李葛 徐長安

摘要：在新形勢(shì)的發(fā)展要求下，對(duì)于街道辦事處檔案管理工作也提出了更高的要求，要利用信息化手段切實(shí)提升街道辦事處檔案管理水平，優(yōu)化目前街道辦事處的服務(wù)能力；而街道辦事處檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)也是便利為民、建設(shè)和諧街道文化、加強(qiáng)基層建設(shè)的重要體現(xiàn)。本文將對(duì)街道辦事處檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行探究，從而提出加強(qiáng)相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：街道辦事處；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）10-0279-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

Reflections on the Informatization Construction of Archives Management in Subdistrict Offices

LI Ge1， XU Chang-an2

（1.Wulanhaote Xing'an Street Office， Ulanhot 137400， China；2.Party School of Xing'an League Committee， Ulanhot 137400， China）

Abstract： Under the development of the new situation， higher requirements have been put forward for the archives management of subdistrict offices. We should improve the level of archives management of subdistrict offices and optimize the service capacity of current subdistrict offices by means of informationization， while the informationization construction of subdistrict office archives management is also convenient for the people， building a harmonious subdistrict culture and strengthening the grass-roots construction. Important manifestation. This paper will explore the current situation of archives management in subdistrict offices， and put forward relevant suggestions to strengthen.

Key words： information construction；archives management；subdistrict offices

街道辦事處在社區(qū)服務(wù)中起著重要的作用，承擔(dān)著為居民服務(wù)的重要職責(zé)。隨著城市化進(jìn)程的加快，社區(qū)規(guī)模也在不斷增加，對(duì)街道辦事處檔案管理工作也越來越看重。隨著數(shù)字化社會(huì)的不斷發(fā)展，街道辦事處的檔案管理工作也面臨著手段更新的發(fā)展要求，為了推動(dòng)街道辦事處檔案管理工作信息化進(jìn)程的加快，要加強(qiáng)街道范圍內(nèi)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的有效宣傳，做好對(duì)于基礎(chǔ)檔案信息的數(shù)字化加工，并且結(jié)合目前的管理狀況，加強(qiáng)對(duì)于信息化檔案安全保障體系的有效建設(shè)。下文將針對(duì)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作提出一些思考，希望能夠推動(dòng)街道辦事處檔案的管理工作進(jìn)入信息數(shù)字化的軌道。

1 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

街道辦事處的檔案管理工作涉及街道居民生活的方方面面，無論是醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息、殘疾人檔案信息以及居民最低生活保障等，都與檔案管理息息相關(guān)，所以做好街道辦事處檔案管理工作，才能夠提升街道居民生活的幸福指數(shù)，促進(jìn)街道區(qū)域的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

但是目前的街道辦事處檔案管理工作還存在著不足，比如紙質(zhì)檔案在收集與保存的過程之中，會(huì)存在破損以及字跡模糊等現(xiàn)象，加之很多檔案都沒有備份，一旦檔案損壞就會(huì)對(duì)于當(dāng)?shù)鼐用癞a(chǎn)生很大的影響，檔案管理質(zhì)量也達(dá)不到相應(yīng)的要求。所以街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)能夠極大地解決這一問題，提升檔案管理的效率與治理，從檔案管理員的角度上來看，大大提高了工作效率，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案保存不當(dāng)?shù)膯栴}[1]，在日后的管理過程之中可以更加容易地錄入與瀏覽。

從街道居民的角度上來看，街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)也極大便利了當(dāng)?shù)鼐用竦纳?，能夠讓目前的街道辦事處檔案管理工作向公眾化、服務(wù)化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，給予街道辦事處更多的空間來發(fā)揮街道檔案的作用，讓目前的檔案管理工作能夠貼近居民的生活實(shí)際，并且在街道辦事處檔案管理連入網(wǎng)絡(luò)時(shí)，居民也可以在網(wǎng)上平臺(tái)中搜索自身所需要的信息。而且居民在平時(shí)辦手續(xù)時(shí)，經(jīng)常會(huì)存在手續(xù)煩瑣等現(xiàn)象，而街道辦事處檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)之后，可以依托電子化注冊(cè)平臺(tái)，提升了居民材料準(zhǔn)備的效率，創(chuàng)新多種辦理方式，從而推動(dòng)目前街道辦事處的工作向便民利民方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，壓縮了目前的審批時(shí)限，進(jìn)一步提升檔案管理工作的透明度。

