王黎明

摘 要：信息化時代的到來使傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)，同時也帶來了機遇。如何在電子信息時代，利用網(wǎng)絡來改進檔案管理工作是我們面臨的一個重要問題，因而轉變傳統(tǒng)觀念，發(fā)現(xiàn)新問題，探討新思路，才能使檔案管理工作在信息時代下獲得高效和安全，更好的為社會服務。

關鍵詞：企業(yè)單位；信息化；創(chuàng)新；檔案管理

隨著時代的不斷發(fā)展，各類信息技術以及大數(shù)據(jù)技術的應用越來越普及。同時，信息量的逐年增大也讓網(wǎng)絡存儲方式逐漸取代了傳統(tǒng)信息資源存儲方式。基于以上變化，新時期檔案管理工作者在日常檔案管理工作中，唯有緊跟時代發(fā)展步伐，革新工作理念，創(chuàng)新管理模式，才能有效提升檔案管理工作的工作質量，從而最大限度地滿足公眾對檔案利用的需求。

1 轉變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理意識，樹立檔案工作的新觀念

當前，創(chuàng)新驅動已經(jīng)成為時代的主流，融入到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個領域、各個方面和各項工作中。尤其在網(wǎng)絡信息時代，檔案管理人員更要不斷強化信息化管理意識，不斷創(chuàng)新思維方式和管理理念，積極革新檔案管理工作的方式方法，以更好地滿足信息時代的發(fā)展需求。檔案管理職能部門，應通過多種渠道和方式，加強檔案管理信息化工作的教育培訓，有效提升檔案管理人員的管理水平，從而最大限度地發(fā)揮檔案的真正價值。與此同時，檔案管理人員在實際的管理工作過程中，應當找準管理工作中心，增強自身的主動服務意識，從而為單位乃至全社會提供更加優(yōu)質的服務。

與檔案信息化建設關系最為密切的，首先是檔案信息資源觀。過去我們普遍將檔案信息作為一種文化資源，主要發(fā)揮了檔案信息的憑證價值，而今后也要將檔案信息作為經(jīng)濟資源對待，并發(fā)揮其獨特的情報價值。其次是文件與檔案的公開和開放觀念。我們在過去的工作中比較重視檔案的開放和開發(fā)利用，而對于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段的文件則一般不予公開和開放。今后則應在檔案信息化建設中重點研究如何加強現(xiàn)行與半現(xiàn)行文件的公開與開放，制定有關現(xiàn)行文件開放的政策與法規(guī)。最后是終身學習觀念。有不少人認為，檔案管理理論性不強，業(yè)務技能要求不高，即便沒有受過正規(guī)教育也能適應工作需要。而隨著檔案信息化建設，新技術和新知識不斷應用到檔案管理中，給檔案人員帶來許多未曾遇到的問題，即使是一些檔案專家有時也難以駕馭。因此樹立終生學習的觀念，就成為檔案信息化建設成功的基本保證。

2 加強檔案信息管理標準化建設

檔案信息管理標準化主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網(wǎng)絡標準化和檔案信息管理軟件標準化等。檔案信息管理標準化是檔案信息化建設的前提和基礎，檔案信息化程度越高，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。為了保證檔案信息化建設健康發(fā)展，檔案行政和管理部門必須制定有關的標準、規(guī)范和管理辦法，制定相應的通用的檔案信息標準，如檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式、檔案通用文件格式、檔案著錄要求、電子檔案管理辦法、檔案管理軟件功能要求、檔案數(shù)據(jù)管理安全要求等，確保檔案數(shù)據(jù)信息的通用、共享與交換、確保軟、硬件環(huán)境變化時檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效利用，以實現(xiàn)檔案信息化建設的良性發(fā)展。

