宋世杰

摘 要 會(huì)議是一種溝通與協(xié)調(diào)的重要形式，它可以實(shí)現(xiàn)信息的多向即時(shí)傳遞，也可以有效聚集集體的智慧和力量，已日益成為人們重要的活動(dòng)方式。會(huì)務(wù)管理的好壞直接影響會(huì)議召開(kāi)的質(zhì)量與效果。本文介紹了會(huì)務(wù)管理的基本概念，闡述了做好會(huì)務(wù)工作的基本流程與提高會(huì)議效率的途徑。

關(guān)鍵詞 會(huì)務(wù)工作 流程 會(huì)議效率 質(zhì)量 途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：F812.42 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1會(huì)務(wù)組織的基本概念

“會(huì)”就是“聚會(huì)、會(huì)合”，“議”就是“商議、議事”。會(huì)議是指為達(dá)到某種目的，有組織地把有關(guān)人員召集在一起協(xié)商和決定某些事項(xiàng)的正式會(huì)晤、討論或集會(huì)。一般來(lái)說(shuō)，狹義的會(huì)議是指在遵守一定的國(guó)家法律和遵循一定的會(huì)議規(guī)則的前提下，圍繞一定議題，三個(gè)人以上在一起商議問(wèn)題（議題），以便達(dá)到或互通情況，或交流思想，或達(dá)成協(xié)議，或做出決議等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的集會(huì)。這個(gè)概念包括有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有商議、有議題、有人數(shù)、有目的六個(gè)基本要素。既然有了會(huì)議，自然就有會(huì)務(wù)組織工作。會(huì)議從籌劃到善后，有一系列工作需要組織，這一系列工作就叫做會(huì)務(wù)組織工作，它包括會(huì)前的準(zhǔn)備、會(huì)中會(huì)后各種必要的支持和服務(wù)，具有服務(wù)性、被動(dòng)性、事務(wù)性、綜合性、保密性和時(shí)間性等特點(diǎn)。

2做好會(huì)務(wù)組織工作的基本流程

應(yīng)該如何做好會(huì)務(wù)組織工作呢？在實(shí)際進(jìn)行會(huì)務(wù)組織工作前，會(huì)務(wù)組織人員應(yīng)首先了解會(huì)務(wù)組織工作的原則，即準(zhǔn)備充分，組織嚴(yán)密，服務(wù)周到，節(jié)儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的并增強(qiáng)會(huì)議效果。其次，要按照會(huì)務(wù)組織流程來(lái)對(duì)會(huì)務(wù)工作做出安排，具體來(lái)說(shuō)包括會(huì)前籌備工作，會(huì)中服務(wù)工作和會(huì)后總結(jié)工作。

2.1會(huì)前籌備工作

擬定籌備工作方案。方案主要包括會(huì)議名稱(chēng)、起止時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議議題、參加會(huì)議人員范圍、人數(shù)、會(huì)議日程、名單、會(huì)議材料、籌備單位、會(huì)標(biāo)、會(huì)場(chǎng)布置、活動(dòng)安排、會(huì)議報(bào)道、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。如會(huì)議有選舉、頒獎(jiǎng)、參觀、合影等活動(dòng)，也將安排意見(jiàn)一并列入。

起草會(huì)議通知。會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知發(fā)出后，按要求認(rèn)真做好與會(huì)人員報(bào)名登記工作，及時(shí)落實(shí)與會(huì)人員名單。對(duì)請(qǐng)假的與會(huì)人員，按程序報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)有關(guān)單位的要求和問(wèn)題，及時(shí)請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)答復(fù)。

確定會(huì)議步驟。會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日做出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。

會(huì)前檢查。會(huì)議召開(kāi)前一天，檢查會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備情況，與會(huì)人員報(bào)名、分組情況、會(huì)議室安排、會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)務(wù)服務(wù)、宣傳報(bào)道等相關(guān)工作。同時(shí)，按程序要求制定會(huì)議活動(dòng)須知流程，于會(huì)前通知發(fā)放。會(huì)場(chǎng)布置。提前按要求布置會(huì)場(chǎng)，擺放座簽，檢查會(huì)標(biāo)、會(huì)議材料、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、音響設(shè)備等。

組織簽到。會(huì)議工作人員提前到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，組織簽到，發(fā)放會(huì)議材料、拷貝課件、會(huì)場(chǎng)引領(lǐng)、會(huì)議提醒等。