2 街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

2.1 加大對(duì)于街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的宣傳

宣傳的力量是很重要的，如果仔細(xì)觀察可以發(fā)現(xiàn)，街道部門經(jīng)常會(huì)宣傳一下額檔案管理等方面的內(nèi)容，這種宣傳會(huì)產(chǎn)生很多積極的影響。往往街道居民在需要辦理手續(xù)的時(shí)候，才會(huì)考慮到去街道辦事處獲取檔案資料，反反復(fù)復(fù)跑手續(xù)，煩瑣的流程給居民帶來了很多不便，所以為了提升街道辦事處檔案管理工作的有效性，在實(shí)現(xiàn)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的過程之中，也需要加強(qiáng)對(duì)于信息化使用方式的宣傳。因?yàn)檫@些基礎(chǔ)的檔案信息資源如何管理、利用才是關(guān)鍵，所以在宣傳的過程之中，也能夠讓街道居民們了解檔案的使用方式以及可以提供的服務(wù)范圍等，從而讓居民可以實(shí)現(xiàn)自助服務(wù)，大大提升了居民辦事的效率，節(jié)約了居民“跑腿”的時(shí)間。

宣傳方式相對(duì)多樣，對(duì)于年輕人而言，在辦理事情之前會(huì)通常先上網(wǎng)搜索相關(guān)信息，所以可以利用設(shè)置街道辦事處公眾服務(wù)主頁的方式，讓居民進(jìn)行自助查詢。而一些年級(jí)較大的人就可以通過傳統(tǒng)的渠道進(jìn)行宣傳，比如報(bào)紙媒體，當(dāng)?shù)匦侣勲娨暸_(tái)媒體宣傳等，在社區(qū)部分也可以張貼一些信息化的標(biāo)語，讓居民能夠初步產(chǎn)生印象，為后期檔案管理工作的廣泛推廣奠定基礎(chǔ)，更好地服務(wù)于當(dāng)?shù)鼐用馵2]。

2.2 提升街道辦事處檔案的數(shù)字化率

街道辦事處檔案管理工作不是脫離于社會(huì)檔案體系而存在的，恰恰相反，街道辦事處檔案管理工作是整個(gè)社會(huì)中最為基礎(chǔ)重要的一環(huán)，所以在推進(jìn)街道辦事處檔案管理信息化進(jìn)程的過程之中，要與社會(huì)整體的檔案信息發(fā)展腳步相一致，將街道辦事處的檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)納入政府政務(wù)信息管理之中，使得目前的檔案管理工作真正成為政府服務(wù)體系中的基礎(chǔ)性一環(huán)，這也是我國在實(shí)現(xiàn)政府政務(wù)資源共享開發(fā)中的重要一環(huán)。檔案管理人員需要學(xué)習(xí)檔案信息技術(shù)，與當(dāng)?shù)氐臋n案館建設(shè)與管理做好聯(lián)動(dòng)工作，街道辦事處檔案管理在信息化建設(shè)的推動(dòng)下，不再是分割開的個(gè)體，而是具有聯(lián)動(dòng)作用的整體，在融入檔案信息管理王若的過程之中發(fā)揮檔案管理便民的作用。

2.3 提升街道辦事處檔案管理服務(wù)能力

在街道辦事處檔案管理服務(wù)方面，也應(yīng)該以信息化建設(shè)為載體，來提升自身的服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大服務(wù)范圍的同時(shí)，適應(yīng)目前居民的使用要求以及社會(huì)的發(fā)展要求，對(duì)于目前的檔案信息管理發(fā)展方向，要進(jìn)行良好的組織協(xié)調(diào)工作，并且對(duì)于街道區(qū)域內(nèi)的一些檔案情況要做好方案制定以及情況跟蹤恢復(fù)。

優(yōu)化街道辦事檔案管理服務(wù)工作的過程之中對(duì)于一些重要的檔案資料，在這一過程之中可以通過建設(shè)安全防護(hù)系統(tǒng)，來提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，實(shí)現(xiàn)對(duì)于街道辦事處檔案信息的安全與防護(hù)?？梢越Y(jié)合街道檔案管理的實(shí)際需要，建立萬韓的檔案信息數(shù)據(jù)備份體系，并且模擬可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息問題，建立災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，去確保信息的安全程度。