3 創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率

隨著信息時代的到來，人才市場競爭日益激烈，信息瞬息萬變。在這種形勢下，檔案管理人員要能夠采取多種措施來創(chuàng)新檔案管理模式：第一，需要完善檔案目標管理機制，在此基礎上建立激勵機制，將檔案管理工作與人員的薪酬相掛鉤，以此來充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。第二，需要充分利用現(xiàn)代化的科學管理方法，將網(wǎng)絡信息技術與傳統(tǒng)檔案管理模式結合起來，完善人才服務中心的檔案管理信息系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)信息資源的共享。第三，檔案管理人員需要加強自主學習、更新管理知識及技術。相關部門需要定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及技能水平，借鑒先進的管理經(jīng)驗及管理模式，使得其能夠熟練地應用計算機信息技術，增強其檔案管理的能力，從而為檔案管理工作的順利開展提供人力資源的保障。第四，隨著現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的應用與發(fā)展，檔案管理人員需要總結經(jīng)驗教訓，不斷摸索能夠適應信息時代發(fā)展的新理論及方法，以提高檔案管理工作水平。

4 建立健全檔案管理工作制度，保障檔案資料的完整性

檔案管理工作是一個動態(tài)過程，因而需要不斷收集信息、對檔案加以補充，因此，針對具體檔案的搜集工作，也應建立相應的管理制度，確保信息資源收集齊全。此外，作為檔案管理人員，應加強與各部門之間的溝通交流，以避免遺漏現(xiàn)象發(fā)生。同時，通過多種渠道增強全體人員的檔案管理意識，使其能積極配合檔案管理人員的資源搜集工作，從而保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作也涉及到檔案材料的鑒別、移交、轉遞、分類、登記、借閱及檢查，由此可見，檔案管理工作程序較為繁重，這就需要相關部門及人員完善相關規(guī)章制度，并在實際工作中得到貫徹落實，以此來保障人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性、真實性，從而有效避免棄檔、檔案管理混亂、有檔無人等現(xiàn)象的發(fā)生?？傊?，檔案管理人員要能夠嚴格執(zhí)行檔案管理相關的工作制度，確保管理工作有章可循，這樣有助于促進檔案管理服務理念的實現(xiàn)。與此同時，檔案管理人員還需要處理好檔案保密與公共服務的關系，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

5 加強檔案管理工作的安全和法制意識，提高主體意識

安全是檔案管理工作的生命，是檔案管理工作的重中之重?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的普及應用，極大地提升了檔案信息資源的數(shù)字化程度，有效提高了檔案管理工作的服務效能。然而值得注意的是，目前由于我國大多數(shù)從業(yè)者并未能完全掌握新信息技術的使用，加之在技術應用層面存在明顯的短板，致使當前的數(shù)字化檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，由于缺乏相應的保護系統(tǒng)，致使數(shù)字化電子檔案容易被外界由后臺侵入，并隨意篡改其中內(nèi)容。其次，互聯(lián)網(wǎng)黑客與網(wǎng)絡病毒活動的日益猖獗，也對數(shù)字化檔案的安全性造成了一定影響。最后，檔案管理相關的從業(yè)人員，其本身的職業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏一定的網(wǎng)絡安全意識，從而極易造成各類數(shù)字化媒體載體出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。對此，相關部門應針對上述問題提出相應的改進策略：如，通過對檔案管理人員的培訓提升其安全防范意識；加強對計算機網(wǎng)絡的日常維護工作，及時更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度地規(guī)避資源安全風險。

在單位尤其是人事檔案部門，大力宣傳管理檔案的相關法制政策，認真學習相關的法律法規(guī)文件，使檔案管理工作人員牢固樹立依法治檔的思想觀念，要讓全單位上下都有依法保護檔案的任務的責任，對一切違犯檔案法和利用檔案的權利人要進行嚴肅的處理。同時認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》，使我們的檔案工作的管理法治化、科學化、公正化。

檔案管理人員不僅要提高法制意識，端正態(tài)度，還要不斷的了解社會的需求，深入調(diào)查，積極反饋公眾與社會各方面對檔案工作的評價，根據(jù)評價和社會需要作相應的調(diào)整，并積極改進自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理與開發(fā)利用。

6 結語

總之，檔案管理工作是一種既需要專業(yè)性知識，又需要有高度的責任心和耐心的工作，它要求我們既能沉下心來又要與時俱進、改變觀念，不斷充實和更新自己的專業(yè)知識結構，擴展工作視野，同時以極大的熱情投入到工作中，才能在新的時代中把檔案管理工作做好，真正做到檔案管理工作科學地、高效地服務單位、服務社會。