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        煙草商業(yè)公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀與改進途徑

        2019-05-13 11:41:20施靖
        現(xiàn)代企業(yè) 2019年3期
        關(guān)鍵詞:煙草監(jiān)督管理

        施靖

        在全面落實煙草行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略思路引領(lǐng)下,為保持煙草商業(yè)公司更高質(zhì)量的可持續(xù)發(fā)展,公司應(yīng)當加強內(nèi)部控制相關(guān)管理活動。內(nèi)部控制通常是指企業(yè)為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標,保護其資產(chǎn)的安全性、完整性,保證其會計信息資料的正確性與可靠性,確保其經(jīng)營方針得到了切實執(zhí)行與落實,提高其經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性,而在企業(yè)內(nèi)部所采取的一系列自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的方法、手段與措施的總稱。因此,可以將內(nèi)部控制的目標概括為:保證組織運行的有效性,確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行,確保資產(chǎn)安全穩(wěn)定,保證財務(wù)報告內(nèi)容真實可靠,以及確保信息溝通有效。

        內(nèi)部控制由五大基本要素構(gòu)成,即:內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制環(huán)境、信息與溝通以及內(nèi)部監(jiān)督,下文將就煙草商業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制五要素的現(xiàn)狀展開分析,指出目前其中存在的問題,并給出相應(yīng)的對策建議。

        一、煙草商業(yè)公司內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀

        根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》的總體要求,煙草商業(yè)企業(yè)結(jié)合自身的經(jīng)營管理水平以及面臨的內(nèi)外部風(fēng)險,構(gòu)建了相應(yīng)的內(nèi)部控制框架。

        (一)內(nèi)部環(huán)境

        內(nèi)部環(huán)境也就是企業(yè)內(nèi)部的控制環(huán)境,通常包括企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等,隨著企業(yè)管理幅度和深度的不斷拓展,公司制運行模式效果逐漸凸顯。但是,企業(yè)在重視內(nèi)部控制的同時,還存在著流程環(huán)節(jié)繁復(fù)、管理成本高、效率不盡人意的情況,這些都與內(nèi)部控制目標“確保組織有效運行”相違背。一方面,由于企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)職能設(shè)置存在交叉,不同崗位的權(quán)利與責(zé)任界定較為模糊,從而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制不能起到有效的監(jiān)督作用,也使得企業(yè)的內(nèi)部控制無法有效適應(yīng)體制與市場的變化。另一方面,企業(yè)員工由于受到自身專業(yè)技術(shù)與文化程度的限制,對于內(nèi)控制度根本意義的理解還存在誤區(qū),進而影響了內(nèi)部控制執(zhí)行的有效性,也影響了內(nèi)部控制的執(zhí)行效果。

        (二)風(fēng)險評估

        伴隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,外部環(huán)境的變化會對企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險造成巨大的影響,風(fēng)險一直是企業(yè)內(nèi)部控制需要重點關(guān)注的對象,企業(yè)應(yīng)當正確識別企業(yè)需要應(yīng)對的風(fēng)險、做出恰當評估并即時給出相應(yīng)的控制措施。但是,煙草商業(yè)企業(yè)作為受到專賣體制保護的國有控股企業(yè),長期以來往往經(jīng)營風(fēng)險意識淡薄,缺乏對風(fēng)險的識別、預(yù)判能力,如:資產(chǎn)風(fēng)險、經(jīng)營活動風(fēng)險、內(nèi)外環(huán)境風(fēng)險、信息系統(tǒng)風(fēng)險、合法性風(fēng)險等。然而,實務(wù)工作中煙草商業(yè)企業(yè)往往很少將企業(yè)實際情況與各種風(fēng)險因素的重要程度相聯(lián)系,導(dǎo)致了對風(fēng)險重要程度識別的失敗。另外,對于評估出的高風(fēng)險領(lǐng)域,煙草商業(yè)企業(yè)目前仍然缺乏系統(tǒng)性的對策方法來有效降低風(fēng)險。

