王維蛟

摘 要：人事管理在教育單位管理中占據(jù)重要地位，而人事檔案作為用人單位的人才信息的重要載體，為用人單位招聘選拔優(yōu)秀人才提供有價值的信息來源，人事檔案管理的重要性不言而喻。本文通過深入剖析企事業(yè)單位人事檔案管理過程中遇到的主要問題，分析問題的原因，具有針對性地提出合理化建議，為提高教育單位人事檔案管理成效提供新的思路。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案是對個人的學歷、職業(yè)身涯、職稱評定以及組織關系等方面的記錄，為個人學習及工作經(jīng)歷提供文件證明。人事檔案不同與其他檔案，與個人的薪資待遇、社會福利以及崗位等密切相關，影響到個人的發(fā)展前途，且其具有法律效應。教育單位應做好人事檔案整理、歸集和保管的工作。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段部分教育單位由于自身規(guī)模等影響，缺乏相應的人事檔案管理制度，管理人員身兼數(shù)職，崗位內(nèi)容不明確，崗位職責不清晰，甚至有些教育單位出現(xiàn)一人分管上千卷檔案，或者外聘臨時人員管理人事檔案的情況，導致工作人員在檔案管理工作過程出現(xiàn)隨意性較大，檔案保管松散，檔案信息歸檔不及時，甚至人事檔案在傳遞過程中遺失等現(xiàn)象。另外，由于人事檔案管理制度的不完善，上崗人員未進行崗前專業(yè)培訓，誤認為人事檔案管理就是簡單的保管，不清楚人事檔案管理的具體流程內(nèi)容，整理歸集人事檔案的專業(yè)性不強，從而嚴重降低教育單位人事檔案管理的水平。

1.2 檔案管理人員專業(yè)能力不強

人事檔案管理工作作為教育系統(tǒng)管理的基礎，雖基本設置人事檔案管理工作方向，但部分用人單位尤其是私營小企業(yè)沒有配備專人專崗，甚至出現(xiàn)由人事以外的人員代管的現(xiàn)象，這類人員由于沒有檔案管理專業(yè)知識基礎，也沒有進行專業(yè)系統(tǒng)的崗前培訓，由于不清楚人事檔案管理具體流程，在實際檔案管理工作過程中條理不清，雜亂無章，造成人事檔案信息未能及時整理、分類、歸檔、更新，進而影響教育單位人事管理工作的正常運轉(zhuǎn)。另外，越來越多教育單位實行人事檔案信息化管理，這就要求檔案管理人員不但要具備一定的檔案管理能力，還應該有一定的電子信息管理能力和系統(tǒng)維護能力，然而多數(shù)教育單位的人事檔案管理人員還達不到要求。

1.3 檔案管理方式相對落后

人事檔案管理工作不同于教育單位的其他管理工作，不能為單位帶來直接經(jīng)濟效益，但與教育系統(tǒng)的長遠發(fā)展息息相關，隨著我國教育系統(tǒng)改革的不斷深入，教育系統(tǒng)人力資源配置方式發(fā)生重大變化，導致各類教育人才流動性頻繁，對傳統(tǒng)的人事檔案管理工作造成一定困難，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法適應新的人事檔案管理需求，因此，在人事檔案管理工作過程中，出現(xiàn)檔案遺失、調(diào)檔傳遞時間長、調(diào)檔手續(xù)繁雜，私自帶檔、檔案涂改造假等現(xiàn)象。同時，一些私立院校在選拔聘用人才時主要注重個人工作經(jīng)驗，而對個人檔案要求不高，進一步弱化人事檔案管理在教育系統(tǒng)的社會功能，使得檔案管理方式停滯不前。

2 人事檔案管理問題的解決對策

2.1 完善人事檔案管理制度

為從根本上解決當前教育單位人事檔案管理工作中出現(xiàn)雜亂無序的現(xiàn)象，應根據(jù)人事檔案管理工作的要素及和繁瑣的特點，對人事檔案管理予以約束和規(guī)范。教育單位管理層應主動學習檔案法，科學制定本單位人事檔案管理制度，并定期組織檔案管理人員學習人事檔案管理規(guī)章制度，明確崗位職責，規(guī)范工作流程，使檔案管理人員自覺遵照制度進行日常檔案管理工作，嚴格按照檔案管理即定程序流轉(zhuǎn)檔案材料，避免出現(xiàn)人事檔案遺失、歸檔不及時等亂象，促使人事檔案管理工作向著科學化和標準化方向發(fā)展。對于已經(jīng)啟用電子信息網(wǎng)絡平臺管理人事檔案的教育單位，應以人事檔案管理制度為基礎開展人事檔案信息化建設。通過網(wǎng)絡信息技術以往以人為主導的人事檔案管理模式，借助先進的電子信息手段，按照檔案管理制度設置系統(tǒng)操作權(quán)限，對管理過程中的關鍵節(jié)點進行有效管控，同時對相關人員制定考核指標，真正落實人事檔案管理制度到實際工作中，促使人事檔案管理更好地為教育系統(tǒng)良性持續(xù)運轉(zhuǎn)打下堅實基礎。

2.2 提升檔案管理人員專業(yè)能力

順利推進人事檔案管理制度核心是搞好人才隊伍建設，人事檔案管理人員應切合工作實際，在工作過程中不斷積累人事檔案管理經(jīng)驗，提升專業(yè)管理及服務意識，同時，以主人翁的態(tài)度主動與檔案管理專業(yè)人士進行行業(yè)內(nèi)交流，不斷學習和借鑒先進的人事檔案管理經(jīng)驗，提高人事檔案管理人員實踐管理能力，為教育單位的日常運轉(zhuǎn)做好充足的準備工作。同時教育單位應注重培養(yǎng)更加專業(yè)化的檔案管理、電子信息化復合型人才，必要時可選拔引進高素質(zhì)的人才進入檔案管理體系，最大限度滿足教育單位人才檔案信息化建設的需要。電子信息技術的不斷發(fā)展，也促使人事檔案管理人員需要與時俱進，深入學習檔案電子化系統(tǒng)操作知識，積極主動地參與到人事檔案管理相關業(yè)務培訓中，盡快掌握當前最新檔案管理技能和熟練執(zhí)行檔案管理流程，鼓勵檔案管理人員在實際工作中提出具有針對性的改進措施，進一步優(yōu)化人事檔案電子化管理體系。

2.3 建立健全人事檔案管理體系

教育單位可結(jié)合本單位特點建立健全適合自身發(fā)展的現(xiàn)代人事檔案管理體系，促使教育單位人事檔案管理工作更加高效化，為人事檔案需求者提供更加便利、更加人性化的服務，確定學生及教師檔案信息的收集途徑和方法，以確保及時歸檔和更新人員檔案信息。同時，充分運用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息技術，實現(xiàn)人事檔案管理工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性和相關性，另外，教育單位可充分借助教育系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案信息發(fā)掘各類型人才，利用人才為本單位發(fā)展提供服務，因此，需要對人事檔案進行多維度的管理，逐步建立一套符合單位自身發(fā)展的科學化、現(xiàn)代化人事檔案管理體系。

3 總結(jié)

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理已無法滿足教育單位的發(fā)展需求，針對傳統(tǒng)人事檔案管理工作過程中存在的問題，從提高人事檔案管理人員專業(yè)能力、完善管理制度、建立健全人事檔案管理體系方面出發(fā)，推進人事檔案管理工作更加科學化、人性化，為人事檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造有利條件。

參考文獻

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