周庚

1.長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制建立的背景

中國(guó)海油有較多品牌填寫(xiě)存在錯(cuò)誤，同一個(gè)品牌在數(shù)據(jù)中可能出現(xiàn)多種錯(cuò)誤填寫(xiě)方式。例如：NOV品牌在中國(guó)海油數(shù)據(jù)中存在46種寫(xiě)法：有填寫(xiě)英文品牌；有填寫(xiě)中文制造廠名稱；有填寫(xiě)子品牌或分公司；還有大量拼寫(xiě)錯(cuò)誤的。品牌填寫(xiě)不唯一會(huì)產(chǎn)生大量重復(fù)數(shù)據(jù)。重復(fù)數(shù)據(jù)極易造成重復(fù)采購(gòu)，使庫(kù)存冗余造成積壓庫(kù)存，占用庫(kù)存成本，降低公司經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，品牌填寫(xiě)錯(cuò)誤會(huì)使統(tǒng)計(jì)嚴(yán)重失真。中國(guó)海油在分析重點(diǎn)品牌的采購(gòu)金額、庫(kù)存金額時(shí)，因?yàn)槠放铺顚?xiě)錯(cuò)誤，很難統(tǒng)計(jì)出該品牌全量數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)情況。究其原因主要是因?yàn)椋簺](méi)有制定關(guān)鍵特征量品牌填寫(xiě)規(guī)則，導(dǎo)致不同用戶在新增數(shù)據(jù)時(shí)隨意填寫(xiě)品牌；對(duì)長(zhǎng)協(xié)類數(shù)據(jù)缺少把關(guān)。

2.長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機(jī)制的內(nèi)涵和主要做法

中國(guó)海油以“提升長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量，助力采辦業(yè)務(wù)高效實(shí)施”為目標(biāo)，全面考慮長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)質(zhì)量管理與采購(gòu)供應(yīng)鏈管理的結(jié)合點(diǎn)，全面考慮影響以上管理水平的關(guān)鍵因素，總結(jié)出“CSC”管理方法以及便于“CSC”管理方法。“CSC”管理方法是將長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)經(jīng)與制造廠商溝通過(guò)后規(guī)范的填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行清洗的過(guò)程。

C——Coordination（協(xié)同），即制造廠商協(xié)同。從中國(guó)海油所簽集采協(xié)議的供應(yīng)商或者專用配件數(shù)據(jù)中抽取數(shù)據(jù)量大、采購(gòu)金額和庫(kù)存金額高的制造廠，逐個(gè)梳理重點(diǎn)品牌專用配件數(shù)據(jù)描述規(guī)則。組織搭建制造廠家協(xié)同機(jī)制，組織廠家代表、物資專家、中國(guó)海油審核團(tuán)隊(duì)針對(duì)配件數(shù)據(jù)進(jìn)行溝通，由廠家介紹通過(guò)哪些屬性值能確定該品牌配件數(shù)據(jù)唯一性。

S——Standard（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范），即標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范創(chuàng)新。根據(jù)廠家提供的信息，為規(guī)范改品牌配件數(shù)據(jù)，制定該品牌配件物資數(shù)據(jù)規(guī)范要點(diǎn)，規(guī)范該品牌配件數(shù)據(jù)長(zhǎng)描述構(gòu)成、制造廠填寫(xiě)、歸屬類別、廠家配件號(hào)填寫(xiě)規(guī)則、物資名稱填寫(xiě)、短描述截取方式、數(shù)據(jù)查重方式。從而提高該品牌配件數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少重復(fù)數(shù)據(jù)。

集采品牌制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)填寫(xiě)規(guī)則，能解決集采品牌描述規(guī)則不統(tǒng)一，關(guān)鍵屬性填寫(xiě)錯(cuò)誤，出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。規(guī)范原則如下：（1）一致性原則。長(zhǎng)協(xié)類數(shù)據(jù)規(guī)范的過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通后取得認(rèn)可，盡量與供應(yīng)商內(nèi)部的規(guī)則保持一致；（2）最小性原則。長(zhǎng)協(xié)類數(shù)據(jù)規(guī)范應(yīng)保證以最少的屬性值描述該物資；（3）準(zhǔn)確性原則。在保證最小性原則的基礎(chǔ)上，保證該長(zhǎng)協(xié)類數(shù)據(jù)相關(guān)屬性正確；（4）排他性原則。保證相同品牌只允許有一種標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)法。國(guó)內(nèi)廠家生產(chǎn)的專用配件填寫(xiě)該廠家在工商部門(mén)注冊(cè)的中文全稱，國(guó)外廠家生產(chǎn)的專用配件填寫(xiě)該公司英文品牌。

