韋師

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是提升醫(yī)療服務工作質量和效率的基礎保障，是醫(yī)療機構日常工作的重要組成部分。當前，隨著醫(yī)療機構對檔案管理工作的效果運用需求增大，檔案的科學規(guī)范管理顯得尤為重要。因此，如何切實有效的提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，是提高醫(yī)院醫(yī)療工作效率和服務質量的關鍵措施。基于此，本文簡要闡述了當前醫(yī)院檔案管理模式的現(xiàn)狀，進而提出了針對醫(yī)院檔案管理建立規(guī)范化模式的改進對策。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化；現(xiàn)狀；對策

1 引言

醫(yī)院檔案是醫(yī)院規(guī)劃、管理和提供醫(yī)療服務的前提，是醫(yī)院正常健康運營的重要資源，其具體是醫(yī)院進行行政管理、醫(yī)療服務、藥品和醫(yī)療設備管理、醫(yī)學研究等的基礎條件。規(guī)范的檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分，而當前醫(yī)院檔案管理已經不能適應時代的發(fā)展和要求，存在一些現(xiàn)狀和問題急需改進。因此，積極改進醫(yī)院檔案管理的方式方法，不斷健全完善其規(guī)范化模式的管理體系，使其朝著科學化、規(guī)范化和信息化的方向不斷發(fā)展，不僅可以提升檔案管理的工作效率，增強醫(yī)院的管理水平，而且還可以提高醫(yī)療服務整體水平，更好為人民群眾服務，也進一步促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

2 當前醫(yī)院檔案管理模式的現(xiàn)狀

2.1 管理制度不健全，規(guī)范化程度低

目前，雖然醫(yī)院在醫(yī)療技術、臨床診療、學術科研、教學培訓、行政后勤服務等方面制定了較為詳細的管理制度、工作流程、崗位職責等相應的機制制度，但是在檔案管理上仍僅限于按上級文件部署要求落實，結合醫(yī)院單位實際還存在一定的制度缺失，導致檔案管理工作缺乏規(guī)范化、標準化和科學化。此外，檔案管理制度的不健全，造成醫(yī)院檔案管理工作流程不明確，檔案信息資源收集效率不高，信息資源管理方式較落后，部分醫(yī)院紙質檔案和電子檔案混淆，進而不能確保醫(yī)院檔案信息資源完整性和可追溯性[1]。重復歸檔和缺失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，缺乏統(tǒng)一的檔案存檔標準，紙質檔案、電子檔案、實物檔案等缺少基礎管理制度的保障。有時多種檔案存檔方式也會造成醫(yī)院檔案的查詢過程變得繁瑣耗時，影響到查詢檔案效率，進而造成某些醫(yī)療診治不及時，或造成錯誤導致醫(yī)療糾紛。管理制度的不健全，不僅導致醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化程度較低，也使得醫(yī)院日常運營管理水平不高，不能適應新時代發(fā)展的要求。

2.2 基礎管理配套設施較弱

對于當前醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化模式而言，最重要的還是醫(yī)院檔案管理配套設施較弱，醫(yī)院只重視臨床診療和醫(yī)學科研工作，忽略了檔案管理的價值。倘若檔案設施不齊全，沒有較為先進的現(xiàn)代化電子設備和網(wǎng)絡設備，檔案管理工作將變得雜亂無章，造成檔案管理工作效率和服務水平的降低，影響到整個醫(yī)院的醫(yī)療服務水平提升，不利于醫(yī)院健康可持續(xù)發(fā)展。檔案管理不僅僅是簡單的檔案存放，更重要的是檔案的服務與利用工作，每年都必須要投入一定的資金和人力來不斷完善配套設施的建設，短期內不能體現(xiàn)出明顯的收益，但是從長遠來看，完善的現(xiàn)代化、信息化管理配套設施建設，會大大地提高醫(yī)院的核心競爭力和社會效益。

2.3 專業(yè)管理人才缺乏，管理方式較落后

另一方面，現(xiàn)今醫(yī)院檔案的管理工作人員多數(shù)是從后勤管理或護理專業(yè)調整而來，并非檔案學專業(yè)出身，沒有檔案學專業(yè)理論和技能，若醫(yī)院不及時加強崗位技能和知識理論培訓，檔案管理人員就會缺少專業(yè)的檔案管理知識和技術，造成檔案管理人員管理意識淡薄，缺乏專業(yè)管理的綜合素質能力。同時，不僅由于檔案管理人才缺乏，對醫(yī)院檔案工作的規(guī)范流程和管理方式等不是很熟悉，不能甄別和歸檔醫(yī)院各類檔案材料資源，而且檔案管理的信息化管理方式落后，無法充分利用信息化的科學技術手段熟練利用檔案信息系統(tǒng)進行有效管理，造成檔案管理較為混亂，進而影響到檔案管理的工作效果及規(guī)范化發(fā)展。

