王雁南

【摘 要】煤炭企業(yè)在經(jīng)營生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生大量的信息文件，為了進一步提高企業(yè)上下級的溝通水平，做好煤炭企業(yè)文書寫作工作具有重要意義。下面文章就從企業(yè)文書寫作存在的問題出發(fā)，探討具體的寫作提升策略。

【關(guān)鍵詞】文書寫作；企業(yè)文書；文字寫作；煤炭企業(yè)

企業(yè)文字材料，是企業(yè)公文、文書、文稿的統(tǒng)一俗稱，由辦公室負責起草的公文、文書、文稿，稱為辦公室文字材料。企業(yè)公文、文書、文稿是企業(yè)對內(nèi)、外、上、下傳達信息，對內(nèi)部署工作，實現(xiàn)管理的必要工具。企業(yè)公文、文書、文稿的起草、制作、收發(fā)是企業(yè)辦公室的主要職責之一，也是辦公室工作人員履職的基本技能和基本職業(yè)要求。

一、公文寫作的類型以及要求

公文具有一定的法律效應(yīng)，往往代表著書面命令，主要與組織機構(gòu)內(nèi)部以及行政命令有關(guān)，也會涉及一些管理工作，需要管理人員通過公文的發(fā)布，下達一些管理命令。從廣義視角分析，主要包括三類：一是不同層級的黨政機構(gòu)；二是公司的階層；三是事業(yè)單位應(yīng)用的書面通知。根據(jù)現(xiàn)階段的管理情況來說，對相關(guān)組織進行管理的過程中，經(jīng)常需要公文寫作，這是十分重要的。在寫作公文的過程中，應(yīng)該根據(jù)寫作的類型，區(qū)分對待，表達支持、反對等觀點。對公文進行寫作時，要符合國家的政策方針與公司的有關(guān)規(guī)定。在公文寫作之前，一定要正確理解國家的相關(guān)政策，并且要堅定政治立場。在公文的寫作內(nèi)容方面，一定要真實、有效，讓寫作內(nèi)容一目了然，表述的內(nèi)容應(yīng)該條理清晰。在公文寫作中，應(yīng)該對人物、地點、以及引序等明確標記出來，同時，在文末，所著的寫作時間應(yīng)該精確到年月日。

二、當前辦公室文字寫作存在的問題

第一，文件數(shù)量多。一方面是客觀收文多，分別來自直屬上級機關(guān)、省委省政府，平級地方政府部門、油田兄弟單位，直屬下級單位。另一方面主觀發(fā)文多，有公司（黨政工團）級文函、公司級會議紀要、行政部門文函、黨委部門文函，處級單位文函、會議紀要、通報等文件類型。若不遵循“確有必要、講求實效、有針對性和可操作性”的原則，凡事都想通過文件的形式上傳下達，公文數(shù)量必定會越來越多，嚴肅性也將大打折扣。第二，文件質(zhì)量差。主要表現(xiàn)在文種選擇錯誤，如有的工作人員把“請示”寫成了“報告”?！罢埵尽毙枰霞墮C關(guān)答復(fù)，“報告”只需要上級機關(guān)閱知即可。公文內(nèi)容空洞冗長，錯字、別字、標點、數(shù)字、語句、邏輯錯誤時有發(fā)生。公文格式不規(guī)范，隨意使用字體、字號，隨意設(shè)定字距、行距等。既降低公文質(zhì)量，又浪費閱讀者的時間和精力。第三，行文不規(guī)范。公文在行文過程中，行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。這在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。在實際工作中，有的工作人員不按隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍行文，經(jīng)常出現(xiàn)越級行文、多頭報文或者一文多事等現(xiàn)象，造成文件內(nèi)容難以落實，問題得不到解決。第四，處理不及時。一些工作人員未養(yǎng)成及時閱文習慣或因工作忙，長時間不處理公文導(dǎo)致文件積壓，流轉(zhuǎn)受阻，致使文件運轉(zhuǎn)程序出現(xiàn)問題，甚至延誤工作。特別是時限較強的緊急文件，若不及時處理很可能給單位造成巨大的經(jīng)濟損失。

三、做好煤炭企業(yè)文字寫作工作的有效途徑

（一）熟練掌握和運用企業(yè)公文的類型與格式

廣義的企業(yè)公文包括常用的十種公文種類和企業(yè)常用的文書和文稿。十種常用公文包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、通報、決定、決議、函、會議紀要。常用的文書、文稿包括：工作計劃、工作總結(jié)、簡報信息、調(diào)查報告、典型經(jīng)驗、講話稿以及新聞稿等。各類公文有其專用范圍和固定格式。如請示，是請上級指示和批準公文。報告，是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，不用批示的公文。兩者不能混淆和并用。各種文書、文稿也有其不同的作用和目的。如工作總結(jié)和經(jīng)驗介紹，雖都是反映已完成的工作和成績，但側(cè)重點不同，其作用和目的也不同。公文、文書、文稿格式有正式版本規(guī)定，在此不再贅述。總之，起草公文，制作公文、文書、文稿要嚴格遵守各文種使用規(guī)范和格式，這是文字材料工作的基本專業(yè)要求。

