摘 要:檔案管理是學校管理工作的一項重要內容,通過對檔案的管理有助于提升校園管理效益,挖掘檔案資源,推動學校的發(fā)展?;诖?,本文先是分析了中學檔案管理的現狀,其次提出了推動規(guī)范化、標準化檔案管理工作的有效策略。通過展開規(guī)范化檔案管理工作,讓學校檔案得到更完整的保存,為學校管理提供檔案支持,為學校長遠發(fā)展建立基礎。
關鍵詞:中學管理;檔案管理;規(guī)范性;標準化管理
檔案管理是一項復雜的工作,規(guī)范化和標準化的檔案管理可以更完整的保護中學檔案資料,讓學校檔案可以發(fā)揮出更大的作用,提高檔案管理的規(guī)范性有助于提高管理工作效率,提高檔案完整性,提升學校的管理能力。因此,研究檔案管理的規(guī)范化和標準化具有重要的意義,在校園管理工作中展開規(guī)范化檔案管理,有利于簡化管理程序,提高學校管理能力有輔助作用。
1 中學檔案管理現狀
目前中學檔案管理并沒有規(guī)范的管理制度,本校檔案工作參考的《廣州市學校檔案工作規(guī)范》為內部文件,國家缺少統(tǒng)一的標準和制度。領導對于檔案管理工作不夠重視,沒有建立規(guī)范管理制度的意識。由于缺少管理制度的規(guī)范,檔案管理工作缺少參照標準和規(guī)則,管理工作十分混亂。學校領導在管理學校上,更加重視教學質量,重點管理教育教學工作,沒有認識到檔案的重要價值,讓檔案中有重要價值的信息資源被擱置浪費。
另外,中學檔案管理使用工具落后,管理人員素質水平有限。目前學校的管理人員并不是專業(yè)人員,雖然參加過檔案業(yè)務培訓,但對檔案管理的全面工作不太熟悉,只是當做辦公室文職工作進行管理[1]。工具和人才的缺乏導致檔案管理效率低下。如今很多先進的檔案管理信息技術和信息系統(tǒng)被應用在管理中,但是中學并沒有及時引進,仍然使用紙質檔案,以人工方式進行管理。如果出現人工操作失誤,或者檔案丟失,會給學校帶來巨大損失。
2 推動標準化檔案管理工作的有效策略
2.1 注意對檔案管理工作的領導和重視
學校檔案是教學科研工作中形成的有保存價值的各種文字、圖片、聲像材料,具有憑證作用和參考作用。推行檔案規(guī)范化和標準化管理,學校領導要加強對檔案管理的重視和領導,讓檔案管理工作成為管理的重要內容。學校領導需要以檔案管理標準要求管理工作,在宏觀層面對管理工作進行引導,和教學工作結合起來,共同展開管理。在中學中,要招聘檔案管理專業(yè)人員帶領管理人員,保證檔案管理的專業(yè)性。學校加強對檔案管理工作的重視,安排專業(yè)的檔案管理人員加入檔案管理工作,從而讓檔案管理進入到規(guī)范工作的軌道中,讓檔案管理效率得到明顯提高。中學只有在大方向上加以領導,提高學校領導和管理人員對管理工作的重視程度,才能把控檔案管理工作的方向,讓檔案管理工作可以提高工作標準和工作規(guī)范性。
2.2 以培訓提高檔案管理部門工作能力
中學檔案管理工作涉及到學校行政檔案、教學檔案、黨群檔案,以及相關基建檔案和聲像檔案等,管理內容繁多,管理工作繁瑣,人工管理方式已經難以滿足當前檔案管理的要求[2]。因此,中學需要積極提高管理部門能力,優(yōu)化檔案管理工作,提高管理人員的素質水平。首先中學需要引進信息化工具,將檔案積極轉化為電子檔案,使用計算機工具進行編目歸檔。中學可以引進先進信息管理系統(tǒng),利用規(guī)范化的管理系統(tǒng)進行規(guī)范化管理。其次中學要注意對檔案管理人員的培訓,提高管理人員素質水平是推動規(guī)范化檔案管理的關鍵,安排管理人員進行專業(yè)檔案管理培訓,保證管理人員可以掌握必要的專業(yè)知識。
