江石

【摘要】綜合檔案室采取提前介入、全程跟蹤等創(chuàng)新的工作方法，對(duì)國(guó)家突發(fā)急性傳染病防控隊(duì)（安徽）建設(shè)整個(gè)過(guò)程的檔案管理進(jìn)行質(zhì)量控制，摸索出公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案歸檔的新模式。

【關(guān)鍵詞】公共衛(wèi)生;檔案;傳染病

國(guó)家突發(fā)急性傳染病防控隊(duì)（安徽）（下稱“國(guó)家傳防隊(duì)”）建設(shè)工作自2016年啟動(dòng)，作為安徽省公共衛(wèi)生領(lǐng)域的重大事件，確保其檔案材料的完備齊全完整，對(duì)日后全省衛(wèi)生應(yīng)急工作意義重大。在隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程中，檔案部門(mén)改變一貫的工作模式，有效保證了建設(shè)過(guò)程產(chǎn)生材料的完整性和原始性，也為機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案收集提供了借鑒的模板。

一、隊(duì)伍建設(shè)相關(guān)情況

（一）建設(shè)背景。安徽省及周邊地區(qū)突發(fā)急性傳染病防控任務(wù)繁重，現(xiàn)有衛(wèi)生應(yīng)急裝備水平與實(shí)際需求尚有差距，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委依托地方力量，選擇省疾病預(yù)防控制中心作為承建單位，建設(shè)一支涵蓋現(xiàn)場(chǎng)指揮、生活保障、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)與調(diào)查處置等相關(guān)內(nèi)容，充分考慮了應(yīng)急隊(duì)伍車(chē)載化、集成化、自我保障化等要求。隊(duì)伍建設(shè)完成后，作為國(guó)家衛(wèi)生應(yīng)急隊(duì)伍，可為本省和周邊省市提供及時(shí)有效的突發(fā)急性傳染病防控工作支援和保障，并可代表國(guó)家執(zhí)行國(guó)際援助任務(wù)。管理機(jī)構(gòu)為安徽省疾病預(yù)防控制中心衛(wèi)生應(yīng)急辦公室。

（二）建設(shè)過(guò)程。國(guó)家傳防隊(duì)建設(shè)從國(guó)家衛(wèi)計(jì)委正式下文到我省隊(duì)伍最終考核通過(guò)，歷時(shí)一年整。整個(gè)建設(shè)過(guò)程中涉及包括公文收發(fā)、會(huì)議舉辦、物資采購(gòu)、車(chē)輛采購(gòu)及驗(yàn)收、隊(duì)員遴選培訓(xùn)、隊(duì)伍實(shí)地演練等多種公務(wù)內(nèi)容。涉及單位的應(yīng)急、后勤、行政和檢驗(yàn)等多個(gè)部門(mén)，產(chǎn)生了文書(shū)、設(shè)備、聲像等各種門(mén)類和不同載體的檔案材料。

（三）隊(duì)伍建設(shè)檔案的意義和作用。檔案作為歷史的真實(shí)憑據(jù)，是最確鑿的原始材料和歷史記錄，憑證價(jià)值無(wú)可置疑。國(guó)家傳防隊(duì)建設(shè)，國(guó)家一次性投資2000萬(wàn)元，保存好隊(duì)伍建設(shè)的相關(guān)材料，比如特種車(chē)輛的招標(biāo)采購(gòu)，將為后續(xù)的項(xiàng)目審計(jì)提供最原始的憑證和參考。國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委計(jì)劃在全國(guó)34個(gè)省級(jí)行政區(qū)域部署功能不同的突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急隊(duì)伍，包括隊(duì)伍建設(shè)檔案的管理方法在內(nèi)的所有檔案，將為兄弟省份的隊(duì)伍建設(shè)提供參考價(jià)值，也將為我省公共衛(wèi)生領(lǐng)域應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè)起到借鑒意義。國(guó)家傳防隊(duì)從建設(shè)之初方案敲定、人員專業(yè)構(gòu)成、隊(duì)伍管理、經(jīng)費(fèi)保障、訓(xùn)練演練、后勤保障等各方面進(jìn)行了大量的調(diào)查和廣泛的討論，最后形成了一整套行之有效的制度。這一建設(shè)過(guò)程，產(chǎn)生了大量的檔案材料，綜合檔案室在這項(xiàng)工作起步前制定檔案材料收集、整理方案，力求將此項(xiàng)歸檔工作作為單位其他業(yè)務(wù)檔案整理的模板。

