楊青

摘 要：在這個信息科技比較發(fā)達的社會，各行各業(yè)工作的開展都離不開計算機信息化管理技術(shù)，信息科技的進步，直接促進了我國國民經(jīng)濟的發(fā)展。對于一些事業(yè)單位來講，檔案管理工作也離不開計算機信息化管理技術(shù)，信息化管理技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理的效率更高，檔案管理的質(zhì)量也大幅提高，從而保證了單位檔案信息的完整性。因此，當前在我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展中，檔案管理信息化工作的開展是十分有必要的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；必要性解析

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理的腳步也亦步亦趨。在我國，無論是大、中、小企業(yè)，事業(yè)單位，都實現(xiàn)了信息化檔案管理的模式，但目前我國的檔案信息化管理模式還存在一定的問題，需要進一步完善。但盡管如此，各單位都應(yīng)當針對本單位檔案信息化管理工作中存在的問題加以整改，力求將檔案信息化管理的目標落實到位。

1 檔案信息化管理的概念

所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息科技技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、管理并提供使用服務(wù)。

由于檔案信息庫中的信息分類比較復(fù)雜，僅靠手工記錄信息和查詢信息的方式非常的麻煩，當需要查詢檔案信息時，需要花費很長的時間去翻閱才能找到。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，查詢檔案時，不僅耗費的時間長，而且浪費人力物力，紙質(zhì)檔案的保存，在存放的時候需要占用大面積的空間，而且隨著天氣的變化，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)變潮、蟲蛀或者火災(zāi)等現(xiàn)象，造成檔案信息的損壞和丟失。而檔案信息化管理實行的是電子檔案，利用計算機技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的管理。這種管理方式，不僅在查閱時實現(xiàn)了一鍵化查閱，省時省力，而且不需要占用太多的地方，信息數(shù)據(jù)永遠不會丟失和損壞。因此，在信息化比較發(fā)達的今天，檔案的管理實現(xiàn)信息化是一項必須要完成的工作，信息化管理的方便與便捷，給檔案管理的工作帶來了極大的方便。[1]

2 傳統(tǒng)檔案管理模式存在的弊端

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常是檔案管理員用紙質(zhì)的方式記錄檔案信息。在一個企業(yè)當中，檔案信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，隨著每年員工的入職和一些業(yè)務(wù)的增加，日積月累，檔案信息數(shù)據(jù)的數(shù)量變得越來越驚人。這就給檔案管理人員帶了很大的工作壓力，檔案在存放和查閱方面都是十分困難的，而且體積龐大的紙質(zhì)檔案的存放需要占據(jù)很大的地方，造成了紙質(zhì)資源的浪費，還需要租賃大的檔案室來存放檔案。這樣的檔案管理方式費時又費力，物力人力都消耗巨大。而且紙質(zhì)檔案的存放對環(huán)境的要求也是非常高的，需要存放在干燥干凈的環(huán)境中，避免遭到蟲蛀、變潮、引發(fā)火災(zāi)等現(xiàn)象的發(fā)生。紙張的浪費與我國提倡的環(huán)保的理念也不相符。因此，紙質(zhì)檔案的淘汰是勢在必得的，隨之誕生的是檔案信息化管理的模式，這種模式的興起，代替了紙張的使用，利用計算機軟件來記錄檔案信息，既環(huán)保，在查閱時又省時省力。因此，檔案信息化管理模式的實行是非常有必要的。[2]

3 檔案管理信息化工作的必要性

檔案管理工作是一項集管理性、服務(wù)性為一體的工作，它承擔著為其他部門或者企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息查詢的重要使命，它以聲音、圖像、文字、視頻等形式貫穿于各個部門和各個企業(yè)。在我國市場經(jīng)濟的體制下，它屬于一筆寶貴的無形資產(chǎn)，它自身具有的保密性特點對于我國的興衰成敗的發(fā)展具有十分重要的意義。

3.1 提升了檔案管理的質(zhì)量和水平

在這個信息科技比較發(fā)達的社會，網(wǎng)絡(luò)信息的傳播速度和共享性都是很便捷的。在這種形勢下，檔案信息化管理模式的啟用是非常有必要的。在事業(yè)單位中檔案信息化管理的應(yīng)用，有助于各個部門之間能對檔案信息進行查閱和共享，檔案信息面對各個部門進行開放，減輕了檔案管理人員的工作壓力，檔案管理部門的職能也由管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的采集與錄入方面轉(zhuǎn)變，為其他企業(yè)或者部門提供了良好的信息查閱來源。另外，檔案信息管理平臺的建立，有利于保證檔案信息的完整性，為其他部門提供了及時有效的信息數(shù)據(jù)支持，使得檔案不致丟失和損壞。檔案管理信息化的實現(xiàn)克服了傳統(tǒng)檔案管理不能遠程遙控和查閱的弊端，有力的提升了檔案管理的質(zhì)量和水平。

