劉鴻超 范寶林 高燕華 許慧祥

2018年4月，國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)發(fā)布《全國(guó)醫(yī)院信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范(試行)》，在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的物資管理項(xiàng)中，高值耗材管理要：“針對(duì)植入、介入等高值耗材，支持接收院外高值耗材供應(yīng)商信息，實(shí)現(xiàn)高值耗材標(biāo)識(shí)碼、有效期、資質(zhì)等信息全流程管理及追溯”。高值耗材的信息化建設(shè)，有利于提升管理效率，加強(qiáng)成本控制，保障醫(yī)療質(zhì)量安全。

高值耗材具有技術(shù)含量高、規(guī)格品種繁復(fù)、在人體內(nèi)永久留存、使用風(fēng)險(xiǎn)大和產(chǎn)品價(jià)值高等特點(diǎn)[1]。口腔種植體作為高值耗材重要組成部分，是口腔專科醫(yī)院高值耗材管理的重點(diǎn)之一。目前，多數(shù)醫(yī)院的高值耗材已實(shí)現(xiàn)了信息化管理[2-4]。北京大學(xué)口腔醫(yī)院有自己的信息系統(tǒng)，但對(duì)種植體的管理各科室使用的管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，系統(tǒng)功能不健全，無法有效地實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)管。因此，設(shè)計(jì)新的管理系統(tǒng)，整合、優(yōu)化和拓展目前管理系統(tǒng)的功能顯得尤為重要。本研究結(jié)合醫(yī)院實(shí)踐，基于醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning，HRP)，研究口腔種植體全程監(jiān)管管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建。

1 口腔種植體全程監(jiān)管系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建

種植體全程監(jiān)管系統(tǒng)建立在HRP管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，使用HRP系統(tǒng)的計(jì)劃管理、采購系統(tǒng)、供應(yīng)商協(xié)同和資質(zhì)管理等部分。種植體全程監(jiān)管采用“集采-分收-集結(jié)”的管理模式，其業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1 口腔種植體全程監(jiān)管業(yè)務(wù)流程圖

1.1 采購申請(qǐng)及訂單發(fā)送

(1)醫(yī)院科室或各門診部根據(jù)需求提交采購申請(qǐng)。

(2)采購部門接收來自醫(yī)院科室和各門診部的申請(qǐng)，匯總申請(qǐng)生成采購訂單，推送至供應(yīng)商云平臺(tái)。

1.2 供應(yīng)商配貨及驗(yàn)收入庫

(1)供應(yīng)商配貨。供應(yīng)商根據(jù)訂單準(zhǔn)備相應(yīng)耗材，掃描耗材原廠條碼錄入系統(tǒng)，再分別配貨至醫(yī)院和各門診部。

(2)驗(yàn)收入庫。醫(yī)院與各門診部庫房驗(yàn)收無誤后，掃描配貨單上的條碼一鍵完成入庫操作。

(3)入二級(jí)庫。耗材在庫房驗(yàn)收完成后直接轉(zhuǎn)至科室二級(jí)庫，使用科室對(duì)實(shí)物進(jìn)行二次驗(yàn)收確認(rèn)。

1.3 掃碼出庫

患者手術(shù)過程中，同步掃描使用的種植體耗材原廠條碼，完成出庫操作，實(shí)現(xiàn)全過程追溯管理。

1.4 匯總使用及采購結(jié)算

(1)匯總使用。采購部門定期匯總醫(yī)院及各門診部的種植體使用情況。

(2)采購結(jié)算。采購部門統(tǒng)一對(duì)醫(yī)院及各門診部的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)算。

2 口腔種植體全程監(jiān)管系統(tǒng)設(shè)計(jì)要素

2.1 拓展系統(tǒng)管理范圍

將醫(yī)院與各門診部的種植體管理統(tǒng)一到一個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)成本控制，提升種植體全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)管效率。

2.2 編寫物料字典

物料字典中包含品名、規(guī)格、貨號(hào)、價(jià)格、產(chǎn)品效期及注冊(cè)證效期等字段。物料字典是系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)，可降低供應(yīng)商與醫(yī)院、管理科室與臨床科室及臨床科室之間的信息溝通成本，能保證系統(tǒng)采購模塊各流程之間、供應(yīng)商平臺(tái)與采購模塊之間的正確對(duì)接。

