王燕林

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)從事業(yè)單位的發(fā)展需求出發(fā)，形成完善的事業(yè)單位檔案管理工作機(jī)制，有效解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，形成科學(xué)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題分析

本文從事業(yè)單位檔案管理工作的需求出發(fā)，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的改革方向，在事業(yè)單位分類改革背景下探討事業(yè)單位檔案管理改革方向。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

1）檔案管理理念更新不足。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作理念還較為落后，沒能從檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化與行政化的角度進(jìn)行建設(shè)，存在著檔案管理工作與實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)展需要不適應(yīng)的問題。首先，沒有充分的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位有關(guān)公益事業(yè)檔案的全面開放，現(xiàn)有業(yè)務(wù)檔案資源不能發(fā)揮出其實(shí)現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值，檔案資源不僅不能滿足系統(tǒng)內(nèi)部人員查閱使用需求，而且沒能有效的實(shí)現(xiàn)向社會(huì)公眾蔟。其次，事業(yè)單位檔案資料與上級(jí)行政部門與平級(jí)各單位的交互性不足，不能按照上級(jí)檔案局的要求完善事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的報(bào)送機(jī)制，在檔案報(bào)送的過程中存在著質(zhì)量低和效率差的實(shí)際問題。第三，還有的事業(yè)單位檔案管理沒能有效樹立互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)思維，檔案管理工作還主要以制紙檔案為主，沒能建立完善的檔案數(shù)據(jù)信息源，檔案資料內(nèi)容有限，數(shù)據(jù)有限，類型單一，影響事業(yè)單位檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

2）檔案的信息化水平較低。在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的環(huán)境下，要求事業(yè)單位日益向著信息化的方向發(fā)展檔案事業(yè)，但是現(xiàn)有的檔案管理方式不僅不滿足信息化檔案管理工作的需求，而且檔案管理信息化軟硬件建設(shè)不足，影響檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。首先，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，市級(jí)及以上事業(yè)單位中部分科研型事業(yè)單位自主開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，大部分事業(yè)單位自備檔案計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備運(yùn)行檔案局配發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，但是統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行效率較低，上級(jí)檔案主管部門沒能實(shí)現(xiàn)對(duì)基層事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的統(tǒng)籌管理，現(xiàn)有統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)針對(duì)性相對(duì)較弱。而自主開展的檔案管理系統(tǒng)雖然有較強(qiáng)針對(duì)性，但是安全性相對(duì)不足，存在較在的系統(tǒng)漏洞和安全隱患。還有的區(qū)、縣級(jí)事業(yè)單位檔案資料僅停留在電子化程度，還沒能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)電子信息檔案的共享與有效傳遞。

3）檔案管理人員素質(zhì)較低。目前基層事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)相對(duì)較低，現(xiàn)有的檔案管理人員不足以應(yīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的需要，存在著檔案管理理念相對(duì)落后，技術(shù)手段不足以應(yīng)付信息化檔案管理工作需要，檔案管理人員老化嚴(yán)重的問題。首先，基層事業(yè)單位普遍的欠缺優(yōu)質(zhì)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，擁有專業(yè)資質(zhì)和相應(yīng)學(xué)歷的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員少之又少，存在著兼職檔案管理人員多于實(shí)職檔案管理人員的現(xiàn)實(shí)問題。其次，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)老化嚴(yán)重，由于缺乏長期針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的需要?，F(xiàn)有檔案管理人員不能滿足檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用維護(hù)現(xiàn)實(shí)需要。第三，檔案管理人員的考核管理不足，不能有效指出檔案管理人員的改進(jìn)空間，檔案管理人員晉升空間不足，在職稱評(píng)定與工資晉級(jí)方面明顯落后于業(yè)務(wù)干部，因此影響檔案管理工作人員的積極性。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的基本原則

1）從事業(yè)單位實(shí)際出發(fā)原則。當(dāng)前加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的改革，必須從事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，著力圍繞著事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展需要進(jìn)行改革，形成完善的事業(yè)單位檔案管理工作體系。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)有效應(yīng)對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位分類改革形勢，著力按照公益類，轉(zhuǎn)企類和行政類事業(yè)單位的改革方向確定檔案管理工作的基本思路，明確具體的事業(yè)單位檔案管理方式。其次，事業(yè)單位檔案管理工作改革要從事業(yè)單位的具體業(yè)務(wù)需求出發(fā)，注重完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，明確事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)特征，著力構(gòu)建與收集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)體系相適應(yīng)的檔案管理工作體系。第三，完善內(nèi)部運(yùn)行工作體系，有效降低檔案管理工作的成本，全面提高檔案管理工作效率，解決當(dāng)前事業(yè)單位管理工作存在的實(shí)際問題。

