文·張光明

大數(shù)據(jù)時代的到來，為高校干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新帶來了契機。在國家層面，先后有《促進大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》《大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2016-2020年）》等國家政策性文件發(fā)布?！陡叩葘W校檔案管理辦法》中明確指出，高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理部門應當及時更新管理理念，轉(zhuǎn)變工作思路，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)共享服務模式，提高服務隊伍綜合素質(zhì)。[1]實施大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，需要從宏觀層面對檔案管理和服務進行頂層設計，推動檔案部門在技術(shù)、資源與安全保障等方面的創(chuàng)新，從而滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理與發(fā)展需求，推動檔案工作轉(zhuǎn)型升級。[2]

一、大數(shù)據(jù)的概念與影響

迄今為止，學界對于大數(shù)據(jù)還沒有一個準確的定義，但大數(shù)據(jù)的四個特征，即數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)種類多、處理速度快、數(shù)據(jù)價值密度低，得到了較為廣泛的認同。本文中所提到的大數(shù)據(jù)是具備以上四項特征的高校干部人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)集合。

大數(shù)據(jù)對高校干部人事檔案管理模式有著重要的影響，傳統(tǒng)的高校檔案管理受到時代和技術(shù)的限制，有滯后性、靜止性等缺點，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以讓干部人事檔案及時更新；在傳統(tǒng)的檔案查詢的過程中，單一地依賴人工的檢查紙質(zhì)文件，不僅會消耗很多人力與物力，且工作的效率也難以提升，很難滿足人事信息的改革要求，[2]大數(shù)據(jù)能夠為高校建立實用性較強的人事檔案管理體系，增強信息檢索的效率和準確性，更好更快地發(fā)揮人事檔案的作用；傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)受到載體的限制，檔案儲存量非常有限，在大數(shù)據(jù)時代，通過云存儲的方式，能儲存大量的檔案數(shù)據(jù)，還可以通過多種方式備份，以防檔案丟失。大數(shù)據(jù)時代的到來，為我國大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案資源整合與服務帶來了新思維、新方式、新資源、新基礎(chǔ)設施、新能力、新權(quán)力六個方面的機遇，[3]只有把握好這個機會，針對檔案管理過程中存在的問題轉(zhuǎn)變管理模式，才能進一步增強高校干部人事檔案管理水平。

二、高校干部人事檔案管理存在的問題

高校干部人事檔案為高校干部的聘用、培養(yǎng)、晉升提供了有力的依據(jù)，但目前的高校干部人事檔案管理模式，還是存在一些問題。

（一）高校干部人事檔案數(shù)據(jù)收集儲存困難

高校干部人事檔案基本可以分為三類，一是離退休干部的檔案；二是在編干部的檔案；三是已經(jīng)離職或者是調(diào)離干部的檔案。針對不同情況的人員，檔案數(shù)據(jù)的采集和整理要采取不同的方式。一般來說，離退休干部的檔案相對較為穩(wěn)定，很少會出現(xiàn)較大變動，不屬于檔案收集的重點；但是在編干部，因其存在進修、內(nèi)部調(diào)動、升職、職稱評定等情況，會造成檔案數(shù)據(jù)不同程度的變動，這就需要及時收集相關(guān)的信息，對人事檔案進行完善和補充；離職或者是調(diào)離的干部，往往會涉及檔案的轉(zhuǎn)接問題，傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)遞不但耗時長，且會出現(xiàn)檔案丟失等問題。這些情況都影響了高校干部檔案數(shù)據(jù)的收集和儲存。

（二）高校干部人事檔案管理人才短缺

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應用給檔案管理工作者帶來了一定的挑戰(zhàn)，只有熟悉計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)，并且能將以上技術(shù)融入到檔案資源的收集、整理、存儲、共享的各個流程之中的專業(yè)管理人員，才能做好干部人事檔案管理工作。目前高校檔案管理部門這類復合型專業(yè)技術(shù)人才的缺乏，延誤了高校干部人事檔案大數(shù)據(jù)化管理工作的深入開展。

（三）高校干部人事檔案數(shù)據(jù)安全難以保證

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)安全是十分重要的問題，檔案數(shù)據(jù)是個人職業(yè)生涯中的重要憑證，若被非法更改或者是竊取，會給工作和本人帶來巨大損失。只有解決好檔案數(shù)據(jù)的安全問題，才能讓檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的進程中更科學有效的開展。