二、隊(duì)伍建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新嘗試

（一）檔案部門(mén)提前介入。文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件：辦理完畢的文件、對(duì)日后社會(huì)活動(dòng)有一定參考價(jià)值、按照其形成規(guī)律立卷、歸檔、整理、集中保管。實(shí)踐驗(yàn)證這樣的工作流程是最符合檔案管理工作邏輯的，但有時(shí)也會(huì)造成一些問(wèn)題，比如部門(mén)檔案員材料收集不全，對(duì)材料的歸檔范圍不清楚等，最終造成該歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔。國(guó)家傳防隊(duì)的建設(shè)對(duì)于安徽公共衛(wèi)生領(lǐng)域來(lái)說(shuō)是一件“重大事件”，從籌建開(kāi)始，就受到各級(jí)主管單位的重視，為了確保建設(shè)檔案的完整可靠，檔案工作也與傳防隊(duì)的建設(shè)同步進(jìn)行。檔案部門(mén)在尊重上述檔案三個(gè)條件的前提下，改變以往的工作模式，提前介入，指派專職檔案員全程跟進(jìn)，指導(dǎo)承辦科室兼職檔案員進(jìn)行材料歸檔工作。檔案部門(mén)的提前介入，不意味提前立卷，而是跳脫于常規(guī)的對(duì)于立卷歸檔范圍環(huán)節(jié)的單一指導(dǎo)，轉(zhuǎn)向?qū)ξ募纬傻綒w檔完畢整個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)聯(lián)系的關(guān)注。一是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)提出統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)，明確各類文檔的歸檔范圍和立卷標(biāo)準(zhǔn)，做到事半功倍。二是檔案部門(mén)本身了解隊(duì)伍建設(shè)過(guò)程的前因后果，清楚各類文件形成的邏輯關(guān)系，能夠盡可能保證檔案最終形成時(shí)保持較高的完整度。

（二）明確歸檔范圍。明確的立卷框架是做好及時(shí)歸檔工作的基礎(chǔ)。綜合檔案室根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，制定了符合單位實(shí)際的歸檔范圍，明確指出業(yè)務(wù)科室的歸檔范圍，但在實(shí)際工作中，一方面業(yè)務(wù)科室兼職檔案員由于檔案專業(yè)知識(shí)的缺乏，對(duì)歸檔范圍不清楚;另一方面業(yè)務(wù)科室為了自身日后查找方便，出現(xiàn)只歸檔文書(shū)檔案，業(yè)務(wù)檔案歸檔不全的情況。為了防止這一情況的出現(xiàn)，結(jié)合國(guó)家傳防隊(duì)的建設(shè)工作相對(duì)獨(dú)立且每項(xiàng)工作節(jié)點(diǎn)較為清晰的特點(diǎn)，綜合檔案室提前明確好歸檔范圍，比如形成決議的重要會(huì)議紀(jì)要，歷次演練的方案、腳本、參演人員名單，裝備招標(biāo)的方案、公告、中標(biāo)通知書(shū)和合同，隊(duì)員人選選拔文件、人身意外保險(xiǎn)等材料都必須及時(shí)收集，保證歸檔材料完整。