在硬件設(shè)施上也要加強(qiáng)街道服務(wù)點(diǎn)的建設(shè)，做好服務(wù)功能的全覆蓋工作，讓居民可以通過移動(dòng)終端，或者是城市中所設(shè)有的自主查詢終端進(jìn)行查詢，讓居民們可以享受到優(yōu)先、快捷的服務(wù)內(nèi)容，甚至居民可以足不出戶就查詢到信息，辦理到相關(guān)的業(yè)務(wù)，加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)檔案的應(yīng)用，提升目前街道辦事處對(duì)于檔案管理以及檔案預(yù)約查詢的處理能力，根據(jù)我國一些省市街道辦事處信息化建設(shè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)來看，基層信息化應(yīng)用水平得到了大大提升，操作平臺(tái)也在不斷改進(jìn)與改善的過程之中為基層居民以及街道區(qū)域內(nèi)所涉及的對(duì)象，都提供了十分準(zhǔn)確、充實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)功能以及應(yīng)用。

所以綜合來看，街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作也需要從硬件建設(shè)與軟件建設(shè)兩個(gè)方面進(jìn)行著手，擴(kuò)大目前街道辦事處檔案管理的服務(wù)面積，優(yōu)化街道辦事處檔案管理目前的服務(wù)質(zhì)量，為居民們提供更加快捷的檔案利用服務(wù)。

2.4 推動(dòng)街道辦事處檔案管理信息化制度建設(shè)

高科技產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，帶動(dòng)了信息化建設(shè)的快速發(fā)展，對(duì)信息采集、保管和利用的方式也有相應(yīng)的促進(jìn)和改變。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要條件就是檔案建設(shè)必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)方面，也要有針對(duì)性提出相應(yīng)的管理制度，確保街道辦事處檔案管理工作以信息化的方式呈現(xiàn)出來之后，依然能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化，優(yōu)化目前的管理流程過程，根據(jù)信息化建設(shè)的相關(guān)原則，來加強(qiáng)檔案資料的規(guī)范化管理。在明確行政許可事項(xiàng)后，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)辦理事項(xiàng)的要求以及流程，在有關(guān)部門的審批信息共享機(jī)制的推動(dòng)下，街道辦事處也要向無紙化辦公方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以制度為保障，來推動(dòng)街道辦事處檔案管理工作向高效便民的工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

2.5 積極培訓(xùn)和引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才

人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。隨著信息化時(shí)代的到來和國民素質(zhì)的提高，實(shí)現(xiàn)街道辦事處管理信息化是必須的必要的，然而人才是實(shí)現(xiàn)信息化的第一個(gè)攔路石，街道辦事處檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，必將離不開專業(yè)性的人才，在進(jìn)行人才的選擇必須滿足三個(gè)要求：一是專業(yè)水平高；二是文化功底深；三是具有一定的潛力。街道辦事處可以采用多種途徑進(jìn)行人才的發(fā)掘、培訓(xùn)和儲(chǔ)備。街道辦事處要依據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，走出去尋找人才，果斷引進(jìn)具有信息技術(shù)特長，熟悉檔案管理的人才。

3 結(jié)語

目前的街道辦事處檔案管理在信息化建設(shè)方面上還有很大的發(fā)展與改進(jìn)空間，街道辦事處檔案管理人員要在正確認(rèn)識(shí)街道辦事處檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)重要意義的基礎(chǔ)之上，利用加大對(duì)于街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的宣傳、提升街道辦事處檔案的數(shù)字化率、提升街道辦事處檔案管理服務(wù)能力、推動(dòng)街道辦事處檔案管理信息化制度建設(shè)等多種方式，來優(yōu)化街道辦事處檔案管理的效率與質(zhì)量，給予當(dāng)?shù)鼗鶎泳用窀嗟谋憷c體驗(yàn)，促進(jìn)整個(gè)基層信息化應(yīng)用的發(fā)展，街道辦事處的檔案管理人員也要不斷提升自身的管理水平，加強(qiáng)信息化技術(shù)培訓(xùn)，適應(yīng)目前街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的實(shí)際要求。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】