王洋

摘 要：在保障單位穩(wěn)定運(yùn)行的過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展趨勢(shì)下，各個(gè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的工作隨之增加，與此同時(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求。基于此，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理是必然的趨勢(shì)，做好會(huì)計(jì)檔案電子化管理，有利于提升會(huì)計(jì)檔案管理的效率與質(zhì)量。本文對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的價(jià)值進(jìn)行了分析，并介紹了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的經(jīng)驗(yàn)做法。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；電子化；管理

單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中，接收或者形成的，記錄以及反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，有著一定價(jià)值的文字、圖表等等各種形式的會(huì)計(jì)資料，被稱(chēng)之為會(huì)計(jì)檔案。從我國(guó)會(huì)計(jì)管理發(fā)展歷程來(lái)看，主要經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案影像化管理以及會(huì)計(jì)檔案電子化管理，本文將著重對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理進(jìn)行研究。

一、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的價(jià)值意義

（一）能夠有效降低成本

與傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠有效降低成本，具體體現(xiàn)在這些方面：第一，實(shí)施電子化管理之后，則主要管理信息數(shù)據(jù)，這樣就可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理所需要的空間充分節(jié)省出來(lái)；第二，高效、便捷，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠減少檔案工作者的工作強(qiáng)度與實(shí)踐，不需要打印、裝訂、裝盒、上架等等程序。

（二）有利于提升安全性

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案電子化管理技術(shù)逐漸成熟。從電子管理的角度來(lái)講，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)將更加完整、準(zhǔn)確，電子會(huì)計(jì)資料更加方便接受與讀??；加之，可靠的防護(hù)技術(shù)以及安全機(jī)制的建立與完善，使得會(huì)計(jì)檔案電子化管理的安全性更高。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理具體實(shí)施策略

為了能夠進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案電子化的管理水平，本文筆者建議從這些方面入手：

（一）做好相關(guān)保障

從當(dāng)前的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》來(lái)看，要求單位必須做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，構(gòu)建與會(huì)計(jì)檔案管理、收集、保管、整理、鑒定以及利用等等有關(guān)的管理制度，并對(duì)應(yīng)的采取保護(hù)技術(shù)以及保護(hù)對(duì)策，從而限度保障檔案的安全性、真實(shí)性以及完整性?；谙嚓P(guān)規(guī)定內(nèi)容，各個(gè)單位需要按照自身的實(shí)際情況，做好會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作。具體來(lái)講，相關(guān)人員需要對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行移交，且移交時(shí)需要將電子檔案以及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行完整移交，并按照國(guó)家檔案管理所規(guī)定的格式進(jìn)行設(shè)定。而會(huì)計(jì)檔案管理工作人員在接收電子會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程中，必須要對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)，主要檢測(cè)的內(nèi)容是完整性、真實(shí)性、安全性等等，只有檢測(cè)合格的才能被正式接收。對(duì)于單位之間的交接，從檔案接收單位的角度來(lái)講，需要對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境、載體等等方面進(jìn)行檢驗(yàn)，主要需要做的檢測(cè)具體如下：

（1）移交檢測(cè)

所有涉及到的電子會(huì)計(jì)檔案需要在系統(tǒng)之內(nèi)對(duì)其可用性、真實(shí)性、完整性、安全性等等方面進(jìn)行檢測(cè)，上述指標(biāo)通過(guò)之后，才能繼續(xù)下一步工作。其中，從真實(shí)性檢測(cè)的角度來(lái)講，主要是將歸檔之前所獲取的文件MD5碼與歸檔之后重新獲取的MD5進(jìn)行比對(duì)，看其是否被篡改過(guò)；從完整性的角度來(lái)講，主要是對(duì)文件大小、電子文件數(shù)量與移交登記表進(jìn)行比對(duì)，判斷其是否保持一致，同時(shí)還要檢測(cè)元數(shù)據(jù)填寫(xiě)的完整性；在對(duì)可用性進(jìn)行檢測(cè)是，主要是針對(duì)附件原文是否可以正常打開(kāi)并瀏覽實(shí)施檢測(cè)；對(duì)于安全性檢測(cè)來(lái)講，通常是檢測(cè)是否存在病毒，通常結(jié)合殺毒軟件共同進(jìn)行。

（2）日常檢測(cè)

電子會(huì)計(jì)檔案的形式主要有電子憑證、電子報(bào)告、電子賬簿等等，并以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，但是從實(shí)際情況來(lái)看，業(yè)務(wù)系統(tǒng)并不能有效保障數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期使用?；诖?，本文建議在收集、整理以及利用等等環(huán)節(jié)設(shè)置技術(shù)監(jiān)控手段，從而能夠最大限度保障電子會(huì)計(jì)檔案的完整性并可以長(zhǎng)期進(jìn)行使用。