（三）關(guān)注重點(diǎn)環(huán)節(jié)。應(yīng)急車(chē)輛的招標(biāo)采購(gòu)、各項(xiàng)制度的制定實(shí)施和重要的演練（包括實(shí)戰(zhàn)演練），是隊(duì)伍建設(shè)的重要工作環(huán)節(jié)，也是檔案人員關(guān)注的重點(diǎn)目標(biāo)。國(guó)家傳防隊(duì)目前擁有13輛應(yīng)急車(chē)輛，涵蓋實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、防疫消殺、水電保障、自我生活保障、越野指揮等多方面。專職檔案員全程參與特種車(chē)輛的招標(biāo)方案制定、招標(biāo)實(shí)施、車(chē)輛驗(yàn)收和交付過(guò)程，指導(dǎo)收集好其中的文件資料、招投標(biāo)過(guò)程中形成的各類資料，指導(dǎo)車(chē)輛負(fù)責(zé)人按照特種設(shè)備要求，建立車(chē)輛的技術(shù)檔案和使用維護(hù)檔案。國(guó)家傳防隊(duì)目前舉辦了一次外地模擬演練和一次外地實(shí)戰(zhàn)演練，專職檔案員全程參與演練方案的商討制定、演練腳本的撰寫(xiě)和實(shí)地演練。演練還制作了宣傳片和實(shí)況錄像，除了有保存價(jià)值的文字材料外，這些照片、錄音和錄像等音像文件都在歸檔范圍之內(nèi)。

（四）統(tǒng)一收集，分類歸檔。綜合檔案室一般以“誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行檔案的收集和整理。但是傳防隊(duì)建設(shè)涉及單位各個(gè)科室，產(chǎn)生的各類材料也分散于各個(gè)科室，比如來(lái)往文書(shū)集中在承辦科室應(yīng)急辦，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料集中在藥械科和后勤科，宣傳工作的材料又有一部分存于辦公室。為了避免材料零星散放，造成重要材料散軼。綜合檔案室規(guī)定各科室產(chǎn)生的傳防隊(duì)建設(shè)材料在階段工作結(jié)束后，及時(shí)交付應(yīng)急辦兼職檔案員統(tǒng)一保管。這種做法既能夠讓專兼職檔案員及時(shí)對(duì)材料分類整理，又方便查找利用，也避免了來(lái)年立卷歸檔時(shí)突擊收集整理。必須要強(qiáng)調(diào)的是，傳防隊(duì)建設(shè)雖然是單位的一項(xiàng)特殊工作，但其檔案是單位檔案的一分子，所以必須按照單位“保管期限-機(jī)構(gòu)-年度”的分類方法進(jìn)行歸檔，不設(shè)專題卷。文件材料根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》以“件”為單位對(duì)產(chǎn)生的各類材料進(jìn)行組件和分類。這一過(guò)程就能體現(xiàn)出檔案部門(mén)提前介入的優(yōu)點(diǎn)，既洞悉材料形成的前因后果，又了解單位檔案分類組卷的檔案專業(yè)知識(shí)，在前期整理的基礎(chǔ)上，能夠很快對(duì)所有材料進(jìn)行立卷歸檔。音像材料因其材質(zhì)的特殊性，兼職檔案員在產(chǎn)生后立即制作備份以供查找，并將原版交由綜合檔案室按照規(guī)定放入防磁柜保管。

三、需要注意的幾個(gè)問(wèn)題

就單位整體工作而言，檔案人員的素質(zhì)對(duì)檔案的實(shí)體維護(hù)質(zhì)量影響很大，在現(xiàn)有檔案人力資源嚴(yán)重不足的情況下，專職檔案員的提前介入只能作為一次嘗試，必須要通過(guò)培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)科室兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，并且培養(yǎng)相對(duì)穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，才能夠確保檔案工作的順利開(kāi)展。就傳防隊(duì)建設(shè)而言，隊(duì)伍的建設(shè)驗(yàn)收雖然已經(jīng)完成，但后期隊(duì)伍的日常訓(xùn)練和投入使用，仍舊會(huì)形成多種載體不同形式的歷史記錄，需要對(duì)整個(gè)隊(duì)伍正常工作有更為詳細(xì)的檔案管理制度，尤其是對(duì)不同載體材料的收集，不能造成疏漏。

【項(xiàng)目名稱：長(zhǎng)三角地區(qū)重大突發(fā)傳染病早期預(yù)警與聯(lián)防聯(lián)控技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用（安徽省國(guó)際科技合作計(jì)劃項(xiàng)目）項(xiàng)目編號(hào)：1503062008】

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