摘 要：檔案管理是學校管理工作的一項重要內容，通過對檔案的管理有助于提升校園管理效益，挖掘檔案資源，推動學校的發(fā)展?；诖?，本文先是分析了中學檔案管理的現狀，其次提出了推動規(guī)范化、標準化檔案管理工作的有效策略。通過展開規(guī)范化檔案管理工作，讓學校檔案得到更完整的保存，為學校管理提供檔案支持，為學校長遠發(fā)展建立基礎。

關鍵詞：中學管理；檔案管理；規(guī)范性；標準化管理

檔案管理是一項復雜的工作，規(guī)范化和標準化的檔案管理可以更完整的保護中學檔案資料，讓學校檔案可以發(fā)揮出更大的作用，提高檔案管理的規(guī)范性有助于提高管理工作效率，提高檔案完整性，提升學校的管理能力。因此，研究檔案管理的規(guī)范化和標準化具有重要的意義，在校園管理工作中展開規(guī)范化檔案管理，有利于簡化管理程序，提高學校管理能力有輔助作用。

1 中學檔案管理現狀

目前中學檔案管理并沒有規(guī)范的管理制度，本校檔案工作參考的《廣州市學校檔案工作規(guī)范》為內部文件，國家缺少統(tǒng)一的標準和制度。領導對于檔案管理工作不夠重視，沒有建立規(guī)范管理制度的意識。由于缺少管理制度的規(guī)范，檔案管理工作缺少參照標準和規(guī)則，管理工作十分混亂。學校領導在管理學校上，更加重視教學質量，重點管理教育教學工作，沒有認識到檔案的重要價值，讓檔案中有重要價值的信息資源被擱置浪費。

另外，中學檔案管理使用工具落后，管理人員素質水平有限。目前學校的管理人員并不是專業(yè)人員，雖然參加過檔案業(yè)務培訓，但對檔案管理的全面工作不太熟悉，只是當做辦公室文職工作進行管理[1]。工具和人才的缺乏導致檔案管理效率低下。如今很多先進的檔案管理信息技術和信息系統(tǒng)被應用在管理中，但是中學并沒有及時引進，仍然使用紙質檔案，以人工方式進行管理。如果出現人工操作失誤，或者檔案丟失，會給學校帶來巨大損失。

2 推動標準化檔案管理工作的有效策略

2.1 注意對檔案管理工作的領導和重視

學校檔案是教學科研工作中形成的有保存價值的各種文字、圖片、聲像材料，具有憑證作用和參考作用。推行檔案規(guī)范化和標準化管理，學校領導要加強對檔案管理的重視和領導，讓檔案管理工作成為管理的重要內容。學校領導需要以檔案管理標準要求管理工作，在宏觀層面對管理工作進行引導，和教學工作結合起來，共同展開管理。在中學中，要招聘檔案管理專業(yè)人員帶領管理人員，保證檔案管理的專業(yè)性。學校加強對檔案管理工作的重視，安排專業(yè)的檔案管理人員加入檔案管理工作，從而讓檔案管理進入到規(guī)范工作的軌道中，讓檔案管理效率得到明顯提高。中學只有在大方向上加以領導，提高學校領導和管理人員對管理工作的重視程度，才能把控檔案管理工作的方向，讓檔案管理工作可以提高工作標準和工作規(guī)范性。

2.2 以培訓提高檔案管理部門工作能力

中學檔案管理工作涉及到學校行政檔案、教學檔案、黨群檔案，以及相關基建檔案和聲像檔案等，管理內容繁多，管理工作繁瑣，人工管理方式已經難以滿足當前檔案管理的要求[2]。因此，中學需要積極提高管理部門能力，優(yōu)化檔案管理工作，提高管理人員的素質水平。首先中學需要引進信息化工具，將檔案積極轉化為電子檔案，使用計算機工具進行編目歸檔。中學可以引進先進信息管理系統(tǒng)，利用規(guī)范化的管理系統(tǒng)進行規(guī)范化管理。其次中學要注意對檔案管理人員的培訓，提高管理人員素質水平是推動規(guī)范化檔案管理的關鍵，安排管理人員進行專業(yè)檔案管理培訓，保證管理人員可以掌握必要的專業(yè)知識。

