林微微

摘 要：隨著科技不斷更新發(fā)展，信息技術已經(jīng)應用到各個領域，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作也出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，逐步的實現(xiàn)信息化、數(shù)字化。檔案存量數(shù)字化，增量電子化已成為檔案管理的發(fā)展趨勢。由于存量檔案數(shù)字化依托于計算機、掃描儀等外部設備，因此在存量檔案數(shù)字化工作中的安全管理不容小覷，本文分析闡述了存量檔案數(shù)字化的含義和特點，以及存量檔案數(shù)字化建設中常見的安全問題，根據(jù)存在的問題提出存量檔案數(shù)字化的安全保障。希望可以提高存量檔案的安全和質(zhì)量。

關鍵詞：存檔檔案；數(shù)字化；安全管理

隨著信息化技術的發(fā)展，存量檔案數(shù)字化逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理，存量檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)的檔案管理相比操作方便，檔案不易丟失，可以隨時隨地查看，不受環(huán)境限制，也提高了檔案的利用率。但是檔案的安全問題也尤為重要，我們應時刻重視存量檔案數(shù)字化工作中的安全管理。

1 存量檔案數(shù)字化的含義

在信息時代下，存量檔案數(shù)字化主要利用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在硬盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像。

2 存量檔案數(shù)字化的特點

存量檔案數(shù)字化的優(yōu)勢是顯而易見的，通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換借助于計算機信息系統(tǒng)對檔案進行整理、查詢，提高了工作效率?？梢砸暂^低成本，通過多個介質(zhì)進行儲存，節(jié)約存儲的空時，提高存儲的效率，有利于檔案文件的數(shù)字化備份。檔案數(shù)字化還可以為更多的用戶提供檔案信息服務，加快了檔案的開發(fā)步伐，為檔案的利用提供了便利，因此受到很多單位的青睞。

3 存量檔案數(shù)字化工作中常見的安全問題

3.1 技術原因帶來的安全問題

在檔案的管理中，由于技術原因造成安全問題不占少數(shù)，存量檔案數(shù)字化首先是建立在計算機、掃描儀、相機等外部設備的基礎上，因此在掃描和拍攝中如果設置的參數(shù)不當，會導致數(shù)字化檔案出現(xiàn)失真的現(xiàn)象，同時由于存量檔案數(shù)字化通過計算機可以對其進行修改和編輯，所以存量檔案的原始性很容易受到改變，修改人員通過相應的處理軟件，可以不漏痕跡的進行修改，并且技術較高的人員修改后一般很難發(fā)現(xiàn)，這也會給數(shù)字化檔案的安全造成隱患。其次，用計算機錄入檔案數(shù)據(jù)時，也會由于軟件的掛接操作不當，造成檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)變化或丟失。

3.2 管理不到位帶來的安全保密風險問題

在檔案室中，很多的存量檔案會涉及一些單位的信息，在存量檔案數(shù)字化工作中，要將以前的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，轉(zhuǎn)化的過程中，涉及了很多的工作環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會造成檔案的泄露，同時如果沒有對檔案的安全管理制定相應的制度，在檔案數(shù)字化工作中也容易破壞數(shù)字化檔案的真實性和完整性。同時檔案數(shù)字化依托外部設備進行錄入和儲存，如果設備管理和維修不當，也會給檔案數(shù)字化帶來安全問題。

3.3 檔案實體的安全問題

存量檔案室在數(shù)字化工作中經(jīng)歷很多繁瑣的程序，如出庫、清點、折卷、掃描等，過程中會有多人多次直接接觸檔案實體的情況，一旦操作不當可能造成對檔案的嚴重的損害，同時也會由于人為的失誤導致儲存的數(shù)據(jù)檔案的丟失。

4 提高存量檔案數(shù)字化安全的措施

4.1 完善檔案收集制度，實施前端控制

數(shù)字化檔案形成后，對于檔案的收集工作比較簡單，只需要相應的剪切和復制就可以進行移交，在移交的過程中，要盡快的進行，這樣才不會導致數(shù)字化檔案的丟失，所以數(shù)字化檔案的管理和收集人員一定要對收集過程進行把控，并且及時的對數(shù)字化檔案進行歸檔。同時數(shù)字化檔案在管理上要明確嚴謹，歸檔的數(shù)字化要根據(jù)單位的自身特點進行目錄的編輯和儲存，并且在交接的過程可以通過網(wǎng)絡、U盤等媒介進行移交，方便檔案部門對單位地數(shù)字化檔案進行總目錄的編輯，歸檔后及時辦理移交手續(xù)，以保證數(shù)字化檔案的真實性。

4.2 對存量檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行檢查

由于存量檔案數(shù)字化的文件數(shù)量較多，因此要保證數(shù)據(jù)庫中的目錄和文件一一對應。對于有重要聯(lián)系的存量檔案可以做一些關聯(lián)，保證存量檔案的完整性。并且，在檔案完成掃描后，要對檔案的內(nèi)容進行查實，確保存量檔案沒有進行原始的修改，逐頁的檢查，保證檔案的完整性、真實性、準確性。同時嚴格執(zhí)行檔案出庫和交接確認手續(xù)，避免交接途中帶來檔案數(shù)據(jù)的損害。并且在檔案需要借閱時必須經(jīng)過有關部門的批準，批準后才可借閱，并按照規(guī)定時間進行歸還。保障數(shù)字化檔案的安全性。

4.3 嚴格管理制度，保證存量檔案安全保存

數(shù)字化檔案在儲存上一般采用硬盤或刻錄光盤等方式。在保存硬盤時，一定要保證硬盤安全，防止木馬和病毒侵害檔案數(shù)據(jù)。如果要刻錄成光盤，在刻錄光盤時，要按年度、保管期限分開刻錄。備份數(shù)據(jù)時一般要一式三份，一份用于歸檔，一份用于查閱，一份用于異備份。對于硬盤或光盤的保管，一般放置在防磁防潮柜中，減少磁場的損害，同時，在對存儲進行整理時，要佩戴棉質(zhì)的手套，并且輕拿輕放。

4.4 加強數(shù)字化檔案安全管理

由于目前我國數(shù)字化檔案的安全性存在隱患，因此在數(shù)字化檔案管理中，必須保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性，加強對系統(tǒng)的管理。在對數(shù)字化檔案查看和下載時，可以設置一定的權(quán)限限制。同時檔案管理人員還要對計算機安裝防火墻，并進行實時維護，防止黑客和木馬入侵，為存量檔案數(shù)字化營造良好的環(huán)境。

4.5 提升檔案管理人員的素質(zhì)，保證檔案的安全性

數(shù)字化檔案對于計算機的要求較高，同時也需要檔案管理人員有較高自身的素質(zhì)。由于數(shù)字化檔案工作中，會存在很多的交接，因此想要保證檔案的安全性，必須完善工作流程。單位需要加大對數(shù)字化檔案管理人員的培訓，使數(shù)字化檔案管理人員能熟練對檔案進行歸類存儲，避免認為操作失誤帶來的數(shù)字化檔案的損害。

5 總結(jié)

綜上所述，存量檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)的工作，存量檔案數(shù)字化工作傳輸速度快、工作效率高，同時儲存比較方便，但是也存在一定安全問題，因此應積極規(guī)范存量檔案數(shù)字化管理的程序，加大對存量檔案數(shù)字化的安全管理，使存量檔案數(shù)字化更加的安全，實現(xiàn)存量檔案工作的專業(yè)化、安全化。

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