        (三)控制活動

        控制活動是企業(yè)為了確保內(nèi)部控制制度得以有效實施而采取的程序與方法,控制活動是內(nèi)部控制管理中較為重要的環(huán)節(jié)。在確保依法管理、規(guī)范管理的前提下,煙草行業(yè)近年來通過加強預(yù)算管理、審計監(jiān)督、紀檢巡查、建立質(zhì)量管理體系等手段來規(guī)范各項經(jīng)營業(yè)務(wù)活動,但由于控制手段更新跟不上市場節(jié)奏的變化,仍然會存在管理的“真空”,且企業(yè)內(nèi)部仍然存在粗放的管理方式,這也是企業(yè)內(nèi)部管理活動難以適應(yīng)精益管理的要求。同時,部分控制活動在設(shè)計時,缺乏前期的全面調(diào)研,因此產(chǎn)生了控制與實際工作流程相脫節(jié)的情況。例如:預(yù)算定額標準的缺項與滯后、監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)滯后于工作流程變化等,這些問題會導(dǎo)致控制活動流于形式,使得內(nèi)部控制不能得到有效的執(zhí)行。

        (四)信息與溝通

        信息與溝通是內(nèi)部控制全過程的橋梁,能夠促進內(nèi)部控制高效、穩(wěn)健的執(zhí)行。在信息大爆炸的時代,煙草行業(yè)基本搭建完成了初具規(guī)模的信息平臺,但在信息溝通的及時性、完整性、準確性上仍有進一步提升的空間。一些企業(yè)內(nèi)部通知文件精神的發(fā)布利用于辦公系統(tǒng),但對于內(nèi)容的會審,實際工作開展的安排較多依賴于傳統(tǒng)會議的形式,傳統(tǒng)、落后的信息溝通手段可能影響信息溝通的效率和準確性。另外,企業(yè)還存在信息傳遞渠道狹窄的問題,這使得內(nèi)部控制活動的開展多只能是事后監(jiān)督整改而非前期的介入糾正,使得內(nèi)部控制的目標不能得到有效實現(xiàn)。同時,企業(yè)還存在信息系統(tǒng)維護更新延遲的問題,導(dǎo)致無法第一時間接收到外部市場訊息,進而導(dǎo)致了技術(shù)革新、產(chǎn)品營銷、消費者需求調(diào)研工作上會處于被動的局面。

        (五)內(nèi)部監(jiān)督

        隨著煙草行業(yè)對于嚴格規(guī)范管理要求的不斷深入,企業(yè)內(nèi)部的各項監(jiān)督工作得到了越來越多的重視,內(nèi)部控制系統(tǒng)的監(jiān)督評價包括了事前、事中以及事后三個部分,且表現(xiàn)出持續(xù)性的特征。但是,企業(yè)還存在各方監(jiān)督在職能上交叉的問題,這極易造成檢查名目繁多但工作效率低下的情況,且可能導(dǎo)致檢查評價標準不一致,從而影響了監(jiān)督檢查的客觀性與準確性,影響了內(nèi)部控制的運行效果。例如:內(nèi)部審計在基建、專賣執(zhí)法、卷煙營銷專業(yè)知識有限,監(jiān)察整頓部門與各條線專業(yè)部門的配合度較低,工作質(zhì)量檢查、績效目標考核、管理規(guī)范化檢查各自權(quán)限分散存在重復(fù),造成了不必要的勞動力浪費。

        二、煙草商業(yè)公司內(nèi)部控制管理改進途徑

        內(nèi)部控制是提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范能力的有效手段,也是實現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的長效保障機制。有效的內(nèi)部控制能提高企業(yè)管理效率,精簡管理流程,降低管理成本,優(yōu)化資源配置方式,協(xié)調(diào)推進機制的建設(shè)完善。煙草商業(yè)企業(yè)只有充分對標行業(yè)先進水平,深入分析、查找短板,在確保依法管理規(guī)范管理的前提下,提高企業(yè)經(jīng)營管理和內(nèi)部運行的效能。

