王丹丹
摘 要:事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中必須要做到規(guī)范化、科學(xué)化,事業(yè)單位必須要從自身實(shí)際情況出發(fā),強(qiáng)化檔案管理力度,確保檔案管理工作實(shí)效,這是事業(yè)單位檔案管理工作者的重要任務(wù)。本文以事業(yè)單位檔案管理為內(nèi)容,對(duì)其管理規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)行具體分析。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化
事業(yè)單位檔案管理工作是單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,管理者必須要明確檔案管理重要性,落實(shí)每一步管理工作的責(zé)任,出現(xiàn)問(wèn)題立即可以找到源頭,從根本上確保事業(yè)單位檔案管理效率和質(zhì)量,進(jìn)而為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有力支持。
1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容
結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位實(shí)際情況與責(zé)任義務(wù),對(duì)檔案管理規(guī)范化管理內(nèi)容進(jìn)行具體分析:
1.1 檔案收集階段
檔案收集作為整個(gè)檔案管理的開(kāi)始,因此其在整個(gè)檔案管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用,檔案搜集是否全面、是否真實(shí),會(huì)直接影響接下來(lái)各環(huán)節(jié)的工作情況。在進(jìn)行檔案資料搜集的時(shí)候,要確保檔案搜集數(shù)量充足與內(nèi)容真實(shí),另外還要保障檔案整理、檔案編目、檔案鑒定等不出現(xiàn)差錯(cuò),如此才能夠真正確保檔案搜集工作實(shí)效與質(zhì)量?;诖?,強(qiáng)化各部門(mén)以及工作人員之間的交流溝通是非常必要的,檔案收集工作必須要嚴(yán)格按照工作流程進(jìn)行,從而完成收集,完成收集之后專門(mén)工作人員要整理入卷,并進(jìn)行檔案保存和移交。
1.2 檔案整理階段
在檔案收集結(jié)束之后,下一個(gè)環(huán)節(jié)就是對(duì)檔案的歸類整理,它的整理主要通過(guò)分類、組合以及編制等操作使檔案內(nèi)容更為條理化和清晰化,這一階段的工作開(kāi)展是否達(dá)標(biāo)直接影響著后續(xù)的查閱,一旦沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行合理的組合整理,檔案就會(huì)變得混亂無(wú)序,難以清晰地展示出檔案的內(nèi)容,也就使其利用率下降,事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí),要先對(duì)上一階段也就是收集的工作質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn),確保合格后方可進(jìn)行系統(tǒng)地整理和編目。
1.3 檔案鑒定階段
對(duì)于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價(jià)值出發(fā),按照檔案的價(jià)值大小來(lái)確定檔案的最佳保管期限,對(duì)于保存價(jià)值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時(shí)進(jìn)行銷毀,這與事業(yè)單位的檔案眾多有關(guān)。檔案自身所具有的保存價(jià)值是由檔案對(duì)事業(yè)單位是否具有積極作用而決定的,也包括是否具有足夠的利用價(jià)值。
1.4 檔案保管階段
檔案的規(guī)范管理與其保管質(zhì)量有密切關(guān)系,一旦在保管措施上出現(xiàn)失誤就會(huì)導(dǎo)致檔案的利用率下降。保管人員對(duì)檔案的高效化保管,可以使檔案的價(jià)值延長(zhǎng),利用率提高,反之,一旦保管措施不當(dāng)就會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄露、丟失,給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)一系列影響。此外,檔案的保管和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之間的緊密相連的關(guān)系,在進(jìn)行檔案保管時(shí),需要保管人員和管理人員做好交流配合工作,確保保管工作的有序化開(kāi)展。
2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化策略研究
相關(guān)人員要對(duì)事業(yè)單位檔案管理加強(qiáng)重視,對(duì)事業(yè)單位檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的研究,并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行解決,進(jìn)而有效的提高檔案的利用率。
2.1 強(qiáng)調(diào)責(zé)任
