周璐 王媛

【摘要】近年來(lái)，新媒體因其網(wǎng)絡(luò)性、便捷性、實(shí)時(shí)性等特點(diǎn)，成為政府、企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作、服務(wù)社會(huì)的重要工具，公務(wù)即時(shí)信息正是依托新媒體產(chǎn)生的一種信息。論文在界定公務(wù)即時(shí)信息概念的基礎(chǔ)上，明確了公務(wù)即時(shí)信息具有數(shù)字性、即時(shí)性、全面性、多樣性、可靠性的特點(diǎn)，并從保存社會(huì)記憶等3方面分析了公務(wù)即時(shí)信息歸檔管理的必要性。

【關(guān)鍵詞】公務(wù)即時(shí)信息;新媒體信息;歸檔;檔案管理;必要性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，到20世紀(jì)以來(lái)數(shù)量龐大、種類繁多的電子檔案，再到如今各類機(jī)構(gòu)通過(guò)各種新興技術(shù)和手段產(chǎn)生的急需歸檔的信息，檔案工作在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)，也面臨著順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，服務(wù)國(guó)家與社會(huì)發(fā)展的一大機(jī)遇。其中，網(wǎng)絡(luò)和社交媒體因其交互性、實(shí)時(shí)性、精準(zhǔn)性等特點(diǎn)，成為了政府、企事業(yè)單位等各類機(jī)構(gòu)開(kāi)展工作、服務(wù)社會(huì)的重要工具。

近年來(lái)，我國(guó)已開(kāi)始逐步重視網(wǎng)頁(yè)和社交媒體信息的歸檔問(wèn)題。國(guó)內(nèi)檔案學(xué)界在電子文件歸檔相關(guān)主題研究的基礎(chǔ)上，開(kāi)始對(duì)這類新信息的歸檔管理進(jìn)行探討?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展

“十三五”規(guī)劃綱要》中提出要加快提升電子檔案管理水平，其中明確指出要研究制定重要網(wǎng)頁(yè)資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法。網(wǎng)頁(yè)和社交媒體信息的歸檔，不僅僅是檔案學(xué)界關(guān)注的話題之一，也成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的題中之義。

一、公務(wù)即時(shí)信息的概念界定

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息傳播的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。各類機(jī)構(gòu)利用信息技術(shù)和手段呈現(xiàn)自己的發(fā)展情況和脈絡(luò)成為一種主流的方式。上世紀(jì)90年代，網(wǎng)頁(yè)誕生。各類機(jī)構(gòu)通過(guò)管理自己的網(wǎng)站和網(wǎng)頁(yè)，向大眾介紹機(jī)構(gòu)的構(gòu)成、宗旨、結(jié)構(gòu)和新聞等信息。網(wǎng)頁(yè)成為大眾了解機(jī)構(gòu)的一個(gè)窗口，也是機(jī)構(gòu)展現(xiàn)自我發(fā)展、履行機(jī)構(gòu)職能的一種方式。21世紀(jì)初，社交媒體成為了互聯(lián)網(wǎng)的一大趨勢(shì)，微博、微信、博客等新興的方式逐漸被各領(lǐng)域所關(guān)注，由于它們所具有的交互性、精準(zhǔn)性、實(shí)時(shí)性等特點(diǎn)，更為用戶所接受和使用，因此成為各類機(jī)構(gòu)對(duì)外服務(wù)的另一窗口。公務(wù)即時(shí)信息，即是國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，運(yùn)用網(wǎng)頁(yè)、微信、微博等新媒體手段，向公眾即時(shí)傳遞機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)的信息。對(duì)于公務(wù)即時(shí)信息的理解需要厘清以下幾個(gè)概念：

（一）公務(wù)即時(shí)信息不等同于新媒體信息。新媒體信息指利用數(shù)字技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、無(wú)線通信網(wǎng)等渠道，以及電腦、手機(jī)等終端，向用戶提供信息和服務(wù)的傳播形態(tài)，包括網(wǎng)絡(luò)媒體、手機(jī)媒體、網(wǎng)絡(luò)電視等。相對(duì)來(lái)說(shuō)，公務(wù)即時(shí)信息屬于新媒體信息的一部分，它強(qiáng)調(diào)信息內(nèi)容應(yīng)反映的是各類機(jī)構(gòu)（包括政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等）在公務(wù)活動(dòng)中的情況，同時(shí)還強(qiáng)調(diào)信息產(chǎn)生和傳遞的即時(shí)性。

