔案調(diào)取等各項(xiàng)相關(guān)操作,因此有必要構(gòu)建完整度較高的檔案資料系統(tǒng)。與此同時(shí),關(guān)于當(dāng)前施行的檔案管理各項(xiàng)工作也要體現(xiàn)便捷性,并且對(duì)于最根本的檔案安全予以保障。從當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看,作為負(fù)責(zé)管理檔案的機(jī)構(gòu)與部門就要致力于探尋全新的檔案管理方式與管理手段,確保能夠達(dá)到最優(yōu)化的檔案管理效果。

        一、檔案管理工作具備的重要性

        首先是妥善保留珍貴的單位檔案資料。從根本上來(lái)講,檔案本身構(gòu)成了企事業(yè)單位自身?yè)碛械恼滟F資料與寶貴財(cái)產(chǎn)。這是由于,單位檔案以及個(gè)人檔案都承載著珍貴的資料與信息。在此前提下,單位關(guān)于目前現(xiàn)存的各類檔案資料就要做到妥善予以保留,確保有關(guān)人員能做到隨時(shí)調(diào)取并且查閱現(xiàn)有的檔案信息。從現(xiàn)狀來(lái)看,單位針對(duì)檔案管理已經(jīng)能借助多種信息化手段。面對(duì)信息化趨勢(shì),關(guān)于管理各類的檔案信息尤其需要關(guān)注信息安全,避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

        其次是理順檔案工作的基本流程。在負(fù)責(zé)管理檔案的專門工作人員看來(lái),檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于,檔案管理本身包含了復(fù)雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實(shí)踐中,改進(jìn)檔案管理就是要集中于理順現(xiàn)有的管理操作流程,借助信息手段來(lái)替代原有的人為管理操作。只有如此,檔案管理才能體現(xiàn)優(yōu)良的實(shí)效性,在簡(jiǎn)化流程的同時(shí)也符合了良好的檔案管理綜合效果。

        第三是方便提取與調(diào)用檔案。檔案資料本身含有較多的關(guān)鍵信息,因此有必要允許相應(yīng)個(gè)人或者相關(guān)組織依照特定權(quán)限來(lái)調(diào)取上述的檔案信息。具體針對(duì)調(diào)用某些檔案信息來(lái)講,關(guān)鍵在于設(shè)置查閱相關(guān)檔案的權(quán)限。在某些情形下,相關(guān)人員如果超出了既有的檔案查閱權(quán)限,那么不可隨便查閱檔案或者調(diào)用檔案信息,如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性,保障檔案信息安全。

        二、有效開(kāi)展檔案管理工作的舉措

        從現(xiàn)狀來(lái)看,檔案管理工作應(yīng)當(dāng)側(cè)重于綜合性的檔案歸類、檔案信息搜集、檔案借用以及歸還、信息存檔以及檔案維護(hù)等。由此可見(jiàn),檔案管理的流程本身具有復(fù)雜性。作為檔案管理的有關(guān)負(fù)責(zé)人員來(lái)講,其應(yīng)當(dāng)意識(shí)到自身具備的檔案管理職責(zé)所在。同時(shí),作為上述的管理人員還要注重提升自身的綜合素養(yǎng),確保能夠緊密結(jié)合檔案管理有關(guān)的各個(gè)操作流程。具體而言,目前針對(duì)檔案管理仍需關(guān)注如下的工作改進(jìn)舉措:

        (一)全面提升人員專業(yè)素養(yǎng)

        截至目前,某些負(fù)責(zé)管理檔案資料的專業(yè)人員仍然欠缺應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)。在此情形下,上述人員通常很難切實(shí)遵照相應(yīng)流程來(lái)施行檔案管理,以至于表現(xiàn)為混亂的檔案管理狀態(tài)。為了全面加以改進(jìn),有關(guān)部門在現(xiàn)階段就要致力于培育綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員,確保此類人員針對(duì)信息化手段能夠予以靈活適用。只有運(yùn)用日常培訓(xùn)的方式,檔案管理人員才能逐漸擁有優(yōu)良的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)。

        (二)優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

        檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來(lái),為了顯著簡(jiǎn)化現(xiàn)有的檔案管理流程,則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于,建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性,并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程,進(jìn)而提升了管理工作效率。

        (三)保障檔案信息安全性

        面對(duì)信息化的當(dāng)前時(shí)期背景,關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域,因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來(lái)全面防控檔案信息遺失。具體針對(duì)查閱檔案資料來(lái)講,應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下,則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過(guò)全方位的檔案加密處理,應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

        結(jié)束語(yǔ):經(jīng)過(guò)綜合分析,可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)忽視,檔案管理工作對(duì)于全過(guò)程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前,很多企事業(yè)單位都已逐漸意識(shí)到有序推行檔案管理對(duì)于提升單位工作效益的必要性,并且也在探求適合于管理本單位各類檔案的舉措。未來(lái)在實(shí)踐中,關(guān)于檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)歸納其中的珍貴工作經(jīng)驗(yàn),據(jù)此服務(wù)于檔案管理綜合效果的優(yōu)化。

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