根據(jù)廠商數(shù)據(jù)對(duì)接從廠家提供的信息，制定該品牌配件物資數(shù)據(jù)規(guī)范要點(diǎn)，規(guī)范該品牌配件數(shù)據(jù)長(zhǎng)描述構(gòu)成、制造廠填寫(xiě)、歸屬類別、廠家配件號(hào)填寫(xiě)規(guī)則、物資名稱填寫(xiě)、短描述截取方式、數(shù)據(jù)查重方式。從而提高該品牌配件數(shù)據(jù)質(zhì)量，減少重復(fù)數(shù)據(jù)。品牌規(guī)范要點(diǎn)示例如圖1所示：

C——Cleansing（清洗），即數(shù)據(jù)清洗。根據(jù)長(zhǎng)協(xié)類數(shù)據(jù)品牌規(guī)范的結(jié)果，對(duì)于不符合此規(guī)范的長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)，采取相應(yīng)的方法進(jìn)行處理，對(duì)存在質(zhì)量問(wèn)題的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)合理有效的校正方法和刪除，保證業(yè)務(wù)的合理正常運(yùn)行。對(duì)于不符合規(guī)范的物資數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗及業(yè)務(wù)調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)創(chuàng)建后的持續(xù)管理，不斷提高現(xiàn)有物資數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

通過(guò)定期的數(shù)據(jù)清理工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)創(chuàng)建后的持續(xù)管理，不斷提高現(xiàn)有物資數(shù)據(jù)的質(zhì)量，不斷提高物資數(shù)據(jù)的使用率及數(shù)據(jù)共享水平。例如通過(guò)數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)某溫度表存在重復(fù)的若干條物資數(shù)據(jù)，原因是物資描述不規(guī)范，因此通過(guò)與生產(chǎn)廠家溝通確認(rèn)后，對(duì)這些物資數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗，規(guī)范合并為一條物資數(shù)據(jù)，規(guī)范后的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)今后可以準(zhǔn)確滿足該備件的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)需求，又因?yàn)樵摂?shù)據(jù)代表的物資為多個(gè)設(shè)備共用的備件，因此通過(guò)此次數(shù)據(jù)監(jiān)控，能獲得減少備貨量降低成本的直接受益，以及整合采購(gòu)需求贏得降價(jià)空間的潛在受益。

此外依據(jù)制造廠商協(xié)同制定的填寫(xiě)規(guī)范審核新增物資數(shù)據(jù)，樹(shù)立“用則增，不用則不增”的正確數(shù)據(jù)觀念，評(píng)估數(shù)據(jù)新增的必要性，對(duì)每日新增的物資數(shù)據(jù)做到“提高審核水平、嚴(yán)控?cái)?shù)據(jù)增量”，避免物資數(shù)據(jù)無(wú)效增長(zhǎng)、低效使用。

3.結(jié)束語(yǔ)

如果基礎(chǔ)管理跟不上，再好的系統(tǒng)也只是系統(tǒng)而已，發(fā)揮不出它固有的功效，起不到提升管理、降低成本的作用。要確實(shí)轉(zhuǎn)變“重采購(gòu)管理、輕基礎(chǔ)管理”的觀念，提高物資基礎(chǔ)管理的認(rèn)知度和重要性。長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，目前與物資供應(yīng)鏈相關(guān)的SAP、采辦系統(tǒng)信息系統(tǒng)，都要求高質(zhì)量的長(zhǎng)協(xié)類物資數(shù)據(jù)來(lái)保障信息化應(yīng)用效果，避免出現(xiàn)由于不規(guī)范、不一致等造成的“一碼多物”、查找使用難等問(wèn)題要把物資編碼管理工作放在物資管理工作的首要位置，只有編碼規(guī)范了、唯一了，價(jià)格管理、集中采購(gòu)管理、庫(kù)存管理才能因此而落到實(shí)處，才能因此而發(fā)揮出中國(guó)海油采購(gòu)的真正優(yōu)勢(shì)，才能因此而提升中國(guó)海油物資管理和采購(gòu)管理的整體水平。

（作者單位：中國(guó)海洋石油集團(tuán)有限公司）