譚文靜

摘 要：本文對當前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了分析，對實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的意義進行了討論，并對如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新應(yīng)用進行了探討和研究，希望能夠為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；醫(yī)院；檔案管理

隨著現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院的檔案管理工作上實現(xiàn)數(shù)字化管理成為了一個重要的發(fā)展方向，對于推動醫(yī)院實現(xiàn)良好發(fā)展有著重要的作用。然而在目前的醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，對檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)造成了一定的阻礙和影響。

1 當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理方法和制度落后

數(shù)字信息化背景下對檔案管理工作方法和制度的改進和創(chuàng)新提出了新的要求。然而目前在部分醫(yī)院的檔案管理工作中仍然采用的傳統(tǒng)的檔案管理辦法，現(xiàn)代計算機信息技術(shù)在檔案管理中沒有得到的良好的應(yīng)用。例如：對檔案資料進行收集整理堆放在一起，沒有對檔案進行嚴格分類和數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了醫(yī)院檔案的檢索難度大、利用效率低下。此外，由于在檔案的收集、保護、借閱等方面沒有建立起嚴格的制度，數(shù)字化進程緩慢，導(dǎo)致檔案管理工作量大，容易出現(xiàn)操作混亂，檔案收集整理不及時，檔案不完整等問題，嚴重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.2 相關(guān)硬件設(shè)備落后

部分醫(yī)院由于對于醫(yī)療業(yè)務(wù)以及經(jīng)濟方面的效益相對更加重視，在醫(yī)療器械、設(shè)備提升等方面的投入較大，而沒有正確認識到檔案工作的意義以及檔案管理工作數(shù)字化的重要性，對于檔案管理工作的相關(guān)投入則比較少，檔案管理部門中部分硬件設(shè)施長期使用，設(shè)備落后，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備得不到更新，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)字化管理難以實現(xiàn)，管理工作中的容易出現(xiàn)漏洞或者錯誤。

1.3 缺乏檔案數(shù)字化管理意識

由于檔案管理人員對于檔案管理工作以及檔案數(shù)字化管理的重要性沒有正確的認識，導(dǎo)致其在工作上不仔細、不認真，對于現(xiàn)代計算機信息管理技術(shù)也沒有積極的進行學(xué)習。再加上管理人員缺乏檔案數(shù)字化管理意識，醫(yī)院對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作落實不到位，導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員在數(shù)字化管理方面的素質(zhì)不高，多數(shù)檔案人員在工作中仍然是依靠過去傳統(tǒng)的管理方法和經(jīng)驗進行管理，不僅管理效率難以提高，對于檔案管理數(shù)字化的發(fā)展也造成了極大的影響。

2 數(shù)字信息化對醫(yī)院檔案管理的重要意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員要對于醫(yī)院所有的檔案資料進行一點一點的整理，然而由于醫(yī)院檔案資料的數(shù)量非常多、種類也非常繁雜，因此往往需要較多的人力、物力以及時間成本來對檔案進行有效的管理，并且管理過程中仍然難免出現(xiàn)差錯，檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到保障。而通過利用現(xiàn)代計算機信息技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)對大量的檔案數(shù)據(jù)進行迅速整理和有效的管理，只需要少數(shù)的工作人員就可以完成檔案管理工作，大大提高了人事檔案管理的效率。此外，通過利用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等對醫(yī)院的檔案資料進行深入的挖掘和分析，能夠為醫(yī)院的運營、管理等方面的決策提供有價值的參考信息，為醫(yī)院實現(xiàn)更好的發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。

在過去傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案一般都是進行紙質(zhì)保存。檔案管理人員需要定期對檔案的保存質(zhì)量進行檢查，并且對前來查閱檔案資料的人員也要進行登記以防檔案的丟失或損壞，從而造成了工作量的大大增加，檔案查詢過程較為繁瑣。檔案資料的保存是檔案管理工作中的重要部分，與檔案的收集、整理和利用工作有著同樣的重要性。然而紙質(zhì)檔案在保存上存在著較大的問題，雖然紙質(zhì)檔案在查閱上更加的客觀和直觀，但是在使用過程中很容易出現(xiàn)損壞，對于檔案保存也有著非常高的要求。通過實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的數(shù)字化管理可以有效的改善這一情況，延長了檔案儲存的時間并保證了檔案儲存的安全性。例如，通過電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的形式進行檔案保存，并建立多個電子備份來防止檔案數(shù)據(jù)受到損壞，可以有效的減少對檔案進行維護的工作量；對于查閱檔案的人員自動進行登記能夠更加方便的進行檔案查詢。

3 醫(yī)院檔案管理的數(shù)字信息化應(yīng)用創(chuàng)新策略

3.1 建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)必須要以高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。首先，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫，并將HIS、OA、HRP等應(yīng)用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的進程，利用計算機技術(shù)進行檔案的分類和整理，形成檔案標準目錄。最后，在系統(tǒng)的交互界面設(shè)計上要充分考慮檔案管理的便捷性和高效性，檔案管理系統(tǒng)要能夠?qū)n案的屬性或字段進行動態(tài)管理，并提供多種查詢機制，查詢效率和系統(tǒng)性能，保證查詢?nèi)藛T能夠通過系統(tǒng)前臺界面進行方便的檔案檢索和查詢，而管理人員則可以通過后臺界面對系統(tǒng)進行有效的維護和更新。

3.2 保證檔案資料的持續(xù)更新

隨著醫(yī)院的運行和發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也會不斷發(fā)生變化和增加，例如醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)療設(shè)備、人事資料、患者資料等。因此，就需要醫(yī)院數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫中的信息能夠隨時間持續(xù)的進行更新。要想實現(xiàn)這一目的，可以通過采用分級管理的模式，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室負責人、單位用戶等給予不同的檔案輸入權(quán)限，能夠及時對相關(guān)的檔案信息進行更新。而檔案管理人員具有最高權(quán)限，負責對更新后的數(shù)據(jù)進行審查和批準，從而使醫(yī)院檔案的可靠性和完整性得到有效提高，檔案管理效率大大加強。

3.3 加強對檔案的開發(fā)利用

在醫(yī)院檔案管理中挖掘檔案中潛藏的價值能夠為醫(yī)院的發(fā)展起到非常重要的推進作用。因此，在醫(yī)院的檔案管理工作中，要積極應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)加強對檔案的開發(fā)和利用。例如，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院檔案進行分析，并將分析結(jié)果在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)和管理工作上進行實際應(yīng)用；通過建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)平臺，收集記錄和分析各類檔案數(shù)據(jù)，并將分析結(jié)果提供給醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層、各臨床科室以及后勤部門等進行參考，從而使醫(yī)院服務(wù)和管理水平得到有效的提高。此外，在對醫(yī)院檔案進行開發(fā)利用時應(yīng)注意不能僅僅局限于某一方面，而是要對涉及的所有檔案進行綜合分析，從而確保得到的分析結(jié)果具有良好的準確性和客觀性。

4 結(jié)語

綜上所述，當前在醫(yī)院的檔案管理工作中還存在著一些問題，導(dǎo)致數(shù)字化管理的實現(xiàn)面臨著許多的困難。因此醫(yī)院必須要提高檔案數(shù)字化管理意識，加快檔案管理工作方法和制度的創(chuàng)新，加大檔案管理投入力度，并通過建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、保證檔案資料的持續(xù)更新、加強對檔案的開發(fā)利用等途徑實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新應(yīng)用。

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