例如:中學借鑒國內大企業(yè)的管理經驗,引進信息管理系統(tǒng),使用信息管理工具進行檔案的管理。將重要的紙質檔案進行電子化處理,在系統(tǒng)中保存起來,在后期學校直接生成電子檔案。在信息系統(tǒng)中,學校要將電子檔案進行備份處理,避免檔案丟失,同時利用訪問權限保證檔案私密性。學校要定期組織管理人員進行培訓,針對檔案管理標準,對管理人員進行培訓, 保證管理人員對于管理規(guī)范十分熟悉,在工作中嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)范。為了規(guī)范管理工作,中學可以對管理人員展開考評制度,根據規(guī)范制度的落實情況、檔案工作的開展情況以及管理效果,對管理人員進行評價,評價結果將納入管理人員的績效考核中,從而維護檔案管理的規(guī)范性效果。
2.3 建立規(guī)范標準的中學檔案管理制度
一個規(guī)范標準的檔案管理制度可以讓檔案管理工作具備一個統(tǒng)一的標準,減少使用檔案過程中出現的使用權限、借用手續(xù)、使用方式以及使用要求上存在的矛盾。在中學檔案管理制度中,包括保密原則、借用程序、崗位責任以及歸檔取用操作等內容,制定規(guī)范管理制度之后,需要要求管理人員按照規(guī)范制度執(zhí)行,保證檔案管理工作達到標準化水準。例如:要求學校在立卷歸檔時,要保證檔案內容可以完整的記錄校園的實際情況,可以反映出學校真實的教學情況、科研情況以及管理工作,準備完整的手續(xù),保證文件材料可以得到長期保存。在建檔完成后,要根據檔案對于學校的價值,確定檔案材料的保密級別,制定文件保存期限。檔案內文件的排列順序需要按照標準,文字材料在最前面,圖樣在文字之后,正文在文稿之前,將文件順序目錄和頁碼張貼在右上角。學校檔案文件中,文件排版格式、標題格式、批注、簽名、報表等格式都需要使用統(tǒng)一的標準進行制定,從而進行規(guī)范化管理。
2.4 積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作
中學檔案是學校建設發(fā)展過程的記錄,教師的教學和科研活動形成的寶貴資料,中學檔案直接反映著校園的特色和面貌。通過檔案可以了解一個學校的行政管理標準、校園歷史和發(fā)展規(guī)劃,檔案作為一個學校校園文化的積淀,是學校的寶貴財富。中學想要推動規(guī)范化檔案管理,需要大力支持檔案開發(fā)和科研工作,讓標準化檔案管理獲得發(fā)展的動力。通過對學校檔案的開發(fā)利用,推動校園文化的建設,創(chuàng)建健康積極的校園環(huán)境。對檔案展開科研工作,將學校檔案中重要的信息作為科研資源,推動學??蒲谢顒拥恼归_。例如:中學可以舉辦科研競賽,鼓勵教師使用檔案資料展開研究,針對學校管理和發(fā)展提出研究結論,從而為學校的發(fā)展提出建議。這樣可以讓檔案資料發(fā)揮出更大的價值,體現出規(guī)范化管理的效果,讓校園檔案管理工作可以形成良性循環(huán)。
3 結論
綜上所述,本文基于中學檔案管理的現狀,提出了推動檔案管理工作提高規(guī)范性的有效對策。首先中學要注意對檔案管理工作的領導和重視,主動投入更多的精力在檔案管理工作中;其次要以培訓提高檔案管理部門工作能力,對管理人員展開培訓,引進更先進的信息管理系統(tǒng);再者要建立規(guī)范標準的中學檔案管理制度,以制度約束管理工作,提高管理工作規(guī)范性;最后要積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作,讓學校檔案發(fā)揮更大的價值。
參考文獻
[1]程蕾.試析中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務,2018(11):122.
[2]陳雁如.新形勢下中學檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務,2018(01):119.
作者簡介
張倩(1985-),女,漢,湖北省漢川人,本科,二級教師。