陸曉芳

摘要：中學(xué)實物檔案管理工作是學(xué)校綜合管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效進行檔案管理能夠為學(xué)校的升學(xué)、招生等工作提供更多便利，同時也能將學(xué)校獲取的榮譽、教學(xué)成果進行展示，呈現(xiàn)學(xué)校深厚的文化內(nèi)涵。本文主要分析新時期提高中學(xué)實物檔案管理工作效率的具體方法，為學(xué)校及相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué);實物檔案管理;信息技術(shù)融合

引言：

中學(xué)實物檔案是記錄學(xué)生在校期間獎懲情況的重要憑證，也包括學(xué)校在一些社會活動中取得獎杯、錦旗等。隨著教育體制改革的加深，學(xué)校生活的豐富提高了實物檔案管理工作的難度。為保證學(xué)校實物檔案管理工作的順利進行，有必要對檔案管理的新方法新途徑進行探究。

一、提高對檔案管理工作的重視程度

（一）建立完善的實物檔案管理體系

就目前的情況來看，我國中學(xué)普遍對實物檔案管理工作的重視程度不夠，在進行日常工作時缺乏科學(xué)合理的管理依據(jù)，也沒有設(shè)置實物檔案管理的相應(yīng)流程。因此為提高中學(xué)實物檔案管理工作的效率，首先要增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的重視程度，建立完善的實物檔案管理工作體系，將檔案錄入的具體流程、存放要求以及相關(guān)管理人員的工作規(guī)則等落實到書面上。成立專門的檔案管理小組，合理進行人員分工分責(zé)，并加強對實物檔案管理工作情況的監(jiān)管，保證工作順利進行[1]。

（二）設(shè)立專門的管理場所，配備專業(yè)的管理人才

對于獎杯、錦旗等對學(xué)校歷史成就具有重要意義的實物檔案缺乏專門的放置空間，往往隨意堆放在儲物室、會議室等場所，成為彰顯學(xué)校能力的“擺設(shè)”。很多實物檔案因管理不善被損壞甚至丟失，讓學(xué)生與學(xué)校曾經(jīng)一同創(chuàng)造的美好回憶也被遺忘，不利于學(xué)校文化的形成。因此需要設(shè)立單獨的實物檔案管理室，將獎杯證書、名人字畫、錦旗牌匾等分門別類進行擺放和保存。此外，實物檔案室要配備專門的管理人員，并進行合理分工，將信息錄入、證書制作及物品的日常維護等均納入到檔案管理工作當(dāng)中。

（三）設(shè)置合理的實物檔案信息管理模式

實物檔案往往承載著學(xué)校的成績和發(fā)展歷史，因此有必要對其包含的具體信息進行編寫存檔。例如，學(xué)校學(xué)生團體參加競賽獲得的獎杯，除記錄具體的比賽項目、比賽時間外，還應(yīng)對當(dāng)時情況進行簡要描述，將競賽過程中拍攝的照片、宣傳單以及學(xué)生的個人情況等作為輔助資料一同存入到檔案中。這就要求為每一實物檔案配備齊全的紙質(zhì)說明，可將實物檔案進行編號，并使用標(biāo)簽進行標(biāo)注，然后將對應(yīng)的紙質(zhì)檔案袋進行單獨儲存保管。

（四）大型實物檔案的管理

除獎杯、錦旗等，學(xué)校還經(jīng)常涉及到一些大型實物檔案的管理，如畢業(yè)生贈予的鼎、石雕以及政府頒發(fā)的牌匾。這些物品往往有其單獨的擺放位置，在進行檔案管理時，可拍攝實物照片并裝裱成證書的形式進行保存，同樣為其標(biāo)注標(biāo)簽并配備紙質(zhì)說明，保證中學(xué)實物檔案管理的全面性。

二、將檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合

（一）建立網(wǎng)絡(luò)實物檔案管理系統(tǒng)

目前隨著實物檔案管理工作重視程度的加深，市面上不乏一些好的實物檔案管理軟件。學(xué)?？筛鶕?jù)自身情況選擇適合本校的軟件，進行實物檔案的無紙化管理。計算機技術(shù)的引入能夠大大提高中學(xué)實物檔案管理的工作效率，減輕管理人員的工作強度，也能減少人工書寫帶來的錯誤。例如我校采用的南大之星6.0檔案管理軟件，通過軟件可將實物檔案均以照片的形式進行錄入，標(biāo)明存放位置，其相關(guān)說明資料的形式也更具多樣性。在校慶收到實物贈予時，通過南大之星檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)?dāng)時的贈與場景以視頻的方式進行錄入保存。此外，管理系統(tǒng)的使用也有利于學(xué)校管理者的后期檢查工作，并為信息的查閱、調(diào)取提供方便。

（二）設(shè)置實物檔案條碼

二維碼是新時期證明事物身份的另一張“身份證”，在進行管理系統(tǒng)錄入后，為每件實物檔案生成唯一的條形碼并粘貼。在進行查閱了解時，只需掃描檔案上的二維碼即可得出其相關(guān)的信息介紹，大大減輕了依靠紙質(zhì)檔案翻閱或數(shù)字編號查詢帶來的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，相信在不久后二維碼將給學(xué)校的實物檔案管理工作帶來更多便利。例如學(xué)校內(nèi)進行展示的大型實物檔案，可在其周圍設(shè)置專屬二維碼。通過學(xué)校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)公眾平臺，能掃碼了解其由來和相關(guān)信息，方便外來參觀者及在校學(xué)生了解學(xué)校歷史[2]。

（三）通過電子設(shè)備及技術(shù)進行分享

在進行檔案傳閱時，應(yīng)盡量避免使用原版實物檔案，以防磨損、破壞。可利用掃描、拍攝等手段，制作專門用于傳閱的檔案副本，保證原版檔案的保存壽命。為發(fā)揮中學(xué)實物檔案管理的現(xiàn)實意義，可將實物檔案管理系統(tǒng)中錄入的文字、照片、視頻等資料進行排版、剪輯，制作成電子宣傳冊，通過公眾號、學(xué)校官方網(wǎng)站等平臺進行宣傳，有利于學(xué)校良好風(fēng)氣的傳播和社會形象的樹立。如本市一些學(xué)校利用公眾號對實物檔案進行展示，并適當(dāng)加以推廣，在升學(xué)考試報名前，學(xué)校都會接到大量通過公眾號咨詢學(xué)校情況的家長信息，通過公眾號宣傳，在家長群體里逐漸樹立了良好的學(xué)校口碑。該項工作要求檔案管理人員具備一定的計算機技術(shù)水平，因此在日常的人員培訓(xùn)及招聘中，應(yīng)注意相關(guān)技術(shù)的培養(yǎng)和考察。

為避免日常實物檔案管理中出現(xiàn)遺漏、錄入錯誤等問題，保證檔案不被丟失，應(yīng)定期對實物檔案進行整理檢查。查看實物檔案的保存情況及錄入信息是否正確，提高對管理工作的監(jiān)管。

結(jié)論：

在進行中學(xué)實物檔案管理工作時，除上述提到的可行措施外，還可借鑒其他行業(yè)實物檔案管理的有效方法，不斷完善管理體系及流程，建立符合學(xué)校自身情況的管理方案，以保證中學(xué)實物檔案管理工作跟上時代進步的步伐，不斷提高工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]王虎.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].華夏教師，2018（21）：7.

[2]陳冬云.做好中學(xué)檔案管理工作的幾點看法[J].蘭臺世界，2018（S1）：174-175.