3 醫(yī)院檔案管理建立規(guī)范化模式的改進對策

3.1 提高檔案管理的重視意識，健全檔案管理的規(guī)范化制度

對于醫(yī)院檔案管理規(guī)范化模式的建立，醫(yī)院領導層應該提高對檔案管理的重視意識，要認識到檔案管理也是醫(yī)院日常管理中的重要工作之一，只有加強檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、信息化，才能逐步提高醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，進而推動醫(yī)院和醫(yī)療事業(yè)的改革和進步。一方面，醫(yī)院領導層將檔案管理工作納入到醫(yī)院日常的各項具體工作任務之中，實行領導和分級管理機制，提高相關管理人員的責任心和自覺性，實行有效的工作和監(jiān)督機制，設立檔案管理專門科室，再次加強各科室間的溝通交流，做到發(fā)現(xiàn)問題及時解決；另一方面，醫(yī)院相關領導和部門應在實際工作任務上結合醫(yī)院現(xiàn)有條件和基礎，積極制定和健全規(guī)范化的檔案管理制度，不斷改進和完善原有的檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理每部分的任務和職責，如檔案信息資源的收集、甄別、分類、歸檔、保密、查詢等工作原則[2]，切實做到有章可依，權責明確，能夠提高檔案信息資源的開發(fā)利用率，進而提高檔案管理的工作質量和效率，促進規(guī)范化的檔案管理模式能夠為醫(yī)院的臨床診療、醫(yī)學科研、日常管理等提供高效率的服務。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，提高管理人員的專業(yè)能力

為了進一步提高檔案管理的水平，醫(yī)院可以引進或培養(yǎng)一支專業(yè)素質好、管理水平高的專業(yè)人員隊伍，以提升醫(yī)院管理人員的整體綜合素質和能力。首先，對檔案管理人員定期開展專業(yè)知識的培訓和學習，讓其能夠了解具體的檔案管理知識和理念，進一步學習專業(yè)的管理技術，以提高管理人員的業(yè)務能力；其次，加強醫(yī)院之間、醫(yī)學研究機構之間的交流合作，積極選派管理人員外出參觀學習，借鑒其他同行先進的檔案管理理念和模式，在醫(yī)院管理體系上制定有效的進修方式，鼓勵管理人員對專業(yè)技術方面的進行創(chuàng)新，以促進檔案管理人員在專業(yè)能力和綜合素質上的提高；此外，不僅需要培養(yǎng)和增強檔案管理人員的專業(yè)能力和水平，也要加強管理人員的責任意識，促進其對檔案管理意識和方式進行不斷完善，增強服務意識，進而提高檔案管理的效率和質量，保障醫(yī)院檔案管理工作的穩(wěn)定和有效。

3.3 引進先進的管理技術，提升管理信息化的管理水平

在當前，信息技術是第一生產力，社會的信息化程度不斷提升，先進的科學技術不斷應用于各個領域。因此，在醫(yī)院建立規(guī)范的信息化檔案管理技術，可保證檔案管理工作的有序進行，提升檔案管理的效率。一方面，先進的計算機技術、大數(shù)據(jù)分析技術等管理方式可以有利于醫(yī)院檔案管理的精細化、科學化、信息化，避免醫(yī)院檔案在收集、甄別、分類、歸檔、保密等工作流程上的差錯，以前傳統(tǒng)的人工分類、存檔等方式費時費力、效率低下、容易遺漏信息資源，還需要大量的檔案存儲空間，而現(xiàn)今的信息化技術不僅使得檔案管理工作更加簡便快捷，減少管理人員工作負擔，還方便了醫(yī)院各科室之間的工作交流，提高了檔案的利用效率，加大了醫(yī)院信息化的建設程度；另一方面，先進的管理技術可以組成醫(yī)院高效的檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案信息資源歸入到整個醫(yī)院的管理大體系中，使得醫(yī)院日常管理變得更加高效、快速，提高醫(yī)院的醫(yī)療服務水平，進而提升醫(yī)院的核心競爭力。

4 結語

綜上所述，規(guī)范化、科學化、信息化的醫(yī)院檔案管理模式是提升醫(yī)務人員工作效率和醫(yī)院診療服務水平的有效措施。因此，醫(yī)院應當加強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理的專業(yè)能力，增強管理人員的綜合素質，進一步規(guī)范完善檔案制度管理機制，并投入先進的檔案設備設施，從而促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和發(fā)展。

參考文獻

[1]竇心雅.探討精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].心理醫(yī)生，2017，23（26）：318-319.

[2]董新剛.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續(xù)醫(yī)學教育，2015，7（1）：33-34.