文·謝文茹

醫(yī)院在運營管理過程中形成了大量的第一手檔案資料，對這些檔案資料進行科學管理，可以對醫(yī)院發(fā)展起到重要保障作用。隨著檔案管理模式的不斷完善，檔案科學化管理迫切需要檔案管理進入信息化時代。目前，各級醫(yī)院已逐步意識到加強檔案信息化建設的重要性，但阻礙檔案信息化建設的問題依然眾多，值得檔案部門研究和深思。

一、醫(yī)院檔案信息化建設的現狀

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和醫(yī)療保險制度改革的深入推進，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經不能滿足醫(yī)院改革發(fā)展的需要。我院是一個三級甲等醫(yī)療衛(wèi)生機構，醫(yī)院信息化建設的發(fā)展，帶動了醫(yī)院檔案管理信息化建設的腳步。2017年，我院積極爭創(chuàng)山東省檔案工作科學化管理先進單位，加大了對檔案管理信息化人力、物力、財力等方面的投入，新增了服務器，完善了檔案信息化管理系統(tǒng)，加強電子文件的收集和歸檔，建立了全部室藏檔案目錄數據庫，基本實現了數據管理、檢索查詢、檔案統(tǒng)計等功能。一方面順利通過了先進單位的測評，另一方面也使檔案管理信息化成為醫(yī)院信息化管理的組成部分，大大地提高了醫(yī)院管理服務水平，滿足了患者對醫(yī)院檔案利用和檢索的更高要求。

醫(yī)院檔案信息化建設的作用日益突顯。首先，醫(yī)院檔案信息化的運用大大提高了醫(yī)院檔案的收集、檢索、統(tǒng)計及利用效率；其次，通過檔案信息化建設，減少了紙質檔案的存儲空間，降低了管理成本和人工投入；再次，在網絡信息技術支持下，可以構建基于醫(yī)院網絡技術的數據庫，通過資源共享提高醫(yī)院工作效率。但針對檔案信息化建設規(guī)劃、數字資源、應用系統(tǒng)、信息安全等方面的標準要求，我院檔案信息化建設的問題還很多，還有很大的提升空間。

二、醫(yī)院檔案信息化建設的問題分析

（一）對檔案信息化建設的重視程度不夠

醫(yī)院信息化建設改變了醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，優(yōu)化了醫(yī)院管理流程，提高了管理工作效率，讓醫(yī)院受益匪淺。但醫(yī)護人員對醫(yī)院檔案信息化建設的重要性仍認識不足、重視不夠。在檔案收集工作中，各科室的兼職檔案員受慣性思維支配，仍習慣延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，只注重紙質檔案歸檔，而忽略電子文件的存檔，上傳電子文件的意識不夠，致使電子文件存檔不完整、不系統(tǒng)、不全面，導致檔案信息化建設始終滯后于醫(yī)院信息化建設。

（二）醫(yī)院檔案信息化建設缺少統(tǒng)一標準

目前，醫(yī)院的檔案信息化建設系統(tǒng)，多是根據醫(yī)院自身信息化建設的情況來制定，有的是自主研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，有的是軟件公司研發(fā)的檔案管理軟件，也有的是醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)自帶的檔案管理模塊，沒有一個衛(wèi)健系統(tǒng)統(tǒng)一的檔案信息化建設標準。雖然衛(wèi)生部頒布了《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，但是對醫(yī)院電子檔案管理還沒有出臺統(tǒng)一的標準要求，致使醫(yī)院檔案信息化建設形態(tài)各異、標準不一、難以相容，起不到檔案信息化數據共享共融的作用。

（三）醫(yī)院檔案信息化管理人員綜合素質欠缺

醫(yī)院檔案信息化建設，離不開一支高素質管理隊伍的依托。目前，醫(yī)院檔案管理人員普遍年齡結構老化、綜合素質參差不齊，有的只熟知檔案管理法律法規(guī)和工作流程，不具備過硬的理論知識和專業(yè)技能；有的能熟練掌握檔案材料的收集、編號、統(tǒng)計、檢索技能，但不掌握電子檔案管理軟件的使用方法，不能在檔案信息化管理中獨當一面；有的檔案管理人員身兼數職，沒有時間和精力去熟悉和掌握檔案信息化管理技能，對檔案工作只是被動應付。

