林少霞

摘 要：檔案收集管理一直以來都是我國各行各業(yè)最為重視的工作，致力于高效檔案收集管理，能夠巧妙的對一些信息進行保存。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展，信息技術在各行各業(yè)風生水起并受到了廣泛運用。信息時代的到來也使得檔案收集管理的方式和手段都順應潮流，發(fā)生著巨大的變化。那么針對醫(yī)院辦公室檔案管理工作，應該如何去適應時代對于檔案收集管理所提出的新要求，讓醫(yī)院儲存的檔案符合信息量大、共享性高且方便快捷的特點，本文立足于醫(yī)院辦公室檔案管理工作，淺談了怎樣對檔案收集管理工作進行有效開展，這在一定程度上對于醫(yī)院本身的發(fā)展是意義非凡的。

關鍵詞：醫(yī)院，辦公室，檔案管理，優(yōu)化建設

所謂醫(yī)院辦公室檔案管理，主要是指對醫(yī)院文書、大量病例、科技信息以及人事信息等醫(yī)院在發(fā)展過程中的原始記錄進行收集和管理。當下網(wǎng)絡信息時代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理工作而言，其也在這次浪潮中抓住機遇不斷更新著工作的方式方法，逐漸從傳統(tǒng)的檔案信息收集管理轉變?yōu)殡娮訖n案信息收集管理，這個全新的變革的過程，是時代進步的一種表現(xiàn)。在計算機信息技術的基礎上，逐步實現(xiàn)檔案收集管理的智能化和科學化，是社會發(fā)展的新要求。所以醫(yī)院辦公室作為檔案管理的一個重要基地，應該致力于檔案管理工作，通過完善制度、打造優(yōu)秀團隊以及利用現(xiàn)代科技來實現(xiàn)工作效率的提高，從而達到檔案收集管理優(yōu)化建設的目的。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理目前現(xiàn)狀分析

目前，我國醫(yī)院辦公室檔案管理工作當中依舊存在很多問題，其直接影響到醫(yī)院在經(jīng)濟社會當中發(fā)展的速度。部分醫(yī)院未能做到統(tǒng)籌管理檔案信息，建立專屬于醫(yī)院的綜合檔案管理室，常有一些病例或者文書流失，未及時歸檔。造成這些原因的關鍵在于檔案管理人員本身的素質和技能不高，檔案管理實施中專業(yè)化水平降低，管理方式更是跟不上時代的腳步。一些相對重要的文書或者病例丟失，對于醫(yī)院工作的開展也會產(chǎn)生影響。

2 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理制度

制度是規(guī)范行為的有效舉措，是提高效率的重要保障。在醫(yī)院辦公室檔案收集管理的工作中，一個良好的管理制度是提高工作質量的必要前提，只有不斷改進管理制度，才會適應時代的要求，不至于因為制度落后而造成惡劣后果。這就需要領導加強重視，積極投身規(guī)章制度的建設，發(fā)揮好帶頭作用，合理分配工作任務。同時醫(yī)院管理人員也要響應領導的號召，提高自身管理意識，將制度落到實處，在進行管理過程中有章可循，通過實踐來促進檔案收集管理制度的順利開展。

具體可以分為四個步驟。首先要建立完備的醫(yī)院病例歸檔制度，使檔案的內容能夠全面、準確的反應實際情況，然后根據(jù)不同的材料、時間來歸檔，既利于查閱又方便管理。其次則要構建高效的保管機制，使檔案文件能夠在安全的保管環(huán)境中妥善儲存，通過這一必要手段實現(xiàn)檔案的完整性。另外醫(yī)院病例檔案保密制度也起著不可替代的作用，對檔案的保密工作可以根據(jù)文件重要性來確定安全等級，制定一套縝密的保護措施，從而避免檔案信息的泄露。最后要做的就是完善檔案借閱制度，嚴格把控借閱過程的手續(xù)，同時還要防止檔案文件被剽竊，通過實名登記等方法來確保檔案的安全性。

3 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理團隊

3.1 醫(yī)院辦公室檔案部門領導加強管理意識

一個團隊的核心在于領導者能力的強弱，要想實現(xiàn)檔案收集管理工作的有效提高，就必須重突出領導的重要地位，將其煽動力與影響力充分的發(fā)揮出來，在領導的帶動下提升整個工作隊伍的實力。這就需要領導者具有較高的思想意識與專業(yè)技能，對檔案文件的收集與管理能夠全面掌握，不僅要具備基礎的專業(yè)知識，還要擁有綜合發(fā)展的潛質，做到文化素質與政治修養(yǎng)共同進步，打造一支優(yōu)良的工作團隊，為醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作提供實質性保證。