2.3 設(shè)計(jì)產(chǎn)品條碼掃描機(jī)制

HRP管理系統(tǒng)解析產(chǎn)品原廠條碼，供應(yīng)商掃描原廠條碼與系統(tǒng)物料字典中的數(shù)據(jù)匹配，生成配貨單據(jù)條碼。種植體入一級(jí)庫時(shí)，掃描單據(jù)條碼，配貨單上所有產(chǎn)品信息從供應(yīng)商平臺(tái)同步更新至醫(yī)院一級(jí)庫；一級(jí)庫轉(zhuǎn)移至二級(jí)庫管理時(shí)，一鍵轉(zhuǎn)庫無需掃碼；二級(jí)庫出庫時(shí)，關(guān)聯(lián)患者信息，同時(shí)掃描產(chǎn)品原廠條碼。該模式可提高驗(yàn)收效率，使患者的種植體使用記錄和產(chǎn)品相關(guān)信息可雙向追溯，為產(chǎn)品召回等提供數(shù)據(jù)支撐。條碼技術(shù)已普遍使用于各大醫(yī)院，技術(shù)成熟，可靠性高[5-6]。

2.4 優(yōu)化結(jié)算流程

目前大部分種植體采用寄售制管理，先使用再結(jié)算。小部分種植體為非寄售制管理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)兼顧兩種不同結(jié)算方式，監(jiān)控物資流動(dòng)情況以準(zhǔn)確核算成本，在流程中設(shè)置期初暫估環(huán)節(jié)，引入期初暫估單，實(shí)現(xiàn)分情況結(jié)算貨款，其流程如圖2所示。

寄售制管理的種植體，通過逐級(jí)引用期初暫估單，形成“存貨采購入庫單”與“應(yīng)付單”，當(dāng)期只支付“應(yīng)付單”的部分。非寄售制管理的種植體，通過逐級(jí)引用期初暫估單，形成“存貨采購入庫單”與“應(yīng)付單”，當(dāng)期既支付“存貨采購入庫單”的部分，也支付“應(yīng)付單”的部分。

2.5 開通資質(zhì)管理平臺(tái)

圖2 口腔種植體期初暫估業(yè)務(wù)流程圖

供應(yīng)商向資質(zhì)管理平臺(tái)上傳公司資質(zhì)和產(chǎn)品資質(zhì)等文件，填寫相關(guān)信息，醫(yī)院負(fù)責(zé)對(duì)資質(zhì)文件和信息進(jìn)行審核。資質(zhì)有效期與存貨檔案數(shù)據(jù)同步，采購訂單配貨時(shí)，要求公司填寫產(chǎn)品生產(chǎn)日期，系統(tǒng)自動(dòng)檢驗(yàn)產(chǎn)品效期，并檢驗(yàn)產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的注冊(cè)證效期，若產(chǎn)品注冊(cè)證失效，則填寫的產(chǎn)品生產(chǎn)日期需在原產(chǎn)品注冊(cè)證有效日期之內(nèi)，可激勵(lì)公司自行更新資質(zhì)。供貨商參與的資質(zhì)管理平臺(tái)建設(shè)，可提升供貨商資質(zhì)管理和產(chǎn)品效期管理效率，降低失誤率，為合同管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐[7-8]。

3 口腔種植體實(shí)施全程監(jiān)管的初步效應(yīng)

3.1 實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)管與質(zhì)量控制

對(duì)種植體的采購、驗(yàn)收、使用、追溯、盤點(diǎn)和結(jié)算等實(shí)現(xiàn)信息化全過程監(jiān)管，可有效控制或規(guī)避高值耗材在供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，保證信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，保障醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全[9-10]。

3.2 實(shí)現(xiàn)信息化雙向追溯

實(shí)現(xiàn)入出庫條碼信息化，每件種植體從入庫、使用到掃碼出庫的全過程，與患者信息關(guān)聯(lián)形成完整檔案，落實(shí)跟蹤監(jiān)管要求[11]。

3.3 節(jié)約成本

種植體信息掃碼錄入管理系統(tǒng)，可有效防止耗材流失，避免浪費(fèi)，降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本[12]。同時(shí)可解決賬實(shí)不符問題，減少經(jīng)濟(jì)管理風(fēng)險(xiǎn)[13-14]。

3.4 提高管理效率

管理系統(tǒng)的操作步驟依據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的管理流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，并在其基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化；設(shè)計(jì)中重視數(shù)據(jù)整理、條形碼管理和模塊整合等問題，有利于減輕醫(yī)護(hù)人員操作負(fù)擔(dān)，提高工作效率[15]。

基于HRP系統(tǒng)的種植體全程監(jiān)管管理系統(tǒng)是醫(yī)院種植體管理的有效工具，可全程監(jiān)管種植體采購到結(jié)算全過程，實(shí)現(xiàn)信息化雙向追溯，降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本，全面提升種植體管理的水平。

4 結(jié)論

口腔種植體全程監(jiān)管系統(tǒng)可實(shí)施種植體條形碼管理，控制每件種植體從入庫、使用到出庫全過程，實(shí)現(xiàn)種植體全程監(jiān)管。從而加強(qiáng)了種植體質(zhì)量控制，實(shí)現(xiàn)信息化雙向追溯。