        (一)完善內(nèi)部控制環(huán)境

        1.優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分派體系。任何企業(yè)經(jīng)營的目標都是以最小的資源耗費獲取最大的利潤,為了達到這個目標,企業(yè)依照自身發(fā)展實際與特色構(gòu)建合理的組織結(jié)構(gòu),并通過組織結(jié)構(gòu)對整個公司的權(quán)責(zé)進行劃分。為了進一步保證內(nèi)部控制的有效運行,企業(yè)應(yīng)當進一步優(yōu)化組織結(jié)構(gòu),進一步明確責(zé)任劃分工作。例如:目前大多煙草商業(yè)公司下設(shè)“七部一室”,即辦公室(黨建工作科)、財務(wù)管理部、人力資源部、綜合管理部、營銷部、專賣稽查支隊、專賣監(jiān)督管理科、專賣內(nèi)管派駐辦,公司必須對各部門的分工定位、崗位職責(zé)合理安排內(nèi)控層級,各司其職,分別承擔(dān)起各自的控制權(quán)責(zé),杜絕分工不明確,互相推諉扯皮。同時,要在各部室之間設(shè)置不相容職能,形成控制的內(nèi)部牽制,在日常工作流程中自然地在控制流中開展各項工作,兼顧效率與規(guī)范。

        2.營造進取、和諧的企業(yè)文化。企業(yè)文化應(yīng)當能夠反映本企業(yè)的企業(yè)形象、企業(yè)理念、企業(yè)價值觀,并與企業(yè)的規(guī)章制度、企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境相適應(yīng)。一方面,企業(yè)應(yīng)當完善并積極弘揚本企業(yè)的企業(yè)文化,加強企業(yè)文化與內(nèi)部控制的相互融合,提高內(nèi)部控制運行的效率。另一方面,企業(yè)應(yīng)當加強員工對企業(yè)文化的學(xué)習(xí)與認知,只有將內(nèi)控理念充分融入到企業(yè)文化中,使員工將其內(nèi)化于心、外化于行,才會真正做到自覺遵守各項規(guī)章管理制度,才能切實保障企業(yè)文化得到傳承、企業(yè)內(nèi)部控制得到有效執(zhí)行。

        (二)加強企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制

        1.提高員工的風(fēng)險意識?!八枷胍龑?dǎo)行動”,因此要想加強企業(yè)風(fēng)險控制能力首先應(yīng)當提高企業(yè)內(nèi)部全體員工的風(fēng)險意識,使其認識到風(fēng)險控制工作的重要性。只有這樣,各崗位人員才能更深入地理解崗位設(shè)置的內(nèi)涵、權(quán)責(zé)分離的必要性以及互相監(jiān)督的重要性,進而才能在工作中更好地履行崗位職責(zé)、更好地配合企業(yè)開展風(fēng)險評估、風(fēng)險控制工作等,從而提高企業(yè)整體的風(fēng)險防范能力。

        2.建立風(fēng)險評價體系。風(fēng)險評價是指以內(nèi)部控制目標為導(dǎo)向,對影響目標實現(xiàn)的風(fēng)險因素展開評估并評估風(fēng)險發(fā)生的可能性及其造成影響的嚴重程度,進而依據(jù)成本效益法則建立最佳的內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程。雖然煙草行業(yè)受國家《煙草專賣法》的保護,但也應(yīng)該充分認清形勢,在卷煙營銷、多元化經(jīng)營、資產(chǎn)管理、財務(wù)管理領(lǐng)域,對風(fēng)險進行分類、評估風(fēng)險發(fā)生的可能性大小并分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因,從而設(shè)計相應(yīng)的管控流程進行風(fēng)險識別、應(yīng)對、控制、報告,避免風(fēng)險對企業(yè)造成重大損失。只有加強專業(yè)部門建設(shè),加強對煙草商業(yè)企業(yè)運營的各個重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制,促進風(fēng)險評價部門人員運用專業(yè)知識針對性地開展風(fēng)險評價工作,才能不斷加強風(fēng)險識別能力,才不至于在風(fēng)險降臨時手足無措,進而才會使自身的損失降為最小。