2）面向信息化發(fā)展方向原則。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)面向檔案管理工作的未來發(fā)展方向，從傳統(tǒng)的檔案管理理念向著信息檢索技術(shù)方向發(fā)展，要切實(shí)從提高檔案管理使用智能化的方向加強(qiáng)檔案管理工作。首先，突出事業(yè)單位檔案管理的公益屬性，著力圍繞著事業(yè)單位檔案資源是社會(huì)寶貴財(cái)務(wù)的特點(diǎn)，不斷提高事業(yè)單位檔案的開放性，注重應(yīng)用開放性的思維努力構(gòu)建事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)大眾的開放服務(wù)系統(tǒng)。其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)互動(dòng)傳輸，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的深入聯(lián)系，全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的收集工作。第三，形成完善的檔案管理工作機(jī)制，注重形成全兼職配合的檔案管理工作體系，促進(jìn)信息化檔案管理制度形成。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的有效策略

1）完善事業(yè)單位檔案管理制度。為了做好事業(yè)單位的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的快速提升，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作制度建設(shè)，著力提高對(duì)檔案管理重視程度。首先，運(yùn)用制度化的要求，有效明確上級(jí)有關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)要求，提出事業(yè)單位檔案管理工作的先進(jìn)理念，在上級(jí)文件要求下制定本單位檔案管理工作方案。其次，形成完善的責(zé)任制度體系，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作責(zé)任制度的建設(shè)工作，要安排專職人員進(jìn)行檔案管理工作，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，有效解決檔案管理責(zé)任不落實(shí)的問題。第三，形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程文件與操作細(xì)責(zé)要求，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與制度化水平，解決檔案管理工作中的實(shí)際問題，達(dá)到全面提高檔案管理水平目標(biāo)。

2）提升檔案管理信息化水平。信息化是檔案管理工作的趨勢，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)從大數(shù)據(jù)的前沿需求著眼，完善做好事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，全面加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化工作水平的提升。首先，開發(fā)符合各系統(tǒng)檔案管理需求的行政事業(yè)單位共享的檔案運(yùn)行體系，切實(shí)把基層事業(yè)單位納入到廣泛的大型檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，著力有上級(jí)部門融合開發(fā)完善的檔案管理系統(tǒng)。其次，提高事業(yè)單位檔案智能化上網(wǎng)水平，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化，注重找出事業(yè)單位檔案管理信息化的改進(jìn)拓展空間。第三，全面提升事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的硬件建設(shè)水平，完善階梯式的發(fā)展思路，能夠以小步快走的方式加快事業(yè)單位檔案管理硬件的建設(shè)。第四，找出檔案管理信息化的安全漏洞，全面加強(qiáng)信息化環(huán)境下的檔案管理安全問題，著力從安全角度加強(qiáng)硬件設(shè)施設(shè)備的配備工作。

3）加強(qiáng)檔案管理人才的建設(shè)。只有提高事業(yè)單位檔案管理人才的水平，才能解決事業(yè)單位檔案管理工作中的實(shí)際問題，全面提高檔案管理工作有效性。首先，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的配置工作，著力利用事業(yè)單位公開招聘與特殊人才引進(jìn)的方式引進(jìn)高端的檔案管理人才，并且加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的待遇。其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有專兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，創(chuàng)新使用網(wǎng)絡(luò)化、講座、脫崗學(xué)習(xí)等培訓(xùn)方式，完善檔案管理人才的發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃，著力提高現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)能力。第三，加強(qiáng)檔案理人員的業(yè)務(wù)技能考核評(píng)價(jià)，形成完善的績效考評(píng)體系，從專業(yè)角度加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理考評(píng)，找出檔案管理人員改進(jìn)的空間和發(fā)展目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理人員不斷進(jìn)行自我完善，從而為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性的檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

4 結(jié)論

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理改革，必須完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理人員的作用，強(qiáng)化檔案管理工作的信息化水平，解決檔案管理中的實(shí)際問題，在現(xiàn)有條件下促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理快速發(fā)展。

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