摘 要：鐵路建設(shè)項(xiàng)目聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間，各種會(huì)議需求大、人員多、密度高，每日少則五六個(gè)會(huì)議，多則十幾個(gè)會(huì)議，難以準(zhǔn)確高效精準(zhǔn)組織。應(yīng)用微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，采用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)線上互動(dòng)方式，極大地提高會(huì)議室使用效率，減少使用費(fèi)用，提升會(huì)議組織的能力和品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目 聯(lián)調(diào)聯(lián)試 微信會(huì)議室預(yù)約

中圖分類號(hào)：U238文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）05-0-01

引言

聯(lián)調(diào)聯(lián)試是鐵路建設(shè)項(xiàng)目完成，通過靜態(tài)驗(yàn)收后，在正式開通運(yùn)營前采用檢測(cè)車、測(cè)試動(dòng)車組、綜合檢測(cè)列車和相關(guān)檢測(cè)設(shè)備等進(jìn)行綜合測(cè)試，評(píng)價(jià)和驗(yàn)證牽引供電、接觸網(wǎng)、通信、信號(hào)、客服、自然災(zāi)害及異物侵限監(jiān)測(cè)等系統(tǒng)的性能或功能，對(duì)全線各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和整體系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試、優(yōu)化，達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間高效精準(zhǔn)的會(huì)務(wù)組織，是確保聯(lián)調(diào)聯(lián)試工作順利開展，確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目開通運(yùn)營的重要保證。

一、聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間會(huì)務(wù)情況

聯(lián)調(diào)聯(lián)試時(shí)間長、任務(wù)重、要求高，周期一般2至3個(gè)月。聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間各種會(huì)議需求大、人員多、密度高，會(huì)議室使用交替重疊，難以精準(zhǔn)組織。每日除了固定的100人規(guī)模的日例會(huì)、30人左右的交班會(huì)，還有來自鐵路總公司、集團(tuán)公司、鐵路公司、各參建單位、地方政府等各方面各渠道的方案審查會(huì)、專家評(píng)審會(huì)、驗(yàn)收會(huì)、安全分析會(huì)、工作推進(jìn)會(huì)、施工對(duì)接會(huì)、檢查總結(jié)會(huì)等各種臨時(shí)性會(huì)議。每日少則五六個(gè)會(huì)議，多則十幾個(gè)會(huì)議。

二、聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間會(huì)務(wù)組織狀況

現(xiàn)有的會(huì)務(wù)組織形式多為，會(huì)議組織人員接到會(huì)議發(fā)起人的通知后，在建立的短信平臺(tái)上，通過發(fā)布手機(jī)短信的方式，告知參會(huì)人員會(huì)議室名稱、會(huì)議時(shí)間。短信平臺(tái)容量有限，系統(tǒng)內(nèi)存手機(jī)號(hào)碼超過規(guī)定數(shù)量時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)短信無法發(fā)送和少量人員接收不到等問題。

現(xiàn)行的會(huì)務(wù)組織方式是單向溝通，會(huì)議組織者作為會(huì)議發(fā)起人與參會(huì)人員的中間媒介，單向傳達(dá)告知，對(duì)會(huì)議室的變更、時(shí)間的變更、人員的變更、投影儀等設(shè)施的安排等，無法做到及時(shí)有效溝通，時(shí)常出現(xiàn)會(huì)議室使用沖突和閑置問題。這種會(huì)務(wù)組織方式，信息不對(duì)稱，傳遞滯后，效率低下。會(huì)議組織者忙于打電話或現(xiàn)場(chǎng)溝通，往往造成會(huì)議發(fā)起人和參會(huì)人員都不滿意。各種會(huì)議對(duì)會(huì)場(chǎng)大小、設(shè)施配備、組織形式要求不一，低效的溝通方式影響會(huì)議實(shí)際效果。

三、應(yīng)用微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)

傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)組織方式，效率低下、流程復(fù)雜、體驗(yàn)差，僅適用短期、少量的會(huì)務(wù)組織。聯(lián)調(diào)聯(lián)試長期、大量的會(huì)務(wù)組織，要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量高效率，必須改變會(huì)務(wù)組織方式，暢通溝通渠道，，采用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)線上互動(dòng)方式，實(shí)現(xiàn)溝通實(shí)時(shí)效應(yīng)。

