朱小青

[摘 要] 醫(yī)院檔案能否得到充分的利用將對(duì)醫(yī)院經(jīng)營管理及其職能的發(fā)揮產(chǎn)生重大影響，必須要采取有效的措施來提高醫(yī)院檔案的利用率，確保其能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院經(jīng)營管理工作，這將會(huì)給醫(yī)院的發(fā)展注入源源不斷的生機(jī)和活力。文章將對(duì)醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作現(xiàn)狀及存在的主要問題加以探討和分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，以期能夠最大化地展現(xiàn)出醫(yī)院檔案的功能和價(jià)值，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展步伐。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案；利用；服務(wù)

[中圖分類號(hào)] R197.32

1 前 言

在醫(yī)院的經(jīng)營管理過程中形成了非常寶貴的檔案資料，在教學(xué)、科研、醫(yī)療等領(lǐng)域中都起到了關(guān)鍵性的作用，如何能夠?qū)⑨t(yī)院檔案價(jià)值最大限度地挖掘出來，充分展現(xiàn)其服務(wù)職能，值得相關(guān)工作人員予以深思。然而在當(dāng)前醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作中仍然潛存不少的問題亟待解決，否則將會(huì)嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案的利用率，要求檔案管理人員能夠嚴(yán)格履行自身職責(zé)，將醫(yī)院檔案管理工作落實(shí)到位，為醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的規(guī)范化發(fā)展提供有力的支持和保障。

2 醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案相對(duì)匱乏

雖然醫(yī)院檔案的種類較多，看似覆蓋了會(huì)計(jì)、人事、醫(yī)療等層面，可是從各種類型檔案的數(shù)量來看，文書檔案占據(jù)著絕大部分，其他類型的檔案則少之又少，而且在這些檔案中只有很少的一部分能夠供社會(huì)公眾查閱，剩余的檔案大多只能夠?yàn)獒t(yī)院服務(wù)，社會(huì)公眾很難從中挖掘出自己需要的內(nèi)容。

2.2 檔案管理方法落后

在檔案管理方法上，醫(yī)院檔案通常是由人工進(jìn)行管理，在醫(yī)院中建立有專門的檔案保管室，檔案管理人員只是在計(jì)算機(jī)上對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行編目，以供用戶進(jìn)行查找，紙質(zhì)檔案受到損壞的概率較高，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致珍貴的檔案資料發(fā)生遺失。而不少醫(yī)院都尚未進(jìn)行電子化管理，檔案服務(wù)對(duì)象相對(duì)固定，不便于社會(huì)公眾的查閱，這給醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作增加了一定的困難。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，其身上肩負(fù)的職責(zé)重大，不僅需要對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，更要保證醫(yī)院檔案的服務(wù)功能可以有效地發(fā)揮出來。然而不少醫(yī)院檔案管理人員都身兼數(shù)職，他們沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的流程和要點(diǎn)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，致使醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作陷入了困境。

3 提高醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作水平的有效路徑

3.1 不斷提高室藏檔案數(shù)量和質(zhì)量

種類豐富、數(shù)量龐大、質(zhì)量較高的室藏檔案是保證醫(yī)院檔案社會(huì)職能得以充分發(fā)揮的必要前提，在重視豐富室藏檔案數(shù)量的同時(shí)，更要從征集的檔案中選擇出優(yōu)質(zhì)檔案，將不具備保存價(jià)值的篩除出去，以扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的弊病，減輕檔案管理的工作量。醫(yī)院要從多個(gè)渠道來收集檔案，爭取面向整個(gè)社會(huì)，這樣檔案的價(jià)值就會(huì)進(jìn)一步提高，還會(huì)被社會(huì)公眾所廣為熟知，其社會(huì)功能的發(fā)揮也將不再是一個(gè)難題。醫(yī)院檔案的收集工作是一項(xiàng)長期、艱巨的任務(wù)，檔案管理人員要能夠準(zhǔn)確判斷出被征集檔案是否具備收錄價(jià)值，還要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院檔案中缺少哪種類型的檔案，有針對(duì)性地開展檔案收集工作，這會(huì)讓檔案收集工作變得更具有實(shí)效性。

