王殿利

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-108-02

摘 要 機關(guān)事業(yè)單位的重要決策依據(jù)來源是檔案信息，細化分解各個檔案管理中的環(huán)節(jié)并在實際工作當(dāng)中融入落實精細化管理的理念才能將最優(yōu)的工作方法及流程歸納總結(jié)出來，才能使機關(guān)事業(yè)單位的工作效率及質(zhì)量切實提高。精細化管理模式作為當(dāng)前一種全新的管理理念將準(zhǔn)確、精細、嚴謹?shù)脑瓌t包含其中，真正認識到精細化管理的重要意義才能真正推動檔案管理工作向科學(xué)化方向良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞 精細化管理理論 機關(guān)事業(yè)單位 檔案管理 應(yīng)用 研究

精細化管理作為管理理念的同時也是一種管理技術(shù)，借助規(guī)范精細的細化流程操作使每項工作得以標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化，這項技術(shù)可幫助檔案管理中的各項流程嚴格按照每個環(huán)節(jié)高效、精確的運行，從而使崗位職責(zé)明確并將檔案管理責(zé)任落實到位，同時應(yīng)用精細化管理可以及時查找、發(fā)現(xiàn)、處理工作當(dāng)中隱藏的問題，從而使機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作能夠順利進行，本文針對該理論在基層社會保險管理局檔案管理中的應(yīng)用進行探究。

一、基層社保檔案管理存在的問題

（一）薄弱的檔案意識和落實不到位的立卷歸檔

當(dāng)前某些基層社會保險管理局中檔案立卷歸檔工作依然會受到某些客觀及主觀因素的影響，導(dǎo)致該項工作無法得到應(yīng)有的重視。從客觀方面來講某些經(jīng)辦機構(gòu)因為面臨較大的業(yè)務(wù)量且人手不足，導(dǎo)致經(jīng)辦機構(gòu)不能對業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作顧及到，從而單純重視業(yè)務(wù)辦理工作；從主觀方面來講某些基層社會保險管理局的領(lǐng)導(dǎo)沒有高度重視檔案管理工作的重要性，缺乏立卷歸檔的時間觀念，未能真正落實和安排好檔案管理工作；某些經(jīng)辦人員沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，單純認為將業(yè)務(wù)辦好既是將本職工作做好，致使檔案管理工作成為附加的額外工作，經(jīng)辦人員通常不愿意主動承擔(dān)文件材料的立卷歸檔工作而總是盡可能推脫；某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所檔案工作更是沒有引起足夠的重視，面對龐大的業(yè)務(wù)量，蓋章不全、日期望填等諸多問題出現(xiàn)在財報登記表中[1]，從而導(dǎo)致不能及時的將檔案資料上交到縣城鄉(xiāng)居民保險管理中心進行歸檔，種種問題均顯示和反映出工作人員薄弱的檔案意識和工作責(zé)任心，致使立卷歸檔和收集工作遲遲無法落實到位[2]。

（二）簡陋的答案保管條件和不完善的配套設(shè)備

多數(shù)基層經(jīng)辦機構(gòu)由于受到辦公條件的限制不能將符合面積標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理室建立起來，沒有獨立的辦公場所導(dǎo)致辦公用房面臨極為緊張的狀態(tài)，即使已經(jīng)將綜合檔案室設(shè)置，但一至兩間的檔案室面積加上無法存放大量檔案的鐵皮柜，導(dǎo)致多數(shù)業(yè)務(wù)檔案仍在各個業(yè)務(wù)科室分散無法進行集中的統(tǒng)一管理。城鄉(xiāng)居保檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞保所更是隨意堆放，形同虛設(shè)的綜合檔案管理室如果沒有進行及時整理將會造成極大的安全隱患，當(dāng)出現(xiàn)工作人員調(diào)動時便會容易出現(xiàn)檔案資料的流失狀況[3]。另外基層社會保險管理局由于受到經(jīng)費不足的影響，無法將相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備按照檔案保管的要求配齊，因此導(dǎo)致無法有力保障檔案資料的安全且無法滿足八防要求。基層財政不能將良好的社會保險硬軟件環(huán)境提供，單純對社保經(jīng)辦機構(gòu)的基本運轉(zhuǎn)進行保障。