（二）提高語言表達與寫作能力

企事業(yè)單位辦公室文秘人員不僅要在職業(yè)權(quán)限范圍內(nèi)，充當管理人員的軍機參謀的角色，為其制定戰(zhàn)略決策提供合理化意見，還要承擔各類宣傳文稿、會議報告與講座等的撰寫工作，妥善處理文件資料，采集信息，為組織對外宣傳活動提供必要協(xié)助?；诖?，基層文秘工作人員應(yīng)具備優(yōu)質(zhì)的文字表達能力與寫作闡述能力。而提高寫作能力的關(guān)鍵在于常規(guī)化學(xué)習，高強度的寫作訓(xùn)練，培養(yǎng)獨立思考能力，深化對各項工作的認知?？偠灾?，企事業(yè)單位辦公室文秘不僅要具備扎實的文字功底，還需充分了解企業(yè)的內(nèi)部架構(gòu)與運營概況，將專業(yè)理論與實踐有機整合，創(chuàng)造出真實且優(yōu)質(zhì)的文案作品。

（三）抓好細節(jié)落實，提升服務(wù)質(zhì)量。

細節(jié)決定成敗，文字工作要做到精益求精，服務(wù)工作要做到細致入微，程序組織要規(guī)范有序，在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作更要時刻謹記一個“細”字，否則工作中的馬虎大意將造成無法彌補的錯誤。比如組織會議、接待等日常事務(wù)，對每一項工作的時間、地點、人員等都要仔細梳理，急事急辦，特事特辦，避免因事務(wù)繁雜出現(xiàn)紕漏。培養(yǎng)好的工作習慣，注重細節(jié)落實，規(guī)范嚴謹，提高效率，提升服務(wù)質(zhì)量。

（四）建立必要的規(guī)章制度

要達到文書處理過程中規(guī)范化、標準化的要求，提高文書處理質(zhì)量和效率，必須從文件形成的初始階段就有一個科學(xué)、規(guī)范的管理措施及標準，必須嚴格按照國家和企業(yè)相關(guān)規(guī)定進行公文處理。公司嚴格貫徹執(zhí)行《公文處理辦法》《公文運行規(guī)范》《電子公文管理辦法》等制度，工作人員在提高思想認識的基礎(chǔ)上，在文書處理中的形成環(huán)節(jié)、運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、暫存環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)方面建立了相應(yīng)管理措施和制度，確保文件生命全周期的規(guī)范和運轉(zhuǎn)高效。

（五）堅持正確的政治方向

在寫作的過程中，辦公室秘書應(yīng)該堅持正確的政治立場，遵循國家的有關(guān)政策、方針，體現(xiàn)政治的正確性。對于公文寫作，基本國情是基礎(chǔ)，在實際寫作的過程中，應(yīng)該將我國的體制、思想等體現(xiàn)出來。在正式寫作之前，準備工作要做足，例如：收集信息，組織討論，明確公文格調(diào)，構(gòu)建寫作框架等。同時，辦公室秘書還要反復(fù)修改公文內(nèi)容，提升公文的寫作水平。

（六）在艱辛寫作中尋求快樂和成就感

做好辦公室文字工作，提高公文、文書、文稿寫作水平，在具備以上基本專業(yè)基礎(chǔ)和技能的基礎(chǔ)上，在做好以上知識積累和信息收集的同時，必須通過艱苦的寫作實踐，在實踐中艱苦磨煉自己，得到不斷提高。眾所周知，文字工作是一項非常辛苦的工作，完成一篇所謂“大塊頭”的企業(yè)文書（如職代會工作報告，行業(yè)工作經(jīng)驗介紹等），寫作人員，幾天茶飯不思，通宵不眠，司空見慣，沒有相當?shù)膶嵺`功夫，文字工作能力的提高幾乎不可能。所以，從事企業(yè)辦公室文字工作，必須有刻苦鉆研的思想準備，提高自己的文字工作水平，必須要經(jīng)過艱苦的一定時期的磨煉，沒有其他捷徑和竅門，因此，勤于實踐，甘于吃苦，是做好辦公室文字工作的基本條件和唯一途徑。

四、結(jié)語

總而言之，作為辦公室的秘書，應(yīng)該及時掌握各個方面的動態(tài)信息，促進組織內(nèi)外的交流，不斷擴展公文寫作，開闊自己的眼界。在實踐工作中，還應(yīng)該積極總結(jié)寫作經(jīng)驗，進而強化自身的寫作能力，保證文字編寫的規(guī)范性、合理性，為企業(yè)發(fā)展做出一定的貢獻。

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