三、加強醫(yī)院檔案信息化建設的舉施

（一）提高認識，保障到位

提升醫(yī)院檔案信息化建設水平，首先要提高認識，加強保障。醫(yī)院要樹立全員檔案意識，將檔案信息化建設納入到醫(yī)院信息化建設總體規(guī)劃中，同部署、同落實、同考核。將檔案信息化管理人員納入醫(yī)院信息化管理領導小組中，建立醫(yī)院檔案信息化管理網絡，制定完善的醫(yī)院檔案信息化建設制度，給予醫(yī)院檔案信息化建設人力、物力、財力等方面的支持和投入，保證資金到位、設備落實。其次，要嚴格落實工作責任制，將檔案信息化管理制度納入醫(yī)院管理制度和分管領導的崗位職責中，強化各科室兼職檔案員對檔案信息化管理工作的認識，提高電子歸檔意識，保證電子檔案材料收集齊全、安全管理。

（二）加強管理，設施到位

檔案信息化建設基礎設施配置，是醫(yī)院檔案信息化建設的必備條件，是實現檔案信息化管理的基礎性保障設施。檔案信息化基礎設施建設主要包括網絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設和系統(tǒng)軟件建設等。其中，基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、安全設備、檔案數字化加工設備以及其它支撐設備；系統(tǒng)軟件主要是計算機運行所需的各種程序及有關文字資料，如檔案管理軟件等。配置完備的檔案信息化建設基礎設施，一是可以自主從事最基本的檔案數字化掃描工作。我院在創(chuàng)建檔案工作科學化管理先進單位時，按照細則要求，必須實現一定比例的室藏檔案數字化掃描數據，但由于我院沒有配備檔案數字化加工設備，只能采取社會化服務方式完成室藏檔案的數字化任務，這對于檔案安全造成一定隱患。二是可以將檔案管理軟件與醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)進行有效鏈接，讓檔案信息化管理系統(tǒng)擺脫孤軍奮戰(zhàn)的狀態(tài)，強大檔案信息資源的管理、利用和共享力度。

（三）重視培訓，素質到位

要將檔案信息化管理人才的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)的計劃中，不斷提升檔案人員的綜合業(yè)務素質。一是醫(yī)院內部制定檔案業(yè)務研討計劃和科室兼職檔案人員的學習計劃，提升檔案人員自主學習檔案業(yè)務、主動掌握檔案信息化管理知識和相關技能的積極性，成為檔案信息化管理工作的明白人和參與者，為醫(yī)院檔案信息化建設的發(fā)展盡己所能。二是醫(yī)院要有計劃地做好檔案人員的培訓工作，既可以邀請檔案管理專家來醫(yī)院進行檔案信息化專業(yè)知識講座，也可以到兄弟單位學習檔案信息化管理好的做法，讓檔案信息化管理人員在培訓中學習，在學習中長進，在長進中提高。

（四）強化措施，安全到位

在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，要特別重視各類檔案數據的保密性和安全性。一是要嚴格執(zhí)行檔案管理的安全保密制度，用對信息系統(tǒng)設置必要的“防火墻”、網關以及權限、密碼等方式加強系統(tǒng)訪問控制，確保醫(yī)院檔案資料的安全。二是要做好醫(yī)院“內網”和“外網”的隔離工作，給計算機系統(tǒng)安裝防病毒卡或反病毒軟件并及時更新版本，設置安全有效的安保措施，以確保醫(yī)院檔案數據在收集、存儲、利用過程中的安全運行。

當前，信息化、數字化已廣泛運用到醫(yī)院管理的各個方面，“移動醫(yī)療”“移動護理”“床邊結算”也大大方便了醫(yī)護人員對患者的診療服務。醫(yī)院檔案信息化建設必須緊跟醫(yī)院信息化建設的步伐，修正問題，采取措施，不斷適應醫(yī)院信息化管理的要求，為不斷提高醫(yī)院管理水平，提升醫(yī)院競爭力，做出檔案服務應有的貢獻。