（三）偏低的信息化應(yīng)用及有限的檔案資料利用水平

不少基層社會保險管理局對檔案功能性發(fā)展依然存在較大滯后性，導(dǎo)致無法轉(zhuǎn)變檔案舊有的利用觀念，同時現(xiàn)有的檔案管理流程不能對查詢和調(diào)閱檔案資料的功能提供便捷的支持，致使檔案資料利用率無法提高[4]。檔案管理部門較低的資金投入因缺乏高效的管理設(shè)備，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的開展受到制約。

二、應(yīng)用檔案管理精細化管理理論的方法

（一）與時俱進將檔案管理先進理念不斷更新

為了與當(dāng)前時代快速發(fā)展更好的適應(yīng)，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對檔案管理的先進理念進行不斷更新，以往傳統(tǒng)的觀念中對檔案管理工作未能高度重視，認為這項工作屬于附屬工作，不能將更多的經(jīng)濟效益直接帶來，同時無法有力推動機關(guān)事業(yè)單位的運營及生產(chǎn)，因此檔案管理工作所獲得的投入不多，軟件支持及硬件設(shè)備等諸多方面的缺陷較大，從而導(dǎo)致機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在價值和作用不能真正發(fā)揮。精細化管理理論的融入需要單位領(lǐng)導(dǎo)層高度重視大力開發(fā)及利用檔案信息資料及資源[5]，在現(xiàn)代化的創(chuàng)新及管理優(yōu)化體系中真正納入檔案管理工作，從而在資金和政策完善等各個方面進行支持，更好的專業(yè)化、精細化及科學(xué)化檔案資料的整理、收集、歸納利用等各項工作的開展，進一步提升該項工作的服務(wù)質(zhì)量，真正將儲存和收集單一的檔案資料信息轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣拿嫦虼蟊姷闹R服務(wù)工作，從而使檔案管理工作的產(chǎn)出價值充分發(fā)揮。

（二）構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理人才團隊

精細化管理理論在檔案管理工作中的有效運用離不開專業(yè)化的檔案管理人才團隊，為了使人才保障層面將檔案工作的全面化及專業(yè)化有效實現(xiàn)，需要向大管理專業(yè)人才團隊分配精準(zhǔn)的工作目標(biāo)及細化的工作任務(wù)。一是對檔案管理人才團隊層次的不斷完善可借助人才吸納機制，將擁有直接管理經(jīng)驗或檔案專業(yè)教育背景的社會優(yōu)秀人才大量吸收；二是針對檔案管理工作中先進的管理理念及科學(xué)的工作方法借助繼續(xù)教育和崗前培訓(xùn)，對于工作資歷老的職工借助精細化管理理論的思維使其能夠?qū)ψ陨淼闹R薄弱環(huán)節(jié)不斷完善[6]，從而緊跟當(dāng)前時代發(fā)展的步伐。例如基層社會保險管理局面對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時代給機關(guān)事業(yè)單位檔案管理帶來的巨大挑戰(zhàn)和機會，為了將檔案管理工作的信息化、一體化和現(xiàn)代化更好的實現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有效結(jié)合傳統(tǒng)管理理念和信息化管理理念，使基層社會保險管理局檔案管理人員的思想能夠與時俱進并樹立起長遠的發(fā)展眼光，這樣可協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案管理人員的思想并提供多種途徑使檔案管理工作的效率和質(zhì)量有效提升。以往傳統(tǒng)的檔案管理方式在實際應(yīng)用過程中雖有一定的優(yōu)勢，但面對當(dāng)前社會對檔案信息資料的快速整合和管理，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足社會信息化進程。因此基層社會保險管理局在進行的管理工作時，其入手點應(yīng)當(dāng)以檔案管理信息化的目的為準(zhǔn)，有效結(jié)合現(xiàn)代信息化和傳統(tǒng)的管理理念才能使兩者檔案管理的優(yōu)勢得到全面發(fā)揮，并使檔案管理工作的效率和質(zhì)量不斷提高。基層社會保障局一定要將職工的培訓(xùn)工作認真落實到位，定期組織檔案管理人員進行相關(guān)培訓(xùn)，保證其能夠?qū)π畔⒒浖夹g(shù)和硬件設(shè)備準(zhǔn)確使用，同時為了能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一先進的管理和傳統(tǒng)管理，應(yīng)當(dāng)按照實際狀況對合適的信息化管理技術(shù)進行選用。