何淑貞

摘 要：隨著信息技術的快速發(fā)展，電子計算機技術已經(jīng)被廣泛應用到各行業(yè)領域，因此檔案體系建設與管理工作也趨于信息化。在檔案應用管理工作中常常會產(chǎn)生較多工作量，采用傳統(tǒng)單一管理方式會降低工作效率。因此對于當前數(shù)字化檔案管理工作來說，必須注重開發(fā)和應用先進技術。此次研究主要是探討分析數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀及未來發(fā)展，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；應用現(xiàn)狀；未來發(fā)展

現(xiàn)階段，隨著我國經(jīng)濟實力的快速發(fā)展，也促進了各行業(yè)領域的發(fā)展，因此對于檔案管理工作的要求也在不斷上升。數(shù)字化技術時代的到來為檔案管理工作也提供了信息技術，在短時間內被廣泛應用在實際管理中。現(xiàn)階段，各行業(yè)領域都開始注重開發(fā)數(shù)字化檔案，全面促進檔案管理電子化發(fā)展。

1 數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀

在經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，各行業(yè)領域對于檔案存儲工作也提出了新要求，隨著數(shù)字化信息技術的應用也相應出現(xiàn)了較多數(shù)字化檔案。但是由于數(shù)字化檔案的應用技術還不成熟，還存在較多問題，因此需要深入分析。

1.1 數(shù)字化檔案應用水平較低

我國數(shù)字化檔案在應用期間還存在技術性問題，管理效率比較低。所以必須全面提升數(shù)字化應用的技術水平。當前，通過現(xiàn)代化計算機技術可以開發(fā)出一套適宜的處理系統(tǒng)，這樣能夠有效處理數(shù)字化檔案開發(fā)應用期間所產(chǎn)生的問題，提升檔案采集效率和應用水平，實現(xiàn)集約化和數(shù)字化管理。

因此在數(shù)字化檔案管理工作中應當具備現(xiàn)代化管理思想，然而由于多數(shù)管理人員技術能力和綜合素質低下，這樣就影響了數(shù)字化檔案管理質量。管理技術的落后導致技術開發(fā)應用無法滿足實際需求，不能夠實現(xiàn)大批量采集與分析效果?；谝陨戏矫?，需要注重研究和應用數(shù)字化檔案管理技術，滿足當前使用和管理需求。

在數(shù)字化檔案應用方面，首先是錄入和管理目錄信息，掃描和采集紙質檔案，這樣能夠有效管理計算機存檔。紙質檔案和電子檔案都逐漸朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展。其次，在信息服務和信息網(wǎng)絡快速發(fā)展過程中，管理和應用數(shù)字化檔案可以為用戶提供新型信息服務，還可以實時交流和共享信息資源。因此針對數(shù)字化檔案管理應用問題來說，需要時刻關注時代發(fā)展動態(tài)，以市場實際需求作為發(fā)展目標，注重升級現(xiàn)有服務，從根本上提升管理應用水平，確保數(shù)字化檔案實現(xiàn)創(chuàng)新創(chuàng)造發(fā)展，充分發(fā)揮出潛在價值。

1.2 數(shù)字化檔案的應用優(yōu)勢

數(shù)字化檔案具備便捷的查詢和檢索技術，可以利用檔案基本特點實現(xiàn)多方位搜素，不僅能夠減少管理人員工作量，還能夠提升管理效率。其次，利用數(shù)字化檔案可以促進檔案手機和采集工作的提升，可以加強檔案編排質量。由于當前多數(shù)企業(yè)都開始實行網(wǎng)絡化和信息化辦公，也相應加強檔案應用需求，所以企事業(yè)單位需要使用數(shù)字化檔案方式存儲重要檔案。提升檔案管理投入力度。由于檔案管理人員在分配與編排檔案時缺乏統(tǒng)一化平臺，導致檔案分類管理效果不佳。基于以上方面，必須注重建設數(shù)字化管理平臺，并且利用特定軟件技術開發(fā)確保檔案管理工作的科學性。

2 數(shù)字化檔案管理質量的提升措施

2.1 強化數(shù)字化檔案管理意識

由于多數(shù)人員都忽視檔案管理工作的重要性，并且存在錯誤認知，主要是將檔案管理工作看作資料搜集和存儲工作，無經(jīng)濟價值可言。所以多數(shù)管理人員在管理檔案時只注重泄露和遺失問題，不注重檔案查詢和調閱工作，所以導致檔案管理質量低下。在數(shù)字化檔案管理方式出現(xiàn)之后，需要不斷強化領導層的管理意識，全面提升數(shù)字化檔案利用率，從管理體制，人員配備和設備投資等方面加強數(shù)字化檔案管理效率。