（四）高校干部人事檔案數(shù)據(jù)未得到充分利用

人事檔案信息在服務人力資源管理上缺乏主動性，高等院校中各個崗位對干部的專業(yè)素養(yǎng)都有不一樣的要求，在人員調(diào)配的過程中，只有全面考慮專業(yè)背景、實踐經(jīng)驗、工作能力等情況，才能做出合理的安排。而目前的人事檔案只是對人力資源現(xiàn)狀的部分反映，未能利用大數(shù)據(jù)及相關(guān)技術(shù)對人力資源管理全過程的各環(huán)節(jié)進行量化，對于高校干部的調(diào)動、安排等決策無法提供有效參考。[4]由于檔案數(shù)據(jù)利用不充分，工作中存在人崗不匹配的情況，造成工作不能有效的開展，個人的能力也不能完全施展出來。

三、高校干部人事檔案管理模式轉(zhuǎn)變

面對高校干部人事檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題，只有做出積極應變，及時改變干部人事檔案管理模式，才能在大數(shù)據(jù)時代更好的完成檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變干部人事檔案數(shù)據(jù)收集儲存模式

在檔案數(shù)據(jù)收集方面，要發(fā)揮出信息化優(yōu)勢，利用計算機的功能，對離退休干部、在編干部、已經(jīng)離職或者是調(diào)離干部進行識別。針對不同類型的檔案采取不同的收集方式。對于離退休干部，其檔案變動較小，重點做好退休前的檔案收集，盡量減少檔案數(shù)據(jù)的補正工作。對于在編干部，在人事變動的過程中，做好與各個部門和學院之間的銜接，可以采用先電子后紙質(zhì)的方式：先進行網(wǎng)絡申報，然后提交檔案數(shù)據(jù)變更申請，預約紙質(zhì)檔案材料提交時間，然后根據(jù)提交的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)對相應的紙質(zhì)證明材料進行收集，既能防止重要信息的遺漏，也能有序的安排相關(guān)材料收集，提升檔案數(shù)據(jù)收集效率。對于已經(jīng)離職和調(diào)離的干部，主要做好檔案的轉(zhuǎn)接和備份工作。干部檔案在轉(zhuǎn)接的過程中，可以先和接受單位進行溝通，進行電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)數(shù)據(jù)的雙份傳送，保證效率的同時，還可以防止檔案數(shù)據(jù)丟失，自己單位也要做好電子檔案的備份。檔案數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式可能是多種多樣的，有可能是文件、影像甚至是實物。在檔案收集的過程中，要不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數(shù)據(jù)信息的收集能力，為增強檔案的可靠性，應當對不同表現(xiàn)形式的檔案數(shù)據(jù)，加以鑒別、收集和保存。對于各類收集上來的檔案數(shù)據(jù)，要及時整理歸檔，準確統(tǒng)計，使檔案數(shù)據(jù)收集工作向著規(guī)律化、程序化逐步發(fā)展。[5]

在干部人事檔案數(shù)據(jù)儲存方面，要先對收集上來的檔案數(shù)據(jù)進行預處理，通過篩選、集成、變換等步驟，將其中殘缺、重復和不相關(guān)的數(shù)據(jù)進行剔除，[6]以減少數(shù)據(jù)的處理量和儲存量，然后以云計算為技術(shù)構(gòu)架進行設計，革新檔案管理系統(tǒng)，擴大檔案數(shù)據(jù)儲存容量。這樣不但能夠提升干部人事檔案管理水平，還可以降低檔案的儲存成本和查詢成本。一般情況下，可以通過查詢電子檔案數(shù)據(jù)的方式來調(diào)取所需資料，提升檔案查詢效率。

（二）轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理隊伍建設模式

檔案管理的核心是管理隊伍的建設。新時代對檔案管理工作隊伍也提出了新的要求，只有政治過硬、本領(lǐng)高強的檔案管理隊伍，才符合新時代的發(fā)展需要。在檔案管理團隊組建方面，應當挑選計算機、檔案管理、人力資源等不同領(lǐng)域的人才進行管理團隊的組建。通過提升組織層級、專業(yè)分層負責、明確激勵賞罰制度、強化團隊專業(yè)性，來進行檔案管理團隊的組建。全面提升管理團隊專業(yè)素質(zhì)，強化檔案服務績效，最終實現(xiàn)高校干部人事檔案管理大數(shù)據(jù)技術(shù)的全面應用。