首先，對(duì)于收集要求會(huì)計(jì)檔案工作人員能夠做到實(shí)時(shí)跟蹤以及監(jiān)控，將關(guān)鍵操作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)確記錄下來(lái)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)收集過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而及時(shí)解決；其次，善用雙向數(shù)據(jù)加密比對(duì)技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等等，這樣能夠更好地防止偽造與篡改；最后，會(huì)計(jì)檔案管理工作者要檢測(cè)收集結(jié)果的完整性，主要是做好數(shù)額、數(shù)量對(duì)比，從而最大限度保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)囊恢滦?。從檔案整理與利用的環(huán)節(jié)來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案管理工作者不僅要對(duì)權(quán)限細(xì)化，對(duì)操作人員訪問(wèn)數(shù)據(jù)的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，并嚴(yán)格審批流程與審批制度對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行審核；另外一個(gè)方面，必須全程記錄數(shù)據(jù)操作的整個(gè)過(guò)程，從而保障檔案的全生命周期能夠準(zhǔn)確追溯，做到操作可以審計(jì)以及可以監(jiān)控。此外，所有會(huì)計(jì)檔案歸檔之后需要將其轉(zhuǎn)化成為PDF格式進(jìn)行保存。

（二）簡(jiǎn)化整理

相關(guān)工作人員應(yīng)該按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)的具體單號(hào)、支付單號(hào)與會(huì)計(jì)憑證之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后采用條碼技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的交接、組裝、裝盒、上架等等環(huán)節(jié)進(jìn)行操作。以往是按月集中組卷，而現(xiàn)在需要在原來(lái)基礎(chǔ)上按天組卷，進(jìn)而保障會(huì)計(jì)檔案歸檔的及時(shí)性。

（三）鑒定優(yōu)化

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出：?jiǎn)挝粦?yīng)當(dāng)定期對(duì)移到保管期限的會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行鑒定，并形成對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。直觀來(lái)講，就是通過(guò)鑒定的手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限進(jìn)行重新劃定，從而進(jìn)行繼續(xù)保存，在鑒定過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷(xiāo)毀?？梢?jiàn)，做好定期鑒定工作，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案資源進(jìn)行更好的優(yōu)化。

（四）深化利用

從會(huì)計(jì)檔案利用者角度來(lái)看，必須保障其利用便捷與高效，因此，為其提供了多種檢索方式，例如，跨庫(kù)檢索、高級(jí)檢索、模糊檢索等等，可以在線(xiàn)審批以及查看一些電子賬簿、電子憑證、電子報(bào)告，從而達(dá)到深化利用的目標(biāo)。

（五）加強(qiáng)保管

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確指出：所應(yīng)用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)﹄娮訒?huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的接收、管理以及利用，并符合電子檔案長(zhǎng)期保管的基本要求。從當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案的電子化管理的方式來(lái)看，在其儲(chǔ)存保管功能上提出對(duì)應(yīng)的要求：第一，儲(chǔ)備方式必須要做好規(guī)范設(shè)計(jì)；第二，建立“系統(tǒng)+儲(chǔ)存介質(zhì)”雙儲(chǔ)備份以及異地災(zāi)備保管機(jī)制，從而最大限度的保障會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息的安全。加強(qiáng)保管，具體從以下開(kāi)展：

（1）在線(xiàn)存儲(chǔ)保管

各類(lèi)在線(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案可以在系統(tǒng)之中在線(xiàn)存儲(chǔ)三年。與此同時(shí)，需要構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案法歸檔備份制度（年度），也就是在每一年的年底，由相關(guān)技術(shù)部門(mén)進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，即一式三份，第一份交由部門(mén)進(jìn)行保存，第二份主要用于日常查閱，第三份則是與讀取設(shè)備進(jìn)行配套，實(shí)現(xiàn)異地封存保管。

倘若異地災(zāi)備中心完成建立之后，還需要在該中心備份一套。

（2）離線(xiàn)保管存儲(chǔ)

如果電子會(huì)計(jì)檔案超過(guò)了在線(xiàn)存儲(chǔ)的期限，則需要遷移到電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行固定期限保管或者是永久保管。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理有著非常明顯的優(yōu)勢(shì)，一方面順應(yīng)了信息技術(shù)不斷發(fā)展的需求；另外一方面，則是能夠全面提升會(huì)計(jì)檔案管理的效率與質(zhì)量。同時(shí)，身為會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)該充分意識(shí)到，在信息技術(shù)的背景下，會(huì)計(jì)檔案管理既面對(duì)機(jī)遇，也面對(duì)調(diào)整。因此，倡導(dǎo)各位會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)一步挖掘會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，其自身不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從而提升自己的綜合素養(yǎng)，不僅要熟悉檔案管理技能，還要掌握最為先進(jìn)的信息化處理技術(shù)，從而推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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