弓麅

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息價(jià)值在各方面也受到很大重視，檔案保護(hù)與管理工作是提高檔案信息利用水平的基礎(chǔ)依據(jù)。文章主要從檔案管理問(wèn)題出發(fā)，探討具體的保護(hù)與管理對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供一些參考。

【關(guān)鍵詞】檔案保護(hù)；檔案管理；信息化；企業(yè)檔案

檔案工作人員的任務(wù)就是把人類活動(dòng)的歷史記錄如實(shí)保存下來(lái)，并確保其完整、真實(shí)和安全，延長(zhǎng)檔案的“壽命”，充分發(fā)揮檔案的作用。因此，檔案管理人員必須具備基本的政治素質(zhì)：堅(jiān)定正確的政治方向，正確的人生觀、價(jià)值觀，忠于黨的事業(yè)，在思想上、行動(dòng)上與黨中央保持一致，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作中應(yīng)努力踐行科學(xué)發(fā)展觀；有高度的政治敏感性與保密意識(shí)；有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，嚴(yán)格保守黨和國(guó)家的機(jī)密，認(rèn)真貫徹落實(shí)中華人民共和國(guó)《檔案法》和《保密法》，遵守檔案保密制度；堅(jiān)持原則，依法依規(guī)開(kāi)展檔案管理工作，確保檔案安全。

一、提高檔案管理科學(xué)水平的意義

在當(dāng)前信息化大潮的席卷下，海量數(shù)據(jù)的管理成為檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，而當(dāng)前的管理手段只能針對(duì)少量數(shù)據(jù)的管理，因而提升檔案管理科學(xué)化水平就顯得極有意義。首先提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)前信息化發(fā)展的基本要求，尤其是信息化程度的不斷加深，數(shù)據(jù)共享成為熱點(diǎn)，大量的數(shù)據(jù)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，如果缺乏有效的管理手段，就極容易出現(xiàn)問(wèn)題，尤其是檔案數(shù)據(jù)的管理方面，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，造成的負(fù)面影響就難以估計(jì)，因而對(duì)于當(dāng)前的信息化發(fā)展來(lái)說(shuō)提升檔案管理科學(xué)化水平極具意義。再者，提高檔案管理科學(xué)水平也是促進(jìn)檔案管理穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑，特別是隨著社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，檔案資料的種類逐漸增加，因而檔案管理難度也越來(lái)越大，只有提高檔案管理科學(xué)化水平才能夠合理解決這個(gè)問(wèn)題，從而全面推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)。

二、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

在很多企事業(yè)單位中，雖然很多人都能夠重視檔案的管理工作，但還是存在對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足的情況，正是由于對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，所以導(dǎo)致很多檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理者對(duì)于檔案信息資源的收集存在很大的困境，有些管理者無(wú)法確保檔案資料的完整性，有些則無(wú)法保證檔案資料的時(shí)效性。認(rèn)識(shí)不足歸根結(jié)底是檔案管理工作人員不能夠清楚地捋順檔案管理和單位發(fā)展之間的關(guān)系，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理就是保存資料，從而無(wú)法將檔案工作做到盡善盡美。

（二）管理方法過(guò)時(shí)

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，檔案信息主要依靠紙質(zhì)文件記錄，但在這個(gè)數(shù)據(jù)快速增長(zhǎng)的時(shí)代，需要處理的數(shù)據(jù)信息越來(lái)越多，主要依靠紙質(zhì)文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁(yè)，檔案數(shù)據(jù)不完整，單位的長(zhǎng)久發(fā)展會(huì)受到影響。同時(shí)，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調(diào)用，導(dǎo)致出現(xiàn)形式化、單一化的錄入數(shù)據(jù)方式。

（三）檔案管理人員的能力和素質(zhì)低下

在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)不單單是掌握檔案學(xué)這個(gè)傳統(tǒng)單一的人員可以勝任的，檔案信息資源的管理除了需要檔案基礎(chǔ)知識(shí)外，還需要信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的配合，而目前很多企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理人員的招聘依然按部就班地認(rèn)準(zhǔn)檔案學(xué)專業(yè)，這就導(dǎo)致檔案管理人員的綜合能力和素質(zhì)普遍較低，很多檔案管理者會(huì)在其他部門(mén)缺人手的時(shí)候被臨時(shí)借調(diào)，原本僅有的專業(yè)知識(shí)和技能也很難在檔案管理工作中發(fā)揮，因此很多企事業(yè)單位的檔案管理效率比較低下。