        (三)改進內(nèi)部控制活動

        1.規(guī)范內(nèi)部控制管理制度。管理制度是員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動中需要共同遵守的規(guī)定和準則,如果沒有完備的規(guī)范性的管理制度,企業(yè)的經(jīng)濟活動就不可能正常運作。在管理手段飛速更新的時代,外部環(huán)境不斷變化、新的業(yè)務(wù)活動與經(jīng)營事務(wù)不斷地涌現(xiàn)。因此,只有勤于調(diào)研、實事求是,系統(tǒng)性地新建、修訂、完善制度流程,明確控制類型、控制措施和工作流程,做到與時俱進、及時完善并規(guī)范內(nèi)部控制制度,才能避免管理的真空。

        2.構(gòu)建核心控制體系。首先,應(yīng)當加強預(yù)算管控體系建設(shè)。根據(jù)宏觀經(jīng)濟運行的總體趨勢和卷煙銷售市場的新形勢,煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)當結(jié)合集團年度稅利目標,有計劃地籌劃好銷量、結(jié)構(gòu)、成本費用、稅利等項目之間的關(guān)系,密切關(guān)注核心指標的完成情況,加強與計劃、營銷、生產(chǎn)等部門的配合,保證各部門工作的協(xié)調(diào)開展。企業(yè)應(yīng)當加強對整個生產(chǎn)經(jīng)營過程的精準調(diào)控,而不是僅限于某一環(huán)節(jié),且應(yīng)當對核心指標預(yù)算重點關(guān)注,努力實現(xiàn)預(yù)算管理的精益化。

        其次,應(yīng)當加強資產(chǎn)管控體系建設(shè)。企業(yè)內(nèi)部控制目標之一是要保證企業(yè)資產(chǎn)的安全與穩(wěn)定,因此企業(yè)在進一步關(guān)注資產(chǎn)安全性與收益性的同時還要不斷提升資產(chǎn)投入與資產(chǎn)運行對企業(yè)整體經(jīng)濟運行質(zhì)量的貢獻度。例如:開展企業(yè)資源性資產(chǎn)的清查統(tǒng)計工作,從而利于管理者全面掌握權(quán)證管理情況;研究集團大平臺優(yōu)良資產(chǎn)“專管共用,資源共享”的有效機制,對發(fā)現(xiàn)的權(quán)屬不清、權(quán)證不全、賬實不符、變更不及時的資產(chǎn)及時提出整改、明晰其產(chǎn)權(quán)關(guān)系,從而強化資產(chǎn)管理能力。

        再其次,還應(yīng)當加強戰(zhàn)略管控體系建設(shè)。企業(yè)的經(jīng)營活動最終都應(yīng)當圍繞企業(yè)戰(zhàn)略展開,因此應(yīng)當構(gòu)建戰(zhàn)略、計劃、預(yù)算、考核為一體的閉環(huán)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需要,結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略目標合理對工作計劃進行分解,形成以戰(zhàn)略為導(dǎo)向的精準預(yù)算控制以及關(guān)鍵績效指標考核,并加強對相關(guān)工作的動態(tài)監(jiān)督,保證戰(zhàn)略落地以及有效實施。

        (四)優(yōu)化內(nèi)部控制信息溝通

        1.構(gòu)建高效辦公自動化系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)當依托信息化電子設(shè)備,建立起信息溝通的平臺,收集、處理并傳遞企業(yè)信息,從而實現(xiàn)信息在企業(yè)內(nèi)部高效、快速、準確的傳遞和共享,暢通決策層和員工之間的溝通渠道,一方面提高企業(yè)內(nèi)部管理活動的執(zhí)行效率,另一方面信息化辦公系統(tǒng)有利于防止信息不對稱造成的決策失誤與制度執(zhí)行不到位。

