王素潔

摘要：隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的不斷增多，企業(yè)所涉及的檔案資料也會(huì)持續(xù)增加，而檔案資料作為企業(yè)制定正確發(fā)展戰(zhàn)略和控制運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的主要參考依據(jù)，能否對其進(jìn)行信息化管理，直接決定這我們獲取檔案信息資源的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，因此，完善企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是企業(yè)生存與發(fā)展的必由之路。例如，如果我們不能從企業(yè)所掌握的檔案資料中獲取有價(jià)值的信息資源，就很難準(zhǔn)確掌握企業(yè)發(fā)展的機(jī)遇和存在的安全隱患，從而降低企業(yè)自身的盈利能力和市場競爭能力。此外，由于電子檔案資料是在近幾年才得以廣泛運(yùn)用的，所以，其信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、途徑以及人才等都還處于形成階段，在很大程度上降低了企業(yè)檔案信息的時(shí)效性和安全性。因此，研究大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)電子檔案信息化建設(shè)這一課題具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；實(shí)用性；安全性

1企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

企業(yè)檔案信息化管理是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，是檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。隨著社會(huì)檔案意識的增強(qiáng)及檔案效益的顯現(xiàn)，隨著計(jì)算機(jī)的普及、檔案的進(jìn)一步開放、電子文檔的實(shí)行，檔案利用將出現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)的局面，突破時(shí)空界限，成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一個(gè)重要內(nèi)容。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，不僅是全面提高檔案利用率，最大限度地滿足企業(yè)內(nèi)各部門對檔案利用的需求，而且是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正確決策的必然要求。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)存在的問題

2.1電子檔案信息安全性低

每個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)和運(yùn)行的過程中，都會(huì)產(chǎn)生或多或少的機(jī)密檔案，而截止到目前為止，我們依然沒有設(shè)計(jì)出安全性能較高的電子檔案管理軟件，且電子檔案的傳輸與保存大多是通過第三方軟件加以實(shí)現(xiàn)，所以，我們很難全方位的確保企業(yè)電子檔案信息的安全。例如，很多企業(yè)常常通過QQ、微信、郵箱等平臺傳輸電子文件，所以，一旦企業(yè)收發(fā)文件的賬號和密碼外泄，就會(huì)造成檔案信息泄露的現(xiàn)象。再有就是，很多企業(yè)為了獲取同類行業(yè)的商業(yè)機(jī)密，常常會(huì)聘請黑客入侵競爭企業(yè)的電子文件管理平臺，獲取核心機(jī)密，因此，如何提高電子檔案信息的安全性，已成為當(dāng)前制約電子檔案信息化建設(shè)的首要瓶頸，同時(shí)也是企業(yè)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展電子檔案信息化建設(shè)工作的主要難題。

2.2企業(yè)缺乏信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前，雖然很多企業(yè)都紛紛參與到電子檔案信息化建設(shè)的潮流中，但是由于此項(xiàng)工作起步較晚、發(fā)展速度過快，使得與之相匹配的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還處于探索和形成階段，以至于在使用電子郵件的過程中常常出現(xiàn)電子文件的搜集、編號、查找以及格式等存在不一致的現(xiàn)象，在很大程度上降低了我們使用電子檔案資料的速度和效率。例如，一些企業(yè)為了防止文件接收部門修改或編輯電子文件，常常會(huì)將文件設(shè)置成PDF格式或CAJ格式，而這兩種格式往往都需要使用與之相匹配的閱讀器才能將其正確打開并瀏覽其他內(nèi)容。也就是說，當(dāng)我們在接收到PDF格式或CAJ格式的相關(guān)資料時(shí)，我們還必須要下載PDF閱讀器或CAJ閱讀器才能準(zhǔn)確的獲取文件中的信息。