（二）公務(wù)即時(shí)信息不同于電子文件。電子文件是指各類機(jī)構(gòu)在電子政務(wù)、電子商務(wù)及其他各類電子化業(yè)務(wù)中形成的信息記錄。而公務(wù)即時(shí)信息不僅限于電子化業(yè)務(wù)，它的關(guān)聯(lián)對(duì)象不是電子業(yè)務(wù)的雙方，而是機(jī)構(gòu)與公眾，它的受眾更廣;它的形式不僅限于政務(wù)或商務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)文件格式，它可以有圖文結(jié)合、音頻視頻結(jié)合等多樣化的形式，可以更生動(dòng)地呈現(xiàn)機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)的原貌;它的響應(yīng)速度更快，能及時(shí)、甚至實(shí)時(shí)地反映機(jī)構(gòu)的工作動(dòng)態(tài)。

（三）公務(wù)即時(shí)信息不同于網(wǎng)絡(luò)新聞。它直接產(chǎn)生于公務(wù)活動(dòng)中，不僅限于機(jī)構(gòu)發(fā)布的新聞，還包括機(jī)構(gòu)通過(guò)各類網(wǎng)絡(luò)渠道向公眾全面、即時(shí)、可靠地展現(xiàn)本機(jī)構(gòu)、組織工作概況和發(fā)展脈絡(luò)的信息，如法律法規(guī)、工作動(dòng)態(tài)、簡(jiǎn)報(bào)聲明、財(cái)務(wù)狀態(tài)等等，詳見(jiàn)“圖1”。

基于公務(wù)即時(shí)信息的定義，公務(wù)即時(shí)信息檔案可定義為：國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織在運(yùn)作過(guò)程中，基于互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，運(yùn)用網(wǎng)頁(yè)、微信、微博等新媒體手段，即時(shí)向公眾傳遞機(jī)構(gòu)公務(wù)活動(dòng)情況的具有保存價(jià)值的歷史記錄。

二、公務(wù)即時(shí)信息的特點(diǎn)

（一）數(shù)字性。公務(wù)即時(shí)信息的傳播依賴于網(wǎng)絡(luò)，是以二進(jìn)制數(shù)字代碼形式記錄和表示的信息。它可以是單一的文字形式，也可以是圖片、聲音、影像等復(fù)合的形式。

（二）即時(shí)性。從傳遞速度來(lái)看，公務(wù)即時(shí)信息的一大特點(diǎn)是即時(shí)性。這可以從兩方面來(lái)理解：其一，公務(wù)即時(shí)信息的產(chǎn)生和傳播都依托于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，當(dāng)產(chǎn)生者確定發(fā)布公務(wù)即時(shí)信息時(shí)，它很快會(huì)呈現(xiàn)出來(lái)，傳遞的過(guò)程是即時(shí)的。其二，公務(wù)即時(shí)信息是機(jī)構(gòu)對(duì)外展現(xiàn)工作軌跡和發(fā)展歷程的信息，它是公眾了解機(jī)構(gòu)工作情況的首要途徑，因此，對(duì)于機(jī)構(gòu)本身來(lái)說(shuō)，公務(wù)即時(shí)信息能即時(shí)反映最新的工作動(dòng)態(tài)，從這兩方面來(lái)看，它具有即時(shí)性。

（三）全面性。從公務(wù)即時(shí)信息反映的內(nèi)容來(lái)看，它具有全面性。公務(wù)即時(shí)信息包含了機(jī)構(gòu)工作動(dòng)態(tài)、管理制度、簡(jiǎn)報(bào)聲明、財(cái)務(wù)狀態(tài)等方面的內(nèi)容。在社會(huì)號(hào)召政務(wù)公開(kāi)的大背景下，公務(wù)即時(shí)信息的全面性特點(diǎn)更為突出。機(jī)構(gòu)只有及時(shí)更新媒體信息，及時(shí)發(fā)布公務(wù)即時(shí)信息，才能實(shí)時(shí)地反映機(jī)構(gòu)工作動(dòng)態(tài)，為機(jī)構(gòu)樹(shù)立良好的形象，同時(shí)也能更好地滿足公眾對(duì)機(jī)構(gòu)的信息獲取及輿論監(jiān)督。

（四）多樣性。從傳遞內(nèi)容的途徑來(lái)看，它具有多樣性。根據(jù)信息傳遞載體的更新變化，公務(wù)即時(shí)信息的傳播也可有多種途徑。目前，使用較為便利且效果較好的途徑包括官方網(wǎng)頁(yè)、微信公眾平臺(tái)、官方微博等。

（五）可靠性。公務(wù)即時(shí)信息作為機(jī)構(gòu)反映工作動(dòng)態(tài)的信息，可真實(shí)反映當(dāng)下機(jī)構(gòu)發(fā)展的情況，而且部分為圖文結(jié)合，生動(dòng)且具有可靠性?？蓮囊韵聝煞矫胬斫猓阂环矫?，它所反映的內(nèi)容，從時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、資金等方面均為準(zhǔn)確數(shù)據(jù);另一方面，它的內(nèi)容在發(fā)布前需經(jīng)過(guò)機(jī)構(gòu)相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人審核，語(yǔ)言措辭、核心信息均多方斟酌，內(nèi)容可靠。