例如：中學借鑒國內大企業(yè)的管理經驗，引進信息管理系統(tǒng)，使用信息管理工具進行檔案的管理。將重要的紙質檔案進行電子化處理，在系統(tǒng)中保存起來，在后期學校直接生成電子檔案。在信息系統(tǒng)中，學校要將電子檔案進行備份處理，避免檔案丟失，同時利用訪問權限保證檔案私密性。學校要定期組織管理人員進行培訓，針對檔案管理標準，對管理人員進行培訓， 保證管理人員對于管理規(guī)范十分熟悉，在工作中嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)范。為了規(guī)范管理工作，中學可以對管理人員展開考評制度，根據規(guī)范制度的落實情況、檔案工作的開展情況以及管理效果，對管理人員進行評價，評價結果將納入管理人員的績效考核中，從而維護檔案管理的規(guī)范性效果。

2.3 建立規(guī)范標準的中學檔案管理制度

一個規(guī)范標準的檔案管理制度可以讓檔案管理工作具備一個統(tǒng)一的標準，減少使用檔案過程中出現的使用權限、借用手續(xù)、使用方式以及使用要求上存在的矛盾。在中學檔案管理制度中，包括保密原則、借用程序、崗位責任以及歸檔取用操作等內容，制定規(guī)范管理制度之后，需要要求管理人員按照規(guī)范制度執(zhí)行，保證檔案管理工作達到標準化水準。例如：要求學校在立卷歸檔時，要保證檔案內容可以完整的記錄校園的實際情況，可以反映出學校真實的教學情況、科研情況以及管理工作，準備完整的手續(xù)，保證文件材料可以得到長期保存。在建檔完成后，要根據檔案對于學校的價值，確定檔案材料的保密級別，制定文件保存期限。檔案內文件的排列順序需要按照標準，文字材料在最前面，圖樣在文字之后，正文在文稿之前，將文件順序目錄和頁碼張貼在右上角。學校檔案文件中，文件排版格式、標題格式、批注、簽名、報表等格式都需要使用統(tǒng)一的標準進行制定，從而進行規(guī)范化管理。

2.4 積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作

中學檔案是學校建設發(fā)展過程的記錄，教師的教學和科研活動形成的寶貴資料，中學檔案直接反映著校園的特色和面貌。通過檔案可以了解一個學校的行政管理標準、校園歷史和發(fā)展規(guī)劃，檔案作為一個學校校園文化的積淀，是學校的寶貴財富。中學想要推動規(guī)范化檔案管理，需要大力支持檔案開發(fā)和科研工作，讓標準化檔案管理獲得發(fā)展的動力。通過對學校檔案的開發(fā)利用，推動校園文化的建設，創(chuàng)建健康積極的校園環(huán)境。對檔案展開科研工作，將學校檔案中重要的信息作為科研資源，推動學?？蒲谢顒拥恼归_。例如：中學可以舉辦科研競賽，鼓勵教師使用檔案資料展開研究，針對學校管理和發(fā)展提出研究結論，從而為學校的發(fā)展提出建議。這樣可以讓檔案資料發(fā)揮出更大的價值，體現出規(guī)范化管理的效果，讓校園檔案管理工作可以形成良性循環(huán)。

3 結論

綜上所述，本文基于中學檔案管理的現狀，提出了推動檔案管理工作提高規(guī)范性的有效對策。首先中學要注意對檔案管理工作的領導和重視，主動投入更多的精力在檔案管理工作中；其次要以培訓提高檔案管理部門工作能力，對管理人員展開培訓，引進更先進的信息管理系統(tǒng)；再者要建立規(guī)范標準的中學檔案管理制度，以制度約束管理工作，提高管理工作規(guī)范性；最后要積極支持檔案管理開發(fā)和科研工作，讓學校檔案發(fā)揮更大的價值。

參考文獻

[1]程蕾.試析中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務，2018（11）：122.

[2]陳雁如.新形勢下中學檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2018（01）：119.

作者簡介

張倩（1985-），女，漢，湖北省漢川人，本科，二級教師。