3.2 拓寬檔案服務(wù)方式

其一，由于用戶對(duì)醫(yī)院檔案的使用需求在不斷發(fā)生變化，醫(yī)院檔案部門應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，深入挖掘用戶的需求，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的深度分析和加工，將同一類型的檔案集中歸納到一起進(jìn)行統(tǒng)一管理，還可以將檔案信息與網(wǎng)絡(luò)信息資源有機(jī)聯(lián)系到一起，致力于給用戶提供細(xì)致周到的檔案信息服務(wù)，滿足不同用戶的個(gè)性化檔案利用需求，此舉將會(huì)贏得廣大用戶的認(rèn)可和青睞。其二，檔案的咨詢服務(wù)是醫(yī)院檔案部門給檔案用戶提供的特色服務(wù)，用戶對(duì)檔案的任何疑問都可以咨詢相關(guān)工作人員，由其負(fù)責(zé)給檔案用戶答疑解惑，當(dāng)然了，醫(yī)院檔案部門應(yīng)積極拓展服務(wù)渠道，開通網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，以便于更加便利地與用戶進(jìn)行溝通和交流。其三，大力推廣現(xiàn)行文件閱讀服務(wù)，給用戶創(chuàng)建閱讀醫(yī)院檔案的平臺(tái)，讓更多的用戶能夠查閱醫(yī)院檔案信息，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的共享。除此之外，醫(yī)院檔案部門還可以給用戶提供檔案展覽服務(wù)、檔案文化休閑服務(wù)等，并從各種服務(wù)形式的開展中了解檔案信息的利用情況，找出當(dāng)前醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作中的不足之處并加以改進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院檔案利用率的不斷提升，彰顯醫(yī)院檔案的服務(wù)價(jià)值。

3.3 提高醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平

現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用是一個(gè)必然趨勢(shì)，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、分析、處理、共享，取得的效果非常顯著，促使醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作向著更高的效率全面邁進(jìn)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代管理理念和管理技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中運(yùn)用的必要性和迫切性，加大資金投入力度，對(duì)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)加以更新和優(yōu)化，給醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供有力支撐。而在醫(yī)院檔案信息的共享方面，需要立即著手構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，包括醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)和公共信息網(wǎng)，前者負(fù)責(zé)保管醫(yī)院的機(jī)密檔案，只有醫(yī)院工作人員能夠使用這些檔案信息資源，防止那些重要的檔案信息外泄而危害到醫(yī)院的利益；后者則要面向全體社會(huì)公眾開放，所有社會(huì)公眾都可以根據(jù)自身的實(shí)際需求來查找和使用醫(yī)院檔案信息，有助于醫(yī)院檔案服務(wù)功能的進(jìn)一步發(fā)揮。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

新的時(shí)代要求檔案管理人員必須投身于社會(huì)，把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)的同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。檔案管理人員的新形象應(yīng)是具有較高的修養(yǎng)、情操以及醫(yī)院檔案部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)，能夠以良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重，從而提高醫(yī)院檔案部門的社會(huì)地位，更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案部門的社會(huì)服務(wù)功能。同時(shí)檔案管理人員要加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案管理現(xiàn)代化涉及計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，使之能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技術(shù)，不斷提高檔案管理人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

4 結(jié) 論

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理觀念的滯后性使得檔案的利用與服務(wù)工作遭遇了重重困難，在新時(shí)期醫(yī)院檔案的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)成為全體社會(huì)公眾，不能再繼續(xù)沿用傳統(tǒng)觀念實(shí)施檔案管理工作。為了保證醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)效性，應(yīng)不斷豐富醫(yī)院檔案數(shù)量，提高檔案質(zhì)量，給用戶提供多種多樣的服務(wù)，與此同時(shí)，還要重視提升檔案的信息化管理水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的穩(wěn)定有序開展。

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