2.2 提升檔案管理投資力度

數(shù)字化檔案管理對硬件設備和軟件設備的要求都比較高，企事業(yè)單位在管理檔案時通常是由人力資源部負責，并且由具備專業(yè)檔案管理知識的人員負責。然而由于多數(shù)企事業(yè)單位都沒有設置獨立的管理檔案部門，因此在管理水平，基礎設施以及檔案環(huán)境等方面均達不到要求。數(shù)字化檔案管理需要設置檔案辦公室，并且獨立設置辦公區(qū)域，調閱區(qū)域和存儲室等，還需要設置切割機，復印機和微機等

設備。

2.3 建立系統(tǒng)化的數(shù)字化檔案管理方案

在建設數(shù)字化檔案時必須充分考慮規(guī)劃和需求，并且注重采集和錄入各類資料參數(shù)，建立標準化信息傳輸流程，確保數(shù)據(jù)信息上傳錄入的規(guī)范性。在應用數(shù)字化技術時應當做好改革和創(chuàng)新工作，全面做好數(shù)據(jù)采集和整合工作。

2.4 建立信息化檔案管理平臺

首先，檔案管理部門需要設置文檔，視音頻資料的采集標準，規(guī)范資料格式，對于其他涉及到檔案存儲工作的項目也應當做好規(guī)范化處理，全面確保信息傳遞和共享的暢通性。其次，通過科技技術建立信息化平臺，充分發(fā)揮出多媒體技術，數(shù)據(jù)庫技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的作用，并且建立檔案管理人員信息數(shù)據(jù)庫。若存儲信息量比較大則需要開發(fā)調用功能，更新功能和管控功能。在完成數(shù)據(jù)采集之后需要使用高清晰度掃描儀將數(shù)據(jù)傳輸?shù)焦芾砥脚_上，確保信息資源的利用率。數(shù)字化信息平臺的建立還應當連接上級網(wǎng)絡和互聯(lián)網(wǎng)，這樣可以及時更新和升級應用軟件。

3 數(shù)字化檔案的未來發(fā)展趨勢

3.1 趨于市場化、信息化管理模式

在深入分析數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和存在問題能夠看出，數(shù)字化檔案管理會逐漸過渡到市場化和信息化模式。因此必須深入分析和研究數(shù)字化檔案的數(shù)字化發(fā)展趨勢，這樣才能夠合理開發(fā)數(shù)字化管理技術，全面提升檔案利用率。

3.2 趨于資源共享服務模式

在信息技術快速發(fā)展過程中，數(shù)字化檔案會逐漸過渡到資源共享服務領域。在檔案管理工作中必須通過新技術擴展數(shù)字化檔案應用范圍和領域，這樣才能夠充分發(fā)揮出各項功能。

3.3 檔案管理外包服務

當前，部分企業(yè)開始將檔案管理工作外包給專業(yè)機構負責，屬于一種新型運營管理方式，此種服務模式主要是將企業(yè)內部非機密性資料移交至專業(yè)機構進行管理，并且通過企業(yè)資料優(yōu)勢降低成本，全面提升企業(yè)的市場競爭實力。從某種角度上看，數(shù)字化檔案外包服務模式可以有效整合檔案資源，建立和管理檔案軟件和硬件設備。在整個外包管理過程中，相關部門負責監(jiān)管和驗收數(shù)字化服務。

在應用外包服務模式時需要選擇專業(yè)實力較強的企業(yè)，并且充分考慮自身需求，全面評估和審查外包服務機構的技術水平以及新技術掌握情況。其次，對企業(yè)外包服務質量進行評估，確保服務商所應用的技術內容滿足自身需求。

3.4 提升數(shù)字化檔案管理外包管理控制力度

由于檔案管理外包服務具有較強的系統(tǒng)性，因此要求檔案機構從技術人員逐漸轉化為實際操作人員，并且注重培養(yǎng)技術應用管理控制人員。以上角色的變換就需要加強檔案管理外包供應商，并且設置專業(yè)的督查小組監(jiān)管服務商行為。

4 結束語

綜上所述，由于檔案數(shù)字化管理對技術要求比較高，并且操作難度比較大，因此在檔案服務工作中必須強化數(shù)字化檔案管理意識、提升檔案管理投資力度、建立系統(tǒng)化的數(shù)字化檔案管理方案，通過以上各項措施全面提升數(shù)字化檔案管理水平，與此同時，企事業(yè)單位檔案管理部門還應當與外包服務商進行合作，分擔檔案管理工作量，簡化檔案管理難度，全面促進檔案管理工作的數(shù)字化和現(xiàn)代化發(fā)展。

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