2.2做好會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，需要完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議進(jìn)行，搞好生活服務(wù)等工作。

（1）簽到與引導(dǎo)。簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場(chǎng)時(shí)向會(huì)議組織者表示入場(chǎng)的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式和卡片式。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)組織人員要做好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。

（2）組織會(huì)議進(jìn)行。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，工作人員要注意安排會(huì)議發(fā)言，做好會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，起草、修改會(huì)議文件以及準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言等。這其中主要是進(jìn)行文書(shū)工作，該工作要求會(huì)務(wù)組織人員要了解會(huì)議內(nèi)容，領(lǐng)悟會(huì)議精神。

（3）搞好生活服務(wù)。會(huì)中的生活服務(wù)除了吃、住、行要善始善終外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。會(huì)議期間的參觀、游覽、娛樂(lè)、合影等活動(dòng)也要精心組織好。外地與會(huì)人員的返程車(chē)票、機(jī)票要在散會(huì)前送到訂票人手中。對(duì)與會(huì)者提出的合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

3 提高會(huì)議效率和質(zhì)量的途徑

3.1加強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)

可以翻閱有關(guān)權(quán)威人士的關(guān)于會(huì)務(wù)組織工作的書(shū)籍。在國(guó)外，關(guān)于會(huì)務(wù)組織工作的專(zhuān)門(mén)研究早在上世紀(jì)七十年代就已經(jīng)開(kāi)始，美國(guó)喬治·華盛頓大學(xué)教育和人才開(kāi)發(fā)學(xué)院人力資源開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)的教授倫納德·納德勒（Leonard Nadler），著名國(guó)際顧問(wèn)、美國(guó)會(huì)議專(zhuān)家邁克爾·多伊爾、大衛(wèi)·斯特勞斯等都是該方面的研究專(zhuān)家。他們編寫(xiě)的《成功的會(huì)議管理從策劃到評(píng)估》《會(huì)議手冊(cè)》《開(kāi)會(huì)的革命》都是經(jīng)典之作。在我國(guó)，會(huì)議管理研究專(zhuān)家、國(guó)務(wù)院新聞辦公室新聞六局副局長(zhǎng)葛廣智是該方面研究的領(lǐng)軍人物，他編寫(xiě)的《會(huì)議詞典》《會(huì)議效率手冊(cè)》《辦公室業(yè)務(wù)》《開(kāi)會(huì)的革命》都對(duì)做好會(huì)務(wù)工作有很大的幫助。

3.2加強(qiáng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累

對(duì)于會(huì)務(wù)組織人員而言，關(guān)于工作的接觸會(huì)相當(dāng)頻繁。在實(shí)踐中慢慢摸索工作方法，積累工作經(jīng)驗(yàn)也是必不可少的獲得會(huì)務(wù)組織工作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在每次會(huì)議召開(kāi)完畢后，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找差距，分析存在的問(wèn)題和差距，討論改進(jìn)的辦法。對(duì)于會(huì)務(wù)組織工作不能滿足于固有的工作方式，要根據(jù)社會(huì)發(fā)展與實(shí)際情況靈活變換，這樣才能不斷提高自己會(huì)務(wù)組織工作的能力。

3.3加強(qiáng)會(huì)務(wù)管理素質(zhì)的培養(yǎng)

要提高會(huì)議的效率和質(zhì)量，除了要求掌握基本的辦會(huì)程序、學(xué)習(xí)理論知識(shí)、積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還需要不斷增強(qiáng)自己的職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng)，比如會(huì)務(wù)組織人員的辦文辦事、組織協(xié)調(diào)、靈活應(yīng)變、統(tǒng)籌全局的能力以及認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致周密的工作態(tài)度等。

會(huì)議作為一種社會(huì)現(xiàn)象，正處在不斷變革與發(fā)展之中。會(huì)務(wù)組織人員要做好會(huì)務(wù)組織工作的管理，必須認(rèn)真抓好會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)工作環(huán)節(jié)。此外，還要不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，掌握會(huì)務(wù)組織工作的理論和技巧，提高自己的辦會(huì)能力，掌握會(huì)務(wù)工作這門(mén)科學(xué)。

參考文獻(xiàn)

[1] 洪映君等.嚴(yán)把“五關(guān)”切實(shí)加強(qiáng)會(huì)議管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2005（02）.