3在大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息建設(shè)辦法

3.1轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

第一，促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員轉(zhuǎn)變觀念，樹立優(yōu)化實(shí)施檔案管理的正確認(rèn)識，明確了解檔案信息化管理的內(nèi)涵、優(yōu)勢、不足和重要意義，增強(qiáng)信息化應(yīng)用意識。第二，加大檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在管理工作實(shí)踐中，企業(yè)可以利用內(nèi)部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導(dǎo)等有效形式，建立較為合理的管理人才隊(duì)伍，讓更多具有良好責(zé)任心、具備檔案專業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)較強(qiáng)的人才充實(shí)加入檔案管理的行列。第三，加強(qiáng)輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質(zhì)。企業(yè)必須對管理人員的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識、應(yīng)用技能、綜合素質(zhì)等進(jìn)行有針對性培訓(xùn)，注重考核管理業(yè)務(wù)能力，提高他們對檔案管理的思想認(rèn)識，培養(yǎng)出高素質(zhì)的、熱心致力于檔案管理事業(yè)的人才隊(duì)伍。第四，激勵(lì)管理人員善于運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)知識開展檔案管理工作。檔案管理實(shí)質(zhì)就是知識管理。企業(yè)要鼓勵(lì)管理人員在日常工作中多堅(jiān)持學(xué)習(xí)，靈活利用掌握的新知識、新技術(shù)和新方法來開展檔案信息化管理活動(dòng)。

3.2完備設(shè)施，提升效能

首先，企業(yè)要根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案信息運(yùn)營網(wǎng)站，實(shí)施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動(dòng)的網(wǎng)頁形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。企業(yè)各個(gè)部門要及時(shí)整合相關(guān)檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機(jī)的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)施信息化管理。最后，企業(yè)還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價(jià)值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲(chǔ)、管理、維護(hù)，充實(shí)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

3.3把握檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密要素功能

一般情況下，企業(yè)為了做好檔案方面的管理工作，都會(huì)建立一個(gè)企業(yè)檔案館進(jìn)行檔案的接收、保管和提供利用，是企業(yè)在不斷發(fā)展過程中的重點(diǎn)保密要害部門。而隨著我國信息技術(shù)水平的提升，為了確保企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的持續(xù)提升，各個(gè)企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，逐漸將信息技術(shù)運(yùn)用到了相應(yīng)的工作之中，從而通過這種方式，實(shí)現(xiàn)庫藏檔案條目的電子化。但是這一工作的開展，必須要確保企業(yè)檔案信息具有一定的安全性和保密性，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行相關(guān)工作的開展，才能擁有更高的管理質(zhì)量。只有這樣，才能推動(dòng)企業(yè)辦公自動(dòng)化的推進(jìn)和檔案管理信息管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)由條目化存儲(chǔ)向檔案全息數(shù)字化信息存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變，并且能夠?qū)崿F(xiàn)僅由檔案管理人員使用系統(tǒng)到對企業(yè)全體員工開放利用的轉(zhuǎn)變。因此為了確保企業(yè)檔案保密與檔案信息化的融合發(fā)展，就需要在開展這方面的工作時(shí)將檔案信息保密安全作為信息系統(tǒng)開發(fā)的要素進(jìn)行相關(guān)工作的開展，并且還要確保信息管理工作在開展過程中的安全性，將相應(yīng)的安全措施運(yùn)用到管理工作之中。比如在這過程中，確保企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，對系統(tǒng)管理人員的權(quán)限通過分層、分類的方式設(shè)置，同時(shí)還要根據(jù)企業(yè)員工的不同工作崗位做好不同的查詢利用權(quán)限的配置工作。從而通過這種方式，促使企業(yè)全息電子信息檔案在管理過程中的安全性和真實(shí)性。

4結(jié)語

檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，事關(guān)企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展。在管理實(shí)踐中，企業(yè)還應(yīng)堅(jiān)持努力，結(jié)合實(shí)際管理工作需要和具體問題，加強(qiáng)信息化管理，不斷提高管理工作效能，以更好地為企業(yè)管理和決策服務(wù)。

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（作者單位：山東省樂陵市檔案館）