鄒利

摘要：水行政執(zhí)法監(jiān)管人員實(shí)踐中逐步形成的執(zhí)法檔案有著一定的保存價(jià)值。執(zhí)法檔案中被統(tǒng)一保管的文字、圖片、圖表、錄像以及錄音等多形式的文件資料，按照歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄，這些資料反映的是水行政執(zhí)法實(shí)踐的成果，記錄了實(shí)踐活動(dòng)時(shí)的真實(shí)情況，不僅可以作為一般文書(shū)具有查找利用的職能，還是行政法律訴訟時(shí)依據(jù)的法律性文件。在實(shí)際情況中。水行政執(zhí)法的檔案存管存在一定的缺陷，而如何解決這些缺陷是本文寫(xiě)作的主要討論內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：水行政執(zhí)法；檔案管理；問(wèn)題和對(duì)策

一、當(dāng)今水行政執(zhí)法檔案管理存在的漏洞及其緣由

1.案卷不集中，歸檔不及時(shí)

水政執(zhí)法檔案的文書(shū)檔案性能和法律憑證性能，決定著執(zhí)法檔案的重要性，完整的執(zhí)法檔案是提高水行政執(zhí)法的工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。而現(xiàn)實(shí)情況是水政執(zhí)法檔案管理散落，資料不齊全。導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因在于職權(quán)交叉，水政執(zhí)法檔案管理所涉及的業(yè)務(wù)部門(mén)多，各司其職，自行立卷歸檔，并未融會(huì)貫通，甚至是有些直接融入業(yè)務(wù)工作中，暫未形成專(zhuān)門(mén)的水政執(zhí)法檔案。水政執(zhí)法橫向指導(dǎo)，縱向監(jiān)察職責(zé)不分明。

2.案卷材料缺失、不規(guī)范，亂碼排列

據(jù)抽查已辦水政執(zhí)法案卷的結(jié)果發(fā)現(xiàn)，水政執(zhí)法案卷存在著“不及時(shí)，不完整，不規(guī)范，無(wú)專(zhuān)人”的問(wèn)題，執(zhí)法過(guò)程和檔案管理之間存在著嚴(yán)重的脫節(jié)。同時(shí)，檔案存放排列是出現(xiàn)嚴(yán)重亂排序現(xiàn)象，并未按檔案屬性或是單獨(dú)排列或是兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行排列，為以后得查找利用增添許多無(wú)用功，更甚者有些案卷顯示資料不齊全，證據(jù)材料缺失等問(wèn)題，容易給作為法律憑證的性能造成隱患。而造成這些的原因主要癥狀在于管理人員素質(zhì)良莠不齊，缺乏水政執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化文件。

3.案卷材料填寫(xiě)不規(guī)范，問(wèn)題頗多

在翻閱水政執(zhí)法案卷時(shí)，不難發(fā)現(xiàn)執(zhí)法文字敷衍潦草，隨意涂改，用圓珠筆隨意填寫(xiě)。除此之外，還會(huì)發(fā)現(xiàn)原本是應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或是案卷承辦人簽字，卻被機(jī)打的文字取代；案件送達(dá)回證中時(shí)卻沒(méi)有回證當(dāng)事人便宜；詢(xún)問(wèn)記錄里未備錄“記錄屬實(shí)”四個(gè)字樣；行政處罰通知單上被告人簽字的時(shí)間早于案發(fā)時(shí)間等等。造成這一系列的主要原因在于執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，案卷知識(shí)缺乏，不清楚案卷材料因作為法律文書(shū)憑證，不能隨意修改或者填充。

二、水行政執(zhí)法檔案管理的策略

1.梳理管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案集中化、系統(tǒng)化管理

水政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀中，最根本的原因在于各水政業(yè)務(wù)部門(mén)職權(quán)混淆，縱向職權(quán)劃分不明，建檔、歸檔混亂。所以，建立清晰明朗的水行政執(zhí)法檔案管理機(jī)制，設(shè)立監(jiān)督小組，實(shí)現(xiàn)有序的檔案集中，解決以往檔案管理中歸檔不及時(shí)，證據(jù)資料缺失的現(xiàn)象。另外，針對(duì)案卷排列不規(guī)范，僅憑著檔案整理人員的工作經(jīng)驗(yàn)和一般文書(shū)擺放知識(shí)隨意存檔這一問(wèn)題，水務(wù)系統(tǒng)必須發(fā)放統(tǒng)一的水務(wù)行政執(zhí)法文書(shū)樣本，嚴(yán)格按照要求統(tǒng)一格式將資料歸為檔案，缺一不可，并嚴(yán)格有序的排列擺放。

2.增強(qiáng)水政執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和基層管理人員的檔案意識(shí)