在檔案管理人員培訓方面。在檔案管理人員的培養(yǎng)上，以業(yè)務培訓為主，注重了解大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的最新技術(shù)和應用，因為大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的相關(guān)技術(shù)發(fā)展日新月異，只有不斷學習才能充分了解前沿技術(shù)；還要加強思想政治培訓，組織檔案管理人員學習黨的最新方針政策，提升政治覺悟，確保其以崇高的職業(yè)操守、扎實的工作作風，投身檔案管理工作。通過定期舉辦檔案管理培訓班的方式，提升檔案管理人員理論水平，定期開展業(yè)務考核和技能比賽，加強檔案管理人員實踐能力，從理論和實踐兩個方面促進檔案管理隊伍的服務水平。

（三）轉(zhuǎn)變干部人事檔案數(shù)據(jù)保密模式

實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分級管理。將干部人事檔案分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部、公開等五個層次，其中絕密、機密的檔案，主要采用紙質(zhì)檔案的形式進行管理和保存，但是也要做好相關(guān)電子檔案的留存，避免因紙質(zhì)檔案的損害而帶來的影響，這兩個級別的檔案一般不在網(wǎng)絡上進行儲存，這樣能夠最大程度上避免因網(wǎng)絡原因造成的信息外漏。內(nèi)部級別的干部人事檔案可以在加密的情況下，進行網(wǎng)絡上的數(shù)據(jù)收集、整理和保存。公開級別的檔案，應當有針對性的公開，確保檔案數(shù)據(jù)可以進行有效的收集、查詢和更改，真正實現(xiàn)干部人事檔案的大數(shù)據(jù)管理。在非檔案管理人員進行電子檔案訪問時，要做好訪問人員的身份認證，限制其訪問權(quán)限和訪問次數(shù)，做好訪問痕跡留檔。

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全管理制度。高等院校應當會同二級學院和職能部門，結(jié)合自身的實際情況來進行檔案安全保障及應急制度的制定。對于數(shù)字檔案資源的安全管理，需要各個學院和職能部門同檔案管理部門達成一致意見。尤其是在突發(fā)狀況的處理方面，要做好預案，制定相應的處理標準，以便在處理檔案數(shù)據(jù)信息泄露事件的時候，做到有法可依、有規(guī)可循，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性和安全性。在制度構(gòu)建的基礎(chǔ)上，嚴格檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、查詢流程，限定檔案管理人員權(quán)限，成立對檔案管理部門的監(jiān)管小組，監(jiān)管小組主要是針對檔案數(shù)據(jù)的安全工作進行監(jiān)督，同時應急處理各種網(wǎng)絡信息侵犯的突發(fā)事件。

（四）轉(zhuǎn)變干部人事檔案數(shù)據(jù)的利用模式

利用大數(shù)據(jù)助力高校干部管理。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對干部人事檔案有效的分析，使高校決策管理層能夠更加準確地掌握人力資源管理的方向，促進高校干部隊伍的不斷優(yōu)化。根據(jù)高校的實際情況，量化各項檔案數(shù)據(jù)指標，對高校內(nèi)部不同的崗位分別建立模型。在高校干部人事檔案數(shù)據(jù)充分搜集的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進行精確分析，分析人事檔案數(shù)據(jù)中的各項要素，掌握人力資源管理方向，實現(xiàn)干部和崗位的精準匹配。

檔案管理融入到日常工作之中。將檔案管理系統(tǒng)和日常的辦公系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)相連接，定時定向收集干部的工作數(shù)據(jù)，包括各項工作任務的完成時間、完成質(zhì)量以及成果，科研、教學、管理過程中的具體工作內(nèi)容，根據(jù)高校實際運作情況來拓寬檔案數(shù)據(jù)收集渠道，進一步提升干部人事檔案的廣度與深度，為干部人事檔案數(shù)據(jù)分析提供足夠的數(shù)據(jù)支撐。將大數(shù)據(jù)徹底貫徹到人力資源管理的各個環(huán)節(jié)之中，把高校的干部變動、干部招聘、干部離職和人事檔案聯(lián)系起來，以達到完善崗位管理、穩(wěn)定干部隊伍、提升干部管理效率的目的，從而實現(xiàn)干部管理的長遠規(guī)劃。

在大數(shù)據(jù)時代，對高校干部人事檔案管理工作提出了新的要求，實施檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是一項系統(tǒng)工程，需要理論界和實踐部門共同努力。[7]只有科學完整的檔案管理模式，才能充分利用人事檔案數(shù)據(jù)，更好的發(fā)揮高校干部的作用，只有充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，更新檔案管理模式，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)潛在價值，才能讓高校干部人事檔案管理這項傳統(tǒng)工作在新時代煥發(fā)新生機。