三、檔案保護(hù)與管理的有效措施

（一）檔案管理制度的健全規(guī)范

制度不規(guī)范、條例不合理是企業(yè)檔案管理制度的現(xiàn)狀。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，檔案管理不再只停留于紙面文件上，而需要錄入大量數(shù)據(jù)到企業(yè)的資料檔案庫(kù)中。要想提高檔案管理效率，首先就需要制定規(guī)范合理的檔案管理制度，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)，從根本上解決問(wèn)題。企業(yè)應(yīng)對(duì)原檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)，探討其中存在的不足，同時(shí)進(jìn)行改革，用先進(jìn)的管理方式進(jìn)行管理，企業(yè)得到良好發(fā)展。如，將已有的檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫(kù)中，建成可供單位員工查閱的內(nèi)部檢索平臺(tái)。

（二）做好防蟲(chóng)除菌與通風(fēng)工作

昆蟲(chóng)生長(zhǎng)、發(fā)育最適宜的溫度在22℃～32℃，對(duì)有蟲(chóng)蛀的檔案資料，要做好滅蟲(chóng)工作，消滅害蟲(chóng)孽生之地，平時(shí)柜內(nèi)放置適量的樟腦殺蟲(chóng)丸，如發(fā)現(xiàn)害蟲(chóng)檔案必須采取措施用藥物手段或高科技予以消滅，并系統(tǒng)有序地檢查整理。另外，空氣凈化是檔案保護(hù)的重要內(nèi)容，有條件的用空調(diào)機(jī)調(diào)節(jié)室內(nèi)的溫度為14℃～24℃之間，相對(duì)濕度為45%～60%之間。沒(méi)有條件的可采用通風(fēng)法：即開(kāi)室內(nèi)的門(mén)窗通風(fēng)，當(dāng)室內(nèi)的溫濕度比室外高時(shí)則開(kāi)門(mén)窗，進(jìn)入6月中旬是雨季，則不必開(kāi)門(mén)窗。

（三）加快檔案管理信息化的改革

檔案管理的模式要與時(shí)俱進(jìn)，這就要求對(duì)于當(dāng)前的檔案管理方式和方法進(jìn)行變革，從而形成一種能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的管理方法。此外，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，需要在思想上進(jìn)行管理方式方法的轉(zhuǎn)變，并且在管理工作日常中積極轉(zhuǎn)變工作理念。再者就是，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在當(dāng)前的信息化發(fā)展背景下，適應(yīng)新模式下的檔案管理，提升管理水平和效率。

（四）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

正所謂“工欲善其事，必先利其器”，如果檔案管理人員的整體素質(zhì)不從根本上得到提升，那么檔案管理工作的水平不會(huì)有提高，現(xiàn)如今對(duì)于大多數(shù)企事業(yè)單位而言，無(wú)論是檔案工作人員的學(xué)歷背景還是基礎(chǔ)能力，都無(wú)法滿足新時(shí)代檔案管理工作的要求，想要提升檔案管理人員的整體素質(zhì)必須要加強(qiáng)人才引進(jìn)，對(duì)已有人員要進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠?qū)n案整理工作做到盡善盡美，從而保證檔案信息資源的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（五）改變企業(yè)人員對(duì)數(shù)據(jù)管理的看法

數(shù)據(jù)錄入是一份十分重要的工作，它關(guān)系著企業(yè)今后的發(fā)展壯大。我們應(yīng)當(dāng)改變目前同事對(duì)其的想法，讓大家知道這不僅僅只是一份簡(jiǎn)單的、重復(fù)性的工作。通過(guò)召開(kāi)會(huì)議、開(kāi)員工聚會(huì)等方法讓其他部門(mén)接觸到檔案管理部門(mén)并了解到其重要性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，檔案管理人員也開(kāi)始重視其工作，其他部門(mén)與檔案管理部門(mén)良好合作，企業(yè)工作效率提高，進(jìn)入可持續(xù)發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

（六）檔案的保護(hù)

檔案保護(hù)是一項(xiàng)社會(huì)性工作，是檔案查詢者的服務(wù)方式，盡量為查詢檔案創(chuàng)造快捷、便利條件。檔案是一種不可再生的資源，最大特點(diǎn)是原始性和唯一性，檔案的唯一性注定了檔案的珍貴性，檔案不能復(fù)制，不能備份，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開(kāi)發(fā)力度越來(lái)越大。檔案利用的頻度越來(lái)越高，檔案需求的開(kāi)放性越來(lái)越強(qiáng)，因而檔案如何被及時(shí)、有效地安全保護(hù)以及如何最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命等問(wèn)題，突出了檔案保護(hù)的意義。檔案管理部門(mén)要采取多種有力、有效、能產(chǎn)生震撼效應(yīng)的方式，宣傳檔案法規(guī)，提高全民檔案意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案事業(yè)發(fā)展的有力保障，并且需各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工關(guān)心與支持檔案事業(yè)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著未來(lái)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，越來(lái)越多的問(wèn)題也會(huì)不斷出現(xiàn)，作為檔案管理工作者只有時(shí)刻將挖掘檔案信息資源的價(jià)值作為工作的主要任務(wù)，做好檔案保護(hù)與管理工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展應(yīng)用信息化技術(shù)，提高檔案管理水平。

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