三、公務(wù)即時(shí)信息歸檔的必要性

（一）歸檔公務(wù)即時(shí)信息，能促進(jìn)機(jī)構(gòu)完整記憶的保存，使所收集的檔案能全面展現(xiàn)機(jī)構(gòu)發(fā)展的情況。檔案本身是“記錄”的產(chǎn)物，檔案館則是對(duì)這種記錄物進(jìn)行保存和公共利用的社會(huì)設(shè)施。早在1950年，時(shí)任國(guó)際檔案理事會(huì)主席、法國(guó)國(guó)家檔案局局長(zhǎng)夏爾·布萊邦（C·Braibant）在第一屆國(guó)際檔案大會(huì)上發(fā)言指出：“檔案是一個(gè)國(guó)家、省、行政機(jī)關(guān)的記憶”。這是最早提及檔案與記憶關(guān)系的論述。2004年，在奧地利召開(kāi)的第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)上，各國(guó)參會(huì)者圍繞“檔案、記憶與知識(shí)”進(jìn)行了廣泛深入的討論，并達(dá)成了如下共識(shí)：“檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過(guò)去記憶事實(shí)真相的重要載體……是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來(lái)的橋梁。把檔案看成文件庫(kù)的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)正在為記憶庫(kù)和知識(shí)庫(kù)的認(rèn)識(shí)所取代?！?013年，加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫(kù)克（Terry Cook）在《證據(jù)、記憶、認(rèn)同和社區(qū)：檔案學(xué)四種轉(zhuǎn)變范式》（Evidence，Memory，Identity，and Community：Four Shifting Archival Paradigms）中詳細(xì)分析了檔案的記憶屬性及記憶與證據(jù)的關(guān)系，他提到，在國(guó)家的文件數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)的背景下，檔案鑒定更為重要，檔案人員有意識(shí)地構(gòu)建公共記憶也更為關(guān)鍵。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案由原有的證據(jù)作用，拓展為記憶、社會(huì)認(rèn)同作用。因此，檔案工作者在檔案管理工作過(guò)程中不僅僅是被動(dòng)的保管者，更應(yīng)該是積極的中介人，社會(huì)活動(dòng)家;不僅關(guān)注核心的、主流的檔案收集，更應(yīng)該關(guān)注非主流的、甚至是邊緣的社會(huì)資源型檔案。這有助于我們積極地迎接數(shù)字時(shí)代的新挑戰(zhàn)，避免為了傳統(tǒng)而死守傳統(tǒng)，淪為缺乏時(shí)代感的資料保管員。

公務(wù)即時(shí)信息具有更新快、受眾廣、及時(shí)反映機(jī)構(gòu)工作動(dòng)態(tài)等特點(diǎn)。依托于網(wǎng)頁(yè)和社交媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，公眾幾乎可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方獲得最新的所關(guān)注機(jī)構(gòu)的官方信息。公務(wù)即時(shí)信息作為機(jī)構(gòu)服務(wù)公眾的一類信息，成為構(gòu)建機(jī)構(gòu)記憶的一個(gè)非常重要的部分。因此，從構(gòu)建和完善機(jī)構(gòu)記憶的角度來(lái)說(shuō)，對(duì)公務(wù)即時(shí)信息的抓取、篩選、歸檔、保管和利用，是檔案工作者的責(zé)任意識(shí)的體現(xiàn)，是檔案部門堅(jiān)守檔案社會(huì)觀、檔案記憶觀的一次積極嘗試，也是信息社會(huì)檔案工作迎接挑戰(zhàn)必須面臨和解決的一個(gè)重要課題。