3.2 為了適應(yīng)社會發(fā)展的要求

在現(xiàn)在這個信息化的社會，信息科技技術(shù)每天都有著翻天覆地的變化，人們對于檔案信息的需求也越來越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在查閱、保存方面存在的弊端已經(jīng)不能滿足人們都檔案信息的查閱需求，人們渴求的是具有時效性、便捷性和實用性的檔案信息，渴望利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的共享，使得在工作中能隨時隨地的查閱信息，以便更高效率的完成工作。檔案信息化管理模式的應(yīng)運而生，給人們的工作帶來了極大的幫助，人們對檔案信息的需求，不斷激勵著專業(yè)人員更新和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。因此，檔案信息化管理系統(tǒng)是時代不斷發(fā)展進步的產(chǎn)物。

3.3 有效的擴大了信息的存儲容量

傳統(tǒng)檔案信息主要是以紙質(zhì)為載體，信息的數(shù)量非常龐大，以致于記載檔案信息的紙張不斷的增加，給存放和查閱帶來了極大的不方便，紙張容量大到一定程度，因存放空間有限，就需要淘汰一些陳舊的檔案信息，以便能騰出空間存放最新的、有用的信息。檔案信息化管理的開發(fā)和利用不同，它是利用信息科技的手段，將檔案信息通過微縮技術(shù)和掃描技術(shù)來實現(xiàn)信息的大容量存儲，存儲容量大、密度大、查詢便捷式信息化管理的系統(tǒng)最大的優(yōu)點，它能無限的存儲信息，不會出現(xiàn)多余信息不得不淘汰的現(xiàn)象，有效的擴大了檔案信息的存儲容量。

4 開展檔案管理信息化工作的有效舉措

4.1 不斷完善檔案管理信息平臺

目前，檔案管理基本已經(jīng)實現(xiàn)的信息化，但檔案信息是衡量我國成敗興衰的重要信息。檔案信息管理平臺在記載存儲檔案信息時，一定要保證檔案信息的時效性、保密性、便捷性等特點，網(wǎng)站的安全性也是應(yīng)該考慮在內(nèi)的問題。因此，相關(guān)檔案管理部門一定要及時的對網(wǎng)站進行維護和更新，保證檔案信息安全不泄露，這對于推進檔案管理信息化的進度和更新是十分有必要的。

4.2 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員素質(zhì)的提升也是實現(xiàn)檔案管理信息化的首要條件，檔案管理人員首先要精通計算機技術(shù)，有統(tǒng)計數(shù)據(jù)的能力，具備對檔案信息保密的基本素質(zhì)。檔案管理單位要不斷的吸納和培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才，不斷對工作人員進行計算機技術(shù)能力的培養(yǎng)，使其具備更新和完善檔案信息化管理系統(tǒng)的能力。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提升，對于向其他部門提供信息數(shù)據(jù)支持、實現(xiàn)網(wǎng)站信息的收集更新、維護網(wǎng)站的安全等綜合事項具有重要的意義。[3]

5 結(jié)語

隨著信息化建設(shè)的不斷推進，我國的檔案管理實現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的必然要求，檔案管理部門要不斷順應(yīng)時代的潮流，做到與時俱進。不斷的加強檔案信息安全管理的力度，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，不斷利用最新的管理制度和理念，提升檔案管理的質(zhì)量和水平，更好為其他部門提供檔案信息的查詢，在內(nèi)部實現(xiàn)檔案信息的共享。促進檔案管理工作水平的不斷提升，為我國的繁榮興盛貢獻一份力量。

參考文獻

[1]劉虹.高校檔案管理信息化建設(shè)要點分析[J].才智，2017，（14）：133

[2]劉寶恒.基于檔案工作創(chuàng)新的數(shù)字化管理信息化實現(xiàn)思考[J].中國新通信，2018，20（24）：62.

[3]賈奇.檔案信息化建設(shè)下如何做好科研檔案管理工作[J].赤子，2018，（31）：173.