王煦

摘 要：在當(dāng)前信息時(shí)代發(fā)展背景下，在檔案管理工作開展中，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法與實(shí)際需求相滿足，在這種形勢(shì)下的必要任務(wù)就是強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)以有效途徑及方式加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以確保檔案管理信息化更好實(shí)現(xiàn)，為更好開展檔案管理工作提供更好的支持與保障?；诖?，本文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

一直以來，檔案管理工作都在默默支持著事業(yè)單位日常工作的有序開展，在事業(yè)單位的正常運(yùn)行中發(fā)揮著極其重要的作用。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革和社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)成了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作未來一段時(shí)間的必然發(fā)展趨勢(shì)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1.1 有利于永久保存檔案信息

紙質(zhì)檔案非常不利于保存，尤其是遇到梅雨天氣或是自然災(zāi)害容易長(zhǎng)霉，破碎，丟失。而且紙質(zhì)檔案占用的空間大，不好查找，信息化檔案管理可以輕松解決這些問題，使檔案的儲(chǔ)存和查找變得簡(jiǎn)單，安全。

1.2 有利于更便捷地查找檔案信息

傳統(tǒng)的檔案信息大多是以紙質(zhì)為基礎(chǔ)的實(shí)物資源，不僅具有可移植性，而且不利于傳播。檔案信息化實(shí)現(xiàn)后，各種信息資源不再以實(shí)物形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，極大地促進(jìn)了信息資源的傳輸和利用。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不高

事業(yè)單位在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部重視程度高低將直接影響到各項(xiàng)工作順利開展。但是，當(dāng)前多數(shù)的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理缺乏足夠重視，檔案管理缺乏完善的管理制度，將人才培養(yǎng)作為事業(yè)單位的中心內(nèi)容，而檔案管理卻并不重要，將其交由專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。但是，從本質(zhì)上來看，檔案管理與單位內(nèi)部員工利益存在密切聯(lián)系，直接關(guān)乎事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，同時(shí)在國(guó)家經(jīng)濟(jì)持續(xù)穩(wěn)定增長(zhǎng)方面具有重要作用。所以，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該提高檔案管理重視程度，為員工切身利益提供幫助，同時(shí)為國(guó)家經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)創(chuàng)造更大的財(cái)富。

2.2 我國(guó)事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員

人事檔案的管理工作本身就非常復(fù)雜，而且需要一定的專業(yè)能力，工作時(shí)間長(zhǎng)了也十分容易疲憊，這就對(duì)檔案管理人員的能力提出了更高的要求，需要其不斷完善自身的素質(zhì)和專業(yè)能力。事業(yè)單位已經(jīng)進(jìn)行了巨大的改革，逐漸縮減了大量的事業(yè)編制，同時(shí)檔案管理部門也受到了嚴(yán)重的沖擊，沒有為單位聘請(qǐng)高素質(zhì)的管理人才，檔案管理工作缺乏人手和專業(yè)能力，因此需要由不專業(yè)的人員開展工作，這樣一來就會(huì)發(fā)生檔案員變換頻繁的現(xiàn)象，由于工作交接不及時(shí)，而且交易經(jīng)常存在不到位的情況，工作人員沒有專業(yè)性的業(yè)務(wù)知識(shí)，所以工作就很難完成，檔案的資料收集不齊全也不完整，保管期限劃分混亂。而且因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不重視，大多數(shù)的員工都會(huì)把精力放在別的工作上面，對(duì)檔案的管理不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)，容易產(chǎn)生差錯(cuò)和遺漏。這些管理方面的問題都會(huì)給員工的利息和福利方面帶來很大的損失，也會(huì)使單位的人員管理方面原來越差，不利于人才的引入和員工的發(fā)展的穩(wěn)定性。

2.3 缺乏科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃

許多機(jī)構(gòu)缺乏科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)，脫離了本單位的整體發(fā)展戰(zhàn)略，難以實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃。第二，缺乏科學(xué)有效的研究和論證，一些機(jī)構(gòu)在制定檔案管理信息化建設(shè)方案時(shí)沒有考慮到實(shí)施這些方案的必要條件。三是檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際效果尚未得到重視。規(guī)劃設(shè)計(jì)不夠靈活，缺乏可擴(kuò)展性，在一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展空間。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效途徑及策略

3.1 樹立現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)

在當(dāng)前各種新思想觀念不斷涌現(xiàn)以及現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的背景下，檔案管理工作也必須做到與時(shí)俱進(jìn)，通過各種途徑進(jìn)一步優(yōu)化其管理效率。為了保證事業(yè)單位檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新發(fā)展，相關(guān)工作人員必須盡快樹立起事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的意識(shí)，以實(shí)現(xiàn)電子一體化的檔案管理工作目標(biāo)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)起到積極的推動(dòng)作用。

3.2 構(gòu)建檔案管理信息化工作機(jī)制

在新形勢(shì)下事業(yè)檔案管理中，為能夠有效實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)注重建設(shè)信息化工作機(jī)制，以確保檔案管理信息化更好實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際工作落實(shí)過程中，需要進(jìn)一步完善檔案管理制度，在與信息化要求相結(jié)合的基礎(chǔ)上，制定信息化工作機(jī)制，在此基礎(chǔ)上指導(dǎo)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)，并且能夠?qū)n案管理行為進(jìn)行規(guī)范。同時(shí)，還需要對(duì)信息化工作方式進(jìn)行構(gòu)建，在實(shí)際工作開展中，檔案管理部門及有關(guān)工作人員需要將傳統(tǒng)管理方式改變，合理利用信息化管理方式，將信息技術(shù)與管理工作有效結(jié)合，以更好實(shí)現(xiàn)信息化管理，保證檔案管理信息化建設(shè)得到理想效果。同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)還應(yīng)當(dāng)建設(shè)信息化管理平臺(tái)，利用這一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，對(duì)檔案資料更好進(jìn)行管理及應(yīng)用，為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)與支持。

3.3 整合檔案信息資源，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，首要一點(diǎn)是完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，打造一支數(shù)字化檔案館。檔案館建設(shè)中，應(yīng)該配備專門的檔案干部隊(duì)伍，豐富檔案館館藏，借助檢索工具來提升檔案資源的利用效率，有助于提升大感官的信息化水平。同時(shí)，檔案管理部門需要結(jié)合實(shí)際情況選擇合理的方法管理電子檔案，加大資金投入力度，不斷完善硬件和軟件設(shè)施，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)不斷更新和完善，建立操作性較強(qiáng)的實(shí)施平臺(tái)。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，可以逐步電子化錄入到系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料并存，整合檔案信息資源，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

在高校檔案管理工作中，檔案管理人員是關(guān)鍵的影響因素。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)注意加強(qiáng)管理人員的建設(shè)。作為事業(yè)單位檔案管理部門，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。主要內(nèi)容是對(duì)員工進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)和教育，促進(jìn)員工有效掌握信息技術(shù)，提高員工的信息技術(shù)水平，確保員工更好地運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)施檔案管理，更好地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。信息技術(shù)推廣。此外，事業(yè)單位檔案管理部門要積極引進(jìn)信息技術(shù)專業(yè)人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，進(jìn)一步提高檔案管理隊(duì)伍信息化的整體水平，為實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)提供更好的人才支持。

4 結(jié)束語

總之，隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理信息化已成為必然趨勢(shì)。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程。事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。不斷提高管理質(zhì)量，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，調(diào)整思想，與時(shí)俱進(jìn)，最大限度地發(fā)展事業(yè)單位檔案信息。利用價(jià)值滿足事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的最大需求。

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