定期定時(shí)地給水政執(zhí)法人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅是從執(zhí)法人員自身出發(fā)，這也是水政執(zhí)法工作的必然要求。水政執(zhí)法人員工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)的缺乏，業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致執(zhí)法水平較低。在實(shí)際案例中，因執(zhí)法人員的失誤，比如，水行政處罰文書(shū)與繳款文書(shū)的主體不一致，詢(xún)問(wèn)筆錄未寫(xiě)有“以上情況屬實(shí)”字樣，這表示詢(xún)問(wèn)筆錄并非和違法當(dāng)事人所述一致，在法律方面不能成為直接有效的證據(jù)，授權(quán)委托書(shū)制度不規(guī)范等等，致使案件變成鐵案的情況是存在的。由此可見(jiàn)，執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是必要的，能規(guī)范執(zhí)法人員的執(zhí)法程序，提高水政執(zhí)法人員的執(zhí)法水平。

水行政執(zhí)法檔案的法律憑證性能，決定著基層管理人員不能把執(zhí)法檔案當(dāng)做一般的文書(shū)看待。培養(yǎng)基層檔案管理人員的檔案意識(shí)，利用統(tǒng)一的水行政檔案管理機(jī)制制約編卷、歸檔的員工，擯棄自己以往的工作慣性，根據(jù)執(zhí)法檔案資料的潛在聯(lián)系，有邏輯地反映執(zhí)法活動(dòng)的歷史軌跡，這就意味著，水行政執(zhí)法檔案文書(shū)不按常規(guī)的文書(shū)年度分類(lèi)，而是采取項(xiàng)目分類(lèi)。

3.促使水行政執(zhí)法文書(shū)檔案資料歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化

《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書(shū)檔案管理辦法》文件中提及到管理水行政執(zhí)法檔案資料的相關(guān)規(guī)定，要求嚴(yán)格確認(rèn)立卷歸檔的資料的真實(shí)性、無(wú)誤性、全面性。首先認(rèn)真搜集、整理、編輯水行政執(zhí)法檔案資料，其次，目別匯分歸檔，最后，執(zhí)法資料都有著統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.培養(yǎng)和提升水行政檔案文書(shū)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能

檔案文書(shū)管理人員的選擇，遵循以下幾方面，第一，要挑選政治素養(yǎng)好，熟悉檔案管理工作的人員；第二，選擇有一定法律基礎(chǔ)的，能熟知水政法律法規(guī)的人員；第三，選擇責(zé)任心強(qiáng)，熱愛(ài)水行政執(zhí)法工作的文書(shū)管理人員。除此之外，管理文員的培訓(xùn)不能落下，隨著水行政執(zhí)法工作的不斷成熟和檔案管理技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，在掌握水政法律法規(guī)、執(zhí)法程序和檔案管理的相關(guān)知識(shí)的基礎(chǔ)上，學(xué)會(huì)利用電腦技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理。在面對(duì)不斷地工作挑戰(zhàn)時(shí)，不斷充實(shí)自己，完善工作技能，更好地適應(yīng)新時(shí)代新時(shí)期的水行政執(zhí)法檔案管理工作。

5.建立“問(wèn)責(zé)制度”和“檔案調(diào)用管理制度”

在實(shí)際執(zhí)法檔案工作中，存在個(gè)別執(zhí)法工作人員檔案意識(shí)欠缺，僅注重實(shí)體，認(rèn)為查清違法事實(shí)，追究違法當(dāng)事人的責(zé)任就一了了之，不關(guān)注問(wèn)題材料的形成和累積，而水政執(zhí)法檔案恰恰記錄的是水政執(zhí)法人員依法管水的詳細(xì)過(guò)程，是執(zhí)法人員依法行政的強(qiáng)有力依據(jù)。所以，檔案管理人員在負(fù)責(zé)整理檔案資料、證據(jù)時(shí)，針對(duì)那些證據(jù)缺失、詢(xún)問(wèn)記錄中沒(méi)有“以上情況屬實(shí)”的字樣等問(wèn)題案卷，交由監(jiān)督小組，問(wèn)責(zé)水行政執(zhí)法人員執(zhí)法程序不當(dāng)。同時(shí)，違法案件經(jīng)辦人在抽調(diào)案件案卷檔案時(shí)，需配備一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)次案件的檔案管理人員，并且在專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)地保管檔案資料，做到“專(zhuān)人、專(zhuān)室”。

三、結(jié)束語(yǔ)

水行政執(zhí)法檔案資料規(guī)范化管理是評(píng)判水行政執(zhí)法水平高低的一個(gè)重要依據(jù)?，F(xiàn)行的水行政執(zhí)法檔案管理運(yùn)行中存在著上述提及的問(wèn)題，對(duì)公正、公平的執(zhí)法工作或多或少的產(chǎn)生了一些影響，規(guī)范水行政執(zhí)法檔案資料管理是實(shí)現(xiàn)依法行政、依法治水、依法管水的重要前提，亦是重大保障。完善水行政執(zhí)法檔案管理工作，讓水資源可持續(xù)使用保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

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[2]王金蘭.現(xiàn)代水行政執(zhí)法文書(shū)檔案管理研究[J].黑龍江水利，2014，（11）：6-7.

（作者單位：云南省香格里拉市水務(wù)局）