付向軍

摘要： 辦公室是企業(yè)單位的樞紐，對企業(yè)的正常運行具有重要的意義。企業(yè)辦公室行政管理是每個企事業(yè)單位必做的工作，精細(xì)化成為企業(yè)辦公室行政管理的最新風(fēng)向標(biāo)，精細(xì)化企業(yè)的公室行政管理可以有效提高企業(yè)的工作效率。本文研究了目前企業(yè)辦公室管理中存在的問題，理清了企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路，并提出了企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的具體對策。

關(guān)鍵詞：行政管理；精細(xì)化；企事業(yè)單位；思路；對策

行政管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)著重要的地位，企業(yè)中除辦公室的其他部門崗位職責(zé)明確，辦公室的行政管理區(qū)別于其他部門，工作種類繁多，沒有明確的崗位職責(zé)。辦公室的行政管理應(yīng)該更細(xì)化，精細(xì)化的管理方式更加科學(xué)，可以細(xì)化繁雜的辦公室工作，提高辦公室的工作效率，使各部門的溝通更加順暢，幫助企業(yè)更好發(fā)展。

1.企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題

1.1缺少完整的行政辦公制度

管理制度是企業(yè)單位所有部門必備的規(guī)章制度，“沒有規(guī)矩不成方圓”，管理制度的完整性和合理性是辦公室工作順利開展的基礎(chǔ)。一些企業(yè)在運行時缺少完整的行政辦公制度，致使辦公室的工作效率低下。有些企業(yè)沒有針對辦公室工作的性質(zhì)的不同制定出特有的規(guī)章制度，使得不同部門的管理制度雷同，影響工作效率。很多公司對辦公室的事務(wù)沒有明確的分工，使得有些工作缺少對應(yīng)的責(zé)任人，發(fā)生工作無人認(rèn)領(lǐng)，相互推諉的情況，影響工作的順利進(jìn)行。

1.2缺少團(tuán)結(jié)協(xié)作能力

辦公室的行政工作需要各部門各人員之間的相互溝通、合作、配合，不是一個人可以單獨完成的。在企業(yè)單位的實際工作中，一些企業(yè)的員工缺少協(xié)作能力，無法進(jìn)行有效的溝通，當(dāng)工作出現(xiàn)問題時，員工沒有團(tuán)隊合作意識，問題無法有效解決，導(dǎo)致辦公效率低下，增加了企業(yè)的管理成本。

1.3員工綜合素質(zhì)較低

在企業(yè)中，有的員工的綜合素質(zhì)較低，不能夠勝任辦公室的事務(wù)。因辦公室工作的特殊性，導(dǎo)致有些工作沒有具體的責(zé)任人，當(dāng)此類問題發(fā)生時，辦公室人員不能及時有效地解決問題，因有的員工綜合素質(zhì)較低，責(zé)任感低下，缺少主人翁意識，對沒有明確責(zé)任的工作，不會以積極的心態(tài)對待，導(dǎo)致問題的堆積，影響企業(yè)的正常運行。

2.企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路

2.1提高管理者對精細(xì)化的重視

管理者在企業(yè)的正常運行中起著重要的作用，是企業(yè)發(fā)展方向的制定者，只有管理者具備了行政管理精細(xì)化的意識，才能保證企業(yè)精細(xì)化管理的實現(xiàn)。管理者對辦公室行政管理精細(xì)化足夠重視，才會制定相應(yīng)的制度，并監(jiān)管制度的實施。提高管理者對辦公室行政管理精細(xì)化的重視是實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化管理的首要條件。

2.2樹立精細(xì)化的管理制度

制定合理的獎勵和約束制度，建立完整的管理流程，可以更好地幫助企業(yè)實現(xiàn)辦公室的精細(xì)化管理，精細(xì)化的管理制度可以約束員工做好本職工作，調(diào)動員工的工作積極性。因此，企業(yè)單位需要建立一套合理的，完善的精細(xì)化管理制度，作為員工行事的依據(jù)。樹立精細(xì)化的管理制度可以保障企業(yè)單位的工作更加順暢，促進(jìn)企業(yè)單位健康快速的發(fā)展。