（二）歸檔公務(wù)即時(shí)信息，是新形勢(shì)下檔案部門革新檔案工作理念，服務(wù)政府職能轉(zhuǎn)變的有益實(shí)踐。黨的十九大報(bào)告提出，要轉(zhuǎn)變政府職能，深化簡(jiǎn)政放權(quán)，創(chuàng)新監(jiān)管方式，增強(qiáng)政府公信力和執(zhí)行力，建設(shè)人民滿意的服務(wù)型政府。服務(wù)型政府具有高效、廉潔、公正、法治、透明、責(zé)任等特點(diǎn)。核心價(jià)值是“人本精神、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)理念”，其中，人本精神是服務(wù)型政府的靈魂，凸顯政府服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化政府服務(wù)職能是服務(wù)型政府最為顯著的特征。新形勢(shì)下的檔案工作是建立服務(wù)型政府的重要方面。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。習(xí)總書(shū)記在考察浙江省檔案局時(shí)也提到，檔案部門“要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)”。那么，新形勢(shì)下檔案工作如何更好地做好服務(wù)工作呢？非常重要的一點(diǎn)就是適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，用開(kāi)闊的思維，積極思考現(xiàn)代社會(huì)中檔案工作的方式與地位。信息社會(huì)中，檔案工作已不能將自己局限在證據(jù)型文件的收集、整理及保存，而應(yīng)該“想方設(shè)法把自我滿足的封閉的檔案界轉(zhuǎn)變成與當(dāng)代社會(huì)同步、對(duì)社會(huì)有益、并具有活力的檔案界，否則的話，我們就會(huì)在數(shù)字時(shí)代變成毫無(wú)用處的化石”。正如加拿大檔案理論家休·泰勒（Hugh Taylor）所說(shuō)的，“只有無(wú)限探索和拓展，觸碰整個(gè)檔案行業(yè)的局限，……我們才能逃脫死水一潭的狀態(tài)”。

公務(wù)即時(shí)信息廣泛存在于政務(wù)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位中。只要機(jī)構(gòu)是社會(huì)中的機(jī)構(gòu)，必然會(huì)產(chǎn)生這類信息。它往往是機(jī)構(gòu)在相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后對(duì)活動(dòng)內(nèi)容的準(zhǔn)確記錄，或是機(jī)構(gòu)對(duì)外發(fā)布有關(guān)本機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息的可靠信息。公務(wù)即時(shí)信息的歸檔，正是檔案部門革新檔案工作理念，從機(jī)構(gòu)記憶角度出發(fā)，保存本機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史的一次有益嘗試。在檔案學(xué)界開(kāi)始用檔案社會(huì)觀思考檔案工作的大背景下，公務(wù)即時(shí)信息歸檔從小的社會(huì)單元出發(fā)，以小見(jiàn)大，為政務(wù)信息資源的管理提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，公務(wù)即時(shí)信息歸檔后的開(kāi)發(fā)與利用，能更好地服務(wù)國(guó)家與社會(huì)。

（三）歸檔公務(wù)即時(shí)信息，是新媒體普及背景下，檔案部門應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)工作方式拓展的必然之舉。2010年發(fā)布的《中國(guó)新媒體發(fā)布報(bào)告》指出，我國(guó)已成為全球新媒體用戶第一大國(guó)。新媒體的普及，使社會(huì)公眾獲取信息的途徑和渠道由以往完全依賴期刊、報(bào)紙、廣播、電視轉(zhuǎn)向更多地依靠互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備，多數(shù)人通過(guò)新媒體獲取新聞、動(dòng)態(tài)的社會(huì)熱點(diǎn)信息和個(gè)人生活資訊。機(jī)構(gòu)可運(yùn)用新媒體，為公眾提供更高效和便捷的公共信息服務(wù)。但是，值得警醒的問(wèn)題也出現(xiàn)了：由于管理理念和工作的滯后，在依賴新媒體的公務(wù)即時(shí)信息井噴式產(chǎn)生的同時(shí)，大量有關(guān)機(jī)構(gòu)發(fā)展的信息無(wú)法得到長(zhǎng)期、可靠的保存和管理。一方面，由于新媒體依賴于網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，公務(wù)即時(shí)信息可以被瞬間刪除和修改;另一方面，公務(wù)即時(shí)信息的產(chǎn)生和傳播部分需要依靠機(jī)構(gòu)外部的第三方平臺(tái)，如果第三方平臺(tái)停止運(yùn)營(yíng)，這部分信息將會(huì)面臨消失和不可長(zhǎng)久利用的危險(xiǎn)。

探討公務(wù)即時(shí)信息的歸檔及存在的法律性、證據(jù)性等問(wèn)題，根據(jù)機(jī)構(gòu)工作的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)出公務(wù)即時(shí)信息檔案歸檔管理系統(tǒng)，并配套制定了相關(guān)的管理辦法，是檔案（下轉(zhuǎn)第89頁(yè)）

（上接第62頁(yè)）部門及時(shí)響應(yīng)社會(huì)形勢(shì)變化，應(yīng)對(duì)機(jī)構(gòu)工作方式拓展的必然之舉。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在每天都有大量公務(wù)即時(shí)信息產(chǎn)生的情況下，及時(shí)探討和研究公務(wù)即時(shí)信息的歸檔工作，具有必要性，而且有迫切性。檔案部門只有及時(shí)革新理念，跟上時(shí)代的腳步，才能更好地保存機(jī)構(gòu)記憶，服務(wù)國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展。

【基金項(xiàng)目：本文系2017年國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“公務(wù)即時(shí)信息單套制歸檔制度與方法研究”（編號(hào)：2017-X-05）的研究成果之一】

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