微信公眾號(hào)（平臺(tái)）是針對(duì)企業(yè)、組織、自媒體和個(gè)人開發(fā)的信息發(fā)布平臺(tái)，借助微信公眾號(hào)（平臺(tái)），采用移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)溝通方式，可以實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)組織等一些特定功能。在微信公眾號(hào)（平臺(tái)）上，應(yīng)用微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，提供會(huì)議室預(yù)約信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室利用率最大化。微信預(yù)約功能應(yīng)用范圍極廣，適用于醫(yī)院、酒店、政務(wù)、培訓(xùn)、旅游等很多服務(wù)性行業(yè)，已被廣泛應(yīng)用到社會(huì)大眾的生產(chǎn)生活當(dāng)中[1]。微信公眾號(hào)預(yù)約擴(kuò)展功能，需要借助第三方平臺(tái)完成，在微信第三方平臺(tái)配置好會(huì)議室的預(yù)約后臺(tái)管理系統(tǒng)，再鏈接到本單位微信公眾號(hào)上，即可實(shí)現(xiàn)微信會(huì)議室的預(yù)約、查詢和變更、撤銷等功能。微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，應(yīng)用了移動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，便捷高效，利于推廣，特別適用于聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間會(huì)議室需求大、密度高、變化多等復(fù)雜情況。

智能手機(jī)的普及使用，使得微信會(huì)議室預(yù)約成為可能。會(huì)議發(fā)起人只需要關(guān)注微信公眾號(hào)，進(jìn)入“聯(lián)調(diào)聯(lián)試會(huì)議室預(yù)約”系統(tǒng)，會(huì)議室使用動(dòng)態(tài)就會(huì)呈現(xiàn)在手機(jī)端，會(huì)議發(fā)起人可以根據(jù)“聯(lián)調(diào)聯(lián)試會(huì)議室預(yù)約”系統(tǒng)提供的會(huì)議室信息，查看每間會(huì)議室大小和空閑時(shí)間段，填寫會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、附加設(shè)施等信息，會(huì)議組織者在后臺(tái)驗(yàn)證審核通過后，會(huì)議室即預(yù)約成功。微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，方便了解會(huì)議室占用情況，解決會(huì)議時(shí)間沖突和閑置問題，預(yù)訂后即可鎖定會(huì)議時(shí)間段，支持查詢、預(yù)約、修改、撤銷、審核機(jī)制，會(huì)議組織者可以高效、經(jīng)濟(jì)、精準(zhǔn)管理會(huì)議室。微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)同時(shí)設(shè)有郵件、微信通知功能，系統(tǒng)可自動(dòng)通過郵件、微信給參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知[2]。參會(huì)人員亦可關(guān)注微信公眾號(hào)，登錄“聯(lián)調(diào)聯(lián)試會(huì)議室預(yù)約”系統(tǒng)，進(jìn)行線上報(bào)名、應(yīng)答、需求等互動(dòng)。微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議發(fā)起人、會(huì)議組織者、參會(huì)人員三者移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)溝通，查詢、預(yù)約、修改、撤銷、審核在線變更，使會(huì)務(wù)組織更具人性化、智能化和數(shù)字化。

結(jié)束語

近幾年，中國將有大量鐵路項(xiàng)目建成，進(jìn)入開通前的聯(lián)調(diào)聯(lián)試階段。聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間高效精準(zhǔn)的會(huì)務(wù)組織至關(guān)重要。微信會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)具有對(duì)接流程少、線上互動(dòng)、準(zhǔn)確及時(shí)等特點(diǎn)，把其推廣運(yùn)用到新建鐵路的聯(lián)調(diào)聯(lián)試期間會(huì)務(wù)組織，將會(huì)極大提高會(huì)議室利用率，減少使用費(fèi)用，對(duì)全面提升會(huì)務(wù)組織能力和品質(zhì)具有重大意義。

參考文獻(xiàn)

[1]楊歡.基于微信公眾平臺(tái)的高校圖書館選座服務(wù)研究[J].東方教育，2015（8）：50-51.

[2]蘇東偉.基于微信平臺(tái)的高校開放實(shí)驗(yàn)室預(yù)約系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].信息通信，2018（1）：160-161.

作者簡介：朱杰（1972-），男，安徽淮南人，杭黃鐵路有限公司工程師，大學(xué)本科，主要從事鐵路工程項(xiàng)目建設(shè)工作。