2.3強化團(tuán)結(jié)協(xié)作意識

在當(dāng)前企業(yè)管理中，只有團(tuán)隊擁有團(tuán)結(jié)合作意識，才能推動企事業(yè)的健康發(fā)展。因此，應(yīng)加強員工的團(tuán)結(jié)協(xié)作意識，同時培養(yǎng)員工的主人翁意識。在企業(yè)中，團(tuán)結(jié)協(xié)作是一切工作的根本，在依照規(guī)章制度的基礎(chǔ)上引導(dǎo)員工學(xué)會團(tuán)結(jié)協(xié)作，是促進(jìn)企事業(yè)發(fā)展的重要途徑。

3.企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的對策

3.1考核指標(biāo)細(xì)化量化

在當(dāng)今企業(yè)，辦公室人員的KPI指標(biāo)都比較宏觀，甚至在有些企業(yè)，辦公室人員不清楚自己的具體KPI，無法用KPI激勵員工積極工作。在我國，一些企業(yè)的KPI太過模糊，例如，某企業(yè)辦公室員工的一條KPI為“工作表現(xiàn)”，概念太過模糊、太宏觀，導(dǎo)致員工不知道該從哪些方面達(dá)成自己的考核指標(biāo)。辦公室工作的繁雜性使辦公室行政管理必定區(qū)別于其他部門，應(yīng)針對性地建立精細(xì)化的考核指標(biāo)，將辦公室的工作細(xì)化、量化。辦公室行政管理工作的細(xì)化是將辦公室的每一項工作進(jìn)行有效的拆分，有邏輯性的拆分可以控制好辦公室工作的每一個具體環(huán)節(jié)，管理者可以從宏觀進(jìn)行管控，考核指標(biāo)的量化可以幫助管理者把控辦公室的工作量，了解每一個環(huán)節(jié)的工作量情況，有助于管理者從整體上調(diào)整辦公室的工作，從整體上提高辦公室行政管理的效率。

3.2推行精細(xì)化的管理制度

辦公室在企業(yè)單位中起著溝通的作用，制定精細(xì)化的制度是優(yōu)化辦公室管理的重要手段。企業(yè)應(yīng)細(xì)化辦公室崗位設(shè)置，并明確崗位職責(zé)。辦公室的工作有著量大煩瑣的特點，目前，我們大多數(shù)企業(yè)的辦公室崗位設(shè)置隨意，職責(zé)不明確，造成工作的重疊和無責(zé)任人，浪費了人力，由于職責(zé)不明確，如果出現(xiàn)問題，也無法追究責(zé)任人。因此，在企業(yè)管理中一定要明確崗位職責(zé)，做到所有的工作都有對應(yīng)的負(fù)責(zé)人，這樣不僅能提高員工的工作積極性，提高整體的工作效率。精細(xì)化的管理制度可以有效地推動辦公室行政管理精細(xì)化的實施。

3.3提高員工綜合素質(zhì)

員工是企業(yè)運行的根本，提高員工的綜合素質(zhì)是提高企業(yè)工作效率的根本。企業(yè)應(yīng)提高職員的職業(yè)道德素養(yǎng)，培養(yǎng)員工的服務(wù)意識。企業(yè)應(yīng)該定期組織培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力，使各崗位的員工達(dá)到崗位應(yīng)具備的專業(yè)水平。精細(xì)化是企業(yè)管理的發(fā)展方向，企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)員工對精細(xì)化工作的重視，使員工養(yǎng)成精細(xì)化的工作習(xí)慣。

結(jié)束語

企業(yè)辦公室工作量大且種類繁多，做好日常工作有助于企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，提高辦公室的工作效率，更好地完成工作，在一定程度上降低企業(yè)的管理和溝通成本。推進(jìn)企事業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化，是提高辦公室工作水平的重要途徑。

參考文獻(xiàn)：

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