檔案管理工作對(duì)于工作效率十分看重。檔案管理規(guī)范化指的是在明確的管理流程和管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上,開(kāi)展相關(guān)的檔案資料管理工作。因此,想要有效的提升檔案管理工作的效率,首先需要明確工作的責(zé)任主體,相關(guān)的管理人員要具有全心投入工作的自覺(jué)性。事業(yè)單位其他部門(mén)和檔案管理部門(mén)工作性質(zhì)具有一定的差異,檔案管理所體現(xiàn)的作用不在表面,并且不是短時(shí)間就能夠看到的,因此,這項(xiàng)工作沒(méi)有實(shí)現(xiàn)良好的開(kāi)展就是由于單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有真正意識(shí)到這個(gè)情況。很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作都缺乏全面的認(rèn)識(shí),認(rèn)為該工作開(kāi)展良好與否與單位的發(fā)展沒(méi)有太大的關(guān)系,導(dǎo)致其沒(méi)有很好的發(fā)揮自己的積極作用。因此,想要有效提升檔案管理工作的效率,首先要做的就是端正思想,將檔案管理納入事業(yè)單位重要工作之一,并健全相應(yīng)的制度規(guī)范,促使其責(zé)任落實(shí)的有效。在進(jìn)行檔案管理日常工作的過(guò)程中,通過(guò)不定期的檢查和日常監(jiān)督等方式明確開(kāi)展的情況。除此之外,對(duì)于其在空間上的權(quán)利也要保障,不要和其他工作部門(mén)公用一個(gè)空間,會(huì)造成工作混亂,不利于檔案工作的良好開(kāi)展。
2.2 健全管理體系
檔案管理究其本質(zhì)還是管理方面的,就我國(guó)當(dāng)前開(kāi)展的情況,還需要更加努力。我國(guó)推出的檔案管理?xiàng)l例對(duì)于其明確了基本的要求,但是還需要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在基本的制度規(guī)范前,還是要根據(jù)根本的規(guī)章制度行事。針對(duì)檔案資料的管理,建立健全保管制度,對(duì)其收檔,查閱等流程在制度上明確,從而促使部門(mén)實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作。檔案資料在移交時(shí),相關(guān)負(fù)責(zé)人要在確保移交資料的真實(shí)性和完整性之后,在清單上簽字。
2.3 推進(jìn)各項(xiàng)建設(shè)
管理人員在作為檔案管理工作的主要參與人,想要提升檔案工作的開(kāi)展效率,必須要有針對(duì)性的增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng),于此同時(shí),單位也要加大相關(guān)設(shè)備資源的投入。具體主要從以下方面展開(kāi):首先,事業(yè)單位要給予檔案管理足夠的工作空間,以及完善的基礎(chǔ)設(shè)施,促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效的進(jìn)行。避免一些外在情況對(duì)于檔案資料的損壞,例如潮濕,走水等,消火栓等設(shè)備也要配備齊全。其次,人才資源是保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率提升的根本原因之一,因此,單位應(yīng)該注重人才的培養(yǎng)和錄入。在人才招聘時(shí),應(yīng)該著重選擇一些對(duì)檔案管理工作有信心或者有經(jīng)驗(yàn)的人才,同時(shí)對(duì)于工作人員的素質(zhì)也要進(jìn)行相應(yīng)的考核。針對(duì)在職的管理人員,應(yīng)該通過(guò)經(jīng)常性的培訓(xùn)方式促使其專業(yè)能力和自身素質(zhì)得到一定的提升,從而保證檔案管理的工作人員能夠具有充足的能力面對(duì)社會(huì)的發(fā)展。最后,基礎(chǔ)設(shè)施是促使檔案管理工作良好開(kāi)展的基礎(chǔ)條件,因此,單位要不吝嗇于在這方面的投入,從而使得繁瑣的工作具有強(qiáng)大的資源作為支撐,與此同時(shí),信息化技術(shù)能夠很大程度上提升檔案管理工作效率,單位就可以有針對(duì)性的加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。
2.4 數(shù)據(jù)記錄標(biāo)準(zhǔn)化
目前事業(yè)單位生產(chǎn)管理信息記錄由于沒(méi)有規(guī)范化的管理,造成了相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)雜亂無(wú)章的現(xiàn)象相對(duì)嚴(yán)重,極大限制了各項(xiàng)工作的記性,為了形成標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理,就必須使單位各個(gè)組織結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)記錄格式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化,從而降低各項(xiàng)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率和歧義,建立統(tǒng)一的記錄形式,對(duì)于產(chǎn)品制造、工作監(jiān)控、質(zhì)量檢驗(yàn)等一系列工作嚴(yán)格貫徹和落實(shí)嚴(yán)格統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),提高了各項(xiàng)工作的工作效率和質(zhì)量,從而形成標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理。
3 結(jié)束語(yǔ)
在明確了事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上,強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理力度,促進(jìn)其工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,這是當(dāng)代事業(yè)單位檔案管理工作者必須要明確的職責(zé)。做好檔案管理工作,確保每個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)真實(shí)性,這是明確檔案管理作用和價(jià)值的關(guān)鍵。相關(guān)工作者必須要做好檔案管理工作,從而為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有效支持。
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