3.2 采用競爭上崗方式進行醫(yī)院辦公室檔案管理團隊

醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作必須具備一定能力，因此，在選拔工作人員時要采用競爭式上崗機制，通過互相比拼來激發(fā)員工的積極性。同時還要做到公開透明，對干部的選拔要公平公正，營造一個良好的競選氛圍，為人才的獲取打造有效平臺。這種方式不僅可以杜絕部門中的不良習性，使“走后門”等行為遭到嚴厲打擊，還能夠為有志之士開通公正的渠道，通過自身努力得到上崗機會。這樣在人才的篩選中就能做到從源頭上提升質量，讓真正有能力的人參加工作，組建一支綜合素質較高的團隊，從而提升檔案收集管理的工作效率。

3.3 加強醫(yī)院辦公室團隊檔案收集管理專業(yè)技能培訓

影響醫(yī)院辦公室檔案收集管理工作效率高低的不僅是管理人員的思想意識，其自身的專業(yè)技能也有著不可替代的作用。而當下大部分管理人員在這方面普遍存在問題，為了有效緩解這種現(xiàn)狀，就必須要做出改變。這就要加強對檔案收集管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，通過定期舉行技能大賽，讓管理人員積極參與其中，在專業(yè)人員的幫助下提升自己的專業(yè)能力。同時管理工作人員也要主動投身學習，通過觀看書籍與視頻來充實自我，做到理論與實踐相結合，切實提升自我的專業(yè)技術能力，為檔案收集管理提供技能支持。

3.4 巧借現(xiàn)代化信息技術進行醫(yī)院辦公室檔案收集管理

當今是一個科技化高度發(fā)達的時代，計算機等高科技信息產(chǎn)品不斷更新，為社會的發(fā)展做出了卓越貢獻，因此也被引用到各個行業(yè)，醫(yī)院的檔案收集管理也不例外。所以對于管理人員，不斷學習新的知識是提升自我的有效途徑，要熟練掌握計算機的使用，對計算機的有關知識了解透徹，這才能合理使用現(xiàn)代信息技術，將計算機與檔案收集管理融合貫通。這樣不僅可以節(jié)約管理工作人員的時間，提高工作效率，更能促進檔案收集管理現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。

4 運用現(xiàn)代化元素進行醫(yī)院辦公室檔案收集管理

4.1 將數(shù)字化元素引渡到檔案收集管理當中

在這個信息化高度發(fā)達的社會，檔案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒體化與信息化成為了主要特征，這也大大促進了檔案收集管理的高效發(fā)展。在對醫(yī)院病例或者文書檔案進行儲存時，一改之前的保存模式，利用計算機將檔案信息上傳，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，從而對檔案文件做到集中分配。而用戶也可以通過上網(wǎng)隨了解檔案信息的現(xiàn)狀，在需要的時候能夠以最快速、最便捷的方式來進行查詢，既滿足了用戶需求也提升了檔案收集管理工作的質量。

4.2 開展網(wǎng)絡化檔案收集管理服務

醫(yī)院檔案收集管理是一種記錄形式，它具有一定的歷史性意義。傳統(tǒng)的記錄方式以書寫為主，紙張作為重要載體則必不可少?？墒请S著時代的發(fā)展，科學技術得到了顯著提升，網(wǎng)絡信息技術逐漸成為了時代的主導，為了順應潮流，檔案收集管理方式不得不發(fā)生著變革，那就是利用網(wǎng)絡來實現(xiàn)高效管理。這樣首先可以保證檔案文件不易丟失，而且在大數(shù)據(jù)時代的背景下，可以實現(xiàn)交流互通的目標，與社會的腳步保持一致，促進檔案收集管理工作的穩(wěn)步進行。

5 結束語

通過以上文章可知，醫(yī)院辦公司檔案收集管理工作中面臨的問題還有許多，這嚴重阻礙了醫(yī)院在社會當中的發(fā)展。只有要積極探索道路，尋找正確的解決方案，不斷優(yōu)化建設檔案管理工作，通過完善收集管理制度，提高管理人員的專業(yè)技能，在科學技術的基礎上優(yōu)化管理模式，才能夠在最終實現(xiàn)檔案收集管理工作有一個跨越式的發(fā)展。

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