        2.盤活企業(yè)“大數(shù)據(jù)時代”的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。隨著“大數(shù)據(jù)時代”的來臨,企業(yè)應(yīng)當加強各個平臺各類數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通。同時,企業(yè)應(yīng)當借助信息化工具,整合海量數(shù)據(jù)資源,拓展數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域,強化對現(xiàn)有經(jīng)營信息的深度挖掘和有效利用。企業(yè)可以加強對相應(yīng)專業(yè)人員的引進與培養(yǎng),從而提高企業(yè)數(shù)據(jù)分析效率,使得數(shù)據(jù)利用對企業(yè)管理者的經(jīng)營策劃起到持續(xù)可靠的幫助,進一步盤活企業(yè)的數(shù)據(jù)資產(chǎn),使其為企業(yè)經(jīng)濟運行管理提供有力的支持。

        3.筑好信息數(shù)據(jù)安全防線。在依賴信息化技術(shù)手段開展信息的傳遞溝通工作時,企業(yè)應(yīng)當尤其注意信息系統(tǒng)的安全防范。應(yīng)當建立相應(yīng)的保密制度、設(shè)置相應(yīng)的接觸權(quán)限,對于涉密信息,要嚴格按照保密制度進行加密處理以及權(quán)限受控。除了加強內(nèi)部數(shù)據(jù)安全網(wǎng)的建設(shè),企業(yè)應(yīng)當牢筑面向外部的數(shù)據(jù)安全“防護墻”,企業(yè)應(yīng)當重視信息系統(tǒng)運維商對于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的各項權(quán)限,從而將風(fēng)險控制在可接受范圍內(nèi)。

        (五)強化內(nèi)部控制監(jiān)督

        1.強化內(nèi)部審計的獨立性。內(nèi)部控制、內(nèi)部審計與紀檢監(jiān)察都是公司監(jiān)督體系的重要組成部分,三者可以形成聯(lián)動的“三角形”監(jiān)督架構(gòu)。而內(nèi)部審計工作在內(nèi)部控制的監(jiān)督要素中顯得格外重要,企業(yè)應(yīng)當加強對內(nèi)部審計獨立性的建設(shè)。一方面,企業(yè)的內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當嚴格獨立于其他部門,內(nèi)部審計部門的人員應(yīng)當由明確的職責(zé)界定,擁有其獨立的權(quán)力與責(zé)任。另一方面,內(nèi)部審計部門的人員應(yīng)當具備專業(yè)相關(guān)的獨立性。該部門人員應(yīng)當能夠?qū)煵萆虡I(yè)企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動展開獨立客觀的評價與監(jiān)督。

        2.構(gòu)建綜合監(jiān)督評價體系。企業(yè)應(yīng)當形成內(nèi)部控制、內(nèi)部審計與紀檢監(jiān)察相結(jié)合的綜合監(jiān)督評價體系,使得“三方合力”,共同為企業(yè)的平穩(wěn)運行保駕護航。同時,除了嚴格的監(jiān)督制度,企業(yè)還應(yīng)當配備與之相對應(yīng)的評價考核制度。將綜合監(jiān)督的結(jié)果與整改效果及相應(yīng)人員的績效考評相結(jié)合,促進企業(yè)內(nèi)部問題的發(fā)現(xiàn)與整改,從而促進企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化與企業(yè)的良性發(fā)展。

        三、結(jié)語

        加強企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè),是適應(yīng)經(jīng)濟全球化發(fā)展的需要,是國有企業(yè)保持國際競爭力的有效措施,是我國經(jīng)濟持續(xù)快速健康發(fā)展的有效保證。企業(yè)應(yīng)當解放思想,大膽探索,勇于實踐,循序漸進,加快建立起適合我國國情的企業(yè)內(nèi)部控制制度,才能促進國有企業(yè)管理的加強,效益的提升,進而有利于推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。

        (作者單位:上海煙草集團楊浦煙草糖酒有限公司)

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